Etiqueta de secretaria de oficina
1. Etiqueta telefónica Al contestar el teléfono, usted representa a la unidad y no al individuo, por lo que no sólo debe hablar en un tono civilizado y gentil, sino también dejar que la otra parte sienta su sonrisa. Al mismo tiempo, no olvide registrar en detalle cada llamada telefónica importante, incluida la hora de la llamada, la unidad y la persona de contacto llamada, y el contenido de la llamada.
2. Etiqueta de bienvenida Cuando lleguen invitados, debe tomar la iniciativa de levantarse de su asiento, conducirlos a la sala de recepción o al área de recepción y servirles bebidas. Si está hablando en su asiento, tenga cuidado de no hablar demasiado alto para no molestar a los compañeros que le rodean. Además, recuerde sonreír al saludar a los invitados.
3. Etiqueta del apretón de manos Un apretón de manos agradable es firme y fuerte, lo que puede mostrar confianza y entusiasmo, pero no sea demasiado fuerte ni demasiado largo. No le dé la mano si tiene suciedad, agua o sudor, pero ofrézcase a explicar por qué no le da la mano.
4. Etiqueta de la tarjeta de presentación Al entregar una tarjeta de presentación, pellizque las dos esquinas de la misma con el pulgar y el índice para que el texto mire hacia el otro lado. Al recibir una tarjeta de presentación, use ambas manos y lea atentamente el contenido para que la otra persona sienta que la valora. Al asistir a una reunión, debe intercambiar tarjetas de presentación antes o después de la reunión. No intercambie tarjetas de presentación con otras personas sin permiso durante la reunión.
5. Cuando se trabaja en la oficina, la vestimenta debe estar coordinada para mostrar autoridad, prestigio y capacidad. Los trajes y corbatas negros, grises y azules son los mejores para los hombres. Para las mujeres, lo mejor es llevar traje de falda, vestido o falda larga. Los hombres deben tener cuidado de no usar camisas estampadas o a cuadros; las mujeres no deben usar ropa corta y reveladora para ir a la oficina, de lo contrario harán que la ropa interior parezca desagradable.
6. No se puede usar camiseta, pantalón corto, sandalias o pantuflas cuando se trabaja en la oficina, y no es apropiado usar zapatos descalzos. Use demasiadas joyas. Los aretes que cuelgan cuando camina distraerán a los demás. No use pulseras tintineantes.
7. Sea cortés con su jefe y sus compañeros de oficina, y no omita los saludos sólo porque se reúnen todos los días. Saludos como "hola", "buenos días" y "adiós" deben utilizarse de forma frecuente e incansable. Los colegas no deben llamarse entre sí por fraternidad o apodos, sino por nombres. Para los superiores y personas mayores, puede dirigirse a ellos como "Señor" o su título. Es mejor no bromear con ellos en público. 8. Respeta a las compañeras con las que trabajas y no pelees ni pelees con ellas. Se debe hacer hincapié en la igualdad entre hombres y mujeres en el trabajo, y hacer todo según el principio de que las mujeres son primero en la vida social puede no hacer felices a las colegas.
9. Exprésate más. Trate de no fumar en la oficina ni mostrar su buena apariencia en público. Si realmente desea fumar o necesita maquillarse, debe acudir a una sala o vestidor exclusivo para fumadores. Si no existe tal lugar cerca, tendrá que recurrir al baño.
10. No abandones tu escritorio durante el horario laboral. Leer periódicos, comer bocadillos y tomar siestas definitivamente causará insatisfacción con tu jefe. Recibir interminables llamadas personales atraerá la atención de sus colegas y sentarse en su escritorio o cruzar las piernas se verá feo.
11. Evita andar con un cigarrillo en la boca y no hables de salario, ascensos o privacidad de otras personas con tus compañeros. Cuando encuentre problemas, primero debe informarlo a su superior inmediato. Nunca haga una comisión ni informe a su superior. Informar sobre colegas ante jefes extranjeros a menudo se considera inútil; de lo contrario, puede perder el trabajo.
12. Los turistas deben ser tratados por igual, independientemente de si quieren algo de sí mismos. Responda las preguntas de los visitantes con calma y una sonrisa. Nunca hagas ruidos fuertes ni golpees la mesa con los puños para dar énfasis.
13. Sea cortés al visitar otras oficinas. Generalmente, debe comunicarse con nosotros con anticipación, asistir a su cita a tiempo y obtener permiso antes de poder ingresar. En otras oficinas, no puedes quitarte el abrigo, desabrocharlo, arremangarte o aflojarte el cinturón sin el consejo del anfitrión. No dejar ropa ni maletines sobre mesas y sillas sin permiso. Si el maletín es pesado, colócalo en tu regazo o en el suelo junto a ti. No toques las cosas de otras personas. No es aconsejable permanecer demasiado tiempo en otras oficinas. La primera visita dura unos 20 minutos.