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¿Cuáles son los requisitos básicos para las actas de reuniones?

¿Cuáles son los requisitos básicos para las actas de las reuniones?

Muchos puntos de vista tradicionales creen que el tomador de notas de la reunión es el rol "más simple" de la reunión. De hecho, esta opinión ya ha quedado muy atrás. El tomador de notas de la reunión es un papel importante en las reuniones modernas después del anfitrión de la reunión. Porque un buen tomador de notas puede mejorar la eficiencia de las discusiones, mientras que un mal tomador de notas no solo aumenta los malentendidos, sino que también hace perder tiempo; un tomador de notas competente no solo puede escuchar atentamente el discurso, sino también expresarlo con precisión; lo dicho, grabar varios discursos al mismo tiempo sin cometer errores.

1. Requisitos básicos para reunirse con los tomadores de registros.

(1) Responder rápidamente. Capaz de responder rápidamente a las cuestiones planteadas por todos.

(2) Escribe rápidamente. Por supuesto, existen ciertos requisitos en cuanto a la velocidad de escritura al redactar las actas de las reuniones.

(3) Amplios conocimientos. Al redactar actas de reuniones, a menudo escucha algunos términos profesionales sin una base de conocimientos relativamente amplia. Es posible que no comprenda ni escriba estos términos profesionales. Esto entra dentro de las capacidades de hardware de una persona que toma notas en una conferencia.

(4) Memoria muy fuerte. Quien toma notas en la reunión debe poder recordar las causas y consecuencias de lo que dijo el orador. Cuando se enfrenta a un problema muy complejo y extenso, necesita una buena memoria, de lo contrario, es posible que no sepa lo que dijo el orador al final de la nota. .

2. Las 10 sugerencias principales para las actas de reuniones

Las reuniones importantes deben registrarse para que haya una base para compilar las actas de las reuniones.

A menos que sea necesario, normalmente no es necesario grabar las reuniones celebradas periódicamente. El tiempo dedicado a escribir discursos detallados puede resultar inútil.

La mayoría de las reuniones pueden tener una persona designada para tomar notas. Sería mejor que el presidente no hiciera este trabajo al mismo tiempo. Además, es mejor rotar el rol de tomador de notas de la reunión entre los asistentes.

Es mejor que las notas de la persona que toma notas en la reunión sean fluidas, fáciles de entender y sin distorsiones. Es mejor escribir las notas en una computadora para facilitar su consulta.

Las responsabilidades de quien toma notas en la reunión también incluyen:

Señalar rápidamente los comentarios confusos y pedirle al orador que los explique claramente.

Hacer resúmenes de manera oportuna y ayudar en las discusiones.

Confirmar con los asistentes si el orden de cada propuesta es correcto.

El contenido del acta de la reunión incluye:

Diversas conclusiones alcanzadas durante la discusión (es necesario tomarse la molestia de confirmar con los participantes que cada conclusión es correcta)

¿Qué evidencia existe para respaldar la aprobación de la moción y cuáles son las objeciones?

Detalle de la obra asignada y fecha de finalización.

Después de la reunión, reorganice el contenido grabado y manténgalo en una sola página tanto como sea posible.

Las actas de la reunión deben organizarse de la siguiente manera:

El título, el propósito de la reunión, el nombre del presidente, la lista de ausencias y asistencia deben incluirse al comienzo del acta de la reunión.

Utilice viñetas o un párrafo corto para enumerar los puntos clave de los participantes.

Registre con precisión el estado de la asignación de trabajo y la fecha de finalización.

Adoptar los criterios de evaluación de esta resolución (si fuera necesario).

La persona que tomó el acta de la reunión debe trabajar con el presidente *** para corregir los errores cometidos por la persona que tomó el acta de la reunión.

Enviar el registro de esta reunión a los asistentes.

¿Cuáles son los requisitos básicos para las actas de las reuniones?

Durante la reunión, el encargado del registro registra la organización y el contenido específico de la reunión, formando el acta de la reunión. "Recordar" se puede dividir en registros detallados y registros breves. Las notas breves son para registrar el resumen de la reunión, los comentarios importantes o principales de la reunión. Los registros detallados requieren que los elementos registrados estén completos y que las observaciones registradas sean detalladas y completas. Si necesita conservar las actas de la reunión, incluido el contenido anterior, debe confiar en la "grabación". "Grabación" incluye notas escritas, grabaciones de audio y grabaciones de video. Para los registros de reuniones, las grabaciones de audio y video generalmente son solo medios y, en última instancia, el contenido grabado debe restaurarse en texto.

Las transcripciones también suelen depender de grabaciones de audio y vídeo para garantizar que el contenido grabado reproduzca la situación de la reunión al máximo.

Requisitos básicos para las actas de las reuniones

1. Indique con precisión el nombre de la reunión (debe escribirse el nombre completo), la hora y el lugar de la reunión, y la naturaleza de la misma. reunión.

2. Anotar detalladamente el anfitrión de la reunión, el número de personas que debieron y efectivamente asistieron a la reunión, el número de personas que estuvieron ausentes, llegaron tarde o salieron temprano, sus nombres y cargos, y el nombre de la persona que grabó la reunión. Si es una reunión masiva, simplemente registre los objetos y el número total de participantes, así como los líderes más importantes que asistieron a la reunión. Si a algunas reuniones importantes asisten personas de diferentes unidades, se debe crear un libro de firmas y se debe pedir a los asistentes que firmen con sus nombres, unidades, cargos, etc.

3. Registrar fielmente los discursos y desarrollos relacionados en la reunión. El contenido de los discursos en la reunión es el tema central del acta. También deben registrarse otras dinámicas de la reunión, como interrupciones durante los discursos, risas, aplausos, interrupciones temporales y otras condiciones importantes del lugar, etc.

Los discursos grabados se pueden dividir en resúmenes y textos completos. La mayoría de las reuniones solo necesitan registrar los puntos principales de los discursos, es decir, los temas de los que habló el orador, los puntos de vista básicos y los principales hechos y conclusiones de cada tema, y la actitud hacia los discursos de otras personas, etc., en forma resumida. No es necesario "grabar todo lo que escuchas". Para algunas reuniones especialmente importantes o discursos de personas especialmente importantes, es necesario anotar todo el contenido. Si hay una grabadora, puede grabar primero y luego ordenar el texto completo después de la reunión; si no hay condiciones de grabación, un taquígrafo debe ser responsable de grabar; si no hay un taquígrafo, puede asignar algunas personas más; que se acuerden rápidamente de hacerse cargo de la grabación, para que puedan corregirse y complementarse mutuamente después de la reunión.

4. Registrar los resultados de la reunión, como las decisiones, resoluciones o votaciones de la misma.

Las actas de las reuniones deben ser fieles a los hechos y no deben contener ninguna emoción personal del registrador, ni se permite la adición o eliminación intencional del contenido del discurso. Las actas de las reuniones generalmente no son adecuadas para su divulgación pública. Si es necesario publicarlas, se debe obtener la revisión y el consentimiento del orador.

Puntos clave de las actas de las reuniones Los puntos clave que deben resaltarse en las actas de las reuniones son:

(1) El tema central de la conferencia y las actividades relacionadas en torno al tema central

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(2 ) El foco de discusión y debate en la reunión y las principales opiniones de todas las partes

(3) Discursos de autoridades o representantes

(4; ) Establecer el tono al inicio de la reunión Discursos y observaciones finales antes del final

(5) Asuntos que han sido resueltos o aún por resolver en la reunión

(; 6) Otras observaciones que tengan mayor impacto en la reunión o actividad. En términos generales, existen cuatro técnicas para redactar actas de reuniones: primera rápida, segunda importante, tercera provincial y cuarta generación.

Una vez que seas rápido, recordarás rápido. Los caracteres deben ser más pequeños y claros, y se deben escribir más caracteres conectados. Siga la dirección natural de sus codos y manos y escriba en ángulo.

El segundo punto importante es seleccionar los puntos importantes y recordarlos. En lo que respecta a la grabación de una reunión, es necesario registrar los temas de la reunión, las ideas centrales de los discursos del anfitrión de la reunión y de los principales camaradas dirigentes, las diferentes opiniones o temas controvertidos de los participantes, opiniones finales, decisiones o resoluciones, etc., y registrar a una persona. Para un discurso, es necesario recordar los puntos clave, los argumentos principales y las conclusiones del discurso, pero no es necesario recordar el proceso de argumentación. En lo que respecta a memorizar una oración, debes recordar la palabra central de la oración y, por lo general, no es necesario recordar los modificadores. Preste atención a la coherencia y la informabilidad de las oraciones superiores e inferiores. Un buen registro debe ser un artículo independiente.

Tres provincias, es decir, el uso correcto de las omisiones en los registros. Como el uso de abreviaturas, palabras simplificadas y nombres colectivos. Omita componentes adicionales en palabras y oraciones, como "pero" y recuerde solo "pero". Omita modismos más largos, dichos comunes y frases familiares. Trace una línea curva para reemplazar la segunda mitad de la oración. comenzar y finalizar oraciones o simplemente comenzar y terminar las palabras y verificarlas después de la reunión.

Requisitos de formato de las actas de las reuniones

Las actas de las reuniones generalmente constan de cuatro partes: título, organización de la reunión, contenido de la reunión y final de la reunión.

(1) Título

El título del acta de la reunión es también el nombre del acta de la reunión. El título del acta de la reunión suele consistir en el nombre de la agencia, unidad departamental o institución + el tema de la reunión + el nombre, como "Acta de la xx reunión de la oficina del xx departamento de la provincia de Jiangsu".

(2) Situación de la organización de la reunión

En esta parte, es necesario escribir claramente el siguiente contenido:

1. Hora de la reunión. El año, mes y día deben escribirse claramente. Las reuniones importantes también deben reflejar las horas específicas de inicio y finalización, como de 8:30 a. m. a 11:30 a. m.

2. Lugar de reunión.

Es necesario escribir claramente el lugar específico de la reunión, como xx sala de conferencias si es necesario, también se debe indicar el lugar.

3. Si hay pocos asistentes, los nombres y posiciones de los asistentes deben escribirse claramente; si hay muchos asistentes, solo puede escribir los límites superior e inferior de asistentes, como condado, nivel de división o superior; , para facilitar exámenes futuros, se puede configurar un libro de registro separado y guardarlo junto con las actas de la reunión.

4. Persona ausente. Si hay pocas personas ausentes, por favor nómbrelas e indique brevemente el motivo.

5. Por favor indique el nombre y cargo de la persona que asiste.

6. Debe indicarse el nombre y cargo del anfitrión.

7. Escriba el nombre y el puesto del registrador, y anote tantas personas como personas.

El contenido anterior requiere que el encargado del registro de la reunión aumente o disminuya según la reunión específica, y debe escribirse antes de que la reunión se celebre oficialmente.

(3) Contenido de la reunión

Esta es la parte principal del acta de la reunión. Contiene principalmente los siguientes contenidos: temas de reuniones, informes de los líderes, discusiones, resoluciones formadas y resumen del anfitrión.

Hay dos formas de grabar la parte principal de la reunión: una es una grabación detallada y la otra es una grabación resumida.

1. Los registros detallados se utilizan principalmente para reuniones importantes. Los temas discutidos y estudiados en reuniones importantes son relativamente complejos y es necesario registrar las palabras originales del orador tanto como sea posible, es decir, simplemente recordar cómo las dijo. Para discursos particularmente importantes, no solo debe recordarse el contenido del discurso. grabarse íntegramente, pero preferiblemente también por escrito el tono y la postura del hablante.

Al grabar reuniones importantes, debe prestar atención a tres puntos: Primero, al grabar temas controvertidos y desacuerdos en la reunión, debe anotar en detalle el foco de las disputas y desacuerdos y las opiniones de los participantes. personal relevante. En segundo lugar, al registrar los temas clave y las cuestiones clave de la reunión, los discursos del personal relevante deben registrarse en detalle. En tercer lugar, al registrar las resoluciones de la reunión, la situación de la votación debe registrarse en detalle y las objeciones, abstenciones, etc. deben registrarse para su revisión. Para el contenido decisivo registrado en la reunión, antes de finalizar el acta de la reunión, el registrador deberá leerla a los participantes para que los asuntos de resolución puedan discutirse con mayor precisión. Algunos registros detallados deben reorganizarse después de la reunión si es necesario, pero los registros originales no deben destruirse y aun así deben archivarse, algunas actas de la reunión deben enviarse al anfitrión de la reunión para su revisión antes de poder anunciarlas e imprimirlas.

2. Las actas resumidas se utilizan principalmente para las juntas generales. En ausencia de desacuerdos y disputas, simplemente resuma los puntos clave y clave, como lo que se informó en la reunión, qué temas se discutieron, qué resoluciones se tomaron, etc.

Los dos métodos de grabación anteriores deben seleccionarse según la naturaleza y el contenido de la reunión. En resumen, las actas de las reuniones deben ser completas, verdaderas, precisas, leales a la intención original y redactadas con claridad, evitando adiciones, eliminaciones o cambios al contenido de la reunión y evitando reemplazar o modificar el idioma del orador por el idioma del la grabadora.

(4) Finalizar

Al final de la reunión se deben dejar dos espacios en blanco para escribir las palabras "La reunión ha terminado".

En la esquina inferior derecha del acta de la reunión, estar firmada por el anfitrión y el registrador de la reunión para demostrar responsabilidad.

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