Habilidades de clasificación de artículos en la redacción de documentos oficiales
En los párrafos de documentos oficiales, a menudo se puede ver confusión lógica, organización poco clara y semántica ambigua. La razón a menudo se debe a un pensamiento y un orden de las oraciones deficientes. No solo altera el pensamiento lineal de los lectores, sino que también les dificulta comprender fácilmente el contenido del documento oficial, lo que afecta la expresión clara del propósito principal del documento oficial.
Los órdenes estructurales comunes de los documentos oficiales son: orden temporal, orden espacial y orden lógico. Utilice con frecuencia métodos de pensamiento lógico inductivo y deductivo para organizar materiales de resumen a concreto, de fenómeno a esencia y de todo a parte, formando tres modos estructurales principales internos: vertical, horizontal y combinación de vertical y horizontal. A continuación, basándose en el trabajo real de las agencias gubernamentales y del partido, el autor intentará hablar sobre las habilidades para ordenar oraciones en documentos oficiales basándose en algunos ensayos de muestra o ensayos médicos para referencia de sus colegas.
En primer lugar, organice el orden de las oraciones de acuerdo con las posiciones primarias y secundarias de las funciones laborales.
La esencia de la redacción de documentos oficiales muestra que la función de gestión de agencia determina la forma de expresión escrita. , y la forma de expresión escrita cumple la función de gestión de agencia. Los documentos oficiales sirven al trabajo de las agencias, empresas, instituciones y organizaciones populares del partido y del gobierno. Por supuesto, el orden de los documentos oficiales sólo puede ordenarse según las características de sus respectivas funciones y la prioridad de las funciones. Como señaló una oficina tributaria local provincial en un aviso indicativo:
Para garantizar la finalización sin problemas de las tareas anuales, las autoridades tributarias locales en todos los niveles deben tomar medidas efectivas para fortalecer la recaudación y la gestión e implementar todos los aspectos. de organizar el trabajo en materia de ingresos. El primero es implementar una gestión científica y refinada para controlar las fuentes tributarias; el segundo es centrarse en puntos clave y fortalecer la recaudación y gestión de impuestos; el tercero es tomar medidas efectivas para reducir activamente los atrasos fiscales; el cuarto es aumentar aún más los esfuerzos de inspección; y tomar medidas severas contra la evasión fiscal y otros delitos relacionados con los impuestos. Las autoridades tributarias locales en todos los niveles deben, bajo el liderazgo de los departamentos locales del partido y del gobierno, fortalecer aún más la coordinación tributaria departamental y las garantías tributarias, mejorar aún más la calidad de los ingresos y mejorar la resistencia del trabajo tributario organizado.
En este artículo se utiliza el método deductivo. Primero, se deben implementar todas las medidas y luego se deben anotar los detalles específicos de implementación. La característica de su secuencia es "primero general, luego dividir". La sección "Descripción general" habla primero del propósito y luego de las tareas. La parte de "Puntos clave" está organizada en el orden "de adentro hacia afuera": escriba "adentro" y organice las oraciones en el orden de prioridad de las cuatro funciones del trabajo tributario local, como "controlar las fuentes tributarias - fortalecer los impuestos". recaudación y gestión - reducción de los atrasos fiscales - lucha contra la delincuencia"; escribir "Externamente" enfatiza "bajo el liderazgo de los departamentos locales del partido y del gobierno". Especialmente en áreas "internas", si no hay fuentes tributarias, no habrá ingresos fiscales y no habrá necesidad de recaudación y administración. Ésta es la clave. En el caso de las fuentes tributarias, la recaudación y la gestión son la máxima prioridad, seguidas de la reducción de los atrasos fiscales. Después de todo, quienes infringen la ley son una minoría, y la lucha contra las infracciones relacionadas con los impuestos puede ocupar el tercer lugar. Este pasaje está organizado de principal a secundario, con una lógica estricta y un orden claro de las oraciones.
Pero si no prestas atención al escribir, es fácil tener problemas con el orden de las frases. Por ejemplo, el departamento de supervisión de una ciudad escribió en su informe de trabajo:
La tarea principal de nuestra oficina es investigar y tratar las violaciones de las leyes y disciplinas. Para aumentar la intensidad de la investigación, estudiamos cuidadosamente los métodos y medidas de trabajo. El primero es utilizar el espíritu de equipo y la sabiduría colectiva para resolver casos importantes; el segundo es implementar el sistema de responsabilidad del líder del equipo de investigación; el tercero es centrarse en la investigación y la recopilación de pruebas; el cuarto es comprender los puntos clave; concentrar esfuerzos para superar los casos difíciles. Debido a que se han logrado los puntos anteriores, se ha mejorado la eficiencia y la calidad del manejo de casos.
En general, este párrafo está ordenado según la idea de "qué hacer (tarea) - por qué hacerlo (propósito) - cómo hacerlo (práctica) - cómo hacerlo ( efecto)", pero el párrafo La disposición de "métodos y medidas de trabajo (práctica)" en "Métodos y medidas de trabajo (práctica)" es arbitraria y carece de las conexiones lógicas necesarias. Hay cuatro aspectos que vale la pena discutir y revisar:
1. El orden de las oraciones es incorrecto. Las cuatro oraciones del "Primero es..." a "Cuatro es..." en el texto original se pueden resumir como "Atravesar casos importantes - aclarar responsabilidades - dominar políticas - superar casos difíciles". Entre ellos, las "responsabilidades claras" son la garantía institucional para la investigación y el manejo de los casos, y el "dominio de las políticas (centradas en la investigación y la recopilación de pruebas)" son los principios que deben respetarse en la investigación y el manejo de los casos, es decir, si son Al investigar casos ordinarios, casos importantes o casos difíciles, son inseparables de estas garantías y principios institucionales que pueden enumerarse como las dos primeras oraciones del párrafo. 2. El contenido no es completo. Desde la perspectiva de las funciones de la oficina de supervisión, el texto original omitió la función más básica e importante: investigar y tramitar casos generales. 3. Las oraciones varían en longitud. Entre las cuatro oraciones, la más larga tiene 15 palabras y la más corta tiene solo 6 palabras. La disposición de las oraciones no es hermosa y es difícil recordar el orden de las palabras. 4. La última frase del texto original, "Porque hemos logrado los puntos anteriores y mejorado la eficiencia y la calidad del manejo de casos", tiene un tono aburrido, resultados de trabajo mediocres y el tema del documento oficial no es lo suficientemente destacado. Se proponen las siguientes enmiendas:
La tarea principal de nuestra oficina es investigar y abordar las violaciones de las leyes y disciplinas. En respuesta a las limitaciones de las prácticas comunes de años anteriores, hemos mejorado nuestras medidas de trabajo e intensificado los esfuerzos de investigación y manejo: primero, hemos implementado el sistema de responsabilidad del líder del equipo de investigación y hemos aclarado las responsabilidades (en segundo lugar, las responsabilidades aclaradas nos hemos centrado en); investigación y recopilación de pruebas, y cada caso investigado ((principalmente casos ordinarios) se implementa uno por uno; en tercer lugar, utilice la sabiduría colectiva y concéntrese en investigar los casos principales (casos importantes); en cuarto lugar, aproveche las dificultades y concéntrese en superar los obstáculos difíciles y no resueltos. casos.
El párrafo revisado tiene las siguientes ventajas:
Primero, el orden de las oraciones es claro. Las sentencias están ordenadas en el orden de "responsabilidades claras - casos generales - casos importantes - casos difíciles y sin resolver", es decir, de mayor a menor y de menor a mayor. La "implementación de responsabilidades" es la base, los "casos generales" son el cuerpo principal, los "casos principales e importantes" son el foco y los "casos difíciles" son la clave. Paso a paso, paso a paso, completo y claro.
En segundo lugar, optimización de la estructura de las oraciones. Enriquezca el contenido de las oraciones para que la estructura de cada oración sea generalmente ordenada, la estructura gramatical sea similar, el paralelismo sea similar y las oraciones sean sonoras y poderosas, además, el tono sea consistente y fácil de recordar;
En tercer lugar, ajuste la estructura del párrafo. "Tarea-Práctica-Efecto" es la forma estructural básica más utilizada, pero en ausencia de datos o hechos específicos para explicar el "efecto", es mejor eliminarlo o fusionarlo. Este párrafo fue cambiado a la estructura de "declaración general - subdeclaración", que resaltaba el "carácter práctico" del trabajo y cumplía con los requisitos de los superiores para escuchar informes.
En segundo lugar, organice el orden de las oraciones según el flujo de trabajo.
Seguir el flujo de trabajo, es decir, orden cronológico. Cuando necesitamos organizar el despliegue después de tomar una decisión sobre un determinado trabajo, a menudo utilizamos opiniones y avisos indicativos o prácticos al informar a los superiores sobre el progreso de la implementación de un determinado trabajo, a menudo utilizamos resúmenes graduales, informes de trabajo, introducción de experiencias, gobierno; información y otros idiomas. Estos documentos con contenido relativamente simple son adecuados para clasificar según el progreso del trabajo. Por ejemplo, un párrafo resumido por la Comisión de Inspección Disciplinaria de XX Daily:
Cumplir con sus deberes y hacer un buen trabajo en la supervisión de cuadros y personal. En mayo de este año, de acuerdo con el "Reglamento sobre Selección y Nombramiento de Cuadros" del gobierno central y algunos reglamentos del comité municipal del partido, el comité del partido del periódico celebró la cuarta ronda de competencia para cuadros de nivel medio y reuniones de doble selección. para empleados. Desde la reunión de movilización del 22 de mayo, la Comisión de Inspección Disciplinaria del periódico ha llevado a cabo una supervisión completa de la autorrecomendación, revisión de calificaciones, discursos de competencia, evaluación democrática, inspección organizacional, anuncio público y nombramiento final, asegurando que todo el proceso esté abierto. , justo, equitativo, transparente y estandarizado, ordenado. En junio, el periódico completó con éxito el nombramiento de cuadros, xx pilares empresariales asumieron nuevos puestos de liderazgo de nivel medio, xx empleados completaron una nueva ronda de selección de puestos e inicialmente lograron el objetivo de adaptar a las personas a los puestos, aprovechando al máximo sus talentos y haciendo el mejor uso de los materiales.
El método de ordenación del proceso de trabajo es claro y el proceso de ocurrencia, desarrollo y cambio de las cosas es claro de un vistazo, lo que está en línea con los hábitos de las personas de comprender las cosas y facilita a los líderes considerar las próxima decisión.
En tercer lugar, organice la secuencia de oraciones de acuerdo con la secuencia lógica de las funciones laborales.
La llamada secuencia lógica es la secuencia regular en la que las personas comprenden el mundo objetivo, como lo inevitable. conexión entre los diversos vínculos de las funciones laborales, relaciones causales, reglas de desarrollo, tendencias cambiantes, etc. Por ejemplo, el segundo artículo del "Aviso del XX Gobierno Popular Municipal sobre el Fortalecimiento del Control de Inundaciones" es:
Implementar de manera integral diversas medidas de control de inundaciones para garantizar que todo sea infalible. Varios departamentos del gobierno popular distrital y del gobierno municipal deben realizar una inspección exhaustiva de los preparativos preliminares para la prevención de inundaciones e implementar la organización, las herramientas, los materiales, la tecnología y el personal. Es necesario reservar activamente materiales y equipos de prevención de inundaciones y gestionarlos estrictamente. Es necesario fortalecer aún más la construcción de equipos de control de inundaciones, fortalecer los simulacros reales de control de inundaciones, mejorar la tecnología de rescate de emergencia y garantizar que estén siempre disponibles y obedezcan los pedidos en cualquier momento. Es necesario apresurarse a reparar y reforzar los tramos peligrosos de la carretera, y las personas deben ser responsables de las partes clave para evitar que se aferren a ellas.
Este grupo de oraciones se centra de cerca en las funciones del trabajo de prevención de inundaciones y utiliza el método de clasificación de "combinación vertical y horizontal". Presenta la descripción de la tarea de "qué hacer" al comienzo del párrafo. y luego explica "cómo hacerlo" (disposición vertical) - "Inspección, ejecución, gestión, simulacros, seguros" (dispuesto horizontalmente). Estos cinco aspectos del trabajo también tienen una cierta secuencia lógica. El primero es "verificar", a través del cual se puede saber si se ha "implementado". Sólo cuando se implemente la situación se podrá resolver el problema de manera específica (los materiales y equipos deben ser estrictamente "gestionados"); , y el personal debe estar listo para los simulacros en cualquier momento. Tramos de carretera peligrosos. Se requieren reparaciones de emergencia y las partes clave deben estar estrictamente vigiladas (dispuestas horizontalmente). Aunque los cambios son escalonados, son ordenados.
Aunque la secuencia de oraciones es simple, si falta el sentido de secuencia, pueden ocurrir omisiones si no se tiene cuidado. Por ejemplo, un párrafo en el resumen del trabajo de la Oficina Municipal de Estadísticas:
En la Oficina Municipal de Estadísticas, cualquier generación de datos debe pasar por un estricto proceso de recolección, procesamiento, revisión, reporte y publicación. Los datos importantes también deben ser evaluados por todos los ámbitos de la vida, y se debe implementar internamente un sistema de responsabilidad laboral y un sistema de corrección de errores para la calidad de los datos para garantizar que todas las cifras macro no tengan errores de tendencia y sean reconocidas por todos los ámbitos de la vida.
En términos generales, la comprensión, las medidas, la ideología rectora y los requisitos generales deben tener prioridad sobre la "práctica" para formar una "cadena de oraciones" de "comprensión (medida)-práctica-efecto". Sin toma de decisiones, ¿cómo puede haber acción? Pero este párrafo antepone la "práctica" a la "acción", lo que es incompatible con la relación lógica de las funciones laborales. Además, no existe una conexión necesaria entre causa y efecto. La "experiencia" y el "debe aceptar"... y la implementación (sistema) de generación de datos son todos requisitos y regulaciones para el trabajo. Sólo estos requisitos y regulaciones no pueden producir resultados que "no cometan grandes errores", y esto sólo puede ser posible. Esto sólo se puede lograr mediante la práctica correcta. Por lo tanto, es necesario mover el "sistema de responsabilidad del puesto de calidad de los datos y el sistema de corrección de errores" al principio del párrafo y cambiar "importante y necesario" por "implementación, aprobación, aceptación" y. En otras palabras, indica que se han ingresado los procedimientos prácticos.
Se puede modificar de la siguiente manera:
En la Oficina Municipal de Estadísticas, un sistema de responsabilidad de puesto de calidad de datos y un sistema de corrección de errores. En el proceso de recopilación, procesamiento, revisión, presentación de informes y publicación, todos los sectores de la sociedad también han evaluado datos importantes, de modo que todas las cifras macro no tengan errores de tendencia y hayan sido reconocidas por todos los sectores de la sociedad.
En cuarto lugar, las decisiones se toman basándose en el liderazgo. El hábito psicológico de ordenar el orden de las oraciones.
Para acelerar la lectura y mejorar la eficiencia en el trabajo, los lectores a menudo tienen un hábito formado por la psicología. Por ejemplo, ambos implican gastos de trabajo y diferentes estilos tienen diferentes requisitos para el orden de las oraciones.
(1) En los planes de trabajo, informes presupuestarios, informes de análisis de viabilidad, etc., la cantidad total de fondos debe disponerse al principio del párrafo. Porque la función de dichos documentos oficiales es ayudar a los líderes a tomar decisiones, y los líderes consideran la situación general y lo primero que consideran es "cuánto dinero se necesita", y luego "por qué se necesita el dinero" y ". cómo usarlo." Por ejemplo:
El problema de los fondos de trabajo. Los resultados del Censo Económico de 2011 muestran que existen ××× millones de personas jurídicas en la industria de servicios, de las cuales ××× millones tienen que realizar una serie de trabajos como publicidad, capacitación profesional, impresión de informes, desarrollo de software y datos. Procesando. De conformidad con el principio de responsabilidad jerárquica, los fondos necesarios para los estudios estadísticos del sector de servicios correrán a cargo del departamento de finanzas al mismo nivel y se incluirán en el presupuesto fiscal al mismo nivel. Según el presupuesto preliminar, el nivel provincial necesita aproximadamente ××× millones de yuanes por año.
Después de la modificación, la cantidad total de fondos se menciona al principio del párrafo, se resume el contenido y se eliminan las políticas y regulaciones relevantes que no es necesario repetir, lo que hace que la idea principal sea más prominente y más acorde con la psicología y los hábitos de lectura de los lectores.
La cuestión de los fondos de trabajo. Según el presupuesto preliminar, el nivel provincial necesita aproximadamente ××× millones de yuanes por año. Hay tres razones principales: en primer lugar, los objetos estadísticos cubren una amplia gama de áreas. Según los resultados del censo económico de 2007, hay ××× millones de entidades jurídicas en la industria de servicios, ××año×mes×día×mes×día×mes×día×mes×día×mes×día×mes×día. ×mes×día ×mes×día×mes×día×mes×día×mes×día×mes×día×mes×día×mes×día×mes×día×mes×día×mes×día×mes×día×mes ×día×dd × Mes × Día × Día × Mes × Día En tercer lugar, los costos de apoyo son relativamente altos, incluida la impresión de informes, publicidad exterior, mantenimiento de equipos, desarrollo de software, etc. Está previsto que los fondos antes mencionados se incluyan en el presupuesto fiscal del nivel correspondiente según la normativa.
(2) Al solicitar la aprobación de financiación, es recomendable escribir la cantidad total de fondos necesarios al final del artículo. Por ejemplo, una oficina de asuntos civiles escribió en su solicitud de asignación de emergencia de fondos de ayuda para desastres:
En circunstancias de escasez de recursos financieros, las finanzas de nuestra ciudad y condado asignan urgentemente fondos especiales para ayuda en casos de desastre de XXXX millones de yuanes. para ayuda en casos de desastre
En la solicitud de instrucciones, la última oración al final del artículo es la posición más llamativa. La cantidad total de fondos está escrita aquí, lo que brinda comodidad a los líderes para leer y celebrar reuniones. . En términos generales, después de la "cantidad total de fondos", no escriba cumplidos ni súplicas para expresar respeto a sus superiores, ni haga sugerencias a los líderes sobre el origen y la disposición de los fondos, y mucho menos enfatice la importancia de este trabajo para expresar su respeto. para sus superiores. Atraiga la atención y la preocupación del liderazgo. Independientemente de si estas palabras son redundantes, su posición es suficiente para oscurecer la expresión del propósito principal del documento oficial. Por supuesto, según la convención, una solicitud como "Si no, apruebe" y "¿Puede darme permiso?" debe escribirse después de otra línea.
En quinto lugar, para los grupos de oraciones compuestas, el orden de las oraciones se revela refinando la idea principal.
Un párrafo se compone de uno o varios grupos de oraciones. Aunque un grupo de oraciones se compone de varias oraciones, todas expresan un centro, y el orden de las oraciones debe ordenarse en torno a este tema central. Una vez que comprenda el centro del grupo de oraciones, comprenderá los puntos clave y su comprensión del orden de las oraciones cambiará de oscuro a brillante. Algunos autores enumeran una gran cantidad de materiales (situaciones, problemas, prácticas, efectos) en sus documentos oficiales, pero no realizan un análisis racional de estos materiales perceptivos ni refinan y resumen los puntos de vista correspondientes, por lo que es difícil distinguir oraciones en al mismo tiempo. Por ejemplo:
Las principales razones que afectan el progreso del proyecto son: primero, XX College of XX University no ha reanudado el trabajo debido a fondos insuficientes; segundo, la expansión del aeropuerto XX comenzará a fines de mayo; y está previsto que la autopista XX comience en junio 5438 + octubre. La mayoría de los 11 nuevos proyectos cuya construcción está prevista para este año aún se encuentran en los trabajos de preparación preliminar. En tercer lugar, se necesita mucho tiempo para solicitar la aprobación del proyecto y la construcción, y la adquisición de terrenos y la demolición son difíciles. Se ha repetido el fenómeno de utilizar la tierra para dominar a los trabajadores, obligar a la gente a participar en el movimiento laboral y evitar disturbios laborales, lo que ha afectado gravemente el avance del proyecto.
Si puedes analizar estas situaciones y resultados, quizás puedas encontrar el meollo del problema. El objetivo principal de este párrafo es encontrar la "causa" que afecta el avance del proyecto. Las dos primeras preguntas del artículo original reflejan el lento progreso (la construcción del XX College no se ha reanudado durante mucho tiempo y el nuevo proyecto se ha preparado durante mucho tiempo), de lo cual se pueden resumir las razones ocultas: La "insuficiencia de fondos" es la razón principal; en segundo lugar, el "mal ambiente" de la inversión se puede dividir en dos aspectos, a saber, el entorno interno (procedimientos de solicitud de construcción complicados y baja eficiencia de aprobación, lo que lleva a "largos tiempos de aprobación de proyectos y de solicitud de construcción); ") y el entorno externo (dificultades en la adquisición de terrenos y demolición, muchos obstáculos y muchos problemas, etc.). ). Las modificaciones sugeridas son las siguientes:
Las principales razones que afectan el avance del proyecto son: En primer lugar, la dificultad para obtener fondos. La tasa de financiación actual solo representa el ××% del presupuesto. Por lo tanto, la construcción de ××× College of ×× University aún no se ha reanudado. De los 11 proyectos previstos para la construcción este año, el 80%, como la ampliación de. ×× Aeropuerto, todavía se encuentran en la etapa inicial de preparación. En segundo lugar, la aprobación de la solicitud y la construcción toman mucho tiempo. Generalmente lleva más de × meses. En tercer lugar, el entorno externo es deficiente. La adquisición y demolición de tierras son difíciles, y se repite el fenómeno de utilizar la tierra para dominar a los trabajadores, obligándolos a participar en el transporte de mano de obra, obstruyendo el trabajo y causando problemas.
Después de refinar, agregar, eliminar, fusionar y clasificar, los párrafos anteriores son ricos en contenido, claros en su propósito y precisos en el orden de las oraciones.
En resumen, el orden correcto de las palabras juega un papel importante en la construcción del texto y la expresión del significado de los documentos oficiales. Diferentes órdenes de palabras producirán diferentes efectos de expresión. Por lo tanto, al escribir, para lograr el mejor efecto de expresión, puedes poner más esfuerzo en el orden de las oraciones.
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