¿Un documento de muestra sobre las normas de gestión de entrega urgente de la empresa?

Con el fin de estandarizar aún más la gestión de la entrega y recepción de artículos de entrega urgente por parte de la empresa y ahorrar los costos de entrega urgente de la empresa, la empresa ha formulado regulaciones para la gestión de la entrega y recepción de entrega urgente. El siguiente es el contenido del sistema de gestión de entrega y entrega urgente de la empresa; consúltelo.

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1. Principios generales:

Con el fin de estandarizar la gestión de recepción y distribución de los envíos urgentes requeridos para el despacho de la empresa, para evitar pérdidas, daños. y otras pérdidas innecesarias, formularon especialmente estas medidas.

2. Ámbito:

Todos los empleados de la empresa

3. Definición:

3.1 Partidas expresas: se refiere a la empresa y sus empleados por necesidades laborales y personales, recibieron envíos urgentes, incluyendo cartas, expedientes, información, mercancías y otros bienes, etc.

3.2 Envío urgente corporativo: se refiere a los artículos de envío urgente que reciben la empresa y sus empleados por necesidades laborales.

3.3 Envío urgente ajeno a la empresa: se refiere a envíos urgentes recibidos por los empleados por necesidades personales.

4. Responsabilidades y responsabilidades:

4.1: Sala de recepción de oficina: Responsable de la gestión de recepción y distribución de los envíos express de la empresa.

4.2: Otros departamentos: Responsable de la recepción de envíos urgentes departamentales.

5. Instrucciones de ejecución para la recepción de envío urgente corporativo:

5.1 Determinar de antemano la recepción y distribución del envío urgente*** Cada departamento sabe que el envío urgente llegará al momento de gestionar el negocio. , incluidas transacciones contractuales, artículos comprados, etc. ***

5.1.1 Al manejar la entrega urgente, cada departamento debe determinar una persona de contacto específica y proporcionar una llamada telefónica de notificación de llegada a la empresa de entrega urgente.

5.1.2 Antes de que cada departamento determine que los artículos exprés están a punto de llegar, deben notificar a la sala de recepción de la oficina con anticipación para prepararse para la recepción.

5.1.3 Una vez que llegue el envío urgente, la empresa de mensajería llamará al responsable de cada departamento, y el responsable de cada departamento comprobará y firmará directamente la aceptación.

5.1.4 El personal de manipulación específico de cada departamento no puede recibirlo en obra y puede encomendar a otros la verificación y firma de aceptación. También puede notificar a la sala de recepción de la oficina, y la sala de recepción de la oficina de la empresa firmará el recibo y lo registrará en el "Formulario de registro de firma de correo". El destinatario de los artículos debe firmar en el "Formulario de registro de firma de correo" para su inspección y verificación. . La sala de recepción de la oficina no se hace responsable de la aceptación.

5.1.5 No se dará ninguna notificación cuando la sala de recepción de la oficina reciba entrega urgente. Las personas responsables específicas de cada departamento deberán recogerla el mismo día. ***Se cobrarán 50 yuanes por cada día. superando el límite Para entrega urgente recibida durante el periodo de descanso los sábados y domingos, deberá recogerse el lunes siguiente.

5.2 Recepción de envíos express desconocidos

5.2.1 Una vez que llegue el express, será firmado por la sala de recepción de la oficina de la empresa, registrado en el "Formulario de registro de firma de correo". , y se aceptará el embalaje exterior. Recibir el paquete si no está dañado y notificar a los departamentos correspondientes para que lo recojan. Los departamentos correspondientes deberán completar la recogida el día que reciban la notificación.

5.2.2 Después de que llegue el expreso, la oficina de la empresa inspeccionará el paquete fuera de la sala de recepción en busca de daños. Si el paquete está dañado, la sala de recepción de la oficina de la empresa no lo aceptará y los departamentos pertinentes lo harán. ser contactado para inspección y aceptación en el sitio.

5.2.3 Para paquetes urgentes que no pueden ser determinados por el departamento responsable específico, si el embalaje exterior no está dañado, será recibido directamente por la sala de recepción de la oficina; si el embalaje exterior está dañado, el El responsable de la oficina lo aceptará en el sitio y lo aceptará sin ningún problema, y ​​según el contenido específico Presentar el informe y solicitar instrucciones a la dirección para su distribución.

5.2.4 El destinatario del artículo deberá firmarlo y recibirlo en el "Formulario de Registro de Firma de Correo" para su inspección y verificación.

5.3 Salvo circunstancias especiales, si el destinatario designado de las mercancías está ausente, en principio nadie más podrá firmar en su nombre. Si las mercancías se pierden, faltan o se transfieren. La persona que firma en nombre de la mercancía debe asumir todas las consecuencias.

6.Instrucciones de ejecución para la recepción de envío urgente no corporativo:

6.1 Entrega urgente

6.1.1 Cuando se trate de envío urgente personal, deberá informar al servicio urgente. empresa de su fecha de llegada Notificación telefónica de envío.

6.1.2 Cuando llega el mensajero, después de que el mensajero notifica al individuo por teléfono, el individuo llama a la sala de recepción para confiarle a la sala de recepción que firme la recepción. El recepcionista no debe aceptar el paquete a menos que lo haya hecho. recibió la notificación de encomienda.

6.1.3 Luego de aceptar el encargo, el recepcionista firma para recibir la entrega urgente, pero no asume responsabilidad por la inspección, inventario y calidad.

6.2 Envío urgente

6.2.1 El envío urgente personal deberá recogerse el día que el recepcionista lo reciba. El recepcionista no será notificado y no será responsable del retraso.

6.2.2 Si no puede recogerlo usted mismo, debe confiarle a un colega que lo recoja.

6.2.3 El personal administrativo llega al mensajero los sábados y domingos y debe completar la recogida el lunes siguiente.

6.2.4 Al recibir entrega urgente personal, debe firmar el "Formulario de registro de firma de correo" para su inspección y verificación.

6. Anexo

6.1 “Formulario de Registro de Transmisión de Correo”

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1 Finalidad

Estos. Las regulaciones están especialmente formuladas para estandarizar aún más la gestión de la entrega y recepción de envíos urgentes de la empresa, ahorrar los costos de entrega urgente de la empresa y garantizar que la entrega urgente y la entrega de cartas de la empresa sean oportunas y precisas.

2. Alcance

La entrega y recepción urgente a que se refiere este reglamento se refiere a los envíos por parte de los empleados de la empresa al exterior por necesidades laborales o al envío desde el exterior al interior por cobrar, así como realmente Actividades que generen gastos de envío urgente a la empresa.

3. Derechos y Responsabilidades

3.1. Personal administrativo de recepción y de turno: responsable de la recogida y gestión de los envíos express de la empresa.

3.2. Departamento de Logística: Responsable de la gestión del envío y recepción de correos electrónicos de la empresa y envíos urgentes.

3.3.Cada departamento: Controlar las tarifas de envío urgente del departamento. El remitente deberá realizar el envío urgente de acuerdo con los requisitos de envío estipulados en las presentes medidas.

4. Requisitos de operación:

4.1. Recepción de entrega urgente

4.1.1 Al recibir la entrega urgente, la recepción del departamento administrativo, la persona de turno ese día o el departamento de logística, se debe verificar el siguiente contenido: ① Si el destinatario es miembro de la empresa, si el destinatario no es miembro de la empresa, se debe devolver en el acto; prioridad para notificar al destinatario que firme el recibo; ③ Verifique si la carta y el embalaje expreso están intactos ④ Entienda claramente la situación del pago *** Si se paga contra reembolso, debe comunicarse con el destinatario para recibir la mercancía o notificarle; por teléfono y confiar a otra persona la firma de la entrega*** ④ Los artículos exprés y el contenido del "Pedido exprés"*** especialmente el envío Compruebe si el contenido enviado es correcto.

4.1.2. Firme su nombre en el lugar de firma del destinatario en la "Factura de Entrega Express" e indique la fecha y hora, y luego registre la situación de entrega urgente en el "Formulario de Registro de Firma Express" ** *Recepción El destinatario del envío urgente no necesita registrarse ***;

4.1.3 Notificar al destinatario del envío urgente para que lo recoja en la recepción y el destinatario del envío urgente firma en el. "Formulario de registro de firma de entrega urgente" para recibirlo. En circunstancias especiales, si el destinatario no está en la empresa, puede llamar al número de teléfono móvil para informar a la otra parte si el destinatario urgente le dice a un colega del departamento que le ayude a recogerlo. en su nombre, el destinatario debe firmar y confirmar en el "Formulario de registro de firma rápida" para su inspección y verificación.

4.1.4 Si se trata de un artículo de colección, el destinatario deberá cumplimentar previamente el "Formulario de Solicitud de Entrega y Recibo Urgente" ***Excepto para máquinas reparadas con formulario de devolución de reparación***, presentarlo al departamento de logística para la aprobación del supervisor superior Firma del departamento para su recepción y reembolso.

4.2. Envío Express

4.2.1 Quienes por necesidades laborales necesiten enviar al exterior archivos, materiales, muestras, mercancías y otros artículos deberán cumplimentar el formulario "Express". Formulario de solicitud de entrega" 》***Excepto los formularios de solicitud de envío, órdenes de entrega de mantenimiento y tarifas de entrega urgente que no son pagados por la empresa*** Solo después de la aprobación por parte del jefe del departamento puede enviarse el "Formulario de solicitud de entrega urgente", "Entrega urgente". Se combinarán los artículos de pedido" y entrega urgente. Contacte con el departamento de logística, quien se pondrá en contacto con la empresa de mensajería para realizar la entrega unificada. ***Cada departamento de demanda deberá presentar demandas antes de las 16:30 todos los días*** Si el "Formulario de solicitud de entrega urgente" no ha sido aprobado por el jefe del departamento, el Departamento de Logística podrá negarse a aceptarlo y la entrega urgente. La tarifa no podrá ser reembolsada a su discreción, o correré con los costos correspondientes.

4.2.2. El remitente debe contar y empaquetar los artículos él mismo*** El remitente debe empacar los artículos firmemente para garantizar la seguridad y confiabilidad durante el transporte*** y entregarlos al departamento de logística. Si hay algún problema con el embalaje, el departamento de logística tiene derecho a negarse a emitir el artículo.

4.2.4 Rellenar el formulario de envío urgente: rellenar claramente los datos del destinatario y del remitente ***dirección, destinatario, ***, código postal, etc.*** en letras mayúsculas. .

4.2.5. El pedido base se almacena junto con el formulario de inscripción por mes, y la tarifa de envío urgente se liquida a final de mes; Si es correcto, debe ser firmado y auditado por el líder a cargo. Luego de la aprobación del gerente general, el departamento de finanzas realizará el pago.

4.3.Normas sobre envío y pago

4.3.1. Tabla de referencia para la selección de empresas urgentes:

4.3.2 Los principios de selección son razonables y responsables. Responsabilidad y bajo costo; el remitente debe elegir de manera razonable y responsable una empresa de mensajería rentable en función de la naturaleza del artículo que se envía y completar el envío a bajo costo, no elegir la entrega urgente si puede realizarse por vía ordinaria; correo.

4.3.3 Por cada cliente que devuelva la máquina para su reparación***, significa que la máquina ha caducado y la tarifa exprés de ida y vuelta será pagada por el cliente, excepto en circunstancias especiales aprobadas. ;

4.3.4. Para cada cliente que devuelve la máquina para reparación***, significa *** que no está fuera de garantía, y ambas partes *** significa nuestra empresa y la otra parte *. ** enviará entrega urgente por cuenta de ambas partes; en circunstancias especiales, el cliente enviará La mercancía se paga contra reembolso, y cuando la máquina reparada se devuelve al cliente, también se adopta el método de pago y la entrega urgente; Como no se pueden utilizar SF Express, EMS ni transporte aéreo, los clientes deben pagar por las opciones anteriores. Solo se puede utilizar logística y entrega urgente ordinaria ***Se utiliza la entrega urgente ordinaria dentro de la provincia de Guangdong.

4.3.5. Los envíos de la empresa a todos los clientes incluidos agentes generales y franquiciados, incluidos productos terminados, accesorios pagados, etc., deben ser aprobados en el "Formulario de Solicitud de Envío" *Incluye empresas de mensajería, logística. métodos, métodos de pago, etc.*** prevalecerán;

4.3.6 Los clientes pueden dar prioridad a SF Express dentro del primer peso de los accesorios que soliciten*** si las piezas exceden el primero. peso, elija SF Express, EMS, aire y otra entrega urgente, debe comunicarse con el cliente sobre el método de entrega urgente*** antes de realizar el envío, y todo el flete se pagará en el momento de la entrega;

4.3.7 Todas las facturas pueden elegir prioridad EMS***** *, entrega SF Express;

4.3.8 La correspondencia ordinaria, las tarjetas de felicitación, etc. se envían por servicio postal y por correo postal.

4.4. Control de costes

4.4.1. Todos los gastos de envío están vinculados al departamento de envío. A final de mes, el departamento de logística proporciona una lista de envío y realiza estadísticas de costes. El departamento de envío La persona a cargo firmará para confirmar y entregará el talón financiero.

4.4.2. Para los departamentos cuyas tarifas de envío urgente son demasiado altas, el jefe del departamento debe analizar y formular medidas correctivas y presentarlas al Departamento de Finanzas.

4.4.3 El departamento de logística tiene un fondo de reserva exprés mensual de 1.500 yuanes. Si el recibo o el envío supera los 100 yuanes, el destinatario o remitente designado debe informar al departamento de logística con antelación.

4.4.4. Si el departamento de logística recoge la mercancía y la devuelve a la empresa, los gastos incurridos*** incluyendo materiales adquiridos y máquinas de reparación*** serán contabilizados por cada departamento comercial. .

4.5 Reclamo por Piezas Perdidas

4.5.1 Si la persona que envió*** y recibió*** encuentra que el ***receptor*** express está perdido o dañado , debe informar el número de seguimiento a la recepción o al departamento de logística lo antes posible, y la recepción o el departamento de logística hará un seguimiento del reclamo con la empresa de mensajería. El remitente debe brindar la cooperación pertinente.

4.5.2 La recepción o el departamento de logística debe registrar cada artículo de reclamo en el "Formulario de registro de pérdidas/daños de entrega urgente" para facilitar la consulta y las estadísticas de la tasa de pérdida/daño de los artículos de entrega urgente y el Evaluación de las capacidades de servicio del proveedor.

4.6.Otros requisitos

4.6.1. Queda estrictamente prohibido el envío de artículos personales con cargo al público, una vez encontrados, se aplicará una penalización de 10 veces el costo exprés del pedido. impuesto.

4.6.2. Está estrictamente prohibido enviar los productos de la empresa de forma privada, una vez descubierto, se impondrá una multa de 5 a 10 veces el valor de mercado del producto. ya que se perseguirá el robo y la responsabilidad penal.

4.6.3. Para facilitar las reclamaciones cuando los artículos devueltos a la empresa están dañados, si necesita elegir una empresa de logística que no sea la cooperación de la empresa, debe elegir una empresa de logística exprés que esté calificada y puede emitir facturas.

4.***.Todos los pedidos de entrega urgente enviados por la empresa son conservados por el departamento de logística*** y el periodo de almacenamiento es de tres años***, lo que facilita la conciliación y consulta.

4.6.5 Para garantizar la seguridad de la entrega urgente firmada por la recepción y el departamento de logística y mantener la imagen de la recepción de la empresa, el destinatario o remitente está obligado a transferir inmediatamente el envío. recibo en recepción después de ser notificado por recepción y departamento de logística. Excepto en el caso de entrega urgente que se recoge y firma después de salir del trabajo ***, si no se recoge el mismo día, se presentará una queja de desempeño. se registrará contra el destinatario por cada día que exceda.

4.6.6. Todos los departamentos relevantes deben informar al remitente *** proveedores, clientes, etc. ***, y tratar de elegir empresas exprés *** SF Express, Deppon, etc. Relación de cooperación con la empresa Longbang, Yunda, Shengxiangying***, los archivos importantes son enviados por SF Express.

4.6.7. Todo envío urgente deberá realizarse a través del Departamento de Logística. El envío urgente sin el consentimiento del Departamento de Logística será gestionado por los propios departamentos correspondientes.

5. Documentos relevantes:

5.1. Formulario de solicitud de envío urgente

5.2. Formulario de seguimiento logístico <. /p>

5.4. Formulario de registro de recibo de entrega urgente

5.5. Formulario de registro de pérdida/daños de entrega urgente

6. este artículo se utilizará El "Reglamento de Gestión de Recepción y Entrega Urgente" entrará en vigor a partir del 1 de febrero de 2013.

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1. Finalidad

Estandarizar la gestión de la empresa en la recepción y entrega de envío urgente, prevenir pérdidas en el envío urgente, reducir los riesgos de ejecución y controlar los costos logísticos. Asegúrese de que el trabajo de entrega y recepción urgente de la empresa sea oportuno, preciso y eficiente.

2. Ámbito de aplicación

Aplicable a todos los empleados de la empresa.

3. Definición:

Artículos de entrega urgente: se refiere a archivos, muestras de productos, mercancías y otros bienes relacionados con el trabajo enviados o recibidos por empleados de la empresa por necesidades laborales.

3. Derechos y Responsabilidades

3.1 El Departamento de Recursos Humanos es responsable de firmar para la entrega urgente, registrar la entrega urgente recibida y notificar oportunamente al destinatario para que la recoja. que no ha sido recogido, existe la obligación de conservar el paquete ***El plazo de almacenamiento es antes de las 17:15 del día de la firma del envío urgente***.

3.2 El personal involucrado en el envío y recepción de envío urgente deberá cumplir con esta normativa.

4. Contenido

4.1

4.1.1 Selección de la empresa express: El principio de selección es alta eficiencia y bajo costo. El remitente debe elegir de manera razonable y precisa una empresa de mensajería rentable en función de la naturaleza y urgencia del artículo que se envía. La recepción evaluará la racionalidad de la empresa de mensajería seleccionada por el remitente.

4.1.2 Rellenar el formulario de envío urgente: El remitente deberá rellenar claramente los datos del destinatario y del remitente en letras mayúsculas *** dirección, destinatario, ***, código postal, etc.* ** .

4.1.3 Inspección y embalaje: El Departamento de Recursos Humanos es responsable de inspeccionar y auditar los artículos enviados, y registrar detalladamente los atributos de los mismos. Luego de pasar la inspección y auditoría, el remitente empaquetará los mismos. Artículos de acuerdo con las instrucciones de la empresa de mensajería. Se requiere embalaje y el albarán de entrega urgente se pega en la caja de embalaje.

4.1.4 El teléfono de recepción ****** para avisar a la empresa de mensajería para que acuda a la empresa a recoger la mercancía y conservar los documentos de envío.

4.2 Normas de envío

4.2.2 En principio, los artículos pesados, accesorios no preciosos***, muestras de productos e información general que pesen más de 5kg deberán enviarse por mensajería ordinaria. entrega La empresa no acepta SF Express *** Si se trata de un artículo urgente, puede elegir SF Express u otros métodos de envío después de la aprobación del vicepresidente a cargo.

4.2.3 La correspondencia general, tarjetas de felicitación, etc. deberá enviarse por servicio postal y enviarse por correo terrestre.

4.2.4 Está estrictamente prohibido enviar artículos personales con cargo al público. Una vez encontrados, la penalización será de 5 a 10 veces la tarifa expresa del pedido.

4.2.5 Está estrictamente prohibido enviar los productos de la empresa de forma privada. Una vez descubierto, se impondrá una multa de 5 a 10 veces el valor de mercado del producto. En casos graves, se considerará como tal. Se perseguirá el robo y la responsabilidad penal.

4.2.6 La recepción realizará estadísticas de todos los costos de envío por departamento cada mes, y el responsable del departamento de envío firmará y confirmará.

4.3 Normas de Recepción

4.3.1 La entrega urgente que no requiera tarifa por cobrar exprés deberá firmarse y registrarse en recepción, debiendo el responsable del departamento correspondiente ser notificado de inmediato para que firme para la recolección.

4.3.2 Para la entrega urgente que requiere una tarifa por cobrar exprés, la recepción debe notificar de inmediato al destinatario para que se encargue de los procedimientos de pago.

4.3.3 En principio, la recepción notificará al destinatario para que recoja los objetos de valor y los archivos secretos de la empresa. Si el destinatario no puede recogerlos, la recepción lo confirmará antes de gestionar la recogida. . formalidades.

4.3.4 Todos los paquetes urgentes deben registrarse en la recepción para firmar el recibo, y el destinatario debe firmar el recibo. Si el destinatario no está presente, se puede notificar al personal del departamento correspondiente para que firme. recibo directamente.

4.3.5 Todos los pedidos de entrega urgente enviados por la empresa se guardan en recepción*** y el periodo de almacenamiento es de un año*** para facilitar la conciliación y consulta.

4.3.6 Para garantizar la seguridad de los paquetes urgentes firmados por la recepción y mantener la imagen de la recepción de la empresa, el destinatario ***recolector*** debe retirar inmediatamente los paquetes urgentes. en la recepción después de que la recepción le notifique. Recójalo. Si el artículo no se recoge el mismo día, se le cobrará al destinatario 50 RMB por cada día de retraso.

4.3.7 La recepción ha firmado para la entrega urgente y notificado al destinatario para que lo recoja. Si no se recoge el mismo día y causa pérdida o daño, el destinatario será responsable. él.

4.4 Reclamación por artículos perdidos

4.4.1 Si la persona que envía *** y recibe *** encuentra que el *** envío urgente está perdido o dañado, deberá Informe el número de pedido a la recepción lo antes posible, y la recepción hará un seguimiento del reclamo con la empresa de mensajería. El remitente y el destinatario deben brindar la cooperación pertinente.

4.4.2 La recepción debe registrar cada artículo de reclamación en el "Formulario de registro de pérdida/daño de artículos exprés" para facilitar la consulta y las estadísticas de la tasa de pérdida/daño de artículos exprés y la evaluación de el nivel de servicio de la empresa de entrega urgente.

4.5 Anexo

4.5.1 “Entrega y Recepción Express ***Firma*** Formulario de Registro”