¿Dónde deberíamos empezar a organizar reuniones?
A. Establecer un grupo preparatorio de la conferencia
Organizar un grupo preparatorio eficiente y seleccionar una persona capaz, seria y responsable para hacerse cargo del grupo preparatorio es un requisito previo para el éxito de la reunión. La persona a cargo del grupo preparatorio de la conferencia debe ser una persona influyente en su propia unidad. No sólo tiene fuertes habilidades organizativas, sino que también tiene cierta cohesión. No sólo es fuerte en todos los aspectos, sino que también puede predicar con el ejemplo. y puede llevar a todos los miembros del equipo de la conferencia a atacar una determinada tarea en momentos críticos. Si se permite, lo mejor es que la persona a cargo del grupo preparatorio actúe como moderador de la reunión.
El grupo preparatorio de la conferencia debe dividirse en dos grupos: grupo de secretaría y grupo de conferencia. El primero es el principal responsable de la preparación de la publicidad escrita, mientras que el segundo es el principal responsable de todo el trabajo excepto la publicidad escrita, desde la preparación previa a la reunión, la recepción previa a la reunión, el servicio durante la reunión y la despedida posterior a la reunión. La persona principal a cargo del grupo de preparación de la conferencia y los líderes de los dos grupos deben comunicar la información de manera oportuna y hacer preparativos detallados y planificar el cronograma según el cronograma general para garantizar una preparación perfecta para la reunión. En segundo lugar, los preparativos para la reunión. El equipo de la conferencia es responsable de la preparación de la reunión. Hay muchos contenidos para preparar para la reunión, que incluyen principalmente: 1. Planee enviar avisos de reuniones. La convocatoria de la reunión deberá indicar la hora, el lugar, el tema de la reunión y las personas que asistirán a la misma. En general, los horarios de reunión no deben elegirse durante las fiestas importantes y días festivos, ya que estos días son días de descanso para los participantes. Para que los asistentes puedan organizar su trabajo, algunas convocatorias de reuniones también deben estipular tiempo libre. Los avisos de reuniones deben enviarse con cierta antelación para que los asistentes puedan estar preparados. Dependiendo del contenido de la reunión y del alcance geográfico de los asistentes, los avisos de la reunión pueden publicarse o enviarse por correo. Cuando envíe avisos de reuniones por correo, escriba "Aviso de reunión, giro brusco recibido" en el sobre para evitar demoras. Para los participantes de otros lugares, por favor deje claro sobre el alojamiento, los gastos de viaje y otros asuntos para evitar problemas innecesarios. 2. Organice el lugar de la reunión. El tamaño del lugar depende del contenido de la reunión y del número de asistentes. La distribución del lugar también debe ser acorde con el contenido de la reunión. También deberían colocarse carteles como "Bienvenido" en la plaza o en la puerta de algunas reuniones. Si es difícil encontrar el lugar de celebración, se deben instalar señales de tráfico cercanas para orientarlo. Debido a que el logo está encima de la tribuna, generalmente está escrito con caracteres blancos o negros sobre un fondo rojo. El texto debe ser digno y elegante. En o alrededor de dos situaciones, se pueden organizar algunos eslóganes alentadores y contagiosos. Los asientos deben disponerse según el tipo de reunión, ya sea circular o cuadrada, rectangular, simétrica y cóncava. En cuanto a la decoración, se debe ordenar según el tipo de reunión para realzar el ambiente de la reunión. Por ejemplo, las celebraciones deberían estar adornadas con alegría; los seminarios y las consultas deberían reflejar una atmósfera de armonía e igualdad. Preste atención a los efectos psicológicos del color y la disposición de las flores y los bonsáis. Además, el sonido y la iluminación deben coordinarse con el ambiente de la reunión. Revisa el sonido y la iluminación antes de la reunión para evitar problemas. 3. Haga un presupuesto para la reunión. El presupuesto de la conferencia generalmente incluye: tarifa de alquiler del lugar, tarifa de diseño del lugar, tarifa de impresión, tarifa de papelería, tarifa de transporte, tarifa de teléfono, tarifa de té, tarifa de obsequio, etc. 4. Otras preparaciones. Según las necesidades de la reunión, decidir si la reunión necesita organizar visitas, pequeñas cenas y otras actividades y hacer los preparativos correspondientes.