Normativa de gestión documental y de archivos
Archivos documentales es la denominación habitual de las partes de documentos que se transforman a partir de documentos ordinarios y se generan en las actividades administrativas de organismos, grupos, empresas e instituciones. Incluyendo órdenes, instrucciones, decisiones, avisos, instrucciones, informes, aprobaciones, notificaciones, cartas, informes, actas de reuniones, planes y resúmenes. He recopilado el "Reglamento de gestión de documentos y archivos" para usted. ¡Espero que le resulte útil!
Artículo 1: Con el fin de fortalecer la gestión científica de documentos y archivos del China Construction Bank y aprovechar plenamente el papel de los documentos y archivos, de acuerdo con las regulaciones institucionales de la Administración de Archivos del Estado sobre archivos. trabajo y las "Medidas Provisionales para la Gestión de Archivos del Banco Popular de Construcción de China", Formule estas medidas.
Artículo 2 Los documentos y archivos del China Construction Bank son documentos y materiales de valor de referencia que se forman en diversas actividades laborales de los bancos en todos los niveles y se almacenan en categorías.
Artículo 3 El alcance de la recopilación de documentos y archivos del China Construction Bank incluye:
1 Documentos e información generados por el propio banco y emitidos conjuntamente por el banco y los departamentos pertinentes que reflejen los principales. actividades laborales del banco;
2. Documentos emitidos o enviados por bancos de nivel superior y agencias gubernamentales y del partido de nivel superior debido al trabajo del banco o al cumplimiento del banco;
3. Documentos presentados por bancos de nivel inferior con valor de referencia Documentos e información
4. Documentos emitidos por las autoridades del mismo nivel y no subordinadas que deben ser ejecutadas por el banco. y documentos importantes para el contacto y negociación con el banco;
5. Documentos e información importantes que reflejan las características básicas y condiciones operativas de las filiales del Banco y de las diversas empresas en las que invierte el Banco.
Artículo 4 Los documentos y archivos formados por el partido, el gobierno, la industria, la juventud, las mujeres y otros departamentos en todos los niveles serán administrados y conservados de manera central y uniforme por el departamento de archivos del banco. el individuo puede apropiarse de ellos para su propio uso. Mantener la integridad y seguridad de los archivos de China Construction Bank.
Artículo 5 Los bancos de construcción de todos los niveles implementarán un sistema de archivo para los departamentos administrativos o departamentos funcionales, y el departamento de archivos será responsable de la orientación empresarial, la inspección y la supervisión del trabajo de archivo.
Artículo 6 Cada departamento de archivo debe designar una persona dedicada como responsable del archivo de documentos. Una vez procesados los documentos y materiales, el organizador debe entregar de inmediato todos los documentos y materiales al personal de archivo, quien será responsable de clasificarlos y entregarlos al departamento de archivos del banco dentro del tiempo especificado. Durante la entrega, ambas partes deben inventariar y verificar los archivos de acuerdo con el directorio de archivos entregado y realizar los procedimientos de entrega.
Artículo 7 El archivo de documentos y materiales debe seguir las reglas y características de la formación de documentos y materiales, mantener la conexión orgánica entre documentos y materiales, distinguir diferentes valores y facilitar su almacenamiento y utilización.
Artículo 8 Requisitos de presentación
1. Hacer un buen trabajo en la recopilación de la documentación. Deberá estar completo el tipo y número de documentos y materiales archivados, así como los manuscritos, anexos y otros materiales auxiliares relacionados con los documentos.
2. Determinar el período de almacenamiento en función del valor de conservación de los documentos y materiales archivados. Los documentos y materiales con diferentes períodos de conservación deben archivarse por separado.
3. Los documentos procesados conjuntamente por varios departamentos dentro del banco serán archivados por el departamento patrocinador, y los documentos producidos y emitidos conjuntamente por el banco y otras unidades serán archivados por el departamento remitente principal.
4. Por lo general, no se permite presentar juntos documentos de diferentes años, pero las solicitudes y respuestas de varios años se pueden presentar en el año de respuesta; si no hay respuesta, deben presentarse en el año de respuesta; año de presentación del caso; los planes que abarquen varios años deben presentarse en el mismo año en el primer año del período de planificación; los documentos de la reunión de varios años deben colocarse en el último año del período de resumen; ser presentados en el año de apertura de la reunión; varios casos deben ser presentados en el último año.
5. Los documentos y materiales del volumen deberán ordenarse de acuerdo con los siguientes requisitos: respuestas al frente, solicitudes al frente; originales al frente, anexos mecanografiados al frente; borradores de aprobación en la parte posterior; documentos normativos importantes El primer borrador y el borrador revisado están ordenados en secuencia después del borrador aprobado para varios expedientes, las conclusiones, decisiones y sentencias están en el frente, y los materiales básicos están en la parte posterior; Los documentos y materiales deben organizarse y archivarse razonablemente de acuerdo con sus reglas o características de formación.
6. Los números de página o números de parte de los documentos y materiales del volumen deben escribirse en orden. Para archivos encuadernados en un volumen, el número de página debe escribirse en texto en la esquina superior derecha del anverso y en la esquina superior izquierda del reverso de cada página. Los documentos no encuadernados deben numerarse uno por uno en la esquina superior derecha de la primera; página de cada documento del volumen.
7. Cada archivo archivado debe completarse en el catálogo de archivos por triplicado, una copia se coloca en la parte frontal, otra se conserva en el departamento de archivo y la otra se entrega al departamento de archivo como tal. una herramienta de recuperación. Se debe colocar un formulario de referencia al final de cada expediente para completar la información relevante que debe explicarse en el expediente, el nombre del declarante, la hora en que se completó la presentación, etc.
8. La portada del expediente deberá cumplimentarse claramente punto por punto según sea necesario. El título del expediente debe ser conciso, resumido y redactado con claridad. La portada del expediente deberá escribirse con pincel o bolígrafo.
9. Los objetos metálicos deben eliminarse de los materiales del documento en el volumen y las páginas dañadas deben enmarcarse. Las páginas anchas deben doblarse cuidadosamente y las páginas con escritura fuera del margen interior deben ensancharse. Los archivos deben encuadernarse con tres puntos y una línea, y los bordes derecho e inferior deben mantenerse limpios. Si los archivos no están encuadernados, los archivos del volumen deben encuadernarse uno por uno con hilo fino.
10. Una vez completado el archivado, el personal de archivado debe completar dos copias del directorio de archivo según los diferentes períodos de almacenamiento. El departamento de archivos conservará una copia y la otra será compilada y completada por el departamento de archivos y devuelta al departamento de archivos como referencia.
Artículo 9 El archivo y archivo de documentos de las empresas afiliadas en este nivel se manejará de acuerdo con los departamentos funcionales del banco. El departamento de documentos o el departamento de gestión comercial del banco archivan conjuntamente diversos materiales de archivo dentro del ámbito de la gestión de documentos y archivos del banco y diversos archivos empresariales invertidos por los bancos en el mismo nivel.
Artículo 10 El plazo de conservación de los documentos y archivos se divide en tres tipos: permanente, de larga duración y de corta duración. El largo plazo es de 16 a 50 años y el corto plazo es inferior a 15 años (inclusive). Los materiales de archivo cuyo período de almacenamiento sea difícil de determinar deben conservarse de acuerdo con el principio de duración más que breve.
Artículo 11 Todos los archivos que reflejan las principales actividades comerciales y las características históricas básicas del banco al mismo nivel y tienen valor a largo plazo para el trabajo, la construcción económica y la investigación histórica del banco al mismo nivel. figurarán como conservados permanentemente. Sus contenidos principales incluyen:
1. Documentos normativos importantes formulados por bancos del mismo nivel; documentos y materiales elaborados para abordar cuestiones importantes y materiales para convocar reuniones importantes de instrucciones e informes; , resúmenes y síntesis Informes estadísticos de historia organizacional, documentos de nombramiento y despido de líderes del mismo nivel, etc.
2. Documentos e información importantes publicados por departamentos superiores que son específicos del negocio principal del Banco y deben ser implementados por el Banco.
Artículo 12 Los archivos que reflejen las actividades laborales de los bancos al mismo nivel y tengan referencia y valor de utilización a largo plazo se clasificarán como custodia a largo plazo. Los contenidos principales incluyen:
1. Documentos y materiales formados para tratar temas generales de trabajo en este nivel, principales documentos y materiales para juntas generales, normas y reglamentos generales, etc.
2. Documentos e información general emitidos por autoridades superiores que pertenecen al giro principal del banco y requieren ser ejecutados.
3. Resúmenes, informes y estados estadísticos importantes presentados por los bancos subordinados.
Artículo 13 Se clasificarán como custodia a corto plazo todos los expedientes que tengan valor de referencia para el banco en el corto plazo. Los contenidos principales incluyen:
1. Documentos generales de transacción en este nivel.
2. Negocios no supervisores emitidos por el departamento superior. Sin embargo, el banco considera necesario ejecutar los documentos y la información.
3. Resúmenes generales de trabajo, informes, estados estadísticos y demás documentos presentados por los bancos subordinados.
4. Documentos normativos emitidos por las autoridades del mismo nivel y autoridades no subordinadas que deben ser implementados por los bancos del mismo nivel, así como documentos de correspondencia importantes para el contacto y negociación con los bancos.
Artículo 14 El plazo de conservación de los documentos y archivos se computará a partir del año siguiente a aquel al que pertenecen los archivos. El período de almacenamiento de planos, planos y demás documentos y materiales a largo plazo se computará a partir de 65438+1 días en el año siguiente a la expiración del período.
Artículo 15 Los departamentos de archivos de todos los niveles revisarán y comprobarán los archivos recibidos, y los archivos que no cumplan con los requisitos de calidad se devolverán al departamento de archivos para su reprocesamiento.
Artículo 16 Los departamentos de archivos bancarios de todos los niveles deben, con base en las reglas y características de la formación de archivos del banco, y bajo la premisa de facilitar el almacenamiento y la utilización, seleccionar la clasificación anual de organizaciones o la clasificación anual de emisiones para archivar. Clasificación de documentos. El método de clasificación utilizado debe ser lo más consistente y fijo posible y no puede modificarse a voluntad.
Artículo 17 La ordenación de los expedientes deberá realizarse por separado en función de la clasificación de los mismos y según los distintos plazos de conservación. Los documentos deben organizarse de manera coherente.
Artículo 18: Según el orden de disposición de los archivos, se compila el número de volumen y se fija la ubicación de los archivos. No debe haber números de archivos duplicados en el directorio de archivos.
Artículo 19 El catálogo del archivo debe dividirse en diferentes períodos de almacenamiento, y los números del catálogo deben compilarse según diferentes años o años mixtos. Dentro de todo el clan, los números del directorio de archivos no se pueden repetir.
Artículo 20 Los departamentos de archivos de todos los niveles deben hacer pleno uso de los recursos de información de los archivos, llevar a cabo activamente trabajos de recopilación e investigación de archivos, compilar diversos materiales de archivo según sea necesario y servir de manera proactiva al trabajo de la agencia.
Artículo 21 Los departamentos de archivos del Banco en todos los niveles deben esforzarse por hacer un buen uso de los archivos. Además de compilar catálogos de archivos, catálogos en volumen o catálogos completamente citados, también se deben compilar herramientas de recuperación de archivos, como catálogos de archivos importantes (tarjetas), catálogos de archivos especiales (tarjetas), índices de números de documentos, etc., de acuerdo con las reglas y características de los archivos tomados prestados por los usuarios para facilitar la búsqueda y el uso, ajustar el rollo de forma rápida y precisa.
Artículo 22: Los departamentos de archivos bancarios de todos los niveles deben formular un sistema de préstamo de archivos basado en las condiciones específicas del banco, manejar estrictamente los procedimientos de préstamo, comprender el alcance del préstamo, evitar la filtración de archivos confidenciales y garantizar la seguridad de los archivos.
Artículo 23 Los bancos de todos los niveles deben transferir archivos periódicamente a archivos locales. El tiempo, el alcance y los requisitos específicos para la transferencia de archivos se implementarán de acuerdo con las regulaciones pertinentes de la oficina de archivos y biblioteca locales.
Artículo 24 El departamento de archivos del Banco organizará la identificación y destrucción de los documentos y archivos que hayan excedido el período de retención de acuerdo con las "Medidas provisionales para la gestión de archivos del Banco Popular de Construcción de China".
Artículo 25: Estas Medidas se aplican a los Bancos de Construcción en todos sus niveles.
Artículo 26 La casa matriz es responsable de la interpretación de las presentes Medidas. Los suplementos y modificaciones son los mismos.
Artículo 27 Las presentes Medidas se implementarán a partir de la fecha de su promulgación. (87) Al mismo tiempo, queda abolida la notificación sobre la emisión de las "Medidas de prueba para la gestión del sistema de archivos del Banco Popular de Construcción de China" (Jianzongzi nº 20).
;