¿Cuáles son las formas de organización de reuniones?
Las formas de distribución de la conferencia son:
1. Estilo teatro: Las filas de asientos se colocan en la sala de conferencias frente al podio, con un amplio pasillo en el medio. La característica de esta forma de disposición de la mesa es que al salir de los pasillos, los asientos se pueden colocar al máximo, el espacio se puede utilizar al máximo y se puede acomodar el máximo número de personas en un espacio limitado. La desventaja es que no hay lugar para que los participantes coloquen sus materiales y no hay una mesa para tomar notas. Suele ser adecuado para ruedas de prensa, foros, debates, ceremonias de lanzamiento, etc. El estilo teatro es la primera opción para el diseño del lugar de la conferencia cuando hay una gran cantidad de participantes. Este es también el diseño de lugar más común y preferido para la celebración de conferencias.
2. Estilo de escritorio: Coloque las mesas y sillas en filas rectas o en forma de "V" en la sala de conferencias. La sala de conferencias está dispuesta al estilo de un salón de clases. Según el tamaño de la mesa hay una diferencia. La característica de este tipo de distribución del lugar es que este tipo de decoración tipo mesa puede tener cierto grado de flexibilidad en la disposición según el área de la sala de conferencias y el número de espectadores, puede tener mesas para colocar materiales y tomar notas; y también puede albergar el máximo número de personas. La configuración estilo escritorio es adecuada para foros, conferencias de prensa, seminarios, capacitaciones y otras reuniones que requieren que la audiencia tome notas.
3. Alrededor de la mesa: adecuado para banquetes de estilo chino, como fiestas de agradecimiento, recepciones, fiestas de té, etc.
4. Forma rectangular: Disponga la mesa en la sala de conferencias de forma cuadrada y hueca, sin dejar espacios en la parte delantera y trasera. Las sillas se colocan alrededor de la mesa. delantal, y generalmente se coloca una silla verde más corta en el medio. Las plantas y los proyectores tendrán una pequeña mesa dedicada ubicada en el frente. Este tipo de mesa se usa a menudo en seminarios académicos y otros tipos de reuniones. La posición del anfitrión se establece al frente y se pueden colocar micrófonos en cada posición para facilitar que los participantes en diferentes posiciones hablen. Si el número de personas alojadas es pequeño, también habrá ciertas necesidades de espacio en la sala de conferencias.
5. Forma de "U": Las mesas se conectan y se colocan en forma rectangular, con una abertura en el frente del rectángulo, y las sillas se colocan alrededor de la periferia de la mesa. El proyector se coloca en la abertura y generalmente hay una mesa en el medio. Coloque plantas verdes para decorar. Este tipo de diseño del lugar crea una atmósfera más relajada al no establecer la posición del anfitrión de la reunión; se colocarán más micrófonos para que los participantes puedan hablar libremente y las fundas de las sillas mostrarán una mayor calidad;
6. Estilo cóctel: La mesa está dispuesta al estilo de un cóctel, con solo mesas para servir bebidas, bebidas y comidas, y sin sillas. Este es un diseño de lugar que se centra en la comunicación libre. El espacio de actividad gratuito permite a los participantes comunicarse libremente y crea una atmósfera relajada y libre. Suele ser adecuado para reuniones anuales, reuniones de intercambio, eventos benéficos, etc.
Al organizar el lugar, también debe prestar atención a ajustar el diseño del lugar de la conferencia según el tema de la reunión, el tipo de reunión, el número de personas, etc. puede colocar más plantas verdes en el lugar o colocar algunas flores en la mesa de conferencias para aliviar el ambiente de la reunión; si el tiempo de reunión es largo, puede preparar una botella de agua mineral en la mesa de todos; designar un miembro del personal responsable de servir el té; establecer el registro de reuniones, un tablero guía de reuniones, dar la bienvenida al personal, para que los invitados puedan evitar desvíos, informar la ubicación del baño con anticipación y, preferiblemente, tener señalización, etc.