Recopilación de información
3.3.1 El significado de recopilación de información
La recopilación de información se refiere al proceso de encontrar y acumular información relevante dispersa en diferentes dominios de tiempo y espacio en función de propósitos y requisitos específicos.
En las actividades sociales y económicas humanas existe una gran cantidad de información dispersa y desordenada. Para hacer de esta información un recurso y desempeñar su función, es necesario volver a desarrollar la información, es decir, recopilar, recuperar, procesar, organizar y analizar información para convertirla en un producto de información que satisfaga las necesidades de las actividades sociales y económicas. .
La recopilación de información es una actividad de gestión de la información basada en las necesidades de información. Es el punto de partida del proceso de gestión de la información y la premisa y fundamento para el pleno desarrollo y utilización de la información. Sin recopilación de información, el desarrollo de productos de información se convierte en una “comida para hornear sin arroz” y no se pueden llevar a cabo otras actividades de gestión de la información. Sin una recopilación de información oportuna, avanzada y confiable, no se puede garantizar la calidad de la información desarrollada. Por lo tanto, la recopilación de información es el eslabón más crítico de todo el proceso de gestión de la información.
3.3.2 Principios de recopilación de información
En la etapa de recopilación de información, la cuestión más importante a la que se debe prestar atención es la calidad de la información recopilada. Para garantizar la calidad de la información, Se deben seguir los siguientes principios:
(1) El principio de pertinencia. Dado que la cantidad de información social es enorme, el contenido es complejo y las necesidades de información son específicas, la recopilación de información debe estar dirigida y basada en las necesidades reales de los usuarios de la información, y recopilar información que satisfaga los requisitos del usuario de manera decidida, enfocada y selectiva. manera. . Por ejemplo, los estudiantes universitarios que planean postularse para estudios de posgrado deben conocer la situación de la inscripción de posgrado en gestión de la información en todo el país. De acuerdo con las necesidades de información de los usuarios, es necesario recopilar información sobre la contratación de estudiantes de posgrado en gestión de la información en las universidades de todo el país.
(2) Principio de oportunidad. Una de las características importantes de la información es la puntualidad. Por un lado, la información desactualizada reducirá o perderá el valor de la información, por otro lado, también puede causar pérdidas de trabajo;
(3) Principio de autenticidad. En las actividades de gestión de la información, el procesamiento y procesamiento de la información y la toma de diversas decisiones basadas en la información procesada, se requiere información verdadera y confiable. Por ejemplo, la información de inteligencia falsa en una guerra puede hacer que toda la guerra fracase; la información de mercado falsa recopilada por una empresa puede hacer que el posicionamiento estratégico de toda la empresa sea inexacto y puede llevar a la quiebra de la empresa.
(4) Principio sistemático. Para que las empresas lleven a cabo la planificación estratégica, es necesario recopilar información completa sobre la estrategia empresarial, no información unilateral y fragmentada. Sólo así podremos comprender la situación general y formular un plan estratégico adecuado para la empresa.
(5) Principio de previsibilidad. El trabajo de recopilación de información debe basarse en necesidades prácticas y satisfacer las necesidades actuales, pero también debe mirar hacia el futuro y tener en cuenta el desarrollo futuro.
(6) Principio de planificación. La recopilación de información es una actividad organizada y decidida que requiere planificación. Al formular un plan de recopilación de información, se deben indicar claramente el propósito, alcance, métodos, contenido, personal, límite de tiempo y presupuesto. Es necesario considerar las necesidades actuales y cuidar el desarrollo futuro, es necesario ampliar las fuentes de información y mantener el carácter dinámico del plan para facilitar que el personal de recolección de información realice ajustes y modificaciones oportunas al plan de recolección de acuerdo a los cambios en el mismo; circunstancias, para que el plan sea lo más viable posible y coherente con la realidad objetiva.
3.3.3 Procedimientos de recopilación de información
Las necesidades de información son diversas e involucran a diversas industrias y diferentes estratos de la sociedad. Los pasos y procedimientos específicos de recopilación de información también son diferentes. Los procedimientos generales para la recolección de información son los siguientes:
(1) Determinar la política de recolección. En primer lugar, mediante el análisis de las necesidades de información del usuario, se estudia la finalidad, el contenido, el momento y el alcance de las necesidades de información del usuario. En segundo lugar, con base en las tareas y el desarrollo futuro de los usuarios de la información, debemos estudiar el entorno de la información, aclarar los objetivos del servicio y establecer pautas para la división del trabajo y la colaboración, el diseño racional y el máximo uso compartido de los recursos, teniendo en cuenta los aspectos humanos, financieros, y otras condiciones.
(2) Formular un plan de recolección. Un plan de cobranza es un plan de implementación específico de una política de cobranza dentro de un período de tiempo. Al formular un plan de recopilación, se deben considerar los siguientes puntos: primero, la conveniencia de la recopilación de información; segundo, la información debe utilizarse de manera integral, y tercero, tratar de ahorrar dinero;
(3) Clarificar los objetos de la colección. El objeto de la recopilación de información puede ser el lugar donde se genera la información o el remitente de la información. Por lo tanto, a menudo se puede obtener el mismo aspecto de información a partir de diferentes objetos. Para determinar los objetos de la colección, se deben considerar exhaustivamente factores tales como los requisitos de las necesidades de información, el propósito y las condiciones para la recolección de la información.
(4) Implementar la recopilación de información. Los recolectores de información deben realizar una recopilación específica de acuerdo con un plan prediseñado. Durante el proceso de recopilación, primero, debemos prestar atención a descubrir problemas, buscar causas y rastrear la recopilación; segundo, al realizar investigaciones, debemos prestar atención a recopilar y utilizar información indirecta para garantizar la exhaustividad y sistematicidad de la información sobre un determinado tema; cuestión; en tercer lugar, debemos analizar la información recopilada, realizar un análisis preliminar, clasificación y ordenación con el fin de guiar el trabajo de recopilación en profundidad y evitar posibles omisiones en la colección.
(5) Comentarios sobre la información del usuario. Este es el último paso de la recopilación de información y el resultado específico del trabajo de recopilación de información. Requiere que los recopiladores de información clasifiquen la información obtenida y se la proporcionen a los usuarios, y realicen trabajos complementarios de recopilación y mejora basados en los comentarios de los usuarios para mejorar aún más la calidad y el nivel del trabajo de recopilación de información.
3.3.4 Métodos de recopilación de información
Para diferentes tipos de información, se pueden utilizar diferentes métodos de recopilación de información. En términos generales, la información se puede dividir en dos tipos. Uno son los datos que se almacenan dispersos en el mundo real y no se han organizado sistemáticamente en información claramente estructurada. Se ubica en la vasta sociedad, mercado y personas, y se denomina "información de primera mano"; la otra es información recopilada a partir de información estructurada, codificada, completa y clara, que se denomina "información de segunda mano". Para la información primaria, se utiliza la investigación de la información para recopilarla, mientras que para la información secundaria, se utiliza la recuperación de información para recopilarla.
3.3.4.1 Encuesta de información
Los principales métodos de encuesta de información incluyen la observación directa, la encuesta por cuestionario, la encuesta por entrevista y la encuesta en red.
(1) Método de observación directa. El método de observación directa se refiere al comportamiento de los recolectores de información que registran objetivamente la información generada por la fuente de información en el sitio de la fuente de información con la ayuda de sus propios órganos sensoriales y de pensamiento, y con la ayuda de ciertos equipos.
(2) Método de encuesta por cuestionario. El método de encuesta por cuestionario es un método en el que el investigador utiliza un cuestionario diseñado uniformemente para comprender la situación o solicitar opiniones de los encuestados. El método de encuesta por cuestionario generalmente incluye los siguientes pasos: diseño del cuestionario, selección de la muestra, implementación de la encuesta, etc. Finalmente, se realiza un análisis estadístico de los cuestionarios recopilados para extraer conclusiones de la encuesta.
(3) Método de encuesta por entrevista. El método de encuesta por entrevista también se denomina método de entrevista o método de entrevista, que es un método para conocer hechos relevantes de los entrevistados a través de conversaciones orales y otros métodos. Este tipo de método se implementa a través del contacto directo entre los recolectores de información y los entrevistados, lo que puede lograr una comunicación bidireccional y aclarar cuestiones, facilitar la discusión en profundidad de temas relevantes y también facilitar el control del entorno de recolección de información, mejorando la pertinencia y confiabilidad. de recogida de información del sexo. Sin embargo, debido al alto costo y al gran impacto en la calidad y el nivel de los entrevistadores, no es adecuado para una implementación a gran escala.
(4) Método de encuesta por Internet. El método de encuesta por Internet se refiere al método de utilizar Internet para realizar encuestas sociales y recopilar información. Existen muchos tipos de métodos de encuestas por Internet según los medios técnicos utilizados, se pueden dividir en encuestas por Internet por correo electrónico (correo electrónico) y encuestas por Internet por página web (Web). Según el método de muestreo de la encuesta, se pueden dividir en. encuestas abiertas por Internet y métodos de selección, y encuestas por Internet de tipo solicitud, dependiendo de si se paga a los encuestados, se pueden dividir en encuestas por Internet no remuneradas y encuestas por Internet de tipo lotería. La investigación en Internet se ha convertido ahora en un método importante para obtener información.
3.3.4.2 Recuperación de información
La recuperación de información es el proceso de encontrar la información específica requerida por el usuario u obtener sus pistas de la herramienta o sistema de recuperación a través de un determinado mecanismo de consulta. La recuperación de información se lleva a cabo principalmente para información de segunda mano. La información de segunda mano es información que ha sido organizada y almacenada, y también es información que ha sido cuidadosamente seleccionada, procesada y procesada.
(1) Tipo de recuperación de información. La recuperación de información se puede dividir en diferentes tipos según diferentes criterios. ①Según el contenido del objeto de recuperación, la recuperación de información se puede dividir en recuperación de documentos, recuperación de datos y recuperación de hechos.
La recuperación de documentos es el proceso de utilizar documentos como objeto de búsqueda para encontrar documentos que contengan el contenido de información requerido por el usuario; la recuperación de datos es el proceso de recuperación de datos que pueden responder a una pregunta específica según sea necesario; la recuperación de hechos es la descripción indicativa de las cosas; o El proceso de recuperar el tiempo, lugar y proceso de un evento. ② Según los métodos de recuperación, la recuperación de información se puede dividir en recuperación de información manual y recuperación asistida por máquina. La recuperación de información manual se puede dividir en recuperación de información manual ordenada y recuperación de información manual no ordenada según si la información está ordenada o no; la recuperación asistida por máquina se puede dividir en recuperación mecánica y recuperación de información por computadora según el tipo de máquina utilizada para la recuperación. ③Según el método de organización de la recuperación, la recuperación de información se puede dividir en recuperación de texto completo, recuperación de hipertexto y recuperación de hipermedia. La recuperación de texto completo es la recuperación para encontrar contenido específico en todo el libro o artículo almacenado en la base de datos de recuperación; la recuperación de hipertexto es la recuperación de la información almacenada en cada nodo y la información en la red compuesta por la cadena de información, lo que enfatiza La la estructura de conexión semántica entre los nodos centrales se basa en las complejas herramientas proporcionadas por el sistema para la navegación gráfica y la visualización de nodos, proporcionando consultas de navegación y recuperación entre bases de datos; la recuperación hipermedia es la búsqueda de texto, imágenes, sonidos, etc. de información multimedia, como la recuperación de hipertexto, puede proporcionar consultas de navegación y recuperación entre bases de datos.
(2) Procedimientos de recuperación de información. Los procedimientos para la recuperación de información incluyen principalmente:
Determinar el alcance de la recuperación de información. El alcance de la recuperación de información se refiere al alcance del contenido de la información de recuperación y la definición de los límites de los objetos de recuperación de información.
Selecciona el tipo de herramienta de búsqueda. Las herramientas de recuperación de información se dividen principalmente en catálogos, índices y resúmenes, motores de búsqueda informáticos y otros tipos. En términos generales, cuando el contenido de la información a recuperar es muy claro, puede utilizar una herramienta de recuperación como un directorio. Si solo ha determinado un rango general de información de recuperación, pero tiene innumerables contenidos específicos en mente, puede hacerlo; utilice un índice o un motor de búsqueda informático y otras herramientas de recuperación si solo necesita obtener el contenido principal y los datos importantes de alguna información, puede utilizar herramientas de recuperación como resúmenes. juntos según sea necesario.
Seleccione el método de recuperación de información. La recuperación de información siempre busca recursos de información en función de ciertas características de la información (como ciertas palabras clave que pueden representar las características de la información). Estas características se denominan métodos de recuperación de información. Existen principalmente vías de clasificación, vías de materias, vías de nombres de información, vías de proveedores de información, vías de números de serie, etc. Puede elegir según sus necesidades durante la recuperación. Si el método de recuperación es inadecuado, a menudo provocará detecciones perdidas y falsas, y también afectará los resultados de la recuperación de información.
Implementar búsqueda de información. La implementación de la búsqueda de información es la etapa sustantiva de la recuperación. En el proceso de búsqueda de información, si es una búsqueda manual, se puede buscar según el identificador; si es una búsqueda automática, la información requerida se puede buscar según el directorio, índice, nombre de archivo o encabezados de materia.
Recuperar información. La recuperación de materiales de información se refiere a recuperar materiales de información, o proporcionar servicios de copia e impresión a los solicitantes de información, o proporcionar materiales de información directamente para que los utilicen los solicitantes.
(3) Métodos de recuperación de información. Existen varios métodos de recuperación de información, que son adecuados para diferentes propósitos y requisitos de recuperación. Los métodos de recuperación de información comúnmente utilizados incluyen el método de recuperación convencional, el método de recuperación de retroceso y el método de recuperación de bucle:
El método de recuperación convencional también se denomina. Método de recuperación de herramientas, que utiliza temas, categorías, autores, etc. como pistas de recuperación y utiliza herramientas de recuperación para obtener información. Para utilizar este método, primero debe aclarar el propósito y el alcance de la búsqueda y estar familiarizado con las principales herramientas de búsqueda. Según los requisitos de búsqueda, los métodos de búsqueda convencionales se dividen en método de búsqueda directa, método de búsqueda inversa y método de búsqueda puntual. ① El método de búsqueda secuencial es un método de búsqueda año por año basado en el año de inicio del tema de búsqueda, utilizando herramientas de búsqueda seleccionadas, de antiguo a nuevo, de lejano a reciente, del pasado al presente, hasta que se cumplan los requisitos del tema. conoció. Este es un método de búsqueda más tradicional. Sus ventajas son: menos comprobaciones perdidas, alta tasa de recuperación y alta tasa de precisión. Este método es adecuado para censar toda la información de documentos sobre un tema determinado dentro de un período determinado. La desventaja es que la carga de trabajo de recuperación es la mayor y requiere más tiempo. Es laborioso y se utiliza principalmente cuando falta literatura de revisión.
②El método de búsqueda inversa es lo opuesto al método de búsqueda directa. Es un método de inspección que busca año tras año en orden inverso, de nuevo a antiguo, de reciente a lejano, de presente a pasado, hasta que se cumplan los requisitos del tema. se reunió. Este método se utiliza principalmente para la recuperación de nuevos temas, nuevas ideas, nuevas teorías y nuevas tecnologías. La recuperación se centra en información reciente y consiste en obtener la literatura más reciente o el progreso de la investigación de una determinada disciplina o tema de investigación o los publicados en los más recientes. período. . La ventaja de este método es que ahorra tiempo y la información es relativamente nueva, pero la desventaja es que la tasa de recuperación no es alta. ③El método de verificación puntual es un método que utiliza herramientas de búsqueda para realizar inspecciones y búsquedas puntuales específicas. Es un método que apunta al foco de desarrollo y la etapa de desarrollo de un determinado tema, traza un rango de tiempo determinado y realiza una búsqueda año por año. Con este método, el efecto de recuperación y la eficiencia de recuperación son mayores, pero la posibilidad de que se pierda la detección es mayor. El uso de este método requiere familiaridad con las características de desarrollo del sujeto.
Método de búsqueda retrospectiva. El método de búsqueda de retroceso, también conocido como método retrospectivo y método de citación, es un método de seguimiento y búsqueda, es decir, utilizar las referencias adjuntas al final del documento como pistas para rastrear los documentos relevantes uno por uno. Los documentos obtenidos mediante este método son muy específicos y grandes en cantidad. Cuando se utilizan sin una herramienta de búsqueda o con herramientas de búsqueda incompletas, se puede obtener parte de la literatura requerida. La desventaja es que la tasa de recuperación a menudo no es alta y los documentos obtenidos son más antiguos. . El "Índice de citas científicas" y el "Índice de citas de ciencias sociales" del Instituto Americano de Información Científica y el "Índice de citas científicas chinas" del Centro de información de la Academia de Ciencias de China son herramientas poderosas para la búsqueda retrospectiva.
Método de búsqueda en bucle. El método de búsqueda circular también se denomina método alterno y método segmentado, que es un método de búsqueda integral que utiliza alternativamente el método de retroceso y el método convencional para buscar documentos. Al buscar, primero utilice el método convencional para encontrar un lote de información bibliográfica, luego seleccione literatura más específica y luego vuelva a buscar de acuerdo con las referencias adjuntas para expandir continuamente las pistas de búsqueda y realizar ciclos hasta que se cumplan los requisitos de búsqueda. Este método combina las ventajas del método convencional y del método de retroceso y puede obtener tasas de recuperación y precisión más altas. Es especialmente adecuado para temas con pocos documentos en los últimos años.
(4) Evaluación del efecto de recuperación de información. Los efectos de la recuperación de información son la eficiencia y los resultados de los servicios de recuperación de información, incluidos los efectos técnicos y los efectos socioeconómicos. La eficacia técnica se refiere al rendimiento y la calidad del servicio del sistema de recuperación de información, así como al grado en que el sistema satisface las necesidades de información del usuario. Los efectos sociales y económicos son los beneficios sociales y económicos generados por el sistema de recuperación al satisfacer las necesidades de información del usuario. Hay una unidad interconectada entre los dos. Las diferentes herramientas y métodos de búsqueda tienen ciertas diferencias en sus criterios para evaluar los resultados de la búsqueda. Para la evaluación de los sistemas tradicionales de recuperación de información, los principales indicadores de evaluación incluyen el rango de recopilación de información, la tasa de recuperación, la tasa de precisión, el tiempo de respuesta, el método de salida, la tasa de novedad, la facilidad de uso, etc.