Reglas generales para el correo electrónico del trabajo
Reglas generales para el correo electrónico del trabajo
Reglas generales para el correo electrónico del trabajo es una de las herramientas de comunicación importantes en el lugar de trabajo actual, pero no todo el mundo sabe cómo utilizarla bien. . A continuación, permítanme echar un vistazo a las reglas generales para los correos electrónicos de trabajo. Reglas generales para correos electrónicos de trabajo 1
1. Estilo de escritura:
Al escribir correos electrónicos de trabajo, siga las reglas gramaticales y ortográficas y evite usar jerga, acrónimos o letras ". u" reemplaza abreviaturas como "usted".
Revisa atentamente tu correo electrónico para detectar errores ortográficos antes de enviarlo. Evite el uso de muchos signos de exclamación, ya que pueden parecer inmaduros. No escribas en mayúsculas, ya que esto puede hacer que la otra persona sienta que estás gritando.
2. Estilo de escritura:
Dado que recibimos una gran cantidad de correos electrónicos todos los días, debemos intentar que sus correos electrónicos sean breves y enfocados. Si debe incluir varios puntos clave en su correo electrónico, utilice el énfasis para resaltarlos todos de manera sucinta.
Si estás respondiendo a un correo electrónico que se ha intercambiado varias veces, considera eliminar partes antiguas del texto o resumirlo en unas pocas frases cortas.
Es una buena idea agregar su firma al final del correo electrónico, incluido su número de teléfono y otra información de contacto. Esto es especialmente importante en correos electrónicos dirigidos a clientes, reclutadores y otras partes externas.
3. Asunto:
El asunto del correo electrónico debe ser claro, y si es un correo urgente también debe indicarse. En lugar de "Tengo una pregunta", escriba "Mis planes de vacaciones; no urgente". Al mismo tiempo, el tema no debe ser demasiado largo ni demasiado detallado.
Además, no hables de temas nuevos fuera del tema principal en el mismo correo electrónico. Esto también puede dificultar la búsqueda de mensajes basados en un tema específico. Es mejor discutir diferentes temas enviando correos electrónicos por separado.
4. Dirígete a la persona correctamente:
Si escribes mal el nombre del destinatario en el cuerpo del correo electrónico, o peor aún, te refieres a una mujer como “Sr. probablemente moleste a la otra parte. Antes de enviar un correo electrónico, recuerde verificar que el nombre y el cargo del destinatario estén escritos correctamente. Si no está seguro de si el destinatario es un hombre o una mujer, simplemente use su nombre o su nombre completo.
5. Utilice "Responder a todos" con precaución:
Ten mucho cuidado al hacer clic en este botón, porque causará mucha vergüenza si se usa incorrectamente.
Uno de los problemas más comunes es que tu mensaje haya sido recibido por personas que no deberían haberlo visto, y es posible que tú no te hayas dado cuenta.
Imagina lo que pasaría si pulsas el botón "responder a todos" cuando quieres hacerle una broma a alguien o quejarte con un compañero de trabajo sobre tu jefe. Incluso las personas que han utilizado el correo electrónico durante años pueden cometer este error.
6. Antes de "enviar", asegúrese de:
El correo electrónico se reenvía fácilmente, por lo que puede terminar leyéndolo a alguien que no esperaba. Lea su correo electrónico con atención y atención antes de enviarlo para asegurarse de que no ofenda a otros y no escriba nada en el correo electrónico que pueda causarle problemas.
7. Responde con prontitud:
La rapidez con la que respondes a un correo electrónico suele depender de la naturaleza del correo electrónico. Generalmente, debes responder de inmediato. Si no puede responder una pregunta en particular de inmediato, debe volver a escribir para confirmar que recibió el correo electrónico y darle a la persona un plazo dentro del cual espera poder responder.
8. No hagas llamadas telefónicas después de enviar un correo electrónico:
Puedes sentirte tentado a llamar al destinatario del correo electrónico que acabas de enviar, pero es mejor desistir de la idea. .
Hacerlo puede molestar al destinatario.
Dale al destinatario unas horas, o incluso un día, para pensar y responder, sin importar lo ansioso que estés de que responda. Si el asunto es urgente, por favor indíquelo en el asunto del correo electrónico. Si surge algo (si es un asunto urgente), llame primero al destinatario para recordarle que usted envió el correo electrónico.
9. Archivos adjuntos:
Generalmente evite enviar archivos grandes como archivos adjuntos, ya que pueden llenar el buzón del destinatario. Sus archivos grandes pueden incluso eliminarse si el buzón del destinatario ya está cerca de su capacidad máxima. Si está enviando imágenes, cambie su tamaño a una resolución más pequeña. Si es absolutamente necesario enviar un archivo grande, puede llamar primero al destinatario y pedirle que revise su buzón.
10. Cuándo no enviar correos electrónicos:
No envíes correos electrónicos para asuntos triviales, especialmente cosas que se pueden explicar fácilmente por teléfono o en persona. No escriba información sensible o confidencial en un correo electrónico porque nunca se sabe quién puede leerlo. Por último, tenga cuidado al reenviar correos electrónicos, especialmente chistes que puedan ofender o malinterpretar. Reglas generales para el correo electrónico laboral 2
1. Administre su bandeja de entrada
Clasifique los mensajes de correo electrónico por prioridad, asunto, fecha, remitente y otras opciones. Puede filtrar los correos electrónicos importantes que lo merecen. su atención. Estrictamente hablando, como cuestión de buena etiqueta en el correo electrónico, debes responder a todos los correos electrónicos de inmediato.
Como regla general, debe responder a todos los correos electrónicos profesionales dentro de un día hábil, incluso si solo le informa: "El mensaje ha sido recibido, léalo rápidamente". A veces recibes un correo electrónico con múltiples respuestas; cada vez tienes que leer el correo electrónico completo antes de responder.
2. Mensajes de correo electrónico escritos profesionalmente
Ignorar los principios básicos de la redacción comercial puede transmitir fácilmente a los demás el mensaje de que eres un aficionado y un descuidado. Al escribir o responder un correo electrónico, asegúrese de que su gramática y estructura de oraciones sean impecables, o puede utilizar un corrector ortográfico.
No envíes correos electrónicos en mayúsculas, son demasiado histéricos. Los correos electrónicos deben dividirse en párrafos cortos según la lógica y la legibilidad. El contenido del correo electrónico debe ser breve. Si hay más contenido, se puede enumerar como elementos.
Haz una última comprobación antes de darle al botón de enviar. Lea el correo electrónico en su totalidad nuevamente y verifique si hay errores gramaticales, de puntuación y de ortografía. Te sorprenderá lo que obtienes. Además, también debes asegurarte de que el tono del correo electrónico sea apropiado y medido.
3. Añade un asunto de correo electrónico válido.
El asunto del correo electrónico debe escribirse con precaución, pero aún así se debe indicar. Una línea de asunto de correo electrónico exitosa debe resumir el mensaje sin ser larga ni confusa. Las líneas de asunto largas pueden resultar desalentadoras, por lo que es mejor omitirlas por completo.
Además, los asuntos que son demasiado largos a menudo no se pueden mostrar completos en los navegadores de correo electrónico. Para una mejor legibilidad, las letras deben estar en el mismo caso que las oraciones normales, sin exagerar las mayúsculas.
Por ejemplo, Agenda para la reunión del 29/03/07 es muy buena, en lugar de escribir AGENDA PARA LA REUNIÓN DEL 29/03/07
4 . Uso correcto de copia carbón (CC) y copia carbón oculta (BCC)
La mayoría de los clientes de correo electrónico tienen funciones CC y CCO que le permiten conservar mensajes con personas distintas al contacto del destinatario principal. Si el trabajo requiere apoyo de liderazgo, asegúrese de utilizar CC.
Cuando copias (es decir, CC y BCC) mensajes a otras personas, debes asegurarte de que los mensajes sean apropiados para ellas.
Si utiliza una lista de direcciones, verifique también si todos los miembros de la lista deben recibir el correo electrónico y recuerde excluir temporalmente a las personas irrelevantes. BCC debe usarse con moderación. Si hay temas delicados que deben comunicarse de forma confidencial a otras personas, sería más apropiado discutirlos fuera de línea frente a ellos.
5. Siga la etiqueta del correo electrónico al reenviar mensajes.
Antes de reenviar un mensaje, primero asegúrese de que todos los destinatarios lo necesiten. Además, tenga cuidado al reenviar información sensible o confidencial. No reenvíe información interna a personas externas o a destinatarios no autorizados. Antes de presionar el botón enviar, revise si el contenido de su mensaje será relevante para todos los destinatarios.
6. No te involucres en flame wars online
Flame wars es un tipo de intenso intercambio de correos electrónicos, donde la emoción a menudo triunfa sobre la razón, y no tiene absolutamente nada que ver con la comunicación profesional. , no se puede comparar. Si un día recibes este tipo de correo electrónico (significa que la guerra no está muy lejos de ti), o te encuentras profundamente involucrado en ella.
Así que si aun así decides responder, es mejor pensarlo detenidamente antes de responder. Analiza la situación, evita emocionarte y da una respuesta racional. No utilice el correo electrónico cuando esté enojado. Es difícil transmitir humor a través del correo electrónico, pero es fácil transmitir enojo.
También puedes decidir no responder y decidir resolver el asunto cara a cara. En general, las guerras incendiarias se inician sólo debido a un pequeño malentendido.
Una vez que hay una redacción deficiente (o incluso una redacción excelente), es posible que el destinatario la malinterprete y luego responda. En lugar de responder, acércate a la persona y comenta la noticia. Si hablar no puede resolver el problema, la única opción es pedirle al administrador que resuelva la disputa fuera de línea.
7. Mantenga las direcciones de correo electrónico seguras
No revele las direcciones de correo electrónico de los socios a proveedores comerciales, amigos o personas ajenas a la empresa. Verifique que los destinatarios del correo electrónico que figuran en los cuadros de texto Para y CC estén realmente autorizados para recibir el mensaje y asegúrese de que la dirección de correo electrónico de nadie más quede expuesta en el proceso.
No publique las direcciones de correo electrónico de sus socios en foros o tableros de anuncios de Internet, sistemas de grupos de Usenet, salas de chat u otras áreas públicas.
A continuación se muestran algunas formas sencillas de proteger las direcciones de correo electrónico de otras personas para que no se publiquen. En primer lugar, si necesita evitar que otros destinatarios de mensajes externos vean su dirección de correo electrónico, también puede utilizar la función de copia oculta. En segundo lugar, al reenviar un correo electrónico, elimine su dirección de correo electrónico del mensaje. Esto no lleva mucho tiempo, pero reduce las posibilidades de que la dirección de correo electrónico de su socio sea copiada y replicada en Internet.
8. Maneje los archivos adjuntos con prudencia
Los archivos adjuntos de correo electrónico consumen demasiado espacio de almacenamiento del servidor de correo y ancho de banda de la red, y son responsables de los brotes de virus, pero a menudo son la forma más fácil de transferir archivos. . Cuando envíe un archivo adjunto, asegúrese de seguir estas pautas:
◆Si envía solo un archivo adjunto, es de buena educación incluir una breve descripción. ◆No adjunte archivos grandes; nada que supere 1 o 2 M no debe enviarse por correo electrónico.
◆Limita el número de archivos adjuntos contenidos en un mensaje a 5 o menos.
◆Guarde el archivo adjunto en su disco duro y luego elimine el mensaje de correo electrónico que contiene el archivo adjunto.
◆No abras archivos adjuntos que surjan de la nada o de fuentes desconocidas.
◆Antes de abrir el archivo adjunto, escanéelo cada vez con un software antivirus. Nunca haga clic en un archivo adjunto sin antes confirmar que no es malicioso.
◆No reenvíe archivos adjuntos a destinatarios a los que no puedan acceder. Si el uso de un archivo adjunto requiere ejecutar una aplicación nueva e inusual, indíquelo primero en el mensaje.
9. No incluyas información sensible o que pueda causar vergüenza.
Si crees que tu correo electrónico es puramente privado, estás equivocado. No es así. Piensa en ellos como si fueran postales. Si no desea que la información aparezca en la portada de su periódico local, nunca la incluya en un correo electrónico.
O, dicho de otra manera, nunca debe enviar información ultrasecreta, de propiedad interna, sensible, personal o secreta por correo electrónico. También debes evitar enviar comentarios incendiarios o emocionales en los correos electrónicos.
10. Sepa cuándo usar el correo electrónico (y cuándo no usarlo)
El desarrollo empresarial le ha dado al correo electrónico un propósito profesional relacionado con los negocios, pero definitivamente no es una broma ni una tontería. Chismes o cota de malla. Recuerda también no utilizar el correo electrónico para hacer el trabajo que deberías haber hecho verbalmente.
Los temas complejos suelen ser difíciles de explicar cara a cara, entonces, ¿qué puede hacer el correo electrónico? En lugar de dar explicaciones complicadas por correo electrónico, realice una reunión breve para explicar las cosas en persona.
Cuando se tienen discusiones urgentes, difíciles y/o desagradables, como asuntos relacionados con recursos humanos, el correo electrónico es un mal sustituto de la conversación verbal. Los intercambios que son propensos a arrebatos emocionales se manejan mejor en persona.
11. Respecto a la respuesta
Cortésmente, todos los involucrados en el correo electrónico deben responder en la posición correspondiente e incluir el texto original. Responder a una sola persona es extremadamente grosero.
12. Finalmente complete el destinatario, porque una operación incorrecta puede enviar una carta vacía, lo que dará a la otra parte la impresión de que su trabajo es tosco.
13. A la hora de comunicar asuntos importantes, lo mejor es utilizar el correo electrónico; si es necesario, enviar copia al responsable correspondiente.