La importancia de la preparación de las reuniones
Presentar el plan y el presupuesto anteriores al supervisor para su aprobación y, con la autoridad del supervisor, preocuparse o incluso participar personalmente en todo el proceso de exhibición, manejar directamente diversos asuntos en el sitio de exhibición y garantizar el éxito de la exposición. Finalmente, haga un buen trabajo después de la exposición, redacte u organice personalmente al personal relevante para que escriba un informe resumido y preséntelo al jefe. Diseño inteligente del lugar de negociación comercial: el lugar de negociación debe ser cómodo, conciso y espacioso, la mesa de negociación debe ser espaciosa, los asientos y el cabello deben ser cómodos y el ambiente debe tener una atmósfera de negocios. No es necesario hacer que un lugar de negociación parezca una galería de arte en aras de la elegancia. En las negociaciones comerciales, los negociadores de ambas partes deben sentarse en el medio y estar frente a frente por igual. La mesa de negociaciones debe ser larga, amplia, clara y elegante; los demás negociadores generalmente se sientan en ambos lados. Esta disposición de los asientos suele demostrar formalidad, cortesía, respeto e igualdad. Si se trata de una negociación multilateral, los principales negociadores de cada parte deberían sentarse en los asientos correspondientes alrededor de la mesa redonda. Las mesas redondas suelen ser grandes y pueden organizarse en secciones; los traductores y otros negociadores suelen sentarse alrededor de sus respectivos oradores, o pueden sentarse detrás de ellos. Ya sea en negociaciones bilaterales o multilaterales, el tamaño de las mesas y sillas debe ser adecuado al entorno y cualquier arreglo aleatorio descoordinado e incómodo causará depresión o incomodidad a los negociadores. A diferencia de las mesas de negociación rectangulares, las mesas de negociación redondas suelen dar a las personas una sensación de relajación. Por lo tanto, las mesas redondas se utilizan generalmente en algunos lugares de reunión relajados y amigables. Ya sea una mesa cuadrada o redonda, presta atención a la orientación de los asientos. Generalmente la gente piensa que el asiento que mira hacia la puerta es el que más influye. Los occidentales creen que este asiento tiene una sensación de poder, mientras que los chinos están acostumbrados a llamarlo "el asiento superior". Los asientos que dan a la puerta son los que menos impacto tienen. Los occidentales generalmente creen que este asiento tiene un sentido de pertenencia y los chinos están acostumbrados a llamarlo "el siguiente asiento". Por lo tanto, al organizar los asientos, debes considerar plenamente este hábito psicológico para evitar situaciones desagradables. Está más en línea con la etiqueta social invitar a los invitados a un asiento. De lo contrario, es mejor negociar en un lugar de terceros y evitarlo. Si desea dar a entender influencia a través de la disposición de los asientos durante una negociación, la mejor manera de hacerlo es colocar una etiqueta con su nombre en el asiento para indicar que alguien debe sentarse en algún lugar, creando así cierta influencia sobre todos. También es más aceptable socialmente organizar los escaños por orden de estatus dentro de sus respectivos grupos.
1. Concierte una cita con el lugar y formule el plan más perfecto según las necesidades; seleccione el lugar de la reunión según el nivel de la reunión; las condiciones específicas de la reunión, y seleccionar la ubicación de las subsedes, realizar una reserva con antelación. 2. Disposición del lugar, instalación y depuración del equipo Diseñe y organice el diseño del lugar de acuerdo con las condiciones específicas de la reunión, y diseñe cuidadosamente todos los detalles, prepare todo el equipo necesario para la reunión según sea necesario y colóquelo en el lugar designado en; avance; depure el equipo con anticipación según sea necesario; realice simulacros para garantizar que la reunión se desarrolle sin problemas. 3. Diseño y producción de material impreso De acuerdo con las necesidades específicas de la reunión, diseñar el estilo, contenido y patrón del material impreso con anticipación en el lugar o lugar designado; 4. La recogida y devolución de los participantes se organizará de acuerdo con la situación específica y se organizará el número de vehículos correspondientes. 5. Proporcionar catering a los participantes. Organizar varios tipos de catering según las preferencias de los participantes: comida occidental, comida china, buffets, banquetes, etc. Elija diferentes lugares para cenar según la situación específica de los participantes, el lugar y la ubicación del hotel. 6. La disposición del tiempo libre de los participantes depende de las preferencias de los participantes, eligiendo diferentes métodos de ocio diseñando rutas de viaje especiales; La forma de elegir el lugar y el lugar de la reunión debe considerarse de manera integral en función del número de personas que asisten a la reunión y el contenido de la misma. Lo mejor es cumplir con los siguientes estándares: ★ El lugar es demasiado grande, el número de personas es demasiado pequeño y hay demasiados asientos vacíos, lo que dará a los participantes una sensación de opresión. El lugar es demasiado pequeño, hay demasiados; Mucha gente, y están abarrotados como un mercado de agricultores, que no solo parece tacaño, sino que no es una buena reunión en absoluto. El primer ministro británico, Winston Churchill, dijo una vez: "Nunca utilice una sala que sea demasiado grande, sino una sala que tenga el tamaño adecuado". ★ El lugar de la reunión debe ser razonable, temporal y dispersarse en una o dos horas. Considere ubicar el lugar donde se concentran los participantes; para reuniones que duren más de un día, el lugar de la reunión debe estar lo más cerca posible de las residencias de los asistentes para evitarles trabajo duro. ★Las instalaciones auxiliares deben estar completas. El recinto deberá estar totalmente equipado con iluminación, ventilación, saneamiento, servicio, telefonía, amplificación de sonido, grabación y otros equipos. Todo el equipo auxiliar debe ser inspeccionado uno por uno por el personal de la conferencia. El hecho de que "no hubo problemas cuando nos reunimos aquí la última vez" no significa que "esta vez todo será igual de sencillo". Es probable que esta actitud irresponsable perjudique la reunión. ★Debe haber un estacionamiento. La sociedad moderna exige reuniones. No mucha gente viene a la reunión con "un par de sandalias y un paraguas". Bicicletas, motos y coches deberán disponer de plazas de aparcamiento para poder desarrollarse la reunión. ¿Hablas en público? A veces, el personal administrativo y de secretaría no sólo trabaja entre bastidores, sino que también tiene la oportunidad de hablar en la recepción, por lo que conviene aprovecharla. Entonces, ¿a qué deberías prestar atención cuando hablas en público? Prepare su discurso investigando material fáctico y cualquier material que necesite para responder las preguntas de la audiencia. Piensa de antemano en lo que quieres decir para que las ideas de tu discurso queden claras. Se recomienda escribir los puntos clave en tarjetas. Practica hablar frente a un espejo, prestando especial atención a las expresiones faciales, la postura corporal y los gestos. También puede utilizar una grabadora para grabar su discurso e identificar áreas de mejora. ◆Utilice un lenguaje conciso, claro y comprensible. ◆Mantener una postura de pie estable y erguida y una expresión feliz y alegre. Mantén la calma y no seas rígido. Cuando sea necesario, puedes mirar al público para atraer su atención. ◆ Mida su tiempo de palabra y manténgalo dentro del rango de tiempo permitido. ◆Hablar en un lenguaje estandarizado y con cadencia.
En particular, debe resaltar el volumen de su voz para que pueda transmitirse claramente a los oídos de la última fila de oyentes. ◆Controle la velocidad del habla, rápida o lenta, a la perfección. Haga una pausa en los puntos clave de su discurso para darle a la audiencia espacio para pensar, comprender y digerir lo que se dice. Evite comportamientos inusuales, como pasar las páginas de su discurso con torpeza y mover las manos y los pies con frecuencia. Puedes sostener una carta en tu mano y mantenerla en silencio. ◆Antes de dar un discurso sistemático, se debe concebir la estructura general de todo el discurso. Con esta estructura general de ideas, puedes estar seguro de que tu preparación es integral y suficiente; eres realmente consciente de lo que quieres decir y cómo quieres decirlo; además, puedes asegurarte de que tu discurso sea popular y lo hará; No debe considerarse una pérdida de tiempo y energía de la audiencia. El diseño estandarizado de la exposición es una forma importante para que las empresas amplíen su influencia, atraigan clientes y promuevan transacciones. Desde el punto de vista del contenido, las exposiciones son profesionales, profesionales e innovadoras, como la "Exposición de Educación Británica" y las relacionadas con el comercio, como la "Feria de Productos Básicos de Exportación de Guangzhou" y también las hay integrales; como la "Exposición Mundial". En términos de forma, las exposiciones tienen muchas formas, como exhibición de productos, negociación de transacciones, publicidad y promoción, entretenimiento de invitados, etc. No importa cuál sea el contenido y la forma, la exposición tiene su propio tema distintivo. Por lo tanto, a la hora de montar una exposición, primero debes decidir cómo participar en función de la temática. En segundo lugar, una planificación específica es la clave para garantizar que la exposición sea un éxito. Asegúrese de hacer un plan de presentación muy claro y detallado, capturar todos los temas a considerar y que pueden estar involucrados, y dar respuestas muy claras y efectivas. Específicamente, significa aclarar el propósito de participar en la exposición, determinar el contenido de la exposición, implementar el método de exposición, planificar el método de exposición, seleccionar la ubicación de la exposición, completar los procedimientos de exposición, seleccionar los productos a exponer, organizar a los expositores, diseñar procedimientos operativos. , e integrando actividades presenciales de recepción, explicación, negociación y firma. Se hizo de manera muy ordenada y se elaboró el presupuesto de costos de la exposición. En tercer lugar, necesitamos formular algunas estrategias muy prácticas y idear algunos planes únicos y novedosos para convertir una simple exposición en una promoción comercial influyente. Esta es una oportunidad para medir nuestras capacidades de planificación organizacional. La importancia de una secretaria senior para el jefe también se refleja claramente en este drama. Presentar el plan y el presupuesto anteriores al supervisor para su aprobación y, con la autoridad del supervisor, preocuparse o incluso participar personalmente en todo el proceso de exhibición, manejar directamente diversos asuntos en el sitio de exhibición y garantizar el éxito de la exposición. Finalmente, haga un buen trabajo después de la exposición, redacte u organice personalmente al personal relevante para que escriba un informe resumido y preséntelo al jefe. Disposición inteligente del lugar de negociación comercial. El lugar de negociación debe ser cómodo, conciso y espacioso, la mesa de negociación debe ser espaciosa, los asientos y el cabello deben ser cómodos y el ambiente debe tener una atmósfera comercial. No es necesario hacer que un lugar de negociación parezca una galería de arte en aras de la elegancia. En las negociaciones comerciales, los negociadores de ambas partes deben sentarse en el medio y estar frente a frente por igual. La mesa de negociaciones debe ser larga, amplia, clara y elegante; los demás negociadores generalmente se sientan en ambos lados. Esta disposición de los asientos suele demostrar formalidad, cortesía, respeto e igualdad. Si se trata de una negociación multilateral, los principales negociadores de cada parte deberían sentarse en los asientos correspondientes alrededor de la mesa redonda. Las mesas redondas suelen ser grandes y pueden organizarse en secciones; los traductores y otros negociadores suelen sentarse alrededor de sus respectivos oradores o detrás de ellos. Ya sea en negociaciones bilaterales o multilaterales, el tamaño de las mesas y sillas debe ser adecuado al entorno y cualquier arreglo aleatorio descoordinado e incómodo traerá una sensación de depresión o malestar a los negociadores. A diferencia de las mesas de negociación rectangulares, las mesas de negociación redondas suelen dar a las personas una sensación de relajación. Por lo tanto, las mesas redondas se utilizan generalmente en algunos lugares de reunión relajados y amigables. Ya sea una mesa cuadrada o redonda, presta atención a la orientación de los asientos. Generalmente la gente piensa que el asiento que mira hacia la puerta es el que más influye. Los occidentales creen que este asiento tiene una sensación de poder, mientras que los chinos están acostumbrados a llamarlo "el asiento superior". Los asientos que dan a la puerta son los que menos impacto tienen. Los occidentales generalmente creen que este asiento tiene un sentido de pertenencia y los chinos están acostumbrados a llamarlo "el siguiente asiento". Por lo tanto, al organizar los asientos, debes considerar plenamente este hábito psicológico para evitar situaciones desagradables. Está más en línea con la etiqueta social invitar a los invitados a un asiento. De lo contrario, es mejor negociar en un lugar de terceros y evitarlo. Si desea dar a entender influencia a través de la disposición de los asientos durante una negociación, la mejor manera de hacerlo es colocar una etiqueta con el nombre en el asiento para indicar que alguien debe sentarse en algún lugar, creando así cierta influencia sobre todos. También es más aceptable socialmente organizar los escaños por orden de estatus dentro de sus respectivos grupos.