Redacción de documentos oficiales: función y formato de los documentos oficiales

Funciones de los documentos oficiales

En primer lugar tiene la función de cargar, publicar e intercambiar información.

En segundo lugar, tiene la función de base y credenciales de trabajo.

En tercer lugar, tiene la función de publicidad y educación.

En cuarto lugar, tiene la función de regular el comportamiento de las personas.

Formato de los documentos oficiales

El formato de los documentos oficiales generalmente incluye: título, principal agencia remitente, texto principal, anexos, autoridad emisora ​​(o sello oficial), hora de emisión, unidad de copia , número de documento, nivel de confidencialidad, urgencia, alcance de revisión y aprobación, etc.

Primero, el título. El título de un documento oficial consta de tres partes: la autoridad emisora, el motivo de la emisión del documento y el tipo de documento oficial, que se denominan los "tres elementos" del título del documento oficial. Por ejemplo, en el título del documento "Aviso de la Junta Directiva del Grupo Yanhua sobre elogios a los trabajadores avanzados de 1997", "La Junta Directiva del Grupo Yanhua" es la autoridad emisora, "Elogiando a los trabajadores avanzados de 1997". es el motivo de emisión del documento, y "Aviso" es el tipo de documento oficial. El título del documento oficial debe resumir de forma precisa y breve el contenido principal del documento oficial. El título del documento oficial se ubica al inicio del documento oficial y en la parte media superior del texto.

En segundo lugar, el maestro envía el mecanismo. Las instrucciones, avisos, avisos y otros documentos oficiales emitidos por agencias de nivel superior a agencias de nivel inferior se denominan documentos oficiales generales. Las agencias de nivel inferior son todas agencias receptoras, es decir, la agencia emisora ​​principal que envía el documento. donde las agencias de nivel inferior informan o solicitan instrucciones de agencias de nivel superior generalmente son enviadas por un solo remitente Escrito por la agencia. Se podrán realizar copias en color si se requiere la presentación simultánea a otra autoridad. El órgano principal suele escribirse antes del texto principal, bajo el título, en la línea superior.

En tercer lugar, el texto. Este es el cuerpo principal del documento oficial, que describe el contenido específico del documento oficial y es la parte más importante del documento oficial. El contenido del texto debe transmitir con precisión el espíritu de los principios y políticas relevantes de la agencia emisora. El método de redacción debe ser conciso, claro, realista, gramatical y no puede ser extenso ni confuso. La solicitud de instrucciones debe ser cuestión de un artículo, no de varios artículos.

En cuarto lugar, la autoridad emisora. Escrita en la parte inferior derecha del texto, también se le llama firma. Por lo general, se deberá escribir el nombre completo de la autoridad emisora. También se puede sellar sin que la autoridad emisora ​​lo escriba. El sello oficial deberá estar estampado entre el año, mes y día al final del documento oficial, el cual sirve como certificado de validez del documento oficial emitido por la autoridad expedidora.

5. Fecha de lanzamiento. Los documentos oficiales deben indicar la fecha de emisión para indicar cuándo entrará en vigor el documento oficial. La fecha de emisión se encuentra al final del documento oficial, debajo de la autoridad emisora, ligeramente desplazada hacia la derecha. El nombre completo de la fecha de publicación debe indicarse en la fecha de publicación para evitar dificultades al verificar la hora en el futuro. La fecha de emisión generalmente se basa en la fecha emitida por el líder.

6. Palabras clave. Generalmente, el contenido central del documento se resume en unas pocas frases y se enumera al final del documento, como "Aviso de nombramiento y cese de personal", "Reglamento de gestión financiera", etc. No se utiliza puntuación entre frases y están marcadas en negrita para facilitar la clasificación y el archivo.

7. Las unidades CC y CC se refieren a las unidades relevantes que necesitan conocer el contenido de este documento. La unidad enviada fue catalogada como copia por los superiores y copia por los subordinados. El periódico que copia y el nombre de la unidad de copia se enumeran al final del artículo, es decir, al final de la última página del documento oficial. En aras de la pulcritud y la belleza, la unidad de copia, la autoridad de impresión y el tiempo de impresión al final del artículo generalmente están separados por dos líneas. Las palabras del tema se imprimen en la primera línea y el número del documento se imprime en la segunda línea. .

8. Título del documento oficial. Los documentos oficiales generalmente tienen un prefijo que indica a qué agencia pertenece el documento. El membrete debe estar impreso con “××年×月×日×月×日×mes×dd×mes×日×mes×dd×mes×dd×mes×dd×mes×dd×mes×dd×mes×dd. ×dd ×Día×Mes×Día×Día×Mes×Día×Mes×Día×Día×Mes×Día×Mes×Día×Día×Mes×Día×Mes×Día×Día×Mes×Día×Día×Mes×Día ×Día ×Mes ×Día ×Día 9. Número de certificado Generalmente incluye el código de la organización, el número de año y el número de secuencia. Por ejemplo, "Guofa [1997] No. 5" representa el documento No. 5 emitido por el Consejo de Estado. 1997. "Guofa" representa al Consejo de Estado, "[1997]" es el número del año (el número del año debe estar entre corchetes "]" y "No. 5" es el número de serie del documento. Si varias agencias emiten conjuntamente documentos, sólo se debe indicar el número de documento de la agencia patrocinadora. Posición de numeración: si hay un prefijo de archivo, se coloca encima del título y en el medio de la línea roja debajo del prefijo. se coloca en el lado derecho del título. La función del número es contar el número de documentos y facilitar la gestión y búsqueda de documentos oficiales al citar documentos.

X.Emisor. Muchos documentos, especialmente las solicitudes de instrucciones o informes, requieren el nombre de la persona que emitió el documento para indicar la responsabilidad del documento que se emite. El emisor debe estar dispuesto en el prefijo, es decir, en la parte superior derecha de la línea roja del prefijo y en la parte inferior derecha del número, con la fuente un poco más pequeña que el número. El formato general es "Emitido por: ×××".

11. Nivel de confidencialidad. Los documentos oficiales confidenciales deben clasificarse según sus niveles de confidencialidad y marcarse con palabras como "alto secreto", "secreto" y "secreto". El nivel de confidencialidad lo determina la autoridad emisora ​​en función del nivel de confidencialidad involucrado en el contenido del documento oficial, y el método de entrega se determina en consecuencia para garantizar la confidencialidad y la seguridad. Ubicación de la categoría: generalmente ubicada en una posición destacada en la esquina superior izquierda del título del documento oficial. Los documentos confidenciales también deben numerarse según el número de copias e imprimirse en la esquina superior izquierda del encabezado del documento para su revisión.

12. Urgencia. Este es el plazo para la entrega y entrega de documentos oficiales, que se dividen en "urgentes", "extremadamente urgentes" y "extremadamente urgentes". El propósito de indicar el grado de urgencia es atraer atención especial, garantizar la puntualidad de los documentos oficiales y garantizar el manejo oportuno de los asuntos laborales urgentes. Generalmente se coloca una indicación de urgencia en la esquina superior izquierda del título.

13. Alcance de lectura Según las necesidades del trabajo y el nivel de confidencialidad, algunos documentos oficiales también deben especificar su alcance de envío y lectura. Generalmente se escribe debajo de la fecha de emisión, en el lado izquierdo arriba de la copia. unidad, y entre paréntesis. Por ejemplo: "(Esta pieza se envía a nivel de condado)". Los documentos administrativos, transaccionales y oficiales no confidenciales, y los documentos enviados desde agencias de nivel inferior a agencias de nivel superior, no necesitan especificar el rango de lectura.

Catorce. apéndice. Se refiere al material escrito adjunto al texto principal y también es una parte importante de algunos documentos oficiales. Los archivos adjuntos no se incluyen en todos los documentos oficiales. Generalmente se utilizan como explicaciones complementarias o referencias al texto principal según sea necesario. Si el documento oficial tiene anexos, se deberá indicar el nombre y número de los anexos después del texto principal y antes de la autoridad emisora. No está permitido escribir simplemente "el archivo adjunto es el texto principal" o "el archivo adjunto son x archivos".

15. Generalmente, los documentos oficiales se pueden escribir horizontalmente de izquierda a derecha y organizarse horizontalmente. Todos los documentos oficiales que deban redactarse y copiarse deben escribirse con bolígrafo o pincel. Está estrictamente prohibido el uso de bolígrafos y lápices y no se permite realizar copias. Los documentos oficiales generalmente tienen formato 16 y están encuadernados por el lado izquierdo.