¿Qué es la digitalización de archivos?
La digitalización de archivos es un requisito inevitable en la era de la información. La construcción de la gestión de archivos digitales debe prestar atención a la selección del software de gestión de archivos. Un buen software de gestión de archivos a menudo ayudará a los administradores de archivos a completar diversas tareas de gestión de archivos con la mitad del esfuerzo. No sólo puede mejorar los beneficios económicos, sino también mejorar en gran medida la eficiencia de la oficina.
Para realizar la digitalización de la gestión de archivos, una de las acciones más críticas es almacenar archivos en papel, como textos diversos, gráficos, audio y vídeo, etc., en una base de datos informática mediante escaneo e introducción. Las acciones, en primer lugar, requieren hardware adecuado y, en segundo lugar, software informático. El hardware relevante es equipo informático, equipo de escaneo, cámaras digitales, etc. El software informático es un software de gestión de archivos diseñado específicamente para la gestión de archivos.
El papel del software de administración de archivos general
1. Diseñado de acuerdo con las últimas reglas de archivo de archivos publicadas por la Administración de Archivos del Estado, es altamente profesional, altamente autorizado y fácil de operar. Se ha utilizado con éxito en muchas industrias.
2 Incluye principalmente ocho módulos: gestión de recibos, gestión de escrituras, gestión de contratos, gestión de archivos, gestión de consultas, gestión de usuarios, mantenimiento del sistema y asistencia operativa, cubriendo rutinas diarias como registro de datos, archivo, recuperación y préstamo, y entrega de archivos. , estandarizó el proceso de trabajo y mejoró enormemente la eficiencia del trabajo.
3. Admite guardar archivos electrónicos en varios formatos, como Word, Excel, archivos escaneados, etc. , también permite guardar rutas electrónicas y puede abrir directamente la carpeta, el archivo o la página web de destino.
4. Las plantillas de archivos se pueden personalizar según los diferentes archivos de entrada.
5. Los datos ingresados todos los días se pueden utilizar para recopilar automáticamente el contenido del archivo, lo cual es conveniente y sin preocupaciones.
6. El formato de impresión completo incorporado se puede personalizar, admitiendo la impresión continua del registro, similar a la impresión bancaria de libretas y, en última instancia, cada página se imprime como una página completa.
7. Se pueden configurar varios usuarios y se pueden configurar diferentes permisos para cada usuario según las necesidades laborales, lo que mejora la confidencialidad y seguridad de los datos del sistema y satisface las necesidades de gestión y control de varios archivos.
8. Los datos se pueden registrar y recuperar a través de otras computadoras en la LAN o WAN, y los usuarios relevantes están autorizados a abrir directamente los documentos electrónicos registrados.