¿Qué es una secretaria?
¿Qué es una secretaria?
Una secretaria a menudo necesita comunicarse o comunicarse con otro personal de la oficina, por lo que debe tener fuertes habilidades de escritura y expresión oral si puede hablar. un idioma extranjero, tendrá más oportunidades de participar en la capacitación si se desempeña bien en todos los aspectos, especialmente si tiene sólidas habilidades de gestión organizacional, liderazgo y coordinación, tendrá la oportunidad de ser ascendido a gerente administrativo. El siguiente es un ensayo que compilé sobre qué es una secretaria. Puede aprender de él y consultarlo. Espero que sea útil para todos.
Qué es una secretaria
"Cihai": Una secretaria es la asistente del líder.
"Diccionario inglés-chino": Secretario proviene del latín secretarius, que significa "empleado confiable".
"Diccionario chino moderno": una secretaria es una persona que se encarga de los documentos y ayuda al jefe de una agencia o departamento en el manejo del trabajo diario.
En mayo de 1998, el Ministerio de Trabajo (ahora Ministerio de Trabajo y Seguridad Social) definió el concepto de "secretaria" en sus recientemente promulgadas "Normas de Habilidades Profesionales de Secretaria" como: alguien que se especializa en procedimientos de oficina. , personal que ayuda a los líderes en el manejo de los asuntos financieros y diarios, y brinda servicios para la toma e implementación de decisiones de liderazgo. En la actualidad, hay aproximadamente 23 millones de empleados de secretaría en nuestro país.
El origen del Día de la Secretaria
En la primavera de 1952, dos altos secretarios estadounidenses, ***, propusieron al Secretario de Comercio de Estados Unidos el plan para crear su principal Semana de la Secretaria. El propósito era reconocer las habilidades laborales, la lealtad y la eficiencia laboral del personal de las secretarias, así como sus contribuciones al gobierno y a diversas empresas, y mediante una publicidad efectiva, atraer la atención de la gente sobre el potencial ilimitado de los trabajadores de secretaría en su trabajo. Con la ayuda de sus amigos de todos los ámbitos de la vida en Washington, este sueño finalmente se hizo realidad ese mismo año.
El Secretario de Comercio de Estados Unidos anunció que del 1 al 7 de junio de 1952 fue la primera Semana de la Secretaria en los Estados Unidos, y que el 4 de junio fue el Día de la Secretaria. En 1955, la Asociación Estadounidense de Secretarias cambió la Semana de la Secretaria a la última semana de abril, y el miércoles de esta semana fue el Día de la Secretaria, que todavía se utiliza en la actualidad.
En 1981, la Sociedad Americana de Secretariado cambió su nombre por el de "Asociación Internacional de Secretarias Profesionales" y en 1998 por el de "Asociación Internacional de Administradores Profesionales", denominada IAAP.
Tres tipos de certificados de cualificación profesional de secretariado
En China, existen tres certificados de cualificación profesional de secretariado reconocidos a nivel nacional: el certificado de secretaría nacional lanzado por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. que es un certificado de calificación para ejercer la carrera de secretariado en China; el Certificado de Secretariado de Cambridge emitido por el Comité de Exámenes de la Universidad de Cambridge y el Centro Chino-Británico del Centro de Exámenes del Ministerio de Educación. Después de obtener este certificado, los estudiantes pueden optar por buscar empleo o continuar estudiando. y la Cámara de Comercio e Industria de Londres en el Reino Unido. El Certificado de Secretaría LCCIEB lanzado por la Oficina de Exámenes es un certificado de calificación profesional reconocido internacionalmente. Los estudiantes que lo obtienen pueden continuar estudiando para obtener un diploma de calificación profesional o continuar estudiando en universidades extranjeras. Muchas universidades del mundo reconocen el certificado LCCIEB como uno de los requisitos de admisión.
Actualmente, estos tres certificados profesionales de secretariado se dividen en tres niveles: junior, intermedio y senior.
Clasificación de las secretarias de empresas extranjeras en mi país
En términos generales, las secretarias junior deben incluir recepcionistas de empresa, telefonistas, asistentes de departamento, etc. Sus responsabilidades son generalmente relativamente simples y tienen un Contenido técnico. Más bajo, el salario es relativamente bajo.
Las secretarias intermedias incluyen secretarias gerentes de departamento, asistentes gerenciales y otras secretarias que se encuentran alrededor de gerentes de nivel medio, y secretarias gerentes de pequeñas y medianas empresas. Tienen poderes y responsabilidades relativamente mayores, tienen niveles más altos de. idioma extranjero y aplicación informática, y puede escribir correspondencia general, redactar informes, prepararse para reuniones, etc. en inglés. Con buenas habilidades de coordinación, el salario naturalmente será mayor. Estas personas generalmente tienen entre 25 y 35 años. No cambian de trabajo fácilmente y están más preocupados por las oportunidades de desarrollo.
Los secretarios superiores incluyen el secretario del director de una empresa multinacional, el secretario del consejo de administración, el secretario del presidente regional, etc.
Se trata de un puesto importante a nivel de alta dirección. Sus capacidades de liderazgo, coordinación y gestión requieren años o incluso más de diez años de formación y práctica. Por lo tanto, son mayores, tienen entre 35 y 45 años, y pueden redactar textos contractuales importantes. y comprender la ley, conocimientos fiscales y capacidades de respuesta a emergencias. Este es el pináculo del puesto de secretaria, y sólo en este momento se puede comprender verdaderamente la connotación completa del trabajo de secretaria, y las mujeres que cumplen con estos requisitos son raras.
El 80% de las secretarias necesitan recuperar lecciones
Según una encuesta, entre las empresas con una facturación anual de más de 50 millones de yuanes en mi país, alrededor del 80% de las empresas Las secretarias de los presidentes no recibieron educación profesional en sus primeros años, hablan chino, idiomas extranjeros, etc., y carecen de la base teórica y la experiencia práctica para integrar las cuestiones de gestión empresarial desde la perspectiva estratégica de la empresa.
Los asistentes de secretaría con ciertas cualidades deben ser élites de la industria con excelentes cualidades de personal comercial, que comprendan la etiqueta comercial internacional, las relaciones interpersonales y las habilidades de comunicación, el manejo del estrés, el cálculo y las operaciones actuariales financieras, etc. Los secretarios o asistentes corporativos senior deben tener una buena comprensión de la relación entre los secretarios y la estrategia corporativa, saber cómo manejar eficazmente los eventos comerciales, ayudar al presidente a completar la comunicación entre superiores y subordinados y mantener una buena actitud, un comportamiento elegante y tranquilidad en cualquier situación.
Información ampliada: Etiqueta de la secretaria
Etiqueta de bienvenida y despedida
Cuando lleguen invitados, debes tomar la iniciativa de levantarte de su asiento, lleve a los invitados a la sala de estar o al área de recepción pública y sírvales bebidas. Si está hablando en su propio asiento, debe tener cuidado de no hacer que el sonido sea demasiado alto para no molestar a los colegas que lo rodean. . Recuerda, sonríe siempre.
Etiqueta de las tarjetas de presentación
Al entregar una tarjeta de presentación, debe sostener las dos esquinas de la tarjeta con los dedos pulgar e índice, de modo que el texto mire a la otra parte. Al recibir la tarjeta de presentación, debe usar ambas manos y leer atentamente el contenido anterior. Si vas a hablar con la otra persona a continuación, no guardes la tarjeta de presentación. Debes ponerla sobre la mesa y asegurarte de que no esté cubierta por otras cosas. Esto hará que la otra persona sienta que la valoras. . Al asistir a una reunión, debe intercambiar tarjetas de presentación antes o después de la reunión. No intercambie tarjetas de presentación con otras personas sin autorización durante la reunión.
Etiqueta de presentación
La etiqueta de presentación es comportarse de manera generosa y apropiada. El principio de introducción es presentar personas de bajo nivel a personas de alto nivel; presentar a los jóvenes a las personas mayores, presentar a las personas solteras a las personas casadas, presentar a los hombres a las mujeres y presentar a los nativos a los extranjeros.
Etiqueta del apretón de manos
Un apretón de manos agradable es firme y poderoso, lo que puede reflejar tu confianza y entusiasmo, pero no debe ser demasiado fuerte ni debe durar demasiado, solo unos segundos. . Si tiene las manos sucias, frías, mojadas o sudorosas, no es apropiado darle la mano a otras personas. Simplemente tome la iniciativa de explicarle a la otra parte la razón por la que no quiere darle la mano. Las mujeres deben ofrecerse a estrechar la mano de la otra parte sin usar guantes. Además, no se dé la mano mientras masca chicle.
Actitud en la conversación
Al hablar con los demás, debes reflejar la actitud básica de ser sincero, educado, modesto, cauteloso, activo y entusiasta, y no debes ser juguetón ni hipócrita. Fingir o lidiar con cosas.
Primero, la expresión debe ser natural.
Primero, concéntrate. Al hablar, tus ojos deben estar enfocados, ya sea mirando a la otra persona o pensando intensamente, para coordinar armoniosamente con el proceso de conversación. Es extremadamente descortés mantener los ojos inmóviles, tener los ojos apagados o incluso mirar fijamente a la otra persona. Mirar a nuestro alrededor, "escudriñar" en todas direcciones y deambular es un acto descortés de desprecio hacia la otra persona, y además es indeseable. Si hay varias personas hablando, debes comunicarte con todos con la mirada de vez en cuando para demostrar que son iguales.
En segundo lugar, la cooperación. Al hablar, puedes utilizar adecuadamente los cambios en la forma de tus cejas, boca y ojos para expresar tu acuerdo, comprensión, sorpresa y dudas sobre lo que dice la otra persona, mostrando así tu concentración y haciendo que la conversación transcurra sin problemas.
En tercer lugar, la coordinación. Tu expresión al hablar debe coincidir con el contenido de tus palabras. Al hablar con los superiores, debes ser respetuoso y generoso; al hablar con los invitados, debes ser cordial y natural.
En segundo lugar, habla con educación.
Primero, presta atención a tu pronunciación.
Cuando hable con otras personas, especialmente en público, debe reducir conscientemente el volumen de su conversación. El mejor estándar para hablar con voz es siempre que la persona con la que estás hablando pueda oírte con claridad. Si habla alto y alto, no solo obstaculizará a los demás, sino que también mostrará su falta de educación.
En segundo lugar, presta atención a la voz. Al hablar con los demás, su comportamiento debe ser cordial y amigable, pero relajado y no arrogante ni arrogante. Cuando hable consigo mismo, sea respetuoso y educado, y evite juzgar o ser agresivo. La mejor voz es tratar a los demás como iguales, ser gentil y amable, cálido y amigable y natural. Cuando otros hablan, debes escuchar atentamente y evitar ser tímido y desenfocado. La mejor voz es cooperar activamente, escuchar atentamente, responder con diligencia, ir y venir y concentrarse.
En tercer lugar, presta atención al tono. Al hablar con los demás, el tono del secretario debe ser afable y debe prestar atención a tratar a los demás por igual, siendo cortés y educado. La velocidad del habla es un poco más lenta, el volumen del habla es menor y la entonación del habla tiene más altibajos. Al hablar, no es aconsejable parecer condescendiente, ni halagar deliberadamente a la otra persona con su tono, intentar deliberadamente complacer a la otra persona o hacer que la otra persona se sienta disgustada. Al mismo tiempo, debes evitar ser duro, impaciente o desdeñoso en tu tono.
En cuarto lugar, presta atención a tu velocidad al hablar. Durante la conversación, la velocidad del habla debe mantenerse relativamente estable, con velocidad y relajación adecuadas, y al mismo tiempo mantener una velocidad constante durante un cierto período de tiempo. El habla demasiado rápida, demasiado lenta o repentinamente rápida y lenta dará a las personas una sensación de desorganización y pánico, que debe evitarse.
Tres deben comportarse apropiadamente.
En primer lugar, ser bueno utilizando sus modales para transmitir información. Por ejemplo, el hablante puede utilizar gestos para complementar las razones específicas que está explicando. Los modales apropiados no sólo pueden expresar respeto por los demás, sino también facilitar la comunicación entre las dos partes.
En segundo lugar, evitar acciones excesivas o redundantes. Puedes moverte cuando hablas con otras personas, pero los movimientos no deben ser demasiado grandes, y mucho menos bailar, tirar, tirar y abofetear. Para expresar respeto por los demás, no mire a su alrededor, no ponga las manos detrás de la cabeza, levante las piernas, ni siquiera se corte las uñas ni se hurgue las orejas mientras habla. Debes tratar de evitar bostezar al hablar. Si realmente no puedes evitarlo, debes girar la cabeza para taparte la boca y disculparte con los demás. En particular, debes tener cuidado de no señalar con el dedo a los demás cuando hablas, de lo contrario sería un insulto.
En cuarto lugar, debemos respetar las convenciones.
Las secretarias a menudo pueden reflejar su actitud a través de algunos detalles durante las conversaciones, y se deben seguir ciertas convenciones establecidas al manejar estos detalles.
Primero, escucha atentamente. Al hablar, el secretario debe escuchar atentamente lo que dice la otra parte, cooperar con sus expresiones faciales y estar completamente preparado para participar activamente en la conversación. No debe seguir un "espectáculo de un solo hombre", hacer la vista gorda ante lo que dicen los demás o incluso interrumpir el discurso de la otra persona a voluntad.
En segundo lugar, interviene con cautela. Durante una conversación, no debes interrumpir a los demás casualmente, sino intentar dejar que la otra persona termine de hablar antes de expresar sus propias opiniones. Si realmente desea interrumpir, primero debe saludar a la otra parte: "Lo siento, ¿puedo interrumpir?". Las palabras que interrumpa no deben ser largas, solo una o dos oraciones, y no debe comenzar con una larga. hablar sin llamar la atención de los sentimientos de la otra persona, independientemente de si la otra parte ha terminado de explicarlos.
En tercer lugar, presta atención a la comunicación. La conversación es un proceso de comunicación bidireccional o multidireccional que requiere la participación activa de todas las partes. Por lo tanto, no cree una situación de "una sola palabra" cuando hable. Cuando hables, debes darles a los demás la oportunidad de expresar sus opiniones. Cuando otros hablen, debes expresar tus opiniones personales de manera oportuna y promover la conversación de manera interactiva. Al mismo tiempo, la conversación debe centrarse en temas que interesen a ambas partes y llevarse a cabo de una manera que sea aceptable para ambas partes. Si encuentra que sus palabras no son agradables, debe ajustar el tema lo antes posible.
En cuarto lugar, sea cortés con la otra parte. Cuando hables con los demás, no seas tan egocéntrico que dejes de respetar a la otra persona. En circunstancias normales, durante una conversación, no niegue ni cuestione casualmente a la otra parte, no interrumpa ni ponga excusas con frecuencia, no monopolice la "plataforma" de una persona, ni permanezca en silencio o permanezca en silencio deliberadamente.
Quinto, expresión eufemística. Al expresar sus propias opiniones, debe esforzarse por ser amable y escuchable. No sólo debe ser considerado sino también dejar espacio para los demás.
Incluso si está dando sugerencias o consejos, también puede utilizar oraciones interrogativas y es mejor no utilizar oraciones imperativas que se sospeche que son órdenes. En ningún momento debes obligarte a hacer algo difícil para ti.
Idioma de la conversación
Que el lenguaje utilizado sea preciso y apropiado afecta directamente a que la conversación pueda desarrollarse sin problemas. Por ello, debemos prestar especial atención al uso del lenguaje durante las conversaciones.
Primero, debe ser fácil de entender.
Primero, habla mandarín. En el trabajo diario, las secretarias deben utilizar conscientemente el mandarín y no utilizar dialectos o dialectos que otros no puedan entender.
En segundo lugar, habla con claridad. Lo mejor es que el secretario utilice un lenguaje sencillo que la gente pueda entender a primera vista. No debe hablar demasiado de "tonterías" ni abusar del lenguaje escrito, de la terminología profesional o de las alusiones a diccionarios. Al hablar, debemos ser pragmáticos y animados, vívidos y fáciles de entender, al igual que una conversación común.
En tercer lugar, hablar lenguaje popular. Al hablar con gente común, para evitar un lenguaje aburrido durante la conversación, debe considerar plenamente la ocupación, el nivel educativo y otros factores de la otra parte, y esforzarse por hacer que su lenguaje sea vívido, vívido, concreto y claro, y esforzarse por ser fácil. entender y popularizar, facilitar la comunicación. Si el "idioma oficial" se repite continuamente, no sólo obstaculizará la transmisión de información, sino que también alienará fácilmente a las masas.
En segundo lugar, debes dominar el inglés hablado.
Primero, sé flexible. Realice los ajustes apropiados al contenido y la forma específicos de su lenguaje hablado en cualquier momento durante la conversación. Superficialmente, la mayor parte del lenguaje hablado parece tener oraciones cortas, estructura flexible y muchas omisiones. A veces, incluso muestra cambios de tema, contenido inconexo y orden de palabras invertido. Sin embargo, dado que la comunicación oral tiene un cierto carácter bidireccional e interactivo, estos problemas muchas veces no ocultan los defectos, sino que muestran las características vivaces y vivaces del lenguaje hablado.
En segundo lugar, sea conciso y vaya al grano. Por un lado, requiere una pronunciación estándar y una articulación clara, por otro lado, requiere que el significado de lo que se dice sea claro y no pueda ser ambiguo para evitar malentendidos innecesarios;
En tercer lugar, sea civilizado y educado.
Primero, intente utilizar honoríficos y sea bueno en el uso de algunos términos de cortesía convencionales, como "tú", "gracias", "lo siento". , etc.
En segundo lugar, debemos utilizar un lenguaje más civilizado. La elección y el uso del lenguaje no solo deben mostrar la buena calidad cultural y la actitud práctica del usuario hacia los demás, sino también hacer que la gente se sienta elegante y gentil. refinamiento.
En tercer lugar, al hablar, no debes ser arrogante y sarcástico con los demás con palabras duras, ni tampoco debes ser arrogante y mostrar tus talentos para corregir a los demás.
En cuarto lugar, debes intentar evitar algunas frases y expresiones poco elegantes en las conversaciones. Para algunas cosas que no son adecuadas para expresarse explícitamente, puedes intentar expresarlas con palabras eufemísticas y utilizar una jerga más convencional. Por ejemplo, cuando quieras ir al baño, puedes decir: "Lo siento, tengo que ir al baño". O "Lo siento, voy a hacer una llamada telefónica". > Contenido de la conversación
La selección del contenido de la conversación debe seguir ciertos principios.
Primero, debe ser coherente con el contexto.
Primero, el contenido de la conversación debe corresponder al momento, lugar y ocasión de la conversación, de lo contrario pueden ocurrir errores.
En segundo lugar, el contenido de la conversación también debe ser coherente con tu identidad. La conversación debe ser coherente con las leyes y regulaciones de nuestro país y con la unidad y el liderazgo. Nunca vayas en contra de la unidad o del liderazgo, y nunca reveles los secretos de la unidad.
En segundo lugar, debe variar de persona a persona.
Al hablar, debes elegir diferentes contenidos de conversación según las diferentes personas con las que estás hablando. La esencia de la conversación es un tipo de comunicación y cooperación. Por lo tanto, al elegir el contenido de la conversación, el secretario debe considerar al interlocutor y elegir los temas apropiados según el género, la edad, la personalidad, el origen étnico, la experiencia, la ocupación, el estatus. etc. de la otra parte.
En tercer lugar, evite los tabúes.
Las secretarias deben captar el "título" cuando hablan con los demás. Debes ser comedido en tu actitud, no provocar el disgusto de la otra parte y no decir nada en silencio o sin cesar. No seas sarcástico ni arrogante.
Debe considerar cuidadosamente el contenido y nunca violar tabúes. No es apropiado criticar a su propia unidad o líder. Siempre debe mantener la reputación de su unidad y nunca hacer comentarios irresponsables sobre sus líderes, colegas y compañeros. No debe involucrar los asuntos internos de la unidad de la otra parte ni las debilidades y deficiencias de la otra parte. Al mismo tiempo, si ambas partes no se conocen muy bien, no involucre la privacidad personal de la otra parte, como edad, ingresos, etc.
Cómo hablar
A la hora de hablar con los demás hay que prestar atención tanto al contenido concreto como a la forma de expresión. Se pueden adoptar los siguientes métodos de conversación diferentes según las diferentes situaciones.
La primera es la expansión. Se refiere a la discusión entre las dos partes en la conversación de uno a otro, de afuera hacia adentro y de lo superficial a lo profundo, sobre ciertos temas de interés mutuo.
El segundo es el tipo de juicio. Significa que después de escuchar el punto de vista de la otra parte durante la conversación, en el momento adecuado, con el método adecuado, e intervenir adecuadamente para expresar los puntos de vista principales sobre el tema.
El tercero es el estilo vertedor. Significa no tener reservas sobre la otra parte durante la conversación y expresar todos sus pensamientos, que es lo que la gente suele llamar "abrir la claraboya y hablar con franqueza".
El cuarto es el estilo de escucha silenciosa. Significa que cuando hablas con los demás, principalmente escuchas con atención.
El quinto es la heurística. Significa que una de las partes en la conversación toma la iniciativa de ayudar a la otra parte que no sabe expresarse bien, y orienta, apoya y alienta a la otra parte en la elección de los temas o la dirección de la conversación, para ayudar a la otra parte en la conversación. La otra parte utiliza métodos adecuados para explicar sus opiniones y opiniones durante la conversación.
El sexto es el estilo de salto. Significa que durante una conversación, cuando nadie responde a un determinado tema, para evitar que el interlocutor se sienta avergonzado o que la conversación se enfríe, saltará fuera del ámbito original de la conversación y en su lugar seleccionará un tema que le interese. todos.
Etiqueta Telefónica
Por tanto, el secretario debe tener la conciencia de que represento a la empresa. De esta forma, no sólo establece una buena imagen de sí mismo, sino que también deja una buena imagen. de su empresa a la otra parte.
Etiqueta de secretaria al contestar el teléfono
Lo primero que se debe decir al contestar el teléfono es: Hola, y luego indicar el nombre de la empresa, departamento o nombre. Como secretaria, debes dominar las reglas para contestar el teléfono:
Mantén una sonrisa en todo momento
Hacer una llamada telefónica comienza con el lenguaje y el tono. Durante el proceso de contestar el teléfono, la otra parte no puede ver sus ojos, gestos y diversos movimientos, por lo que el tono y el tono de la llamada telefónica son particularmente importantes. El sonido de las personas hablando cuando sonríen hará que las personas se sientan suaves y cómodas. Por eso, siempre debes sonreír al contestar el teléfono.
Postura correcta y voz clara
Al contestar el teléfono, aunque las dos partes de la llamada no puedan verse, su estado mental, humor y estado de ánimo en ese momento será Muy sutil y se refleja de manera muy realista en el tono y el tono, por lo que al contestar el teléfono, no puedes tener una postura perezosa o una mirada perezosa. De esta forma, la otra parte sentirá claramente que le faltas el respeto.
No dejes que el teléfono suene por mucho tiempo. Cuando suene dos veces, contesta el teléfono rápidamente. Esta es una forma educada de evitar que la otra parte espere.
Si en circunstancias especiales contestas el teléfono después de varios timbres, debes disculparte con la otra parte. Solo así la otra parte tendrá una buena impresión de ti y pensará que eres educado y que estás bien. -educado. Creará una buena impresión en su unidad.
Utiliza tu mano izquierda para sostener el teléfono y tu mano derecha para sostener el bolígrafo.
Al contestar una llamada de negocios, debes sostener el micrófono con la mano izquierda y el bolígrafo con la mano izquierda. tu mano derecha. Mientras hablas, debes grabar el contenido de la llamada.
Registrar correctamente lo que se va a comunicar
Las llamadas telefónicas empresariales son lo primero en eficiencia. El registro y la comunicación de las llamadas telefónicas deben ser concisos y claros. Lo más tabú es ser descuidado y fallar. el punto. Al tomar notas sobre llamadas telefónicas, anote cuándo, quién, dónde, qué pasó, cómo manejarlo, etc.
Responder a consultas generales con sensatez
Expresar comprensión ante llamadas telefónicas incorrectas; responder brevemente a llamadas sobre asuntos personales; ignorar llamadas telefónicas acosadoras; responder urgentemente a emergencias familiares de empleados; actitudes groseras y lenguaje grosero, aun así debes mantener tu cortesía y lenguaje profesional, y no discutir ni contradecir con él.
Recuerde el número de teléfono correcto para evitar marcar el número equivocado.
Si marca el número incorrecto, debe disculparse cortésmente con la otra parte, no colgar el teléfono y luego decirle a la otra parte: lo siento.
Elija el horario de llamada adecuado
Si no hay emergencia, la llamada generalmente debe realizarse después de las 8 horas durante el día (después de las 9 horas en días festivos), y antes de las 22 de la noche, para no perturbar el descanso de los demás. Durante la temporada de siesta, no debe realizar llamadas telefónicas al mediodía. El tiempo general de llamada es de 3 a 5 minutos. Esto puede mejorar la eficiencia de las llamadas y reducir el tiempo ocupado.
Esté completamente preparado antes de realizar una llamada.
Antes de realizar una llamada, debe estar bien informado sobre el contenido y el propósito de la conversación y evitar palabras poco claras o llamadas tartamudas.
Etiqueta al enviar faxes
Si está enviando un fax y la otra parte está usando un teléfono/máquina de fax, es decir, ambas máquinas usan el mismo número de teléfono, primero puede Marque el número de la otra parte e infórmele: Hola, por favor encienda la máquina de fax. Tengo un fax para enviarle. Gracias. Cuando escuche la marca de fax distintiva y nítida en el auricular, podrá enviar el fax.
Hable con ellos y luego transfiera la llamada a la persona correspondiente o cubra el teléfono con la mano y pídale a la persona que le confía que conteste el teléfono.
Evite realizar llamadas telefónicas personales en la oficina.
No está permitido utilizar el teléfono de la empresa para hablar sobre asuntos personales y no está permitido charlar con familiares y amigos por teléfono. teléfono durante el horario laboral.
Etiqueta en el teléfono móvil
Como herramienta de comunicación cada vez más común, la etiqueta imperfecta del uso de teléfonos móviles se ha convertido en una de las mayores amenazas a la etiqueta. Las secretarias utilizan los teléfonos móviles sin sentido en las actividades sociales o en el lugar de trabajo. situaciones, afecta gravemente a los demás, y también afecta a su propia imagen. En cuanto a la etiqueta en el teléfono móvil, las secretarias deben prestar atención a algunos puntos.
No utilices tu teléfono móvil en lugares públicos como si no hubiera nadie cerca. Especialmente en lugares como ascensores, escaleras, intersecciones y aceras, durante reuniones o al negociar con personas, lo mejor es apagar el teléfono móvil. En circunstancias especiales, puede configurarlo en silencio o en vibración.
Cuando cenas con otras personas, también es necesario apagar el teléfono móvil o ponerlo en modo vibración, para no ser interrumpido por molestos tonos de llamada cuando las personas están disfrutando de su comida.
En todas las ocasiones públicas, cuando el teléfono móvil no esté en uso, debe colocarse en una posición convencional y de etiqueta. El lugar más formal para colocar el teléfono móvil es en el maletín que lleva consigo. , pase lo que pase.
Debido a que los mensajes de texto de los teléfonos móviles son rápidos y similares a las cartas escritas, son ampliamente utilizados por el público, especialmente los jóvenes. Por lo tanto, es necesario que prestemos atención a la etiqueta en el uso de mensajes de texto de los teléfonos móviles. mensajes en situaciones públicas y sociales El sonido de los mensajes de texto en el teléfono de Chenghe que suena de vez en cuando es tan irrespetuoso como los tonos de llamada que suenan en estas ocasiones.
Las secretarias deben evitar el comportamiento de mirar mensajes de texto mientras hablan con otras personas. Esto es una gran falta de respeto hacia la otra parte. Al mismo tiempo, la selección de contenidos y la edición de mensajes de texto deben tomarse tan en serio como la civilización entre pares.
La etiqueta telefónica de la secretaria se presenta en detalle a partir de la etiqueta de la secretaria al contestar el teléfono, hacer llamadas, usar teléfonos móviles y otras etiquetas. Espero que en ocasiones públicas, laborales o sociales, la imagen de la empresa no se vea dañada por cuestiones de etiqueta telefónica. ;