¿Qué es el sistema de gestión de archivo de documentos?

(1) ¿Disposiciones generales?

Artículo 1 De acuerdo con las "Medidas para la presentación y archivo de documentos postales y de telecomunicaciones" del Ministerio de Correos y Telecomunicaciones, este sistema está especialmente formulado. fortalecer la labor de archivo de documentos de la empresa. ?

Artículo 2: Los documentos y materiales archivados deberán archivarse anualmente. Los diversos documentos y materiales con valor de conservación generados por las organizaciones internas de la unidad durante sus actividades laborales deberán archivarse por separado de acuerdo con lo dispuesto en el presente. sistema. ?

Artículo 3 El departamento o personal responsable del manejo de documentos oficiales debe garantizar que el sistema para el manejo de documentos esté completo (no se permite retirar ni almacenar todos los archivos adjuntos de los documentos oficiales). Una vez cerrado el caso, debe entregarse al secretario de tiempo completo (tiempo parcial) para que lo presente de manera oportuna. Cuando cambie de trabajo o se vaya por cualquier motivo, los documentos y materiales que maneje deben ser entregados claramente a la persona que toma el relevo, y no deben ser sustraídos ni destruidos sin autorización. ?

(2) ¿Recolección y gestión de documentos y materiales?

Artículo 4: Adherirse al sistema del departamento para la recopilación y gestión de documentos y materiales. Cada departamento debe designar personal administrativo de tiempo completo (tiempo parcial) para que sea responsable de administrar los documentos y materiales del departamento y mantenerlos relativamente estables. Los cambios de personal deben notificarse de inmediato a la Oficina de Archivos. ?

Artículo 5 Todos los documentos oficiales impresos y emitidos por la empresa (incluida la versión final y dos originales impresos y anexos, solicitudes de aprobación, documentos de reenvío, incluidos los originales reenviados) serán recopilados y gestionados por la oficina. ?

Artículo 6: En el manejo de una obra intervienen varios departamentos, y los documentos y materiales generados durante las actividades de la obra serán recolectados y archivados por el departamento patrocinador. Los documentos de la conferencia serán recopilados y archivados por el departamento patrocinador de la conferencia. ?

1. Cuando el personal de la empresa salga a estudiar, inspeccionar, investigar e investigar, o participar en reuniones celebradas por autoridades superiores y otras actividades oficiales, al momento de informar gastos de viaje, deberá presentar los documentos principales de la empresa. reunión en los archivos El departamento financiero aprobará los gastos de viaje sólo después de que las formalidades y la oficina de archivos los hayan firmado y aprobado. ?

2. Cuando la empresa celebra una reunión, el departamento patrocinador de la reunión designará a una persona especial para archivar los materiales de la reunión, archivos de audio y video, etc. en la sala de archivos. cuota de reunión sólo después de que la oficina de archivos firme y apruebe. ?

Artículo 7 Responsabilidades de los documentos de tiempo completo (tiempo parcial) de cada departamento: ?

1. los documentos y materiales del departamento, y recopilarlos y gestionarlos Documentos de este departamento. 2. Implementar concienzudamente el sistema de archivo diario, recopilar y archivar oportunamente los documentos y materiales que maneja el departamento, archivar los documentos y materiales antes de marzo de cada año y completar los trámites de entrega y recepción a la oficina de archivos. ?

3. Cuando el organizador toma prestados documentos y materiales, debe proporcionarlos activamente para su uso, brindar un buen servicio y seguir los procedimientos de registro para los documentos y materiales prestados temporalmente. ?

(3) Alcance del archivo〖HT〗?

Artículo 8 Materiales importantes para reuniones, incluidos avisos de reuniones, informes, resoluciones, resúmenes, discursos de líderes, discursos típicos, informes de reuniones, actas de reuniones, etc. ?

Artículo 9 Decisiones, resoluciones, instrucciones, órdenes, reglamentos, reglamentos, planos y demás documentos y materiales relacionados con la empresa emitidos por autoridades superiores. ?

Artículo 10: Los documentos oficiales de la empresa para el mundo exterior son documentos para tratar con las unidades relevantes. ?

Artículo 11 La solicitud de la empresa de instrucciones y la aprobación de la autoridad superior. ?

Artículo 12 Los informes y resúmenes de la empresa que reflejen sus principales actividades funcionales. ?

Artículo 13: Los diversos planes de trabajo de la empresa, resúmenes, informes, solicitudes de instrucciones, aprobaciones, actas de reuniones, informes estadísticos y briefings. ?

Artículo 14. Materiales para el trabajo de petición. ?

Artículo 15 Contratos, convenios y demás documentos celebrados entre la empresa y las unidades pertinentes.

Artículo 16 Documentos y materiales sobre el nombramiento y remoción de cuadros de la empresa, así como documentos y materiales sobre premios y castigos a los empleados. ?

Artículo 17 Documentos y materiales relativos al trabajo, salarios y bienestar de los empleados de la empresa. ?

Artículo 18 La historia de la empresa, los principales acontecimientos y recortes de periódicos, fotografías, grabaciones de audio y vídeo que reflejen las actividades importantes de la empresa. ?

(4) Sistema de archivo normal

Artículo 19 Todos los departamentos deberán establecer y mejorar el sistema de archivo habitual. Los empleados de tiempo completo (tiempo parcial) conservarán de manera centralizada y uniforme los documentos y materiales que hayan sido procesados ​​o agrupados.

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Artículo 20: Cada departamento, en función de su ámbito de negocio y tareas de trabajo para el año, preparará "categorías de expedientes" para el archivo habitual de documentos y materiales. Los términos de la “Categoría de Expediente” deben ser concisos, claros y numerados. ?

Artículo 21 El responsable oficial de la documentación debe recopilar con prontitud todos los documentos y materiales que hayan sido procesados ​​o aprobados por los líderes, organizarlos y enviarlos a los documentos de tiempo completo (tiempo parcial) de el departamento para su archivo. ?

Artículo 22: El personal administrativo de tiempo completo (tiempo parcial) debe colocar oportunamente los documentos y materiales archivados en la carpeta donde normalmente se guardan de acuerdo con los términos de la "Categoría de expediente del caso", y "consultar los números". E indicarlo en el libro de registro de envío y recepción de documentos. ?

(5) Presentación de expedientes (requisitos de calidad del expediente)〖HT〗?

El artículo 23 tiene como objetivo unificar las especificaciones de presentación de expedientes para garantizar la calidad del trabajo de presentación de expedientes. lo llevan a cabo los departamentos y oficinas pertinentes. El archivero a tiempo parcial coopera y el archivero administrativo de la oficina de archivos es responsable de organizar y catalogar los archivos. ?

Artículo 24 Son requisitos generales para la calidad de los expedientes: seguir las reglas y características de formación de los documentos, mantener la conexión orgánica entre los documentos, distinguir los diferentes valores y facilitar su almacenamiento y uso. ?

Artículo 25 Deberá estar completo el número de tipos de documentos y materiales archivados, el número de copias y el número de páginas de cada documento. ?

Artículo 26 En los documentos y materiales archivados se deberá incluir el original y anexos, copias impresas y versiones finales, solicitudes de instrucciones y aprobaciones, documentos remitidos y originales, y en múltiples idiomas de cada documento. El mismo documento debe mantenerse juntos y no separados. Los documentos y mensajes deben combinarse en un solo archivo; los documentos y mensajes de alto secreto deben guardarse en archivos separados. documentos ultrasecretos si están estrechamente relacionados con los documentos ultrasecretos. ?

Artículo 27 Generalmente no se permite la presentación conjunta de documentos de diferentes años. Sin embargo, las solicitudes de instrucciones y respuestas de varios años se presentarán en el año de la respuesta; se presentarán en el año de la solicitud de instrucciones. los planes plurianuales se presentarán en el primer año de la reunión; los resúmenes plurianuales se presentarán en el último año de la reunión; año de apertura de la reunión, y otros documentos se archivarán de conformidad con las normas pertinentes. ?

Artículo 28 Los documentos y materiales del volumen deben ordenarse de acuerdo con diferentes situaciones. Los documentos y materiales inseparables deben ordenarse, es decir, la aprobación está al frente y la solicitud de instrucciones. en la parte posterior; el documento original está en el frente y los documentos adjuntos están en la parte posterior; los borradores finales están en la parte posterior; entre sí y ordenados sistemáticamente según sus reglas o características de formación. ?

Artículo 29 Los documentos y materiales del volumen deberán estar numerados en orden sin columnas, con los números de página escritos secuencialmente. El expediente encuadernado debe tener el número de página impreso en la esquina superior derecha del frente y en la esquina superior izquierda del reverso de cada página de material con texto. ?

Artículo 30: Los expedientes permanentes, de larga duración y de corta duración deberán llenar el directorio de expedientes uno por uno en el formato prescrito. Las palabras que completes también deben estar claras. La tabla de contenidos dentro del volumen se coloca al principio del volumen. ?

Artículo 31: Las descripciones de los documentos y materiales del trabajo deberán completarse punto por punto en el formulario de preparación del examen. Si no hay ninguna situación que explicar, también se debe completar el nombre y la fecha de la persona involucrada e inspeccionada para demostrar responsabilidad. El formulario de preparación para el examen debe estar al final de la página. ?

Artículo 32 \pnb0La portada del expediente deberá escribirse punto por punto con pincel o bolígrafo según reglamentación, y la letra deberá ser pulcra y clara. ?

Artículo 33: Encuadernación de los expedientes y formato de disposición de las diversas partes del expediente: ?

Encuadernación de los expedientes. Antes de encuadernar, los objetos metálicos deben retirarse de los documentos y materiales del volumen. Los documentos y materiales dañados deben montarse de acuerdo con los requisitos de la tecnología de montaje, si la escritura se ha extendido, deben copiarse y archivarse junto con los originales. El expediente del caso debe encuadernarse con una contraportada de tres orificios y una línea y un nudo corredizo.

Artículo 34 El formato de disposición de cada parte del expediente: una cubierta blanda de volumen (incluido el directorio de documentos del volumen) y una contraportada (incluida una hoja de referencia), colocadas en la caja del archivo. en el orden del número de expediente del caso, y se colocaron en el archivador. ?

Artículo 35 Este sistema se implementará a partir de la fecha de su emisión. ?