¿Cuáles son las tareas diarias en la oficina?
(1) Trabajo por turnos:
1. Forma organizativa del trabajo por turnos La forma organizativa del trabajo por turnos varía según su naturaleza y escala:
(1) Servicio de tiempo completo;
(2) Servicio de rotación;
(3) Servicio telefónico de liderazgo;
2. contenido del trabajo:
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(1) Comunicación
(2) Recepción y consulta oficial
(3) Manejo de asuntos urgentes y emergencias; ;
(4) Realizar tareas asignadas temporalmente por los líderes.
3. Sistema de turnos:
La sala de turno es una ventana para mostrar la imagen de la organización y un centro de contacto externo y transmisión de información. El estado mental del personal de servicio está relacionado con el prestigio y la imagen de la organización. El trabajo de servicio debe incluirse en el ámbito de la gestión estandarizada, se debe formular un sistema de funciones y se deben presentar los requisitos correspondientes para el personal de servicio. .
(1) Sistema de responsabilidad de puesto;
(2) Sistema de registro de turnos;
(3) Sistema de transferencia de turnos; 4) Sistema de solicitud y reporte;
(5) Sistema de seguridad y confidencialidad;
4. Construcción de la sala de servicio:
La construcción de la sala de servicio incluye software Construcción y construcción de hardware:
(1) Establecer un equipo de trabajo de alta calidad, establecer un sistema de trabajo estricto y mejorar el nivel profesional del personal de servicio;
(2) Hacer un Buen trabajo en la sala de servicio Construcción de equipos y datos.
(2) Gestión de precintos:
La gestión de precintos es la gestión de precintos y cartas de presentación. Los sellos y cartas de presentación son símbolos de relaciones externas para las organizaciones en todos los niveles y son prueba del ejercicio de la autoridad.
1. Uso y gestión de precintos:
(1) Funciones de los precintos: función de marcado, función legal, identificación de moneda falsa.
(2) Tipos de sellos: Según materiales, los sellos incluyen sellos de cobre, sellos de acero, sellos de madera, sellos de plástico, sellos de goma, sellos de millón, etc. Los sellos se dividen en sellos de unidad, sellos de departamento, sellos de liderazgo (incluidos sellos de firma) y sellos comerciales según su naturaleza, como sellos, sellos para enviar y recibir artículos, sellos financieros, sellos de información y sellos de trabajo de parte del personal comercial.
(3) Apertura de precinto. El grabado del sello debe ser solicitado por la agencia o departamento, aprobado por la autoridad superior, completado por el departamento de seguridad pública y luego grabado por la unidad de grabado designada.
(4) Conservación y uso de precintos.
2. El uso y gestión de cartas de presentación:
Una carta de presentación es una carta especial utilizada por agencias, grupos, empresas e instituciones para presentar la situación y las tareas de la persona enviada a las unidades correspondientes. Tiene dos funciones: introducción y prueba.
(1) Formato de una carta de presentación Hay dos formatos comunes para una carta de presentación: uno es una carta de presentación ordinaria con un talón, impresa en tipografía, por duplicado, otra completada para el persona en el viaje de negocios a utilizar, el otro se guardaba como un talón, con el número del viaje y el sello. La otra es una carta de presentación escrita temporalmente según sea necesario. Los trabajos generalmente se escriben en papel membretado con el nombre de la organización y la firma lleva el sello oficial de la organización.
(2) Tipos de cartas de presentación. Según su finalidad, se divide en tres categorías:
La primera categoría es la carta de presentación administrativa. Cuando un trabajador de oficina es transferido a otro trabajo, debe emitir una carta de presentación indicando el nombre, puesto, nivel, unidad a transferir y cualquier puesto de la persona transferida.
El segundo tipo es la carta de presentación de la unidad. Esta es una carta de relación organizacional para los empleados del gobierno cuando son transferidos.
La tercera categoría, carta de presentación especial. Esta es una carta sobre cómo salir a contactar con el trabajo o tratar asuntos relacionados.
(3) La gestión de las cartas de presentación es como un sello. Las cartas de presentación también las gestiona, cumplimenta y redacta el secretario.
(3) Disposición de las actividades de oficina:
1. El secretario que formula el plan de trabajo es el asistente que dirige las actividades. Por lo tanto, las secretarias deben planificar, implementar, cambiar y ajustar reuniones de liderazgo, viajes de negocios, citas, visitas y otras actividades.
2. Organizar nombramientos El secretario también es responsable de concertar nombramientos de líderes y realizar nombramientos.
3. Defiende o rechaza hábilmente a los invitados.