Consejos para enviar cartas
(1) Al enviar una carta, debe quedar claro el asunto, es decir, quién la envía a quién y con qué finalidad. No pronuncies un discurso largo con contenido poco claro.
(2) En el área de firma de la carta, la persona física deberá firmar, no sólo el nombre impreso, sino también el sello de la empresa o emprendimiento, y la firma del representante legal o autorizado. representante. Presta especial atención a preparar dos porciones. Además de firmar o sellar el recibo, junte las dos copias, firme o selle en la costura, envíe una copia por mensajería y quédese con una copia.
2. Lo mejor es elegir EMS.
Como es una costumbre de larga data, algunas agencias gubernamentales y edificios de oficinas dan prioridad a los mensajeros EMS para el correo entrante y saliente. Su cobertura de red es amplia y pueden verificar el estado del correo, especialmente para obtenerlo por escrito. y recibos apropiados utilizados como evidencia. Otra razón importante es que el uso de EMS se ha convertido en una práctica judicial.
3. Presta atención a la cumplimentación del formulario de envío urgente.
(1) El nombre completo de la empresa deberá indicarse con veracidad. Si el remitente y el destinatario son personas físicas, escriba sus nombres completos. No escriba nombres anteriores, apodos, nombres de nacimiento, etc.
(2) La dirección debe escribirse detalladamente, preferiblemente el número de la casa. Si el destinatario es una empresa y su dirección registrada no coincide con su dirección comercial real, es mejor enviar una copia a ambas direcciones. Esto no solo aumentará las posibilidades de firmar el recibo, sino que tampoco le dará a la otra parte una oportunidad. excusa para no estar en el domicilio y no recibirlo.
4. Nombre de las partes internas
Asegúrese de completar el nombre de la carta escrita que desea enviar. Si el título de la carta no es específico, también puede resumir el contenido específico de la carta y completar los nombres de las partes internas. Si la otra parte no firma y lo devuelve, guarde el recibo, no abra el correo electrónico y guárdelo en un lugar seguro.
5. Aprovecha el tiempo de envío y obtén el certificado de entrega.
Para garantizar la puntualidad de la acción, es necesario completar el tiempo de envío de manera precisa y completa, y solicitar al mensajero que selle el tiempo de entrega para demostrar el tiempo de entrega. Asegúrese de guardar este documento. Y después de la entrega urgente, realice un seguimiento y verifique el estado de entrega de la entrega urgente, si debe firmar el recibo, etc. Una vez que la otra parte lo recibe, se comunica inmediatamente con la línea directa de Postal Express y solicita un pedido de entrega urgente adecuado.
6. Se puede grabar todo el proceso de entrega del correo.
Si es necesario, puede utilizar un teléfono móvil u otro dispositivo de grabación de vídeo para grabar todo el proceso de firma de recepción, cumplimentación del formulario de entrega urgente, carga, sellado y entrega urgente para evitar que la otra parte plantear objeciones al contenido recibido.
7. La certificación notarial se podrá realizar según corresponda.
Para algunos correos particularmente importantes, puede solicitar la certificación notarial postal en la notaría local según la situación, es decir, la notaría certificará ante notario el nombre, el contenido, la carga, el sellado y la entrega. de las cartas antes mencionadas al correo expreso. Una carta escrita que certifique que se ha entregado algo específico.