¿Cuál es la importancia del software de oficina colaborativo para las empresas?
Guangzhou Luhua Technology Co., Ltd.
El siguiente contenido presenta la función del software de oficina colaborativa; consulte:
Solución de sistema de oficina colaborativa empresarial RuvarOA
1 Función del sistema de oficina colaborativa OA<. /p>
El sistema de ofimática OA es un conjunto de procesamiento y gestión de información para empresas, además del control de producción. Para los líderes de la unidad, OA es un sistema de apoyo a las decisiones, que puede proporcionar a los líderes una referencia y una base para la toma de decisiones; para los mandos intermedios, OA es un sistema de gestión de la información y para los gerentes ordinarios, OA es un sistema de procesamiento de negocios; OA puede proporcionar a los administradores empresariales buenas herramientas y entornos de oficina, permitiéndoles trabajar de manera precisa, eficiente y feliz.
Estandarizar la gestión y mejorar la eficiencia del trabajo:
A través del sistema de flujo de trabajo, los empleados no tienen que conservar diversos documentos, solicitudes y recibos (como refrendar documentos oficiales, registros de planes, gastos reembolsos, etc. Aprobación del flujo de trabajo) se ejecuta entre departamentos, esperando aprobación, firma y sello. Todas estas tareas se pueden realizar en línea. También se pueden organizar algunos flujos de trabajo que son demasiado flexibles para estandarizarlos. Al mismo tiempo, debido a que el flujo de trabajo establecido por el sistema se puede cambiar, los vínculos no razonables se pueden ajustar en cualquier momento de acuerdo con la situación real, proporcionando una base fáctica efectiva para la reorganización de los procesos empresariales.
Ahorro de costos operativos:
Una de las características más importantes de la plataforma OA es la realización de una oficina sin papel, que ahorra una gran cantidad de papel y costos de impresión de formularios en el proceso de aprobación del trabajo; puede ahorrar a los empleados mucho tiempo de trabajo; los canales perfectos de intercambio de información pueden incluso reducir significativamente las facturas telefónicas y los gastos de viaje.
Eliminar islas de información e islas de recursos:
La colaboración de la plataforma de oficina colaborativa OA puede eliminar por completo la falta de intercambio de información debido a la independencia de cada sistema empresarial dentro de la empresa y la inconsistencia. de datos. Factores como la alta eficiencia, la gestión descentralizada y las pesadas cargas de trabajo de gestión y mantenimiento han dado lugar a “islas de información” y “islas de recursos”.
Lograr la difusión del conocimiento:
Lograr la gestión, acumulación, difusión y aplicación eficiente del activo más importante de una empresa: el conocimiento. Deshágase por completo de la pérdida de conocimientos provocada por la rotación de personal.
Mejora de la competitividad y la cohesión corporativa:
Es conveniente que los empleados se comuniquen con sus superiores y la retroalimentación de la información es fluida, lo que proporciona un escenario para que los empleados den rienda suelta a su sabiduría y entusiasmo. Sin duda, la cohesión interna de empresas e instituciones mejorará enormemente.
2. Características funcionales de RuvarOA
La plataforma de oficina colaborativa RuvarOA no solo hereda todas las excelentes características de los productos OA tradicionales, sino que también agrega módulos funcionales más completos sobre esta base. cobertura de la aplicación.
☆ Aplicable, en línea con los hábitos diarios de la oficina.
La aplicabilidad es el primer principio del diseño del sistema desde el punto de vista del usuario final, en términos de operaciones aplicables y procesamiento comercial. , visualización de funciones, etc. llevaron a cabo una investigación en profundidad sobre una variedad de temas.
☆ Madurez y avance
El producto adopta un modelo de estructura de tres niveles, el desarrollo del sistema adopta la tecnología .net más madura y avanzada de Microsoft y la base de datos adopta SQL SERVER 2000 de Microsoft para garantizar la actualidad El funcionamiento altamente confiable del sistema también permite que el sistema se adapte a futuros desarrollos tecnológicos y satisfaga las necesidades cambiantes del negocio.
Admite rastros de escritura a mano en el flujo de trabajo, firmas manuscritas y sellos oficiales electrónicos.
☆ Seguridad, confiabilidad y estabilidad
En el funcionamiento real, el sistema puede contener una gran cantidad de información confidencial del usuario y se requiere una estricta gestión de permisos para el uso de la información. El sistema utiliza gestión jerárquica, autorización unificada y seguimiento de seguridad integral para la gestión de autoridades.
☆Apertura y escalabilidad
El sistema adopta una estructura de módulo abierta y escalable para garantizar que se pueda actualizar fácilmente y que otras funciones comerciales se puedan ampliar en la misma plataforma en el futuro.
☆ Altamente personalizable
Los usuarios también pueden personalizar la estructura organizativa del sistema, los roles de trabajo, los formularios de trabajo, el flujo de trabajo, el estilo de visualización del escritorio e incluso algunos módulos funcionales.
☆ Fácil de aprender, usar y administrar
El sistema adopta B/S y el cliente accede a él a través del navegador IE. El diseño funcional es intuitivo y fácil de operar. instrucciones de uso en módulos funcionales complejos, los usuarios básicamente no necesitan capacitación para usarlo.
☆ Modo de oficina de grupo de soporte
El soporte de oficina de grupo los usuarios entre varias organizaciones del grupo pueden permitir o prohibir el acceso mutuo.
☆ Admite conexión con el sistema ERP
Estructura de base de datos abierta, motor de flujo de trabajo independiente, admite base de datos intermedia definida por el usuario, lo que permite que los datos de ERP ingresen al proceso OA, aprobación de formularios, los datos después del Una vez completada la transferencia, se puede proporcionar al sistema ERP para su uso.
3. Introducción a las funciones de RuvarOA
Breve descripción del contenido del módulo funcional
Producción de formularios de flujo de trabajo, configuración de procesos, procesamiento de aprobación, recordatorio de procesos, estadísticas de procesos, etc. .
Los anuncios de noticias incluyen "Gestión de anuncios" y "Gestión de noticias" para gestionar la redacción, revisión, publicación y consulta de anuncios de noticias que puede personalizar y agregar columnas de publicación;
Correo electrónico: correo interno, envío y recepción de correo POP3, gestión de correo.
Centro de Documentación: Creación y asignación de permisos de carpetas públicas, carga y gestión de archivos.
Plan de trabajo Redacción, revisión, emisión y retroalimentación de implementación de planes semanales y mensuales departamentales o individuales.
Informes de trabajo: escriba informes diarios, semanales, mensuales u otros informes resumidos, que puedan enviarse a los superiores para su revisión.
Módulos administrativos integrales de "encuesta y votación", "selección de empleados", "registro de salidas", "recordatorio importante" y otros. Iniciar votación de temas y gestión de cuestionarios; seleccionar empleados avanzados; registrar horarios de salida y regreso; establecer el tiempo de eventos importantes para recordar eventos automáticamente en uno o varios horarios fijos, etc.
Programación de tareas: asigne, ejecute y reenvíe tareas de trabajo, y supervise el progreso de la ejecución de las tareas.
Programa de trabajo personal de gestión de la oficina; gestionar registros personales, el contenido del registro se puede compartir con superiores, departamentos o con todos; crear carpetas de red personales; modificar información personal y contraseñas de trabajo, cargar firmas manuscritas; estilos; establecer un sistema de contacto personal, etc.
La cultura corporativa incluye módulos como "e-forum", "e-journal", historia de crecimiento, lema corporativo, bienvenida a nuevos colegas, actividades culturales y deportivas, etc.
Envía y recibe mensajes de texto móviles a través del portal y puedes crear libretas de direcciones personales y frases de uso frecuente.
Gestión del conocimiento: Clasificación de documentos de conocimiento, establecimiento y consulta de conocimientos.
Gestión de reuniones: registro de planes de reuniones, gestión de actas de reuniones y gestión de consultas de reuniones.
Gestión de vehículos: registro de datos del vehículo, gestión de uso del vehículo y gestión de aplicaciones del vehículo.
Gestión de suministros: Registro de clasificación de suministros, almacenamiento, solicitud y aprobación, e informes estadísticos de recepción.
Gestión de activos Gestión de clasificación y registro de activos, uso, devolución, reparación, limpieza y depreciación.
La gestión de libros gestiona los materiales de los libros, toma prestados y devuelve libros.
Gestión de contratos: Entrada, préstamo, rescisión, destrucción y gestión de consultas de contratos empresariales.
Gestión de certificados y licencias: administre licencias corporativas, establezca consultas de vencimiento y recordatorios de vencimiento automático.
Centro de informes Defina las categorías y formatos de informes que deben completarse y complete el contenido del informe en línea.
Consultas comunes: Gestión y consulta de información pública de uso común.