Introducción al software de gestión documental
El siguiente es un resumen de las funciones del software de gestión de documentos que la mayoría de las empresas necesitan, para que pueda tener una comprensión más profunda de los vínculos de gestión que implica el software de gestión de documentos en el ciclo de circulación de documentos de una empresa.
1. Gestión de documentos
Almacenamiento centralizado: cree una plataforma para el almacenamiento centralizado de documentos masivos para que empresas e instituciones logren un intercambio unificado de documentos.
Estructura de directorios: admite estructura de directorios en árbol y puede crear estructuras ilimitadas de carpetas y subcarpetas. La clasificación de directorios se puede personalizar. Todos los miembros de la organización pueden compartir y ver archivos fácilmente y de forma segura.
Clasificación de documentos: admite la clasificación basada en atributos del documento como título, tamaño, fecha, autor del cargador, etc.
Modo de visualización: admite visualización de directorios en modo lista o modo miniatura.
Búsqueda de texto completo: la búsqueda de texto completo y los motores de búsqueda avanzada le ayudan a encontrar de forma rápida y precisa los archivos que necesita entre grandes cantidades de información.
Editor de documentos: puede crear, leer y editar archivos de Office directamente en el navegador del sistema sin cambiar ningún hábito operativo existente ni descargar o instalar software.
Carga de múltiples archivos: admite la carga por lotes de archivos y la importación de paquetes comprimidos, lo que permite un almacenamiento y administración rápidos y sencillos de materiales documentales. Admite varios tipos de archivos, como documentos de Office, PDF, imágenes, audio y otros. vídeos y dibujos.
Gestión de versiones: Potente función de gestión de versiones. Los documentos están asociados con múltiples versiones para evitar el uso de versiones incorrectas. También admite la visualización, reversión y descarga de versiones históricas.
Numeración automática: El sistema proporciona 25 variables, que se pueden combinar libremente para diseñar reglas de numeración. La coincidencia condicional con reglas puede lograr efectos de numeración flexibles.
Auditoría de documentos: la información de auditoría de documentos describe cada acción en todo el ciclo de vida del documento, incluido el operador, la acción, la fecha y hora y otra información. A través del seguimiento de auditoría, puede tener una comprensión global de las operaciones de todos. archivos dentro del sistema.
Integración de Office: Perfectamente integrado con Office, puede crear, leer y editar varios archivos de Office directamente en el sistema, incluidos Word, Excel, PowerPoint, WPS, Visio y otros formatos.
Resúmenes y miniaturas: el sistema generará automáticamente resúmenes de los documentos de Office, txt, pdf y otros tipos de archivos cargados; el sistema admite la adición de resúmenes y miniaturas para archivos de imagen, audio y video para una fácil vista previa y visualización. visita. Las funciones de resumen y miniatura simplifican las operaciones, permitiendo a los usuarios obtener una vista previa rápida del contenido del documento sin abrir los documentos uno por uno.
Marca de agua PDF: inserta dinámicamente una marca de agua en un documento PDF y puedes especificar la marca de agua, la ubicación y el número de página.
Recordatorio de documentos: admite la configuración de recordatorios periódicos para archivos. Una vez alcanzada la fecha establecida, el sistema envía automáticamente mensajes instantáneos y correos electrónicos como recordatorios para solicitar a los usuarios que realicen operaciones relevantes, como fechas de vencimiento de contratos, fechas de pago y otros recordatorios de vencimiento de tiempo.
Protección de bloqueo: además de proporcionar protección de control de acceso, también proporciona un mecanismo de protección de bloqueo. Los autores de documentos y los usuarios con derechos administrativos pueden bloquear documentos para garantizar que no se modifiquen a voluntad. Cuando es necesario modificar o eliminar el documento, se puede desbloquear para garantizar el funcionamiento normal del documento.
Enlace de documento: admite el envío de documentos a documentos de uso común, por lo que los usuarios no necesitan buscar en cada directorio cada vez que los abren; admite el envío de documentos a directorios para que otros departamentos puedan consultarlos fácilmente; usuarios para colaboración Complete el trabajo; integrado con el correo electrónico, admite el envío de documentos directamente al correo electrónico, sin iniciar sesión en el buzón y cargar archivos adjuntos manualmente. Es fácil de operar y muy práctico.
Asociar documentos: después de crear o cargar un documento, el sistema generará automática o manualmente un número único para el archivo, lo que admite la asociación de documentos por lotes. Admite la asociación de documentos con documentos relacionados, dibujos, imágenes y otros archivos adjuntos de formato a través de números de archivo únicos. Puede verlos rápidamente con un clic haciendo clic en el enlace. El sistema admite la adición de resúmenes y miniaturas a archivos de imágenes, audio y video para una vista previa y visualización sencillas.
Aplicación de reglas: el sistema admite la configuración de reglas para directorios y la especificación de acciones, condiciones y operaciones. Cuando la acción se activa y cumple con las condiciones establecidas, el sistema ejecuta automáticamente las operaciones de reglas. Las reglas tienen dos funciones principales: una es archivar automáticamente los documentos en el directorio especificado por la regla para lograr una gestión estandarizada y la otra es iniciar automáticamente la aprobación de los documentos e ingresar al proceso para lograr la automatización de la aprobación de los documentos.
2. Control de seguridad
Gestión de permisos: proporciona un mecanismo de control de permisos, que puede llevar a cabo un control de permisos detallado para usuarios, departamentos y puestos, y controlar la gestión y navegación de los usuarios. , lectura y edición, descarga, eliminación, impresión, suscripción y otras operaciones para lograr un intercambio seguro de documentos.
Cifrado de almacenamiento: los archivos se almacenan cifrados para evitar la proliferación de archivos y garantizar completamente la seguridad y confiabilidad de los datos de nivel empresarial.
Restricciones de IP de inicio de sesión: admite restricciones de inicio de sesión de IP. Puede configurar IP de inicio de sesión para los usuarios en la estructura organizativa. Admite múltiples IP y segmentos de IP para garantizar completamente la seguridad de las cuentas de usuario.
3. Oficina colaborativa
Gestión de plantillas: admite la creación de una gran cantidad de archivos de plantillas de Office en el sistema y autoriza su uso por parte de los usuarios. Los usuarios pueden llamar a plantillas autorizadas al crear nuevos documentos. El sistema unifica automáticamente las reglas para nombrar documentos y realiza una gestión estandarizada de los nombres de archivos.
Préstamo de documentos: admite la gestión de préstamos de documentos públicos y personales, y los derechos de acceso de los usuarios se pueden controlar durante el proceso de préstamo. El usuario prestado recibirá una notificación por mensaje instantáneo enviada por el sistema. El sistema admite el procesamiento automático de recuperación de documentos prestados en función del tiempo.
Comentarios de documentos: El sistema admite comentarios sobre documentos.
Mensajería instantánea: admite mensajería uno a uno o uno a muchos entre usuarios, y también admite el envío de mensajes directamente a todos los miembros del departamento. La función de mensajería instantánea permite la transmisión oportuna y precisa de información interna.
Suscripción al directorio: Los usuarios pueden suscribirse al directorio. Cuando los documentos en el directorio cambian, el sistema envía automáticamente mensajes instantáneos para notificar a los usuarios suscritos. Al mismo tiempo, puede suscribirse a documentos recordatorios relevantes. Una vez alcanzada la fecha especificada, el sistema enviará automáticamente mensajes instantáneos y correos electrónicos como recordatorios.
Escritorio personal: la función de escritorio personal le presentará los asuntos urgentes que necesita tratar en su oficina diaria de inmediato. Está dividido en cuatro áreas: pendiente de aprobación, enviado para aprobación y mi uso común. documentos y prestados Mis Documentos.
4. Gestión multiformato multimedia/CAD/papel/PDF
Visor multimedia: Además de gestionar documentos, también admite el almacenamiento y gestión de activos digitales multimedia. Puede obtener una vista previa de imágenes, reproducir vídeos y audio directamente en el sistema. Los formatos admitidos incluyen: gif, jpg, png, bmp, psd, ai, tif, mp3, wav, wma, flv, mpg, avi, wmv, mp4, etc.
Gestión de dibujos CAD: para satisfacer las necesidades de ingeniería, construcción, bienes raíces y otras industrias, admite vista previa y administración en línea de más de 300 formatos de archivos como AutoCAD, SolidWorks, Pro/E, STL. , etc., reduciendo el tiempo de espera para la vista previa y revisión de los dibujos.
Gestión electrónica de documentos en papel: Además de gestionar documentos electrónicos, archivos multimedia y dibujos CAD, también admite la gestión electrónica de documentos en papel. Convierta documentos en papel en imágenes electrónicas o PDF mediante un escáner y guárdelos en el sistema.
Lectura web de PDF: admite activar la función de lectura web de PDF en el sistema. Los documentos PDF se pueden leer directamente a través de la Web sin necesidad de ningún lector de PDF. Se implementa la aplicación de documentos PDF integrada en modo web, lo que hace que el procesamiento de documentos sea parte de todo el sistema de oficina totalmente compatible con PDF y más seguro.
5. Integración
Integración perfecta con Office: la integración perfecta con Office. La operación del sistema es la misma que la operación local. Puede comenzar a usar el sistema rápidamente sin cambiar ningún hábito. las personas pueden editar documentos de forma colaborativa y gestionar múltiples versiones para mejorar la eficiencia del trabajo.
Integración LDAP: realiza autenticación y autorización unificadas de LDAP/AD; admite la importación y actualización por lotes de usuarios LDAP, administra y mantiene de manera conveniente y centralizada la información de la cuenta, reduce el caos de la administración interna de TI de la empresa y mejora enormemente la seguridad interna.
Integración de correo electrónico: integrados con el correo electrónico, los documentos se pueden enviar directamente a direcciones de correo electrónico designadas dentro del sistema.
Integración del escáner: Estrechamente integrado con el escáner para convertir datos en papel en imágenes electrónicas o archivos PDF para su almacenamiento. Reduzca el tiempo dedicado a buscar documentos en papel en archivadores o cajones, y reduzca el riesgo de que los documentos en papel se dañen, se pierdan o sean utilizados por otro usuario y provoquen copias repetidas, lo que genera una gran cantidad de desperdicio de costos de papel.
6. Gestión de personal
Estructura organizativa: en la estructura organizativa, se pueden crear departamentos y personal correspondientes de acuerdo con las necesidades reales de la empresa. También admite la importación por lotes de usuarios y. posiciones, y puede establecer posiciones para usuarios y roles, etc.
Roles de puesto: Proporciona tres roles: administrador del sistema, administrador de usuarios y administrador de procesos. Los puestos y roles se pueden personalizar para los usuarios en la estructura organizacional de acuerdo con las necesidades reales de la empresa. posiciones, autorización El usuario realiza las operaciones correspondientes.
Libreta de direcciones: basada en departamentos, enumera en detalle el nombre de usuario, nombre, departamento, correo electrónico, número de teléfono móvil, número de teléfono de la oficina, número de teléfono residencial y otra información de cada empleado, y admite el envío de la dirección. Reserve mensajes instantáneos para usuarios individuales y todos los miembros del departamento, con soporte para búsqueda por nombre de usuario/nombre completo.
Informes estadísticos: el sistema cuenta automáticamente la carga, lectura, descarga y actualización de documentos en los últimos seis meses y los muestra de forma clara e intuitiva en un histograma, lo que permite a los gerentes comprender rápidamente y captar con precisión los uso de documentos.
7. Personalización del módulo
Personalización del sistema: los usuarios pueden personalizar el LOGO del sistema, limitar el tamaño del espacio de documentos personales, establecer el número máximo de versiones de documentos de acuerdo con las necesidades internas de la empresa. y si habilitar la lectura de PDFWeb, haciendo que el sistema esté más en línea con las necesidades de aplicaciones y gestión interna de la empresa.
Apariencia del sistema: el sistema proporciona seis estilos diferentes de máscaras: gris simple, verde vibrante, azul elegante, rojo rosa romántico, violeta elegante y azul clásico para que los usuarios elijan libremente, lo que permite a cada usuario disfrutar de la felicidad mientras funcionando, puede cambiar la cara del sistema usted mismo.
Asistente de sincronización: no es necesario iniciar sesión en el sistema para realizar tediosas operaciones manuales, configure el intervalo de tiempo de sincronización usted mismo y extraiga los recursos de archivos internos del sistema a la computadora local en cualquier momento.
Anotación de texto completo: imita el hábito de las personas de anotar documentos oficiales en papel y tiene las características de escritura a mano precisa, escritura a mano real, anotación con un solo clic, conveniencia y facilidad de uso, admite anotaciones manuscritas de texto completo y; funciones de anotación del teclado y puede mantener rastros de comentarios. La escritura a mano de diferentes usuarios se puede guardar en el mismo archivo; se puede seleccionar el nombre del anotador para mostrar las anotaciones de diferentes anotadores. Una vez confirmada la anotación, no se puede copiar, mover ni eliminar el tamaño y el color del texto. seleccionarse arbitrariamente, lo cual es conveniente para los usuarios y es un acompañamiento de oficina sin papel.
Firma electrónica: admite firmas manuscritas, firmas electrónicas y otras funciones esenciales de oficina para documentos directamente en el navegador IE; admite una variedad de sellos electrónicos y funciones de autenticación de firmas manuscritas proporciona recursos de sello o firma con el pre-; Función de guardar, los usuarios pueden obtener sus firmas a través de contraseñas. Las firmas y los sellos se guardan junto con el documento y se puede determinar si son válidos mediante la verificación del sistema.
Módulo SMS: envíe mensajes de texto a través de canales específicos de la empresa; integre con recordatorios y procesos de documentos, envíe automáticamente mensajes de texto para recordar cuándo vencen los documentos y deben aprobarse; los mensajes de texto grupales se pueden enviar a grupos internos; personal.
Operaciones avanzadas de documentos: todos los documentos que se pueden abrir localmente admiten lectura y edición en línea.
Inicio de sesión único: se integra con otros productos de software a través de tokens. Los usuarios solo necesitan iniciar sesión en otros sistemas una vez para acceder a E6, evitando la necesidad de ingresar repetidamente nombres de usuario y contraseñas cada vez que inician sesión. mejorando la facilidad de uso, seguridad y estabilidad del sistema.