Gestión de documentos y archivos
También conocidos como archivos de gestión, se refieren a la transformación de materiales documentales que se forman en las actividades de dirección y gestión administrativa de máquinas, organizaciones, tropas, empresas e instituciones, y tener el valor de conservación y referencia de materiales de archivo completos. El archivo de documentos se refiere al proceso sistemático de clasificar, combinar, organizar y catalogar documentos que se encuentran en un estado desordenado y que necesitan una mayor organización.
Método de organización de archivos de documentos:
Un nuevo método de clasificación: utilizando piezas como unidades de gestión:
Método de clasificación tradicional: utilizando volúmenes como unidad de gestión.
2. Procedimientos generales de presentación
Desde la perspectiva de todo el proceso de presentación de documentos, incluye principalmente distinguir todos los casos, clasificar los expedientes en todos los casos y archivar los expedientes (o archivos según la Encuadernación), organización y numeración, catalogación y estantería de archivos (o expedientes).
1. Distinguir todo el clan: separar documentos según diferentes agencias, organizaciones o individuos, evitar mezclar documentos formados por diferentes agencias, y reflejar el desarrollo histórico de cada unidad.
2. Clasificación de archivos de todo el clan: clasifique todos los archivos dentro de una unidad según similitudes y diferencias en fuente, tiempo, contenido y forma, y organícelos según un método determinado.
3. Archivado: clasifica los archivos archivados según ciertas características para formar la unidad de almacenamiento básica de los archivos: los archivos. Incluyendo la combinación de materiales documentales, la disposición de los documentos dentro del volumen y la redacción y encuadernación de los títulos de los documentos.
4. Disposición de archivos: Organice los archivos según sistemas estándar como año, institución o edición para fijar el orden de los archivos.
5. Catalogación: Trabajo de revelar e presentar el contenido y las características formales de los archivos en una determinada forma, incluyendo la cumplimentación de catálogos de archivo, tablas de referencia, cubiertas de archivo y la preparación de catálogos de archivo o catálogos de archivo y números de archivo.
Tres. Principios de organización del archivo
1. Está completo y tiene valor de preservación;
2. Seguir las reglas y características de la formación de documentos y mantener la conexión orgánica entre los documentos;
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Se refiere a la conexión interna formada durante el proceso de generación y procesamiento del documento, que se manifiesta principalmente como la conexión entre la fuente, hora, contenido, forma, etc. del documento.
Por ejemplo: una determinada unidad y sus organizaciones internas;
Una determinada etapa histórica, un año
Actividades específicas, manejo de negocios, realización de investigaciones y emprender casos, celebrar reuniones;
Diferentes idiomas, materiales de soporte, etc.
3. Distinguir entre diferentes valores;
De acuerdo con los requisitos del "Ámbito de archivo y no archivo de documentos y materiales de Office" y el "Reglamento sobre el alcance del archivo y La no presentación de documentos y materiales de oficina y el período de almacenamiento de documentos y materiales", distinguen El valor de los diferentes documentos dentro del alcance del archivo delimita diferentes períodos de almacenamiento.
4. Facilitar el almacenamiento y utilización de archivos.
Es el punto de partida básico y finalidad fundamental de la organización de archivos. Cuando existe un conflicto con la relación histórica entre archivos, se debe considerar plenamente la conveniencia del almacenamiento y utilización de archivos.