¿Cuál es el "tamaño de fuente" que se debe escribir hacia abajo en el título de la carta de presentación al escribir documentos oficiales?
"Medidas para el manejo de documentos oficiales de los organismos administrativos nacionales" (implementada en 2001) y el "Formato de los documentos oficiales de los organismos administrativos nacionales" (GB/T 9704-1999 ) estipulan claramente el "número de documento" Uso, formato y estándares. Sin embargo, todavía existen muchas irregularidades y problemas en la aplicación práctica del "número de documento", que se pueden resumir en los siguientes ocho aspectos.
Primero, utiliza palabras vacías. Por ejemplo, "X Zheng Zi [2002] No. 2" y "X Fa Zi [2002] No. 35", "zi" y "地" aquí son palabras redundantes sin significado real y deben eliminarse. El uso estándar es "Wan Zheng Ban Fa [2002] No. 2" (Documento del Gobierno Popular Provincial de Anhui No. 2 en 2002) y "Wan Zheng Ban Fa [2002] No. 35" (Documento No. 35 del Comité del Partido Provincial de Anhui) en 2002).
En segundo lugar, se invierten los elementos. El párrafo 4 del Capítulo 3, Artículo 10, de las "Medidas para el Manejo de Documentos Oficiales de las Agencias Administrativas Nacionales" estipula claramente que "el número de documentos oficiales incluirá el código de la agencia, el año y el número de serie", lo que equivale esencialmente a estipular los tres elementos del código de agencia, año y número de serie. Sin embargo, cuando algunos lugares y unidades utilizan "números de documento", no están ordenados en el orden especificado anteriormente y las posiciones de los tres elementos se invierten. Por ejemplo: "(76) Rongyinong No. 85". Este "número de documento" no sólo tiene un año incompleto, palabras adicionales, corchetes incorrectos, sino que también el año se ha adelantado, lo cual es incorrecto. El uso estándar debería ser "Rongyinong [1976] No. 85".
En tercer lugar, el nombre del año está incompleto. Por ejemplo, "X Fa Zheng [97] No. 8" y "X Zheng Mi [86] No. 6", donde "97" y "86" se refieren a los dos años de 1997 y 1986 respectivamente. Aunque, en los siglos XX y XXI, "[97]" y "[86]" pueden entenderse como 1997 y 1986, pero si lleva varios siglos o más, ¿por qué no puede entenderse "[97]" como 97? , 997 y 65438? Los nombres de época incompletos traerán grandes problemas a la búsqueda y utilización de documentos y archivos en el futuro. Por lo tanto, se debe escribir el nombre completo del año [1997] [1986] El formato de los documentos oficiales de los organismos administrativos nacionales estipula claramente: "El año debe marcarse con el nombre completo".
En cuarto lugar, uso incorrecto de corchetes. Por ejemplo, en ×Oficina Gubernamental (2002) No. 8 y ×Oficina Gubernamental (2002) No. 8, los corchetes () y < > utilizados aquí son incorrectos. El uso estándar debe estar entre corchetes hexagonales, como "×Oficina Gubernamental [2002] No. 8".
En quinto lugar, establezca posiciones falsas al azar. A menudo hay espacios en la secuencia de números de archivo, como "X Zhengmi [2002] No. 008", donde "No. 008" debe cambiarse por "No. 8". El "Formato de documentos oficiales de los organismos administrativos nacionales" (GB/T9704-1999) estipula claramente que "el número de serie no se completará con dígitos en blanco (es decir, 1 no se completará con 001)".
Sexto, la ubicación es incorrecta. Hay tres errores comunes: primero, se debe colocar en el centro, no en el centro; segundo, no se debe colocar en el medio sino en el medio; tercero, las filas superior e inferior están mal espaciadas, o demasiado altas; o demasiado bajo. Respecto a la ubicación del número de documento, existen normas muy claras y específicas en la “Interpretación de las Disposiciones Complementarias de los Formatos de Documentos Oficiales de los Organismos Administrativos Nacionales”: En esta norma, la posición del número de documento se especifica como 2 líneas más abajo el logotipo de la agencia emisora, entre el número del documento y la línea trasera roja. El espacio (es decir, una línea horizontal roja en el encabezado del documento) es de 4 mm (la distancia entre el logotipo de la autoridad emisora y la línea inversa roja es de 3 líneas, pero el número del documento debe marcarse en la tercera línea, no cerca de la línea roja inversa). Los números de expediente generalmente deben estar dispuestos en el medio.
De hecho, existen tres tipos diferentes de ubicación de los números de documentos: ① El siguiente texto con el nombre de la agencia emisora del documento (comúnmente conocido como encabezado grande) más la palabra "documento" constituye el logotipo de la agencia emisora del documento. El número del documento generalmente está marcado debajo del logotipo de la agencia emisora del documento, en rojo. Por encima de la línea inversa, colóquelo 4 mm en el centro (como se especifica arriba (2) Cuando sea necesario identificar el nombre del emisor); En los documentos anteriores, el número del documento debe moverse hacia la izquierda, dejando 1 espacio (arriba y abajo, 4 mm por encima de la línea roja inversa como se especifica arriba), el nombre del emisor está dispuesto a la derecha y hay un espacio a la derecha; (3) "Para documentos oficiales que solo utilizan el nombre de la agencia emisora como identificación de la agencia emisora, el número del documento generalmente está marcado debajo de la línea horizontal (línea roja inversa) y a la derecha de la título del documento oficial" (ver Capítulo 3, Artículo 11, Párrafo 4 de las "Reglas de Implementación para el Procesamiento de Documentos Oficiales de las Agencias Administrativas de la Provincia de Anhui" que entraron en vigor el 0 de octubre de 20065438).
7. El tamaño de fuente no es estándar. El "Formato de documentos oficiales de las agencias administrativas nacionales" estipula que los caracteres del texto oficial deben imitarse en el estilo Song, usando el tamaño 3. Y algunos tamaños de fuente son más pequeños que el tamaño 3, algunos usan el estilo Song estándar pequeño, otros usan escritura normal y otros usan el estilo Song estándar. algunos usan estilo negrita y hay varias fuentes.
8. Confundido con "número de documento". Esta pregunta aparece a menudo en libros de enseñanza, como "La colección completa de estilo práctico chino" compilado por una universidad por correspondencia, "Curso oficial de redacción de documentos" publicado por una imprenta universitaria normal, "Escritura práctica" publicado por una universidad por correspondencia en los últimos años. , y un provincial El libro de texto "chino" para cuadros del sistema escolar del partido, etc. , todos interpretaron el "número de documento oficial" como "que generalmente incluye el código de agencia, el año y el número de serie", confundiendo el "número de documento oficial".
"Número de documento" y "número de documento" son dos conceptos diferentes. El "número de documento" también se denomina número de documento, que es un número secundario para el número total de copias de un documento (Diccionario de documentos prácticos publicado por Shaanxi People's Education Press). El "Formato de documentos oficiales de los organismos administrativos nacionales" (GB/T 9704-1999) estipula más claramente que "cuando se imprimen varias copias del mismo documento, el número de documento (número de documento) es el número de secuencia de cada documento". El "número de documento" está "compuesto por el nombre de la autoridad emisora, el año y el número de serie". Además, existen dos diferencias principales entre "número de documento" y "número de documento": ① La diferencia en el método de escritura. El "número de documento" solía escribirse como "000××número", pero ahora es "000×××" y la ubicación está marcada en la esquina superior izquierda del documento. El "número de documento" está escrito como "Guofa [1991] No. 2", que es el documento No. 2 emitido por el Consejo de Estado en 1991. (2) Diferencia en la posición de marcado. "El número de archivo (número de copias del documento) está marcado con números arábigos en la esquina superior izquierda del formato de 1 línea [el llamado formato: es decir, el papel de impresión del documento menos la parte superior (margen blanco superior) , encuadernación (margen blanco izquierdo), margen blanco derecho y margen inferior, el resto se puede imprimir. El "número de documento" debe dejarse en blanco en 2 líneas debajo del logo de la autoridad emisora, con un prefijo grande a 4 mm de distancia]. la línea trasera roja (el prefijo con el nombre de la autoridad emisora más la palabra "documento" constituye el logotipo de la autoridad emisora) El siguiente texto está dispuesto en el centro del texto debajo del encabezado pequeño o del texto paralelo (prefijo marcado); solo por el nombre de la autoridad emisora) se mueve hacia la derecha debajo de la línea roja de inversión arriba, cuando es necesario identificar el nombre del emisor, el número del documento debe moverse hacia la izquierda, dejando 1 (4 mm por encima del rojo; línea inversa).
Las "Medidas para el manejo de documentos oficiales de las agencias administrativas nacionales" se han revisado y mejorado muchas veces, y se han formulado estándares de implementación nacional (GB/T 9704-1999) en aplicación práctica. , se deben seguir estrictamente las "Medidas" y los estándares nacionales de implementación para promover la estandarización y estandarización del procesamiento de documentos oficiales por parte de las agencias administrativas nacionales.