Normas de gestión del material de oficina

1 Alcance

1.1 Los artículos de oficina a que se refiere esta norma son artículos de papelería utilizados por los empleados de (en adelante: sociedad anónima) para el trabajo diario de oficina (sujeto a las “Tabla de Precios de Material de Oficina” del Departamento de Compras), Consumibles necesarios para la ofimática (incluidos discos, cintas, cartuchos de tinta, etc.) y otros artículos especiales (armarios, mesas, taburetes, material de oficina especial, etc.).

1.2 Esta norma se aplica a la sede de la sociedad anónima, pudiendo remitirse a ella las sociedades de propiedad absoluta y holding afiliadas a la misma.

2 Responsabilidades

2.1 La Secretaría es responsable de la gestión centralizada de material de oficina, determina semestralmente el cupo de material de oficina e implementa la gestión de cupos.

2.2 El Departamento de Compras es responsable de la adquisición del material de oficina subcontratado.

2.3 La sociedad anónima constituye un almacén de papelería que se encarga del almacenamiento, almacenamiento, distribución y contabilización de material de oficina, así como de la producción, distribución, contabilización y almacenamiento de Algunos artículos especiales de oficina.

2.4 El Departamento de Recursos Humanos es responsable de aprobar cada seis meses el número de gerentes y personal no gerencial que deben recibir suministros de oficina para cada departamento (fábrica) e informarlo a la secretaría y departamentos relevantes ( fábricas).

3 Reglamento

3.1 Los materiales de oficina son recaudados uniformemente por el departamento (fábrica), y sus gastos se basan en las normas de cuotas aprobadas por la Secretaría. El personal administrativo del departamento (fábrica) paga 10 yuanes por mes y el personal no administrativo paga 1 yuan por mes. Otros suministros especiales son adicionales (el papel utilizado para imprimir informes de producción no está incluido en la cuota de suministros de oficina). Si el monto total del pago único excede los 800 yuanes o el precio unitario es más de 400 yuanes, debe ser aprobado por el gerente general.

3.2 El costo del material de oficina (excepto otros artículos especiales) podrá ajustarse mensualmente y liquidarse y tasarse al final del año.

3.3 Los artículos especiales requieren informes especiales y solo se pueden comprar después de la aprobación del supervisor de la empresa. No están sujetos a restricciones de cuota.

3.4 Los suministros de oficina utilizados por las salas de mecanografía y otras oficinas públicas deben planificarse por separado y ser revisados ​​por la secretaría. El papel debe asignarse a los gastos de suministros de oficina de cada unidad en función del número real de impresiones de cada una. unidad y reportado a la sociedad anónima Aprobación del supervisor.

3.5 Los repuestos necesarios para los equipos y suministros ofimáticos incluidos en el activo fijo se manejarán de acuerdo con las normas pertinentes como la “Gestión de Equipos de No Producción” del Departamento de Ingeniería de Equipos.

4 Trámites

4.1 Aprobación de planos de material de oficina

4.1.1 El departamento de compras es responsable de cumplimentar la “Lista de Precios de Material de Oficina” y anunciar el Precios de los suministros de oficina adquiridos actualmente. Si hay algún cambio, deben publicarse a tiempo.

4.1.2 El plan de requisición de material de oficina (excepto otros artículos especiales) se formula una vez cada trimestre, antes del día 20 del último mes de cada trimestre, cada unidad deberá, en función del número de directivos y no-. personal directivo aprobado por el Departamento de Recursos Humanos, De acuerdo con las necesidades reales y de acuerdo con el principio de economía, el "Plan de Recepción de Material de Oficina" de la unidad se formulará por triplicado dentro del cupo, y se presentará a la Secretaría después de su revisión y firma del líder del departamento (fábrica); si se exceden los estándares anteriores, el plan se presentará a la sociedad anónima. Revisión por parte del supervisor y presentación al gerente general para su aprobación.

4.1.3 La Secretaría revisará el “Plan de Recepción de Material de Oficina” reportado por cada unidad (para determinar si se excede el cupo y si la variedad es adecuada), y revisará el “Plan de Recepción de Material de Oficina” Plano" de cada unidad. Resúmelo en un "Cuadro Resumen de Costos del Plan de Suministros de Oficina" por duplicado (incluido el plan de suministros de oficina utilizado por la empresa), y adjunta un "Plan de Recibo de Suministros de Oficina" para cada unidad y preséntalo al jefe de la sociedad anónima para su aprobación.

4.1.4 La oficina de secretaría presentará una copia del "Resumen de costos del plan de suministros de oficina" aprobado y del "Plan de recepción de suministros de oficina" de cada unidad al almacén de papelería "Devuélvalo a cada departamento (fábrica) como; la base para la recepción de material de oficina será retenida por la Secretaría, otro “Resumen de Costos del Plan de Suministros de Oficina” y un “Plan de Recepción de Suministros de Oficina”.

4.1.5 El almacén de papelería deberá verificar el inventario de acuerdo con el "Plan de recepción de material de oficina" de cada unidad de la sociedad anónima, resumirlo y organizarlo en dos copias del "Plan de adquisición de material de oficina". de la Sociedad Anónima", y el líder del almacén de papelería. Luego de revisar las firmas, presentar una copia al departamento de compras para su compra y conservar una copia en el almacén de papelería.

4.2 Adquisición, almacenamiento, distribución, contabilidad y valoración de material de oficina

4.2.1 El Departamento de Adquisiciones implementa las adquisiciones de acuerdo con el "Plan de Adquisición de Material de Oficina de la Sociedad Anónima" formulado por el almacén de papelería y maneja el ingreso de manera oportuna a los procedimientos de la Biblioteca.

4.2.2 El departamento de compras debe enumerar detalladamente los proveedores de material de oficina e informarlos a la empresa y al almacén de papelería, respectivamente, si hay algún cambio, debe cambiarse de manera oportuna.

4.2.3 El almacén de papelería es responsable de la aceptación, distribución y almacenamiento de los suministros de oficina, y establece un libro de contabilidad de acuerdo con las normas pertinentes del Departamento de Finanzas.

4.2.4 Después del día 8 del primer mes de cada trimestre, cada unidad deberá acudir al almacén de papelería para recoger los materiales de oficina solicitados con base en el “Plan de Requisición de Material de Oficina” y lista de requisición de materiales aprobados. por los dirigentes de la empresa. El encargado del almacén revisa el "Plan de solicitud de suministros de oficina" y la lista de solicitudes antes de emitirlos, y los registra en el libro de solicitudes de cada unidad.

4.2.5 El almacén de material de oficina cuenta la cantidad real y el costo total de material de oficina recibido por cada unidad cada año y trimestralmente, y reporta la lista a la secretaría para fines de evaluación.

4.2.6 La Secretaría evalúa anualmente los gastos de papelería de cada unidad, y reduce el monto para las unidades que exceden el estándar.

5 Otros

5.1 El almacén de papelería debe ser inventariado cada mes. Si hay una pérdida o ganancia, se deben encontrar las razones y reportarlas al supervisor y a la secretaría.

5.2 La Secretaría realiza una supervisión y gestión integral del cupo, compra, almacenamiento y requisición de material de oficina, realiza supervisión e inspecciones aleatorias de material de oficina en los almacenes de papelería e informa mensualmente sobre el uso de oficina. suministros.

6 Documentos y Registros

6.1 “Lista de Precios de Material de Oficina” Tabla 9401-1

6.2 “Plan de Recepción de Material de Oficina” Tabla 9401-2

6.3 "Tabla de resumen de costos del plan de suministros de oficina" Tabla 9401-3

6.4 Tabla "Plan de adquisiciones de suministros de oficina" 9401-4

Existe otra versión simple:

Medidas para la gestión del material de oficina

1. Clasificación del material de oficina.

1. maletines, tóner de fotocopiadora, cartuchos de impresora, papel de impresión, papel de copia, sellos, tinta, grapas, alfileres, clips, clips pequeños, pegamento, papel adhesivo, cinta de doble cara, papel de etiquetas, líquido corrector, clips de una página, palanca clips, blocs de notas, cuadernos, recambios automáticos para lápices, bolígrafos para firmas, recambios para bolígrafos, etc., recójalos adecuadamente según su uso.

2. reglas, grapadoras, sacapuntas, portalápices, portaminas, bolígrafos, discos, archivadores, varias carpetas, escritorios, sillas de oficina, computadoras, teléfonos, perchas, etc. se pueden recoger al mismo tiempo según la situación, y se utilizarán hasta su desguace, y los viejos se cambiarán por otros nuevos;

3 Los bienes duraderos para uso no personal: punzonadoras, cajas de archivos, cajas de impresión, etc., se recogerán de forma adecuada. uso, usados ​​hasta su desguace y reemplazo por otros nuevos;

4. Los departamentos son responsables de la recolección y los elementos de almacenamiento: fotocopiadoras, máquinas de fax, impresoras, trituradoras, archivadores, archivadores, revisteros, etc. ., la empresa los agregará según el uso;

5. Nota: Los suministros no incluidos se pueden comparar con los incluidos.

2. Adquisición y uso de material de oficina

1. Proceso de adquisición

El formulario de solicitud de compra de material de oficina será revisado por el líder a cargo y revisado por el gerente general para la aprobación de la compra de oficina

Almacenamiento y registro de material de oficina

2. Explicación detallada de la adquisición y recepción de material de oficina

1) La compra y gestión. de los suministros de oficina son administrados y distribuidos por la oficina;

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2) Cuando la empresa y el departamento necesiten comprar suministros de oficina, primero deben completar el "Formulario de solicitud de compra de suministros de oficina", consulte el Apéndice 1. La oficina solo puede comprar después de la revisión por parte del líder a cargo y la aprobación del gerente general;

3) Una vez completada la compra de suministros de oficina, la oficina debe registrar los suministros de oficina y ponerlos en en el almacén, la oficina primero debe completar el "Formulario de registro de compra de suministros de oficina", consulte el Anexo 2, y firmarlo antes de colocarlo en el almacén;

4) Para recibir suministros de oficina, Primero debe completar el "Formulario de registro de recolección de suministros de oficina", consulte el Anexo 3, y el destinatario podrá firmarlo antes de que usted pueda recibirlo.

3. Almacenamiento de artículos de oficina

Lista de categorías de artículos de oficina y variedades correspondientes

Variedad de categorías de artículos de oficina

Clase A Baja Consumibles de valor: Notas, papel de carta, papel de copia, sobres, maletines, tóner de fotocopiadora, cartuchos de impresora, papel de impresión, papel de copia, sellos, tinta, grapas, alfileres, clips, chinchetas, clips pequeños, pegamento, cinta adhesiva, pegamento doble, papel para etiquetas, líquido corrector, clips de una página, clips de palanca, blocs de notas, cuadernos, minas automáticas para lápices, bolígrafos para firmas, recambios para bolígrafos, etc.;

Consumibles de uso limitado Clase B, bolígrafos para firmas, pizarras blancas Bolígrafos, líquido corrector, porta billetes, pilas, sobres, papel de carta, papel manuscrito, papel de copia, papel de fax, cartuchos de tinta, cintas, cartuchos de tóner, etc.

Tijeras no consumibles de categoría C, reglas, carpetas, libros de pedidos Los consumibles de bajo valor (Categoría A), como máquinas de libros, unidades flash USB, calculadoras y almohadillas de tinta, los compra la oficina en función de las necesidades reales, con el principio de no afectar el trabajo normal y las reservas adecuadas; uso limitado (Categoría B) y no consumibles (Categoría C) Cada departamento deberá completar el "Formulario de Solicitud de Adquisición de Suministros de Oficina" como se muestra en el Apéndice 1. La oficina solo podrá comprarlo después de haber sido revisado por el líder a cargo y aprobado por el gerente general mantendrá todos los suministros de oficina en la oficina; cada departamento comprará los suministros de oficina el día 25 de cada mes. Los suministros de oficina para el próximo mes se informarán a la oficina hace unos días para la adquisición unificada de acuerdo con el plan designado si no se espera, se considerará como no demanda, y el personal de administración de artículos de oficina tendrá derecho a emitirlos en ese momento la compra, administración y entrega (o emisión) de obsequios sean de similar bajo; valor Los artículos consumibles se manejan de manera uniforme en la oficina.

XXXX Co., Ltd.

25 de febrero de 2011

Anexo 1:

Formulario de solicitud de compra de material de oficina

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Nombre Cantidad Fecha de solicitud Notas del solicitante Líder responsable Revisión Gerente general Aprobación Fecha de finalización

Adjunto-2:

Formulario de registro de adquisición de suministros de oficina

Fecha de compra Nombre del producto Cantidad Lugar de compra Precio unitario (yuanes) Firma del comprador Observaciones

Anexo-3:

Formulario de registro de recogida de material de oficina

Fecha de compra Nombre del producto Cantidad Firma del destinatario Departamento Comentarios