Sistema de proceso de adquisiciones para pequeñas empresas
Sistema de gestión y procesos de negocio de adquisiciones
Principios generales
Artículo 1: División de los departamentos de adquisiciones
1. Adquisición de materias primas de producción: a cargo del departamento de compras.
2. Adquisición diaria de material de oficina: La oficina o el departamento o persona designada por la oficina es responsable de gestionarlo.
3. Para la adquisición de materiales importantes, el gerente general asignará una persona o departamento designado para manejar la adquisición cuando sea necesario.
Artículo 2 Método de operación de adquisiciones
Generalmente, el departamento de adquisiciones elegirá el método más ventajoso para comprar a continuación de acuerdo con el uso de materiales y las características de la adquisición:
1． Adquisición planificada centralizada: para materiales con las mismas características, es más ventajoso comprarlos a través de un plan centralizado. Antes de comprar, notifique al departamento solicitante para que presente una solicitud de acuerdo con el plan, y el departamento de compras manejará la adquisición de forma centralizada.
2. Adquisición de cotizaciones a largo plazo: para materiales que se usan con frecuencia y tienen un gran volumen de uso, el departamento de compras debe seleccionar al proveedor con anticipación, negociar el precio de suministro a largo plazo y, después de la aprobación, notificar al departamento solicitante para realizar una solicitud de compra. según sea necesario.
3. Sin el consentimiento por escrito del líder de la empresa, no se permite cambiar o reemplazar el proveedor existente de materiales de superficie y auxiliares sin permiso si hay un proveedor más adecuado y el proveedor original necesita hacerlo; ser reemplazado, el departamento de compras debe presentar un cambio por escrito. Los materiales declarados por el proveedor pueden cambiarse sólo con aprobación por escrito.
4. Una vez finalizadas la consulta y la negociación, el supervisor de la empresa debe obtener el consentimiento por escrito antes de fijar el precio. De lo contrario, la empresa no aprobará el precio y la persona responsable será totalmente responsable de las consecuencias que surjan. de eso.
5. La empresa deberá designar o autorizar a una persona para que sea responsable de firmar el contrato de adquisición, de lo contrario éste se considerará inválido.
6. La firma de contratos de materiales de gran volumen como cuellos de piel, tops, tejidos, etc. será realizada por personal a nivel o superior al subdirector general encargado de compras.
Artículo 3 Período de procesamiento de la operación de adquisiciones
El departamento de adquisiciones formulará el período de procesamiento de adquisiciones de materiales de acuerdo con el área de compras, las características del material y la oferta y demanda del mercado, y notificará a los departamentos pertinentes para referencia. Si hay Cuando se realizan cambios, deben corregirse de inmediato.
Procesamiento de operaciones de compra
Artículo 4 Consulta, comparación de precios y negociación
(1) El personal de manipulación debe clasificar la información de cotización del fabricante y realizar inspecciones. investigación en profundidad Después del análisis, negocie con el proveedor por teléfono u otros métodos de contacto.
(2) Si la cantidad mínima de compra excede la cantidad de la solicitud, el personal de adquisiciones debe indicarlo en la solicitud después de negociar el precio e informarlo después de la firma y confirmación del supervisor.
(3) Después de recibir la "Orden de compra de materiales", el personal de compras debe seleccionar al menos tres empresas en función del tiempo de uso de los materiales comprados, las condiciones del mercado y los registros de compras anteriores o la información proporcionada por los fabricantes. Los proveedores realizan comparaciones de precios de productos por escrito, realizan negociaciones de precios después del análisis e informan los resultados de la negociación al supervisor por escrito.
(4) Cuando el departamento de compras recibe una situación de adquisición de emergencia contactada por teléfono por el departamento de compras (departamento de producción, oficina del gerente general), el supervisor debe designar inmediatamente a una persona encargada de consultar y negociar los precios primero. y esperar a que se reciba la solicitud. Una vez realizado el pedido, éste será procesado con prioridad según los procedimientos generales de compra.
Artículo 5 Revisión y aprobación
Nota: Todos los proyectos de adquisiciones incluidos en la gestión de activos fijos deben informarse ante la autoridad de aprobación de "Gastos de propiedad".
Artículo 6: Pedido
(1) Después de recibir la "Orden de compra de material" aprobada, el personal de compras debe realizar el pedido al fabricante con la "Orden de pedido" y llamar o enviar un fax para confirmar. la fecha de entrega (llegada), y al mismo tiempo requiere que el proveedor indique el "número de solicitud" y el "método de embalaje" en la "orden de entrega", y los materiales deben estar marcados con embalaje de subcontratación de acuerdo con el número de estilo.
(2) Si la entrega es por lotes, el responsable de compras deberá firmar "Entrega por lotes" en la "Orden de Compra de Material" para su identificación.
(3) Cuando el personal de adquisiciones utiliza un préstamo temporal para comprar, debe firmar "Compra con préstamo temporal" en la "Orden de compra de material" para su identificación.
Artículo 7 Disposiciones de pago
1. El almacén de superficie y materiales auxiliares deberá enviar el pedido original al departamento de contabilidad al día siguiente según la orden de almacenaje que haya sido cumplimentada y verificada con la entrega del proveedor.
2. Si es necesario compensar el pago faltante, el departamento solicitante deberá realizar el pago de acuerdo con la cantidad real recibida.
3. El supervisor debe aprobar el exceso de entrega antes de que se pueda realizar el pago de acuerdo con la cantidad real recibida. De lo contrario, el pago solo se realizará de acuerdo con la cantidad del pedido.
Revisión de precios y calidad
Artículo 8 Revisión de precios y suministro de información de mercado
1. El departamento de adquisiciones debe investigar el mercado y las condiciones de los materiales principales y establecer la información del fabricante como referencia para las adquisiciones y la revisión de precios.
2. El departamento de compras debe proporcionar información de mercado sobre los materiales necesarios dentro de la empresa como referencia para los precios de aprobación de materiales.
Revisión de calidad del artículo 9
El departamento de compras debe revisar la calidad de los materiales utilizados en la empresa (como la selección de materiales, la inspección de calidad, etc.).
Artículo 10 Manejo de excepciones
Si se descubre una anomalía durante la operación de revisión, el departamento de revisión de la unidad de adquisiciones adjuntará inmediatamente la información del informe de anomalías y notificará a los departamentos pertinentes para manejarla. .
Disposiciones Complementarias
Artículo 11 El presente reglamento se implementará previa aprobación del gerente general, y lo mismo se aplica a las adiciones y revisiones.
Artículo 12 Las presentes Medidas entrarán en vigor el 1 de agosto de 2010.
Complemento al sistema de gestión de compras de materiales principales y auxiliares
1. Compra de materiales principales, auxiliares y auxiliares según plan.
2. Compra en efectivo: El comprador debe pedir dinero prestado al Departamento de Finanzas con una nota de préstamo firmada por el gerente. Una vez devuelta la compra, el comprador llevará la mercancía, la factura de compra o el recibo al almacén. para manejar los procedimientos de almacenamiento El almacén El custodio aceptará las mercancías y emitirá un comprobante de almacenamiento (el comprobante de almacenamiento debe estar marcado con: nombre del proveedor, nombre de las mercancías, cantidad, precio unitario, monto y firma del propósito). . El recibo de almacén debe estar firmado por el comprador, el custodio y el contador. Deberá ir acompañado de una factura o recibo de compra que deberá ser firmado por el responsable. Luego diríjase al Departamento de Finanzas para gestionar los trámites de reembolso.
3. Adquisición del pedido: una vez que lleguen los bienes del proveedor, el comprador irá al almacén para manejar los procedimientos de almacenamiento, y el custodio del almacén aceptará los bienes y emitirá una orden de almacenamiento (la orden de almacenamiento debe ser marcado con el nombre del proveedor), el nombre de la mercancía, cantidad, precio unitario, importe, finalidad). El recibo de almacén debe estar firmado por el comprador y el custodio. Y pasar la segunda copia a contabilidad como cuenta corriente. Cuando el proveedor necesite liquidar el pago, deberá presentar el recibo de almacén, acompañado de la factura de compra o recibo firmado por el gerente, para luego acudir al Departamento de Finanzas para gestionar los trámites de liquidación.