Conocimientos básicos de los documentos oficiales diarios necesarios para las secretarias.
Uno de los principales trabajos de una secretaria es la escritura. Este artículo le proporciona orientación básica sobre la escritura. Le invitamos a leerlo y aprender de él.
(1) Significado, función y categoría de los documentos oficiales diarios
1. Significado, naturaleza y función
Los documentos oficiales diarios son documentos utilizados por las agencias para manejar asuntos oficiales Es un nombre colectivo para algunos documentos informales en el sistema de agencia porque es un estilo aplicado para que el sistema de agencia maneje los asuntos diarios e intercambie información a diario, también se le llama documento de agencia y asuntos diarios. Se diferencia de los documentos oficiales en el sentido estricto estipulado en las "Medidas para el tratamiento de documentos oficiales". Incluye principalmente briefings, informes de investigación, notas, planos, resúmenes, reglamentos, informes, cartas de presentación, correspondencia ceremonial, etc.
Los documentos oficiales diarios son una herramienta de escritura portátil para que las agencias manejen asuntos diarios específicos, transmitan información, contacten el trabajo, resuman y promuevan experiencias y manejen diversas relaciones entre agencias y dentro de las agencias. Su tipo de lenguaje, sistema, producción y eficacia, etc., están establecidos por convención en la práctica laboral de la agencia y determinados por la propia agencia. No están estipulados por las agencias pertinentes en documentos legales como documentos oficiales formales. Por lo tanto, antes de ser aprobado por la autoridad legal o emitido como documento oficial, no tiene el efecto legal de un documento formal y solo tiene cierto efecto administrativo dentro de la autoridad de la autoridad emisora. Por ejemplo, si se produce un incendio en una agencia y quema el garaje y los coches, debe escribir inmediatamente un informe a sus superiores y a las agencias pertinentes. No puede esperar a que todo se investigue y se solucione antes de redactar un informe formal. este informe no puede reemplazar el análisis completo de la causa, la situación y el pronóstico del incendio. Un informe formal sobre el manejo no puede reemplazar la solicitud de instrucciones sobre la compra de un automóvil o la construcción de un almacén cuando la autoridad superior recibe el informe; lo recibe" y no necesita responder, o aún puede enviarse como una sesión informativa para llamar la atención de varios departamentos sobre la prevención de incendios, pero no puede reemplazar la decisión sobre la acción disciplinaria o las Instrucciones no pueden reemplazar la aprobación de la compra de automóviles y el almacén. construcción, o documentos formales para que cada unidad inspeccione los trabajos de prevención de incendios.
Algunos tipos de documentos oficiales diarios, como informes, etc., alguna vez se clasificaron como documentos oficiales en algunos sistemas, pero también se clasificaron como documentos de "referencia" y se distinguían de los documentos "instructivos". todavía está clasificado como un documento diario.
2. Categoría
Existen muchos tipos de documentos oficiales diarios, sin tipo legal ni clasificación jurídica. Desde el punto de vista de la escritura, todos los materiales escritos que utilizan actualmente las agencias gubernamentales generalmente se dividen en tres tipos, y cada tipo contiene varios tipos.
(1) Tipo de artículo: un artículo restringido con una estructura de capítulo general. El uso diario incluye sesiones informativas, informes de investigación, planes, resúmenes, informes de reuniones y borradores de discursos, etc.
(2) Tipo de cláusula: se compone según el formato de la cláusula, como normas y reglamentos, convenciones y códigos en agencias y empresas, etc. Entre ellos, los estatutos, reglamentos y reglas son documentos formales.
(3) Tipo de tabla: es decir, texto simple e informes en un formato fijo. La mayoría de los formularios o elementos específicos se imprimen primero y se completan temporalmente cuando es necesario. Como cuadros estadísticos, cartas de presentación, invitaciones, recibos, etc.
Ahora presentamos principalmente los documentos oficiales diarios tipo artículo. Para el tipo de cláusula, puede consultar las "regulaciones" y las "regulaciones" en la redacción de documentos oficiales generales. Aquí puede elegir uno o dos. presentaciones.
(2) Características
Los documentos oficiales diarios, como tipo de documentos oficiales en sentido amplio (estilo de solicitud orgánica), son diferentes de los documentos oficiales generales formales en sentido estricto. tienen división del trabajo y se complementan entre sí. Puede resolver problemas en los que la escritura formal no es adecuada o necesaria pero debe expresarse con palabras y desempeña un papel más allá de la escritura formal. Tiene un papel similar al de las noticias y la cultura en la difusión amplia y rápida de información, pero no puede exceder el alcance del sistema de agencias y tiene un cierto grado de confidencialidad. Sin embargo, si es necesario, puede convertirse en un documento formal en cualquier momento mediante ciertos procedimientos, o convertirse en un informe de noticias y publicarse en el periódico. Las cosas existen en comparación y, en comparación, podemos comprender mejor las características de los documentos oficiales diarios. 1. Transaccionalidad y simplicidad: el desempeño de los documentos oficiales diarios en la transmisión rápida de información es similar al del estilo de las noticias. Algunos tipos de escritos, como los informes de investigación, también son géneros de noticias, además del contenido organizacional, personal o confidencial, también pueden publicarse en periódicos y revistas; algunos tipos de escritos, como los informes, pueden publicarse como noticias; Con ligeras modificaciones, el informe de la ceremonia de apertura de la conferencia a menudo se convierte en un comunicado de prensa en el periódico, algunos se pueden publicar directamente en el periódico, como los informes de la conferencia y los borradores de discursos, y las notas se pueden publicar en el periódico. texto principal, o se puede cambiar a comentarios breves; algunos tipos de escritura, como planes y resúmenes. También se puede publicar o adaptar a informes utilizando herramientas de noticias. Esto sucederá cada vez más a medida que aumente la transparencia política. Pero los documentos oficiales diarios generalmente difieren del estilo de las noticias. La diferencia radica en su naturaleza transaccional. Se utilizan para manejar asuntos oficiales de la agencia.
Transaccional significa manejar asuntos oficiales, que es lo mismo que los documentos oficiales formales, la diferencia es que maneja asuntos comerciales diarios son simples, ligeros y rápidos, y generalmente no tienen efecto legal; Se procesan documentos oficiales formales de propósito general. Es un evento solemne y tiene estrictos procedimientos de emisión. Debe ser revisado y emitido por los principales dirigentes y tiene efectos legales.
2. Direccionalidad y alcance
Las noticias se dan a conocer a toda la sociedad y pueden ser aceptadas por cualquier persona, incluso más allá de las fronteras nacionales, aunque algunos documentos oficiales diarios también pueden usarse como noticias; toda la sociedad, pero esencialmente tiene un ámbito de aplicación específico y la distribución es direccional.
Es decir, cada copia se utiliza dentro de un cierto rango, que puede ser tan grande como todo el partido y el país, pero todavía hay un alcance, cada copia tiene un público específico y al mismo tiempo tiene un propósito; para su uso, y no se termina después de leerlo. Por ejemplo, una carta de presentación sirve para presentar la situación específica de una persona específica a una agencia específica. Generalmente se usa como un certificado de la agencia para presentar quién es la persona, qué puesto está presentando y a qué se dirige. hacer, qué tipo de ayuda y acogida solicita, etc. Es diferente del boletín de una persona, que también presenta a una persona, y es diferente del permiso de trabajo o tarjeta de identificación de una persona. Se puede mostrar a cualquier persona de manera casual y no hay requisitos específicos adjuntos. Para otro ejemplo, una sesión informativa que transmite información tiene su alcance y dirección de distribución, es decir, se debe señalar claramente a qué líderes se debe informar y a qué unidades se debe enviar a quienes rompen la rutina de distribución. No se distribuye a toda la sociedad. Si va a publicarse en periódicos o estaciones de radio, debe tener el significado de publicación pública sin necesidad de mantener su confidencialidad. En resumen, los documentos oficiales diarios no son noticia. Incluso cuando los asuntos gubernamentales se hacen públicos, debe haber algunos que sean inapropiados o innecesarios para hacerse públicos. 3. Referencia y orientación Aunque los documentos oficiales de uso diario también son documentos oficiales generales para manejar asuntos oficiales, son diferentes de los "documentos oficiales formales". La primera es que no tiene la autoridad jurídica ni el efecto coercitivo de un documento oficial general. Por ejemplo, una sesión informativa o un resumen que presenta la experiencia es solo para que los departamentos relevantes lo consulten y obtengan inspiración; la autoridad principal puede utilizarlo para guiar el desarrollo del trabajo; Sin embargo, no hay eficiencia que requiera que otros sigan las instrucciones Al inspeccionar el trabajo, no puede decir: Enviamos una sesión informativa, ¿por qué no la sigue? Los documentos oficiales diarios solo sirven como guía para otras unidades y no pueden exigirlo. La Provincia A actúa de acuerdo con el plan de la Provincia B. Sin embargo, solo tiene fuerza administrativa vinculante dentro de la agencia y viola el "Contrato de Servicio", el "Reglamento de Préstamo de Libros", etc., lo cual es diferente de violar la ley. Por supuesto, dentro del ámbito de implementación, las violaciones, el sabotaje o la mala implementación no están permitidos y están sujetos a crítica y castigo administrativo. Sin embargo, esto no constituye necesariamente un delito legal. Si las consecuencias constituyen un delito, es una responsabilidad. accidente más allá de las regulaciones y planes. Por supuesto, también es diferente del incumplimiento ilegal del deber. Por ejemplo, retirar dinero para trabajar sin completar los procedimientos financieros o usar un automóvil más allá de las regulaciones viola el sistema financiero de la unidad o las regulaciones de uso del automóvil. Puede ser criticado y castigado, pero es diferente a violar la ley. Por otro ejemplo, las sesiones informativas y los resúmenes que reflejan quién ha recibido críticas o elogios no equivalen a una notificación formal de críticas o una notificación de elogios. Los involucrados no necesitan completar el formulario de notificación de críticas o notificación de elogios al completar el formulario. formulario, y "notificación" va seguido de diferente. 4. Estandarización y flexibilidad Los documentos oficiales diarios son los más flexibles entre los artículos de solicitud de agencia. Por supuesto, también tienen estándares generales. No es aceptable escribir algo que no se parezca a lo que es. Sin embargo, es el que tiene mayor margen de movimiento y es el más fácil para expresar la creatividad sin tener que ceñirse a un formato fijo, o sin terminología oficial o especializada. Le tiene mucho miedo a la "artesanía", y la escritura es la misma, al igual que los utensilios y tazas de té hechos por artesanos. Por ejemplo, las sesiones informativas se dan con frecuencia o incluso todos los días. No conviene seguir el mismo molde, y no conviene llevar las mismas botas o el mismo sombrero. Los informes de investigación están en todo el mundo, con 360 líneas, y las situaciones. Los encontrados varían ampliamente. No deben escribirse de acuerdo con la música, como lo hacen algunas unidades. Deben escribirse como una imitación de los "Catorce Eventos Mayores", sino que deben basarse en la realidad y hacer más cambios en el formato de escritura. , versiones tradicionales y simplificadas, arreglos estructurales, comienzos y finales, lemas lingüísticos, etc., y la escritura debe ser vivaz y vívida, y debe poder leerse y escucharse.
(3) La importancia de redactar documentos oficiales diarios
Algunas personas en la sociedad y en las instituciones no prestan atención a la redacción de documentos oficiales diarios. Esto se debe a malentendidos causados. por prejuicios y falta de conocimiento. Los documentos oficiales diarios desempeñan un papel fundamental e insustituible en las importantes tareas de gobernar el país, gestionar la sociedad y promover las reformas que llevan a cabo las agencias gubernamentales. Se denomina "documento básico" en el trabajo de la agencia y puede entenderse desde los siguientes tres aspectos:
1. Aspectos importantes del trabajo básico de la agencia
El El trabajo básico de la agencia es hacer cosas. Implementar decisiones, manejar asuntos y resolver problemas, y contactar, comunicar, negociar y coordinar entre y dentro de varias agencias. Para completar el trabajo básico de la agencia, la herramienta importante que se utiliza son varios documentos oficiales diarios, es difícil trabajar sin ellos. Si escribe "menos, más rápido y mejor", su eficiencia en el trabajo será alta, lo que le ayudará a completar un buen trabajo. Si escribe descuidadamente, pospone las cosas y lo usa para discutir, afectará la eficiencia del trabajo y causará pérdidas; En cuanto a las emboscadas y el acoso, ocultar algo desde arriba o desde abajo es una tendencia poco saludable y debe ser castigada. Por lo tanto, para hacer un buen trabajo, debes redactar buenos documentos comerciales.
2. Componentes de la base de toma de decisiones de la agencia
La toma de decisiones es una función y trabajo importante de la agencia, pero si la decisión es correcta y factible depende de la base de la toma de decisiones. Entre ellos, los documentos oficiales diarios son un puente importante para brindar información y situaciones. También pueden usarse como retroalimentación para la toma de decisiones o como una "cuasi-decisión" (como un plan antes de la aprobación formal) para escuchar opiniones y ajustar las decisiones. respectivamente. Las decisiones científicas sólo pueden tomarse o ajustarse continuamente basándose en la información y la retroalimentación proporcionada por informes de encuestas, sesiones informativas, informes rápidos, etc., y sobre la base de opiniones, experiencias y lecciones ampliamente absorbidas de expertos y del público a través de planes y resúmenes como pasos para la toma de decisiones. Por supuesto, la base para la toma de decisiones es multifacética y los documentos de los asuntos diarios son una parte indispensable.
3. Los pasos para mejorar los conceptos básicos de la redacción de agencias
El nivel de redacción de los artículos de solicitud de agencia varía mucho entre agencias. En general, no se adaptan a la situación de la reforma. y desarrollo. No sólo hay una montaña de artículos inútiles, sino que también son habituales los pleitos provocados por una redacción laxa de documentos y malos contratos económicos.
Según una encuesta realizada en un área especial, sólo un tercio de los redactores de documentos a nivel de condado y municipio están calificados, y casi la mitad no están calificados en absoluto. Para escribir buenos artículos de aplicación gubernamental, además de reformar los estándares formales con desarrollo social, también es muy importante mejorar el nivel de redacción secretarial. Requiere una base general y conocimiento del idioma chino, así como práctica y experiencia en escritura. Cuando trabajas por primera vez en una agencia, lo primero y más escrito son informes, informes de investigación, etc. Sólo si los escribes bien podrás escribir documentos formales y artículos periodísticos. Es la escalera de entrada y estudio posterior. Estudiarlo seriamente y escribirlo bien no solo ayudará a mejorar las habilidades de escritura, sino que también ayudará a acumular conocimientos, materiales y experiencia. Es de gran importancia para mejorar integralmente la capacidad de trabajo, la capacidad de liderazgo y mejorar el estilo de la organización.
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