Pritifica tus prioridades de antemano y di adiós a los esfuerzos ineficaces.
Hola, bienvenido al cuarto artículo del microcurso de "Zhishi Academy". Este curso lo ayudará a comprender los conceptos de los cuatro cuadrantes de emergencia importantes y a analizar diferentes modos de acción para comprender métodos de acción efectivos. Finalmente, cree una matriz de actividades prioritarias que le ayude a aclarar qué es más importante para usted.
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En “7 hábitos de las personas altamente efectivas”, el autor habla de un hábito laboral. Es decir, primero debes priorizar y entender qué es lo más importante y qué no lo es.
Es por eso que algunas personas parecen estar ocupadas todo el día, pero sin ningún resultado. La razón de esto puede ser que, aunque estás ocupado todos los días, lo que haces no es importante.
La ejecución es importante, pero si simplemente ejecutas a ciegas y no logras distinguir qué es lo más importante, solo terminará siendo una pérdida de tiempo. Tienes que esforzarte mucho pero aún así no vivir. una buena vida.
Hoy discutiremos cómo identificar las actividades de las tareas más críticas y evitar perder el tiempo en cosas sin importancia.
En "Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas", el autor describe el concepto de los "Cuatro cuadrantes de lo importante y lo urgente". La clave es gestionar el tiempo y las tareas basándose en la orientación de "importancia".
La importancia generalmente está relacionada con objetivos clave. Cualquier cosa que ayude a alcanzar objetivos personales y haga nuestra vida más colorida es importante.
Sin embargo, estas cosas normalmente no nos atraen lo suficiente ni nos obligan a realizarlas. En términos generales, las personas tienden a responder de inmediato a los asuntos urgentes, pero pueden retrasar y retrasar los asuntos importantes.
La urgencia generalmente está relacionada con situaciones inesperadas, lo que significa que hay que atenderlas de inmediato. Por ejemplo, si suena tu teléfono móvil, sin importar lo que estés haciendo en ese momento, tienes que dejar el teléfono. trabaja para contestar o colgar.
Los asuntos urgentes suelen ser obvios y no se pueden posponer. Puede que sea algo halagador y divertido, pero puede que no sea importante.
Al combinar los dos factores de importancia y urgencia, podemos dividir todo lo que hay que hacer en los siguientes cuatro cuadrantes.
El cuadrante 1 son asuntos importantes y urgentes, que generalmente requieren que usted los trate de inmediato. Estos asuntos suelen denominarse "problemas" o "crisis".
El principal estrés en el trabajo proviene de las tareas del Cuadrante 1, que consumen la mayor parte de tu tiempo y energía.
Las personas en el cuadrante 1 están lidiando con crisis todo el día, sus mentes están llenas de problemas y están ocupadas con diversas tareas urgentes.
Si te concentras demasiado en los asuntos de la diabetes Tipo 1, su alcance aumentará y eventualmente consumirán todo tu tiempo y energía.
El segundo cuadrante son cosas importantes pero no urgentes. Estas cosas son muy importantes y cambiarán mucho tu vida, pero muchas veces se ignoran porque no son lo suficientemente urgentes.
Las cosas en el Cuadrante 2 incluyen construir relaciones, escribir declaraciones de misión, planificar objetivos a largo plazo, preparar y prevenir con anticipación, o aumentar el conocimiento y mejorar las habilidades a través de la lectura y el aprendizaje.
Hay algunas tareas que pueden no parecer urgentes pero que tienen impactos de gran alcance. Si no se manejan de manera ordenada, se convertirán en asuntos importantes y urgentes en cualquier momento.
Invertir más tiempo en el Cuadrante 2 mejorará nuestra capacidad para hacer las cosas. Ignorar este cuadrante hace que el cuadrante 1 se expanda, provocando estrés, agotamiento y crisis más profundas.
Algunas personas dedican la mayor parte de su tiempo a asuntos urgentes pero sin importancia del Cuadrante 3, pero creen que están trabajando en cosas importantes.
El cuadrante 3 es casi una ilusión del cuadrante 1. La atmósfera de urgencia crea la ilusión de importancia, pero la realidad es que incluso si estas cosas son importantes, lo son para los demás.
Las personas en este cuadrante confundirán urgencia con importancia y estarán ocupadas atendiendo emergencias que consideran muy importantes durante todo el día.
La razón más fundamental es que no sabes qué es lo más importante, y los esfuerzos que pones no obtienen el mayor retorno y estás agotado.
El cuadrante 4 está reservado para cosas que “ni son urgentes ni importantes”. Este es un cuadrante de desperdicio, trate de no hacer cosas en este cuadrante.
Si dedicas la mayor parte de tu tiempo a asuntos de Categoría 3 y Categoría 4, se puede decir que es un enfoque muy irresponsable. Porque no importa si el tiempo es escaso o no, lo secundario seguirá siendo secundario.
Aunque no debemos perder el tiempo en este cuadrante, a veces estamos agotados de los cuadrantes 1 y 3, por lo que llegamos al cuadrante 4 para relajarnos un poco.
Por lo general, este tipo de tareas son relativamente sencillas y fáciles, y pueden utilizarse como una adaptación adecuada al trabajo intenso, pero no debemos permitirnos realizarlas durante mucho tiempo, porque eso puede hacer que nos quedemos estancados. él.
Los cuatro cuadrantes de importancia y urgencia pueden ayudarnos a ver claramente cómo la importancia y la urgencia afectan nuestras acciones, y permitirnos ajustar nuestros patrones de comportamiento en función de esto.
Las personas generalmente se sienten atraídas fácilmente por el Cuadrante 1 y dedican mucho tiempo a cosas importantes y urgentes, pero la clave es si estás en el Cuadrante 1 según la urgencia o la importancia.
En la vida nos ocupamos de dos factores: la urgencia y la importancia. Pero en nuestras decisiones diarias, uno de estos factores suele jugar un papel dominante.
Si domina la urgencia y cuando la importancia disminuye, la gente caerá en el Cuadrante 3: la Zona de Trampa.
Pero si la importancia domina, cuando la urgencia se debilita, la gente entrará en el Cuadrante 2: la zona de promoción.
La gente está tan acostumbrada a afrontar las crisis con presteza que nos volvemos dependientes de ellas porque crean una sensación de entusiasmo y energía.
Responder a una crisis puede hacernos sentir útiles y realizados, y puede proporcionarnos el placer temporal de resolver cuestiones urgentes e importantes.
En la sociedad actual se espera que las personas estén ocupadas porque si lo están, son importantes, y si no lo están, casi nos da vergüenza admitirlo.
Pero si el asunto no es importante, su urgencia se convertirá en un factor de influencia muy importante, haciendo que nos ocupemos de asuntos urgentes de forma involuntaria.
Con el tiempo, esto nos hará pensar erróneamente que las cosas urgentes son cosas importantes, y tratar las cosas urgentes una tras otra sin pensar si son realmente importantes.
A medida que pasa el tiempo, estos "importantes" traídos por la urgencia irán desapareciendo gradualmente, y las personas recordarán aquellas tareas importantes que han sido archivadas con una sensación de pérdida, y finalmente se encontrarán convertidas en esclavas del tiempo.
Simplemente trabajar más y más rápido sólo puede curar los síntomas, pero no la causa raíz. Esto es hacer cosas sin importancia de una manera más rápida, y la raíz de este problema radica en no poner las cosas importantes en primer lugar.
Aunque las personas altamente efectivas también enfrentan crisis y necesidades urgentes de abordar las cosas de inmediato, el número de incidentes de este tipo es relativamente pequeño.
Porque la mayor parte del tiempo se centrarán en asuntos del segundo cuadrante, es decir, dedicarán más tiempo a la prevención y mejora.
Entienden que, en realidad, muchas cosas importantes se vuelven urgentes porque se han retrasado o no se ha llevado a cabo una prevención y planificación insuficientes.
No esperan hasta que se desarrolle una crisis o un problema para prestarle atención; abordan cuestiones importantes antes de que se conviertan en emergencias.
En otras palabras, las personas altamente efectivas dedican más tiempo a preparar, prevenir, planificar y desarrollar capacidades y, por lo tanto, dedican menos tiempo a responder a las emergencias en el Cuadrante 1.
Guiarse por la importancia es la clave para actuar de manera que no sólo recupere el tiempo perdido por urgencia, sino que también lo utilice eficazmente en las actividades de crecimiento del Cuadrante 2.
La vida real no es tan clara como los cuatro cuadrantes. No nos resulta fácil distinguir a qué cuadrante pertenecen algunas cosas.
Además, en el trabajo real, también es ineficiente preocuparse siempre por a qué categoría pertenece un evento.
A qué cuadrante pertenece una cosa o tarea no es particularmente crítico. La clave es dónde está ubicado, y su ubicación determina la prioridad de las acciones.
Por lo tanto, en nuestra aplicación real, podemos usar diagramas de coordenadas para reemplazar los diagramas de cuadrantes y ubicaciones aproximadas para reemplazar clasificaciones específicas.
Esto nos permite completar de manera más efectiva el análisis de las prioridades de los eventos y nos permite orientar mejor nuestras acciones.
###Dos formas de hacer una matriz de actividad
Una matriz de actividad física se puede hacer usando una pizarra y notas adhesivas. Primero, dibuje los ejes de coordenadas básicos en la pizarra. Utilice notas adhesivas para completar las tareas.
Las matrices de actividades digitales se pueden producir utilizando software de presentación (Keynote, PPT). La ventaja de la digitalización es que es fácil de modificar y guardar, no está limitada por el espacio y puede crear ilimitadas.
Creemos juntos una matriz de actividades prioritarias.
Primero dibuja el eje de coordenadas, y luego marca los niveles de los factores. En la matriz de gestión del tiempo, utilizamos la importancia y la urgencia como dos factores clave de análisis.
En el grado de importancia, importante es el más alto y menor es el más bajo. En términos de urgencia, urgente es la más alta y relajada es la más baja.
Como hemos comentado antes, en realidad las cosas no son tan fáciles de distinguir a qué cuadrante pertenecen, ni necesitamos distinguirlas tan claramente.
Por ello, dividimos el grado de los factores en tres niveles, lo que supone añadir un grado "moderado" entre importante y menor, urgente y flojo.
De esta manera, se forma una matriz de cuadrícula de nueve cuadrados. Las cosas en la parte superior representan un mayor grado de importancia y las cosas colocadas a la derecha representan un mayor grado de urgencia.
Por último, utiliza bloques de colores para resaltar el alcance. La parte azul es lo importante en lo que debes centrarte. La parte roja es lo que debes recordar para no caer en la trampa de estar ocupado.
Antes de completar el contenido, podemos clasificar aproximadamente los objetos del contenido y usar notas adhesivas de diferentes colores y formas para distinguir los objetos de la tarea.
Por ejemplo, utilice notas adhesivas azules para representar asuntos laborales y notas adhesivas verdes para representar asuntos familiares. Las notas adhesivas cuadradas representan tareas únicas, mientras que las notas adhesivas redondas representan tareas recurrentes.
Después de determinar el marco básico y el tipo de tarea, puede comenzar a completar el contenido. Primero escriba una nota y luego organice la ubicación. Hazlo rápido, luego piénsalo de nuevo y ajusta tu posición nuevamente.
Recuerde, la matriz de actividades es principalmente para análisis, por lo que no importa si completa muchas actividades sin importancia, porque este paso es solo para reconocer si estas actividades son importantes, no para hazlos.
Selecciona tareas importantes de la matriz de actividades y muévelas a tu calendario. Pon las cosas importantes en tu agenda, de lo contrario siempre estarán amontonadas en un rincón.
La matriz de actividades puede ayudarnos a identificar cosas importantes, y la lista de cronogramas puede ayudarnos a ordenar y fechar las cosas.
Cuando movemos las cosas importantes de la matriz de actividades a la lista de programación, en realidad estamos organizando una secuencia y una fecha límite para las cosas importantes.
La clave para hacer las cosas no es la clasificación, sino el orden de importancia. Necesitamos un orden, ¿y este orden puede decirnos claramente cuáles son las "cosas importantes ahora"?
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La matriz de actividades prioritarias es una herramienta de análisis para la gestión del tiempo. Cuando dominas este cuadro de coordenadas de gestión del tiempo, en realidad dominas una forma de pensar. .
Puedes intentar utilizar un gráfico de coordenadas para analizar cualquier cosa. Por supuesto, primero debes definir un tema y luego descubrir los dos factores clave de ese tema.
Si te interesan los cuatro cuadrantes, puedes conocer la Boston Matrix, el test de personalidad DISC y los cuatro cuadrantes del flujo de caja.
Estos son modelos de pensamiento de cuatro cuadrantes muy interesantes, y hablaremos de algunos de ellos en el futuro.
Lo anterior es el contenido completo de este artículo del microcurso, gracias por verlo.