Acerca de los estándares de gestión de documentos confidenciales

1. Alcance de los documentos secretos

Artículo 1. Todos los documentos, archivos, telegramas, gráficos, información, libros, publicaciones, materiales didácticos, fotografías, cintas de audio, cintas de vídeo, planes que no puedan publicarse públicamente e involucren a partes y Los secretos de Estado y las pruebas preliminares, el papel encerado para mecanografiar, las páginas de copia de desecho, las copias de impresión restantes, etc., formadas en el proceso de producción de documentos y materiales, entran dentro del ámbito de gestión de documentos secretos a que se refieren estas Medidas.

Artículo 2: Los documentos secretos se clasifican en tres niveles: top secret, secret y secret según el grado de confidencialidad. Cada unidad debe redactar documentos secretos de acuerdo con el espíritu del "Reglamento Provisional de la Oficina General del Comité Central del Partido Comunista de China sobre la Gestión de Documentos Secretos" (Documento Zhongfa [64] No. 627) y las normas pertinentes. regulaciones de las autoridades superiores, combinadas con la situación real de la unidad Detalles de clasificación.

Artículo 3 Los documentos, publicaciones, información, imágenes, etc. que no sean aptos para su divulgación pública pueden utilizarse como materiales internos y no se clasifican como confidenciales, pero deben conservarse cuidadosamente y no deben filtrarse. al mundo exterior sin el permiso del departamento competente.

Dos. Producción y distribución de documentos

Artículo 4 El departamento de producción y distribución de documentos determinará el nivel de confidencialidad, impresión, rango de envío y nivel de lectura adecuados en función del contenido del documento, el nivel de confidencialidad y las necesidades laborales. el departamento de producción de documentos deberá Aprobación y firma.

Artículo 5 Los documentos secretos deben imprimirse estrictamente de acuerdo con el número de copias aprobado y deben ser impresos por impresoras internas confidenciales o unidades de impresión con condiciones de confidencialidad. Los documentos ultrasecretos deben ser impresos por una persona designada.

Tres. Gestión de documentos

Artículo 6: El departamento de secretaría de cada unidad es un departamento confidencial responsable de la gestión de documentos secretos. Es el centro para el envío, recepción y operación de documentos secretos. Debe hacer cumplir estrictamente las normas. sistema de responsabilidad y hacer un buen trabajo en la recepción y manejo de documentos secretos. Trabajo de confidencialidad en todos los aspectos, incluido el registro, distribución, operación, despacho, archivo, almacenamiento, destrucción y transferencia.

Artículo 7. Los documentos confidenciales que se traigan de las reuniones deberán ser entregados al personal de gestión documental del departamento de secretaría y no podrán ser conservados por particulares.

Artículo 8 Los documentos confidenciales deben ser abiertos por la persona a cargo de los documentos. Los documentos abiertos por el líder deben ser abiertos por él mismo o por una persona designada. Otros no pueden abrirlos ni leerlos por su cuenta. .

Artículo 9: Hacer cumplir estrictamente las normas sobre reimpresión y copia de documentos. Los documentos emitidos por las autoridades superiores son documentos confidenciales y de nivel secreto y deben ser reproducidos y enviados con la aprobación del comité municipal del partido o del secretario general del gobierno municipal responsable. Usted no puede copiar ni reproducir ningún documento que sea ultrasecreto o esté marcado para no ser reproducido. Si es necesario copiar por necesidades laborales, debe ser aprobado por el departamento de producción de documentos, se debe controlar estrictamente el número de copias y no se debe modificar el alcance de uso.

Las copias deben manipularse de la misma manera que los originales.

Artículo 10: Las unidades a nivel de condado o regimiento o superior que no tengan personal administrativo a tiempo completo no recibirán documentos.

Artículo 11 Los documentos secretos deben almacenarse en un almacén o archivador con protección de confidencialidad. Los documentos secretos que se utilizan habitualmente deben guardarse adecuadamente y bajo llave en el gabinete después de su uso.

Cuatro. Lectura de documentos

Artículo 12 Los documentos secretos deben comunicarse y leerse estrictamente dentro del alcance prescrito, sin el consentimiento del departamento productor de documentos, no se ampliará por sí solo el alcance ni el contenido del documento. documento sea divulgado a personas no relacionadas.

Artículo 13 Al circular documentos secretos, el personal confidencial debe completar el formulario de circulación y controlarlo uniformemente. Después de leerlo, debe devolverlo voluntariamente y no circularlo horizontalmente. Para documentos urgentes, el personal confidencial debe hacerlo con prontitud. instarlos a procesarlos.

Artículo 14 Los documentos secretos deben leerse en la oficina o sala de lectura y no deben llevarse a dormitorios, hospitales u otros lugares públicos.

Artículo 15: Se deben seguir estrictos procedimientos de préstamo cuando se toman prestados documentos confidenciales. Los documentos ultrasecretos deben devolverse el mismo día y volver a tomarse prestados. Los prestatarios son responsables de la seguridad y confidencialidad de los documentos y son responsables de devolverlos a tiempo. El personal administrativo debe recuperar rápidamente los documentos prestados.

Artículo 16 Sin la aprobación de la organización, las personas no pueden extraer el contenido de documentos secretos a voluntad y no pueden utilizar documentos secretos e información interna para escribir artículos para periódicos y publicaciones periódicas públicas.

Cinco. Entrega de documentos

Artículo 17 Cuando se entreguen documentos secretos, se deberán seguir las siguientes normas:

(1) Cuando se envíen a otros lugares, deberán ser entregados por el departamento de comunicaciones confidenciales y por correo ordinario. No se permiten servicios. Los documentos confidenciales importantes deben entregarse mediante transporte confidencial o acompañados por dos miembros del personal dedicados.

(2) Entrega dentro de la ciudad, entregada por personal confidencial. Los documentos ultrasecretos y los telegramas codificados deben ser entregados por personal confidencial en vehículos especiales.

(3) Para la entrega interna dentro de la unidad, debe haber una persona a cargo dedicada y no se permite que el personal no relacionado recoja o entregue en nombre de otros.

(4) Las entregas a agencias extranjeras deben manejarse de acuerdo con las regulaciones pertinentes del Ministerio de Relaciones Exteriores, y el nombre y la naturaleza de nuestras agencias secretas no deben exponerse en la correspondencia pública.

(5) Los documentos, la información y la correspondencia enviados a nuestras instituciones en Hong Kong y Macao deben enviarse a través de la "Octava Oficina del Comité Provincial de Guangdong" confidencial y no se permite enviarlos por correo directamente a Hong Kong. y Macao.

(6) Los documentos deben sellarse, marcarse con niveles de confidencialidad y colocarse en paquetes o cajas de documentos. Los documentos deben mantenerse cerca de la persona y enviarse directamente al destinatario. Vaya allí y los procedimientos de firma deben seguirse estrictamente.

Artículo 18 Cuando los cuadros salen a trabajar, no se les permite llevar consigo documentos ultrasecretos o confidenciales. Los cuadros no pueden llevar todo tipo de documentos secretos cuando viajan al extranjero para trabajar. Si hay necesidades especiales, se implementarán de acuerdo con las normas pertinentes del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Seis. Verificación y eliminación de documentos

Artículo 19 El personal de gestión de documentos de cada unidad debe verificar los documentos secretos bajo su custodia: los documentos ultrasecretos deben verificarse una vez por semana; los documentos confidenciales deben verificarse cada medio mes; debe verificarse una vez al mes. Si se descubre algún documento faltante durante la verificación, se debe buscar inmediatamente y cualquier documento confidencial o mencionado anteriormente se debe informar inmediatamente a la autoridad superior.

Artículo 20: Las unidades municipales limpiarán trimestralmente los archivos de sus unidades subordinadas. Cada año a finales de marzo, las dos direcciones generales del Comité Municipal del Partido y del Gobierno Municipal informan al Comité de Secreto Municipal sobre el retiro de diversos documentos secretos del año anterior.

Siete. Entrega de documentos

Artículo 21 Cuando una organización se cancela o fusiona, los documentos confidenciales de la organización original deben manejarse junto con los documentos y archivos de acuerdo con los siguientes métodos:

(1) Si deben borrarse, deben devolverse al departamento emisor original;

(2) Si deben archivarse, los archivos deben compilarse y transferirse al departamento de archivos;

( 3) Si es necesario llevarlo a la unidad fusionada, debe trasladarse a la unidad fusionada;

(4) Si no tiene valor de conservación, será destruido de acuerdo con las regulaciones.

La organización original debe registrar los documentos y archivos de acuerdo con el método anterior y entregarlos cuidadosamente. El trabajo solo se puede completar después de informar a la autoridad superior y obtener la aprobación.

Artículo 22: Cuando cambie el trabajo del personal que maneja documentos confidenciales, los documentos confidenciales bajo su control deberán ser contabilizados y entregados. Cuando todos los miembros del personal (incluidos los cuadros dirigentes) sean transferidos al trabajo, no deben llevarse documentos confidenciales para uso personal sin permiso, y mucho menos destruirlos o abandonarlos a voluntad. Deben entregar todo claramente antes de irse.

Ocho. Archivo y archivo de archivos

Artículo 23: El personal administrativo, de acuerdo con los requisitos del reglamento de archivo y sobre la base de la solicitud y clasificación de los documentos, los clasificará, archivará y trasladará a la oficina de archivos. antes de finales de marzo Mantenido uniformemente.

Nueve. Destrucción de Documentos

Artículo 24 La destrucción de documentos secretos deberá inscribirse en un registro y estar sujeta a revisión y aprobación por parte de la dirección; ningún individuo podrá destruirlos o disponer de ellos por sí solo.

Artículo 25 Al destruir documentos secretos, se debe enviar personal especial a la fábrica de papel designada para supervisar la destrucción. Los cinco distritos de la ciudad hacen arreglos para que Qingdao Paper Mill y People's Paper Mill supervisen las ventas. Cada condado (ciudad) y distrito de Huangdao deben seleccionar una fábrica de papel con condiciones de confidencialidad para supervisar las ventas en función de la situación real. Durante el proceso de carga, descarga, transporte y supervisión de ventas se deben tomar medidas de seguridad para evitar pérdida o robo.

Artículo 26 No se permite la venta de ningún documento e información confidencial a departamentos de reciclaje de materiales ni a particulares.

Diez. Condiciones y responsabilidades del personal confidencial

Artículo 27: Cada unidad está equipada con personal confidencial para manejar documentos secretos. Deben seleccionar miembros del Partido Comunista o *** que sean políticamente confiables, tengan un estilo decente y tengan. Un fuerte sentido de responsabilidad. Miembro de la Liga Juvenil. También debemos cumplir con los principios de revisión primero antes del empleo y capacitación primero antes del empleo. El personal que no sea apto para el trabajo confidencial debe adaptarse de manera oportuna.

Artículo 28 El personal confidencial que maneje documentos secretos debe cumplir las siguientes responsabilidades:

(1) Esforzarse por estudiar el marxismo-leninismo, el pensamiento de Mao Zedong y los principios y políticas del partido, y adherirse Los cuatro principios se adhieren a los principios básicos, estudian negocios y mejoran constantemente los estándares políticos y profesionales.

(2) Sea leal al partido, cumpla con sus puestos, respete la disciplina, ame su trabajo, informe con prontitud sobre el espionaje, el robo y la venta de secretos de estado y tenga el coraje de luchar.

(3) Cumplir de manera ejemplar las diez reglas de confidencialidad del gobierno central y las regulaciones de confidencialidad provinciales y municipales pertinentes.

(4) La gestión de documentos es clara, todos los procedimientos están completos y los documentos se procesan de manera oportuna y precisa sin perder la confidencialidad.

Artículo 29: Las unidades que imprimen documentos secretos deben fortalecer la educación sobre confidencialidad de los empleados, implementar medidas de confidencialidad y garantizar la seguridad durante el proceso de impresión de documentos.

Once.

Medidas de recompensa y castigo

Artículo 30: Quienes implementen estrictamente el sistema de confidencialidad y tengan un desempeño sobresaliente en el trabajo de confidencialidad; quienes descubran oportunamente violaciones del sistema de confidencialidad por parte de otros, taponen fugas y filtraciones para evitar grandes pérdidas; aquellos que ignoran la seguridad personal en situaciones críticas. Aquellos que mantienen y protegen la seguridad de los documentos confidenciales deben ser elogiados y recompensados.

Artículo 31 Cualquiera que viole el sistema de confidencialidad y provoque la pérdida o filtración de secretos (incluida la pérdida de documentos secretos) será criticado y educado o se le impondrán sanciones disciplinarias partidistas y políticas según la gravedad del caso. , hasta que se persiga la responsabilidad legal.

Doce. Disposiciones complementarias

Artículo 32 Cada unidad formulará normas detalladas para la gestión de documentos confidenciales en base a estas medidas y en relación con las necesidades reales de trabajo de la unidad.

Artículo 33 Los líderes del partido y del gobierno de cada unidad deben fortalecer efectivamente su liderazgo sobre el trabajo de gestión de documentos de sus unidades, implementar estas medidas de manera ejemplar y supervisar e inspeccionar la implementación de estas medidas.

Estas Medidas se implementarán a partir de la fecha de su promulgación en 1987.

Disposiciones generales

Artículo 1 Este reglamento se aplica al trabajo secretarial confidencial de agencias, departamentos y camaradas líderes en todos los niveles.

Artículo 2 El secretario confidencial es el asistente de trabajo de los principales camaradas de la agencia, y el trabajo del secretario confidencial es una parte importante del trabajo de procesamiento de documentos de la agencia.

Artículo 3 Las principales responsabilidades del secretario confidencial son gestionar documentos confidenciales y completar otros asuntos asignados por los camaradas dirigentes para servir a la dirección.

Artículo 4: El trabajo de secretaría confidencial es un trabajo político extremadamente importante. Debe seleccionarse con buenos ingredientes, historia política limpia, relaciones sociales simples, confiabilidad política absoluta, estilo decente, buena salud y ciertas calificaciones. Se requiere que presten servicio miembros y cuadros del partido con experiencia laboral y ciertos niveles políticos y culturales. El nombramiento de secretarios confidenciales debe ser revisado estrictamente por el departamento de nombramientos de acuerdo con las condiciones anteriores e informado al Departamento de Organización del comité superior del partido para su aprobación.

Artículo 5 Los requisitos básicos para las secretarias confidenciales son:

Ser firme, leal y honesto;

Obedecer la organización y observar la disciplina;

Ama el trabajo, estudia mucho;

Trabaja duro, sé trabajador y sencillo;

Sé cuidadoso, paciente, preciso y rápido;

Sé modesto y prudente. , guarde los secretos estrictamente;

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Respete los principios e implemente sistemas.

Trabajo

Artículo 6 Las secretarias confidenciales deben estar familiarizadas con los hábitos de trabajo de los camaradas líderes, esforzarse por comprender las intenciones laborales de los camaradas líderes y realizar su trabajo de manera precisa y oportuna.

Artículo 7: Aplicar estrictamente en el trabajo las "Disposiciones provisionales sobre la gestión de documentos secretos".

Artículo 8: Los telegramas, avisos, materiales, cartas, invitaciones, etc. recibidos todos los días serán priorizados y enviados para su procesamiento en tiempo y forma sin atrasos.

Artículo 9 Para los documentos y telegramas de mayor extensión, si es posible y necesario, deberán resumirse y enviarse junto con el texto original.

Artículo 10: Los documentos que han sido revisados ​​y procesados ​​por los camaradas dirigentes deben ser revisados ​​cuidadosa y cuidadosamente, y si hay instrucciones, deben ser atendidas de manera oportuna.

Artículo 11 Todos los documentos confidenciales y materiales internos recopilados se conservarán adecuadamente de acuerdo con los siguientes métodos:

(1) Según diferentes tipos, números de registro por separado o según el original Almacenado en números secuenciales.

(2) Si los camaradas dirigentes ocupan varios puestos diferentes en diferentes órganos del partido, el gobierno, el ejército y los civiles, deben registrar y almacenar los documentos para diferentes puestos por separado para que puedan procesarse por separado.

(3) Los documentos secretos y los documentos públicos se almacenarán por separado, y los documentos ultrasecretos se gestionarán estrictamente por separado.

(4) Al emitir documentos se requiere un número de registro y se deben completar los trámites de firma.

(5) Los documentos confidenciales deben colocarse en cajas fuertes y archivadores de la oficina, y enrollarse y cerrarse con llave al salir.

(6) Traer documentos confidenciales de camaradas destacados cuando salgan a trabajar o asistir a reuniones y enviarlos al departamento de procesamiento de documentos de la agencia para su registro y custodia.

Artículo 12 Los documentos custodiados se limpiarán periódicamente según la normativa.

(1) Los documentos ultrasecretos generalmente se inspeccionan una vez cada medio mes y se devuelven a la unidad original de manera oportuna según las circunstancias, y se transfieren a la sala confidencial de la agencia, a la sala de confidencialidad, a la sala de archivos o conservado temporalmente de forma adecuada.

(2) Los demás documentos serán inspeccionados y procesados ​​a más tardar tres meses. Durante la inspección, si se descubre que los documentos están dañados o perdidos, se debe informar oportunamente a los camaradas dirigentes y a las unidades pertinentes, y se deben hacer esfuerzos activos para rastrear y remediar la situación.

Artículo 13 El secretario confidencial no tiene personalmente derecho a destruir ningún documento confidencial. La destrucción de documentos se realizará de conformidad con el artículo 21 de las "Disposiciones provisionales sobre la gestión de documentos secretos".

Artículo 14 Al final del año, se deberá redactar un informe escrito sobre la limpieza y el almacenamiento de los documentos a los camaradas dirigentes y a los órganos dirigentes.

Artículo 15: Cuando un secretario confidencial sea trasladado a otro puesto de trabajo, deberá dar su nombre al compañero que asumirá el puesto, y el compañero deberá realizar personalmente los trámites de firma.

Artículo 16 Al realizar llamadas telefónicas o contactar con partes externas, el lenguaje debe ser preciso, la actitud debe ser modesta, la situación debe informarse con sinceridad y las opiniones deben transmitirse con sinceridad.

Confidencialidad

Artículo 17 Los secretarios confidenciales deben implementar el sistema de confidencialidad del Partido y del Estado de manera ejemplar y considerar los secretos del Partido y del Estado como vida. En cualquier circunstancia, especialmente en momentos críticos, se deben tomar todas las medidas fiables para garantizar la seguridad de los secretos.

Artículo 18 No se podrán sacar documentos secretos de la oficina sin permiso; no se podrán entregar documentos secretos a nadie para que los lea sin la aprobación de los camaradas dirigentes.

Artículo 19 No podrán utilizarse extractos de documentos secretos para necesidades personales.

Artículo 20 Está estrictamente prohibido chismear sobre asuntos secretos, y está estrictamente prohibido involucrar secretos de partido y de estado en comunicaciones privadas.

Artículo 21 Las cartas que indiquen que serán abiertas por los camaradas dirigentes en persona no podrán abrirse en nombre de otros a menos que sean autorizadas por los camaradas dirigentes.

Artículo 22: Los familiares y otro personal irrelevante tienen prohibido ingresar a la oficina, y el personal que rodea a los camaradas líderes debe recibir educación sobre la confidencialidad.

Artículo 23 Es necesario elevar constantemente la vigilancia revolucionaria, informar rápidamente sobre la situación de la confidencialidad y el trabajo de seguridad a los camaradas dirigentes y departamentos dirigentes pertinentes y luchar contra todos los fenómenos que vayan en detrimento de la confidencialidad.

Organización

Artículo 24: Los secretarios confidenciales están bajo la doble dirección de los compañeros dirigentes a quienes sirven directamente y de la oficina general (oficina) de la agencia donde trabajan, y están bajo la supervisión del departamento de secretaría confidencial de la agencia donde trabajan. Orientación empresarial.

Artículo 25: Debes participar activamente en las actividades políticas y la vida organizacional, cumplir estrictamente con los diversos sistemas y unirte bien con los camaradas que te rodean.

Artículo 26: Informar periódicamente sobre las condiciones de trabajo, pensamientos, estudio y vida a los camaradas dirigentes y organizaciones relevantes, y obtener supervisión y asistencia organizacional.