¿Qué software de gestión de documentos es mejor?
El mercado está inundado de diversos sistemas de gestión de documentos electrónicos empresariales. Como responsable de la gestión de documentos de la empresa, ¿cómo puede elegir un sistema que sea adecuado para su empresa y que pueda utilizarse durante mucho tiempo? Hoy, el autor le dará una introducción detallada de los criterios de selección y las funciones a cumplir.
01 3 Criterios de selección de sistemas de gestión de documentos electrónicos empresariales
Para muchos equipos pequeños y medianos, aún no se ha formado un sistema de gestión del conocimiento interno completo y sistemático. el sistema sólo necesita satisfacer Sólo las necesidades básicas son suficientes, no se necesitan demasiadas campanas y silbidos. Los principales criterios de selección son:
1. Debe ser conveniente y fácil de usar: el software está al servicio de las personas. Desde la perspectiva del uso, el sistema de gestión documental debe ser conveniente y fácil de usar para poder utilizarlo. tener una mejor integración con los negocios corporativos.
2. Ayudar al crecimiento del equipo: ayudar a crear y compartir equipos es fundamental en la colaboración en equipo. Los sistemas de la empresa, los planes de proyectos, la información de productos, los manuales de experiencia, la capacitación y las evaluaciones, las actas de las reuniones, los informes diarios y semanales, etc., deben acumularse para la posterior clasificación y aprendizaje de la información comercial.
3. Adecuado para múltiples usos: Los escenarios laborales actuales son más flexibles y complejos que en el pasado. Para satisfacer las necesidades de un trabajo de oficina eficiente en todo momento, todos los sistemas, incluidos los sistemas de gestión de documentos, deberían poder satisfacer preferentemente las necesidades de ser aplicados en múltiples plataformas. Estas plataformas incluyen web, dispositivos móviles (incluidos Android e iOS), aplicaciones WeChat, etc.
Huibotong admite inicio de sesión multipuerto y multiplataforma, como web, dispositivos móviles (incluidos Android e ios), aplicación WeChat, DingTalk y WeChat corporativo
02 Documentos electrónicos corporativos ¿Qué son? ¿Las funciones básicas del sistema de gestión?
El sistema de gestión de documentos electrónicos empresariales es un sistema que ayuda a la recopilación, el almacenamiento, la búsqueda y la utilización de documentos. En una empresa, cada día se genera una gran cantidad de archivos. Después de la selección, acumulación y precipitación, estos archivos se convertirán en una poderosa herramienta para promover el crecimiento de la organización. Son parte del sistema de gestión de contenidos. En términos generales, el sistema de gestión de documentos electrónicos empresarial incluye las siguientes funciones:
Recopilación de documentos: Archivo Para que los sistemas de gestión utilicen documentos en papel, estos deben estar escaneados. Para las empresas que necesitan pasar por este proceso y tener una extensa documentación en papel, puede llevar mucho tiempo y ser costoso.
Usar clasificación de metadatos: Los metadatos (datos sobre los datos) se utilizan para identificar archivos para su posterior recuperación. Puede incluir palabras clave, fechas, autores, etc. A menudo se pide a los usuarios que introduzcan estos metadatos o el sistema puede extraerlos del documento. El reconocimiento óptico de caracteres se puede utilizar para identificar texto en imágenes escaneadas.
Recuperación de documentos: La función de búsqueda de un sistema de gestión documental es uno de sus elementos más importantes. La funcionalidad de búsqueda puede ser más o menos sofisticada, permitiendo buscar por elementos de los metadatos del documento, o buscando palabras clave/frases en documentos reales y utilizando análisis semántico para determinar la relevancia.
Control de versiones de documentos: El almacenamiento y gestión de diferentes versiones de archivos es adecuado para archivos que requieren actualizaciones frecuentes. Permitir a los usuarios autorizados volver a una versión anterior.
Gestión y seguridad de documentos: cualquier sistema de tecnología de la información requiere supervisión, y los sistemas de gestión de documentos electrónicos empresariales no son una excepción. Los sistemas de gestión de documentos electrónicos empresariales no sólo necesitan contar con una serie de garantías de seguridad, sino que también deben satisfacer necesidades de gestión automatizada e inteligente.
03 Sistema de gestión de documentos Huibotong
En comparación con los sistemas de gestión de documentos tradicionales, los sistemas de gestión de documentos electrónicos empresariales reducen los costos, mejoran la eficiencia y la velocidad de recuperación y tienen medidas de seguridad más exhaustivas que son una herramienta esencial. para la gestión empresarial moderna. Hoy en día existen cientos de sistemas en el mercado, cada uno con sus propias ventajas y desventajas. Elegir un sistema de gestión de documentos adecuado requiere considerar de manera integral el costo, la funcionalidad, la facilidad de uso, la capacitación y la iteración del producto.
Huibotong es un sistema de gestión de documentos flexible y fácil de usar que se puede implementar localmente o alquilar. Es un software SaaS y puede utilizar funciones de gestión de documentos de forma rentable.
En términos de función, el sistema de gestión de documentos Huibotong integra todo el ciclo de vida de recopilación, almacenamiento, búsqueda y utilización de documentos, y puede satisfacer plenamente las necesidades de su aplicación en términos de experiencia de uso, Huibotong está en On; para cumplir con las especificaciones de gestión de documentos, parte de la autonomía operativa se otorga a los clientes, lo que hace que el uso sea más flexible en términos de servicios del producto, Huibotong ofrece a los clientes servicios de capacitación gratuitos y usted puede comenzar a usar el software fácilmente;
El sistema de gestión de documentos electrónicos empresariales Huibotong es un producto clásico de Huibotong Technology Co., Ltd. Ha estado funcionando en el mercado durante más de 30 años y se ha ganado la confianza de muchas empresas e instituciones como Hitachi. El ascensor, el piano Pearl River, el Congreso Popular de Foshan, etc., fueron elogiados unánimemente. En el futuro, Huibotong seguirá puliendo las aplicaciones de los productos y seguirá permitiendo que los documentos creen valor para las organizaciones