Detalles de la gestión documental

La gestión de documentos y archivos es la gestión centralizada de documentos y archivos con valor de conservación. El desarrollo de este trabajo es de gran importancia para el trabajo de las unidades que utilizan documentos y archivos. Las siguientes son las reglas detalladas para la gestión de documentos y archivos, ¡bienvenido a leer!

Reglas detalladas para la gestión de documentos y archivos 1

El artículo 1 es fortalecer la gestión científica de los documentos y archivos administrativos de aplicación de la ley en materia de agua, y dar pleno juego al papel de los documentos y archivos de aplicación de la ley en el agua. Estas medidas están formuladas para desempeñar un papel en el trabajo de gestión administrativa.

Artículo 2: Los documentos de aplicación de la ley son la cristalización de los logros del personal encargado de hacer cumplir la ley en la administración del agua y el verdadero registro de las acciones de aplicación de la ley. Establecer y mejorar un sistema de gestión de documentos de aplicación de la ley es una parte integral de la aplicación de la ley administrativa del agua y es una condición necesaria para mejorar la eficiencia y la calidad del trabajo de aplicación de la ley.

Artículo 3: Todos los documentos y archivos generados por los departamentos administrativos del agua en todos los niveles en el curso del trabajo de aplicación de la ley serán administrados de manera centralizada y uniforme por las agencias de aplicación de la ley de los departamentos.

Artículo 4 Los documentos y archivos de aplicación de la ley administrativa del agua se refieren a diversos documentos y materiales (incluidos textos, gráficos, audio y video, etc.) formados en la aplicación de la ley administrativa del agua.

Artículo 5: Las agencias de aplicación de la ley de los departamentos administrativos del agua en todos los niveles deben estar equipadas con un administrador de archivos a tiempo completo o parcial que sea responsable de la gestión diaria de los documentos y archivos de aplicación de la ley.

Artículo 6 Recopilación y archivo de documentos policiales

(1) Después de completar cada actividad policial, el personal específico responsable entregará de inmediato los documentos y materiales generados durante la ley. actividades de aplicación de la ley. El personal de gestión de archivos deberá archivar;

(2) Los documentos y materiales archivados deben estar completos, completos y con valor de preservación;

(3) El alcance y clasificación de la ley. documentos y materiales de cumplimiento que deben archivarse;

1. Casos de agua: aceptación y presentación de casos ilegales de agua, registros de investigación en el sitio, registros de investigación, materiales de audio y video, testimonios, avisos que ordenan detener el agua. actividades ilegales, informes de investigación, violaciones Normas de agua, carta de decisión de tratamiento administrativo (sanción), recibo de servicio, solicitud de ejecución de sanciones administrativas, informe de cierre de caso, etc.

2. Categoría de revisión administrativa (no aplicable a; distritos, condados (ciudades)): Solicitud de revisión administrativa Cartas, avisos de aceptación o rechazo de reconsideración administrativa, avisos de correcciones por tiempo limitado, materiales relevantes, evidencia, declaraciones de defensa, etc. proporcionados por el solicitante y el demandado para reconsideración administrativa, solicitud para retiro de reconsideración por parte del solicitante, sentencia y decisión administrativa de reconsideración, enviada a Certificado de llegada, etc.

3. Litigio administrativo: copia de la acusación, escrito de contestación, declaración de agencia, materiales relacionados con el caso, pruebas, carta de abogado y sentencia presentada al tribunal por el departamento administrativo de agua, documentos judiciales relacionados con el caso, etc.;

4. informes estadísticos de aplicación de la ley y otros informes estadísticos;

5. Documentos legales: emitidos por superiores Leyes, reglamentos, normas, resoluciones, decisiones, instrucciones, aprobaciones, avisos, etc. pertinentes, así como las explicaciones correspondientes. explicaciones, reglas de implementación, etc. con respecto a la aplicación de la ley administrativa del agua, recursos hídricos, proyectos hídricos, electricidad local, conservación del suelo y el agua, gestión de ríos, etc., este documento Documentos, avisos, regulaciones, etc. formulados y emitidos por el departamento con respecto aplicación de la ley administrativa del agua;

6. Otras categorías: cartas de la gente, registros de visitas y opiniones de manejo, fotografías y colecciones de actividades de aplicación de la ley administrativa del agua con valor de preservación Fotos, materiales de audio y video, etc.

(4) Al recibir documentos y archivos, el personal de gestión de archivos debe verificarlos uno por uno. Los materiales recibidos deben registrarse en el catálogo de archivos según categoría y período de retención. El registro debe ser preciso y las fuentes deben estar claras.

Artículo 7 Disposición y almacenamiento de documentos y archivos policiales

(1) Vincular los archivos en volúmenes según categoría y orden cronológico, y completar el directorio de archivos para su recuperación y gestión. ;

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(2) De acuerdo con el número y la categoría de archivos, asigne el equipo de almacenamiento correspondiente;

(3) El personal de administración de archivos debe completar los procedimientos de entrega antes de transferirlos. su trabajo.

Artículo 8 Utilización de documentos y archivos policiales

(1) Para facilitar las búsquedas, el personal de gestión de archivos debe preparar un catálogo general de archivos y compilar los documentos necesarios basándose en la situación real. situación y necesidades laborales. Herramientas de búsqueda y materiales de referencia;

(2) Debido a las necesidades laborales, los documentos y archivos policiales archivados se pueden consultar y tomar prestados. Si otros departamentos necesitan tomar prestados archivos, deben seguir los procedimientos de préstamo con la aprobación del líder del departamento competente y especificar el período del préstamo.

Artículo 9: Los departamentos administrativos de agua de cada distrito y condado podrán formular un sistema de trabajo de gestión de archivos con base en los requisitos de este sistema de gestión y las condiciones específicas de la unidad, y reportarlo a la Conservación Municipal del Agua. Oficina de archivo.

Reglas detalladas de gestión de documentos 2

1. Archivo de documentos

Al comienzo de cada año, el departamento de documentos o departamento comercial de la agencia debe formular primero las Tipos de expedientes que pueden documentarse ese año Según la categoría de los expedientes, realizar el trabajo habitual de recopilación y clasificación de documentos. Sobre la base de una colección completa de documentos, separe los documentos uno por uno según las siguientes características.

①Dividido en años. Separe los documentos por año de constitución.

②Dividido en niveles. Divida los archivos en superiores, pares y subordinados según la relación entre sus autores. Los documentos que estén estrechamente relacionados entre sí, como las aprobaciones de los superiores y las solicitudes de instrucciones de los subordinados, deben mantenerse juntos.

③Ramas. Separe los documentos según el departamento que los produjo o manejó.

④Dividir en preguntas. Separar los documentos según las cuestiones que refleja su contenido.

⑤Dividido en plazos. Según el "Reglamento sobre el período de conservación de documentos y archivos", los documentos se separan según diferentes períodos de conservación.

Según la clasificación de los documentos y según la situación real, utilice de manera flexible las características de los documentos (edición, autor, hora, región, nombre del archivo, agencia de intercambio de documentos) para combinarlos en varios casos. archivos. Redactar un título para el expediente que refleje de manera concisa y precisa el contenido de los documentos del expediente. Una vez determinados formalmente los expedientes, se organizan sistemáticamente de acuerdo con las circunstancias específicas de los expedientes del expediente, como tiempo, procedimientos importantes, temas, autores, regiones, nombres de archivos y agencias de intercambio de documentos. Escribir los números de página de los documentos del expediente; cumplimentar el catálogo de expedientes y el formulario de referencia; retirar los objetos metálicos de los archivos y encuadernar el expediente del caso, incluyendo el título del expediente; las fechas de inicio y finalización de los documentos del expediente, el número de páginas, el número de piezas y el plazo de conservación, número de expediente, etc.

2. Gestión de archivos

Disponer y numerar científicamente los archivadores y estanterías del almacén de archivos. Mantener limpio e higiénico el interior y exterior del almacén. Aprenda y domine las técnicas de protección de archivos. El almacén debe contar con instalaciones de seguridad a prueba de calor, humedad, robo, luz y polvo para evitar que el polvo, gases nocivos, microorganismos, insectos, ratas, etc. dañen los archivos.

3. Utilización de archivos

Preparar herramientas de búsqueda. Compile catálogos de archivos de casos, catálogos de citas completos, catálogos de documentos especiales, tarjetas de datos, índices de almacenamiento de datos de archivos, recopile documentos relevantes, materiales de referencia, etc., y lleve a cabo activamente la recopilación e investigación de materiales históricos de archivos. La verificación y el préstamo de los documentos pertinentes deben ser aprobados por el Secretario General; revisar y registrar los materiales de archivo extraídos y copiados, y luego indicar la fecha de salida y la hora en los extractos y copias. Para tomar prestados archivos, debe completar cuidadosamente el libro de registro de préstamo "Formulario de registro de resultados de utilización de archivos" con el fin de llevar registros. Los archivos prestados deben devolverse al almacén a tiempo.

4. Estadísticas de archivos

Crear un registro de entrada y salida de archivos. Prepare con precisión informes estadísticos anuales sobre el trabajo de archivo y envíelos a los departamentos pertinentes de manera oportuna.

5. Evaluación de archivos

De acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes sobre el período de almacenamiento de archivos, se formula un cronograma del período de almacenamiento de archivos. Un equipo de evaluación está compuesto por personal del departamento de archivos y empresas relevantes. departamentos para realizar inspecciones periódicas de los archivos de identificación. Elimine los documentos que no tengan valor de conservación y determine el período de almacenamiento de los documentos archivados. Los archivos que se hayan conservado durante 10 años se trasladarán al Archivo Municipal para su almacenamiento. Los materiales producidos en la reunión, eventos importantes de la CCPPCh, actas de reuniones, etc. también deben documentarse, archivarse y almacenarse en la biblioteca.

Reglas detalladas para la gestión de documentos y archivos III

Para implementar las disposiciones pertinentes de la Ley de Archivos Nacionales, las Normas de gestión de archivos de la Academia China de Ciencias y la Documentación y Normas de construcción de archivos, mejorar la calidad del archivo y El nivel de gestión de archivos promueve una disposición más estandarizada de los documentos archivados, cumple eficazmente las diversas tareas de nuestro instituto, sirve para la modernización de la construcción y acumula archivos y materiales históricos para el país. Para la situación actual de nuestro instituto, se formulan los siguientes detalles de implementación.

1. Sistema de gestión de archivos y documentación

1. Establecer un sistema de gestión de archivos con la sala de archivos integral como núcleo. y archiveros a tiempo parcial de cada departamento funcional como base, e implementar el departamento de procesamiento de documentos (es decir, cada departamento y departamento funcional de oficina) organiza y archiva el sistema

2. El jefe del departamento designará un. Persona especial (en adelante, archivero administrativo a tiempo parcial) para gestionar los documentos y materiales formados por el departamento y completar el trabajo de archivo.

Responsabilidades de la gestión documental y de archivos

1. Los administradores de archivos y documentales deben implementar concienzudamente la "Ley de Archivos", cumplir con las diversas normas y reglamentos de archivos, ser leales a sus deberes y salvaguardar los secretos del partido y del Estado, para garantizar la integridad y seguridad de los mismos. los archivos de la oficina.

2. Recopilar, organizar, preservar, utilizar y compilar estadísticas de los documentos y archivos de la oficina.

3. Orientar y organizar la terminación de los documentos y materiales de la oficina. Organizar y archivar el trabajo.

4. Realizar activamente servicios de utilización de archivos, proporcionar información de archivo y servir a la investigación científica, la gestión y los líderes en todos los niveles.

5. Trabajo de identificación y destrucción de documentos y archivos, y transferir periódicamente archivos con valor de preservación permanente a archivos superiores.

3. Responsabilidades de los archiveros a tiempo parcial para archivos administrativos

1. Comprender el trabajo y negocios de este departamento, dominar los métodos básicos de archivo de documentos.

2. Responsable de la recopilación y acumulación de documentos y materiales en el departamento, y del almacenamiento unificado y centralizado de documentos y materiales con valor de conservación.

3. Tome la iniciativa de hacer un buen trabajo en el trabajo previo a la presentación, "registre los asientos" de manera oportuna de acuerdo con el alcance y las categorías de la presentación, almacene los archivos en mostradores especiales y cumpla con las sistema de confidencialidad.

4. Hacer un buen trabajo en la organización y archivo de los documentos y materiales del departamento, para que sean completos y completos. Transferencia precisa, sistemática y puntual a la sala de archivos.

IV. Recolección y archivo de documentos y materiales

1. Cada departamento ha formado, completado y conservado documentos en sus actividades funcionales. Se deben conservar diversos documentos y materiales valiosos como documentos y archivos. recopilados íntegramente y clasificados.

2. Cada departamento funcional suele establecer expedientes prearchivados y archivarlos anualmente.

3. y los expedientes formados en el año anterior se trasladarán a la sala de archivos integrales.

5. El alcance del archivo y el período de conservación de los documentos y expedientes

1. Principio de alcance: Todos los documentos y materiales (incluidas las versiones electrónicas de todos los documentos que deben archivarse) y fotografías, grabaciones de audio y videos (en adelante, materiales de audio y video) que reflejan las actividades laborales de la empresa y son valiosos como referencia. y su uso están dentro del alcance del archivo.

2. El período de almacenamiento de documentos y archivos se divide en tres categorías: permanente, a largo plazo y a corto plazo. Permanente es de más de 50 años. el plazo es de 16 a 50 años, y el de corto plazo es inferior a 15 años.

3. Principios para determinar el período de conservación de los archivos:

3.1 Todos los archivos que reflejen su funcionalidad principal. Las actividades y características históricas básicas del Instituto y tienen valor a largo plazo para el Instituto, la investigación social e histórica se clasifican como preservación permanente. Incluye principalmente: documentos de leyes y reglamentos formulados por la empresa, documentos y materiales formados para tratar. temas importantes, principales documentos y materiales para la convocatoria de reuniones importantes, solicitudes de instrucciones, informes, resúmenes, aprobaciones de temas importantes, planes, planes, informes estadísticos integrales y configuración y evolución organizacional, nombramiento y despido de cuadros de la firma, dotación de personal. y otros documentos y materiales importantes emitidos por la agencia directamente superior que están a cargo del negocio de la firma y deben ser implementados y documentos y materiales importantes por agencias no directamente superiores que están a cargo del negocio de; la firma y debe ser implementado.

3.2 Todos los documentos y materiales que reflejan las actividades laborales generales del Instituto y tienen valor para referencia y utilización del trabajo del Instituto en un período de tiempo más largo se clasifican como almacenamiento a largo plazo Incluye principalmente: la investigación científica y la gestión del Instituto.

Documentos y materiales sobre cuestiones laborales generales generados durante las actividades de gestión, documentos y materiales principales para juntas generales, documentos y materiales generales generados durante el trabajo de gestión de personal, documentos y materiales generales emitidos por la organización directamente subordinada que pertenecen al negocio de la empresa y necesitan a implementar, y las unidades subordinadas presentaron resúmenes, informes, declaraciones estadísticas y otros documentos y materiales importantes.

3.3 Todos los documentos y materiales que son de valor de referencia para la empresa en un período de tiempo relativamente corto se clasifican como almacenamiento a corto plazo incluyen principalmente: funciones generales de varios departamentos funcionales de la empresa Documentos y materiales transaccionales, documentos y materiales emitidos por agencias superiores y agencias del mismo nivel que no están a cargo de la empresa pero que deben ser implementados. documentos y materiales como resúmenes, informes y declaraciones estadísticas presentados por unidades subordinadas.

　3.4 De acuerdo con el trabajo de gestión real de cada departamento funcional del instituto, los documentos y archivos se resumen en seis categorías según el cuestiones: ⑴ categoría de gestión integral, ⑵ categoría de partido y trabajo de masas, ⑶ categoría de educación del personal, ⑷ categoría de gestión de investigación científica, ⑸ categoría de activos de infraestructura, ⑹ categoría de empresa logística.

VI. y archivos

1. Principios de organización

La organización de los documentos archivados debe seguir las reglas de formación de documentos, mantener la conexión orgánica entre los documentos y distinguir valores diferentes, fáciles de conservar y uso

2. Requisitos de calidad

2.1 Los documentos archivados deben ser completos, completos y precisos. Los documentos dañados deben repararse y la escritura se ve borrosa o se desvanece fácilmente. copiado

2.2 Los materiales de escritura, papel, material de encuadernación, etc. utilizados en el archivo de documentos deben cumplir con los requisitos de protección del archivo

3. Métodos de organización