Medidas de gestión de archivos de la empresa

1. Los archiveros organizan varios archivos de acuerdo con los requisitos de archivo, los agrupan en volúmenes de acuerdo con las regulaciones pertinentes y los transfieren a la sala de archivos para su almacenamiento unificado.

2. Todos los documentos deben estar escritos con tinta azul-negra o negra, y están prohibidos otros bolígrafos.

3. Los archivos generalmente no se extraen. Si realmente necesita tomar prestados archivos para trabajar, debe tomarlos prestados de la sala de archivos de acuerdo con los requisitos pertinentes.

4. Los archivos deben conservarse de forma segura, inspeccionarse periódicamente y deben crearse activamente las condiciones para conservarlos para evitar robos, incendios, humedad, polvo, confidencialidad y mantener una ventilación regular.

5. Está estrictamente prohibido fumar, transportar objetos inflamables y explosivos y aparatos eléctricos en la sala de archivos.

Sistema de estadísticas archivísticas

1. Realizar un buen trabajo estadístico sobre las organizaciones de archivos y la composición del personal.

2. Registrar la transferencia y recepción de archivos con prontitud y precisión para garantizar que las cuentas sean consistentes.

3. Realizar estadísticas sobre los tipos de archivos, materiales, equipos y accesorios ocultos en la sala de archivos.

4. Realizar estadísticas sobre el suministro, utilización y efectos de utilización de los archivos.

5. Tener una persona dedicada responsable de las estadísticas de archivos y completar informes estadísticos de archivos según sea necesario para garantizar resultados rápidos, verdaderos y precisos.

Datos ampliados:

Las empresas deben preparar el alcance de presentación de documentos y materiales. El alcance del archivo de documentos y materiales corporativos incluye principalmente los siguientes aspectos:

1. Hay dibujos y documentos técnicos del diseño, proceso y herramientas del producto, así como diversos documentos e información formados durante la inspección de la materia prima, el proceso de producción del producto y la programación de la producción.

2. Negocios y ventas. Existen diversos registros, documentos, contratos, convenios y otros documentos y materiales para la toma de decisiones comerciales corporativas y gestión de distribución, información económica de mercado, documentos y materiales formados en trabajos de publicidad y atención al cliente, etc.

3. Equipos e instrumentos. Existen planos y documentos técnicos de equipos e instrumentos, documentos técnicos e información durante el proceso de instalación, puesta en marcha y aceptación de equipos e instrumentos, registros de operación y mantenimiento de equipos e instrumentos, documentos e información sobre mejora, transformación y desguace de equipos, etc.

4. Gestión técnica. Diversos documentos y materiales formados en el trabajo de gestión como gestión de calidad, introducción de tecnología, transformación y estándares tecnológicos, medición, energía, protección ambiental, información científica y tecnológica, archivos científicos y tecnológicos, etc.

5. Estadísticas de planificación. Diversos planes, informes estadísticos y diversos documentos y materiales formados durante las actividades de gestión de planes y análisis estadístico.

6. Suministro de materiales. Diversos documentos e información formada en la adquisición, almacenamiento, suministro y gestión de herramientas de materiales y materias primas.

7. Salarios laborales. Diversos documentos y materiales formados en el trabajo de cuota de personal, cuota y asignación laboral, salarios laborales, protección laboral, etc.

8. Gestión financiera. Existen varios libros de cuentas, extractos, comprobantes y documentos en la gestión financiera.

9. Educación y formación. Existen documentos y materiales didácticos para la educación y formación técnica de cuadros y empleados.

10. Trabajo partidario, gubernamental y sindical. Hay diversos documentos y materiales para asuntos corporativos del partido, organización, publicidad, trabajo de personal y seguridad, trabajo administrativo corporativo, trabajo de la Liga de la Juventud Comunista y trabajo sindical.

11. La investigación científica y tecnológica y la construcción de ingeniería se llevarán a cabo de acuerdo con las normas pertinentes.

12. Otros aspectos.

Tiempo de archivo

1. Después de completar la producción de prueba del producto, investigación científica, proyectos de infraestructura u otros proyectos técnicos, o al final de la tarea, los documentos y materiales que deben a archivar debe organizarse en una unidad de custodia, previa aprobación del responsable, se archivará en el departamento de archivos.

2. Los documentos y materiales generados durante el trabajo de gestión se archivarán en el primer semestre del segundo año. Los documentos y materiales que deban archivarse se organizarán en unidades de almacenamiento previa revisión y aprobación de los jefes. de cada departamento funcional, serán archivados en el departamento de archivos.

Clasificación de archivos

1. De acuerdo con las regulaciones de numeración y clasificación de documentos del estado y los departamentos pertinentes, prepare los métodos de numeración y clasificación de documentos empresariales.

2. Los números de clasificación deben seguir la formación de los materiales del documento y ser fáciles de almacenar y utilizar.

3. La producción empresarial, la tecnología y otros documentos de gestión deben dividirse en producción, investigación científica, infraestructura, equipos y otras categorías según su contenido.

4. Los métodos de clasificación comúnmente utilizados son:

(1) Clasificación por modelo de producto

(2) Clasificación por modelo de equipo

(3) Clasificados por temas de investigación científica;

(4) Clasificados por proyectos

(5) Clasificados por naturaleza profesional;

(6) Clasificados por clasificación de Organización;

(7) Clasificación por tiempo.

Materiales de referencia:

Enciclopedia Baidu-Medidas de gestión de archivos empresariales