Contenido del conocimiento de la gestión de archivos técnicos del personal de laboratorio
Contenido del conocimiento de la gestión de archivos técnicos del personal de laboratorio
Los archivos técnicos del personal de laboratorio deben someterse a procedimientos de aprobación y préstamo. El personal de gestión debe completar el "Formulario de registro de préstamo de documentos" y el personal de préstamo. Debe firmarlo antes de usarlo. El siguiente es el contenido de conocimiento que comparto con usted sobre la gestión de archivos técnicos del personal de laboratorio. Puede leerlo y navegar.
Mejorar el sistema
La gestión de los expedientes técnicos del personal de laboratorio debe contar con un departamento centralizado, con personal responsable a tiempo completo (tiempo parcial), y sus responsabilidades deben estipularse y establecerse. Y mejorar el sistema de gestión de archivos técnicos del personal y los procedimientos operativos relacionados, de modo que las responsabilidades sean claras y la implementación tenga reglas a seguir:
(1) Gestionar científicamente los archivos técnicos del personal, y realizar la recepción, clasificación y catalogación de expedientes técnicos de personal, registro, almacenamiento, copia, préstamo, expedición, identificación, destrucción, estadísticas y otros trabajos.
(2) Cumplir con el sistema de confidencialidad y hacer un buen trabajo en materia de seguridad y protección.
(3) Mantener limpia e higiénica la sala de archivos, reparar oportunamente los archivos dañados o deteriorados y solicitar duplicados.
Contenido suficiente
La cláusula 5.2.5 de CNAL-CL01:2006 “Criterios para la Acreditación de Competencia de los Laboratorios de Ensayo y Calibración” estipula: El laboratorio debe retener a todo el personal técnico (incluido el contratado personal) ), las autorizaciones, competencias, cualificaciones educativas y profesionales, formación, habilidades y experiencia pertinentes, incluidas las fechas de autorización y/o confirmación de competencia. Esta información debe ser fácilmente accesible. Además de las disposiciones anteriores, la información del personal del laboratorio también debe incluir las calificaciones académicas del personal, información básica de identidad, recompensas y castigos, ascensos, evaluaciones, etc. Hay mucha información involucrada en el personal. de documentos y certificados, algunos de ellos no están por escrito. El formulario existe y aún debe recopilarse y perfeccionarse. Por lo tanto, el "Registro de Personal" está diseñado y compilado para contener toda la información requerida por el personal del laboratorio, este se utiliza como información programática y se adjuntan como anexos otros certificados y documentos, lo que no solo facilita la gestión y verificación del registro. facilita la gestión unificada y no deja de lado al personal. Los materiales informativos también juegan un papel importante en el mantenimiento de la adecuación de la información.
Implementación efectiva
Se debe implementar de manera efectiva la gestión de los expedientes técnicos del personal del laboratorio:
(1) El registro debe ser detallado. El laboratorio debe establecer expedientes técnicos para todo el personal y numerar, clasificar y catalogar los expedientes. Los gerentes recopilan información relevante en función del contenido del "Registro de Personal" y se registran en detalle. El "Registro de Personal" también puede gestionarse de forma informativa utilizando computadoras y archivarse en formato de texto electrónico para facilitar su consulta.
(2) Las actualizaciones deben ser oportunas. El personal de laboratorio tiene frecuentes oportunidades de capacitación y educación continua, por lo que las habilidades profesionales mejorarán gradualmente y los proyectos en el trabajo aumentarán. El "Expediente Técnico del Personal" es un reflejo integral de la situación general del personal, por lo que debe ser. actualizado oportunamente. El personal del laboratorio debe notificar de inmediato al personal de gestión de archivos sobre los cambios en la información de capacitación, los resultados de la capacitación y otra información personal.
(3) Debe haber almacenamiento en su lugar. Los expedientes técnicos del personal del laboratorio deben estar sujetos a procedimientos de aprobación y préstamo. El personal de gestión debe completar el "Formulario de registro de préstamo de documentos" y el personal de préstamo debe firmarlo antes de que puedan ser utilizados. Los prestatarios deben mantener los archivos completos, seguros y limpios, y no se les permite prestarlos, desmantelarlos, alterarlos, reemplazarlos o perderlos. Tanto la parte que presta como la que devuelve el documento deben contar el número de copias y páginas juntas, verificar que esté completo y ser serio y responsable. Si encuentra algún problema o daño, infórmelo al supervisor de manera oportuna. El área de almacenamiento de archivos debe mantenerse limpia y ventilada en todo momento, y se debe prestar atención a la protección contra el polvo, el fuego, el agua, la humedad, el sol y los robos para evitar que los archivos sean devorados por insectos, ratas, moho, etc. Si hay archivos dañados o deteriorados, el personal administrativo debe repararlos de inmediato y solicitar una duplicación.
(4) La verificación debe realizarse periódicamente. El laboratorio debe implementar concienzudamente el sistema de almacenamiento e inspección de archivos técnicos, y el personal de gestión de archivos debe realizar una inspección y limpieza exhaustivas cada seis meses para garantizar que los archivos de cuentas sean consistentes.
(5) Los cambios deben estandarizarse. Si se cambia el contenido de los archivos técnicos del personal del laboratorio, los cambios deben realizarse de acuerdo con los requisitos de los documentos del programa, se debe anotar la firma de la persona que realizó el cambio y no se debe realizar ninguna alteración. Los cambios de archivos importantes también requieren una notificación de cambio de archivo.
(6) Debe registrarse la destrucción.
Todos los archivos técnicos que se destruirán deben ser inventariados y, después de la aprobación del supervisor, destruidos bajo la supervisión de un supervisor de destrucción designado para evitar la pérdida de confidencialidad. Los informes de tasación pertinentes y los inventarios de destrucción deberán presentarse oportunamente. ;