Proceso de pedido de productos

El recibo de pedido emitido por el departamento de compras de la empresa al proveedor (incluido todo el proceso de adquisición de productos terminados, materias primas, combustible, repuestos, material de oficina, servicios, etc.). He recopilado el proceso de pedido de productos para todos, espero que les guste. Proceso de realización de pedidos de clientes

1. Los clientes y el personal de ventas realizan pedidos al departamento de atención al cliente de forma oral, por escrito (fax) o visitando. .

2. Tipos de recepción de pedidos:

(1) Los clientes llaman directamente al departamento de atención al cliente de la empresa: el personal de atención al cliente utiliza "frases estándar de respuesta telefónica de Huaguang" para responder y aceptar clientes. cuidadosa y cuidadosamente Los pedidos y otros realizados deben ser verificados y confirmados repetidamente de acuerdo con el contenido listado en la "Confirmación de Pedido del Cliente del Departamento de Ventas"

(2) Pedidos aceptados por el personal de ventas: deben ser de acuerdo con; la "Confirmación de pedido del cliente del departamento de ventas" Proporcionar pedidos manuales de acuerdo con el contenido enumerado en el libro (oralmente durante el viaje de negocios) y proporcionar información completa del pedido al personal de servicio al cliente

(3) Lugar del cliente; pedidos por fax: verifique el contenido del fax del cliente, si el contenido enumerado (en comparación con el contenido de la "Confirmación de pedido del cliente del departamento de ventas") está incompleto o no está claro, el vendedor responsable del cliente (o el personal de servicio al cliente confiado por el vendedor ) debe tomar la iniciativa de llamar al cliente para aclarar el contenido desconocido. Comunicarse con los clientes siempre que sea posible.

3. El personal de servicio al cliente registra rápidamente los requisitos y contenidos aceptados a través de los formularios anteriores en el "Memorando de información del cliente" y verifica la integridad del contenido del pedido artículo por artículo de acuerdo con el contenido enumerado en el «Confirmación de Pedido de Cliente del Departamento Comercial».

4. El personal de atención al cliente realiza un presupuesto en función del contenido del pedido, informa al cliente o comercial para que confirme el tiempo de espera para realizar la “Confirmación de Pedido del Cliente Departamento Comercial” o el tiempo de respuesta para consultas relacionadas. preguntas y también agradece al cliente por el apoyo, el cuidado y la comprensión de su trabajo por parte de la empresa.

5. El personal de servicio al cliente confirma el método de pago de acuerdo con el contrato de venta de la empresa de acuerdo con los requisitos del producto del cliente y el "Memorando de información del cliente", y vuelve a verificar el número del producto, las especificaciones y las especificaciones según transacciones anteriores. registros y el "Plan de ejecución de precios" Si encuentra alguna duda sobre el precio unitario o las especificaciones correspondientes, debe llamar al vendedor a tiempo para verificar e informar al supervisor de servicio al cliente y al director de marketing hasta que se confirmen el precio unitario o las especificaciones correctas.

6. El personal de atención al cliente acudirá al departamento técnico para realizar la confirmación técnica, si se puede producir (si se ha cambiado la fórmula del proceso) y el estado de reserva de las materias primas.

(1) De acuerdo con los requisitos del proceso real existente de la empresa y las regulaciones de la empresa, si no se puede realizar la producción, se informará al vendedor (o al vendedor) de la situación específica de manera oportuna.

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El personal de servicio al cliente confiado debe comunicarse cortésmente y disculparse con el cliente, y brindarle sugerencias para ganarse su comprensión. Comunicarse con el cliente de manera cuidadosa y concienzuda. Según los requisitos y la situación real, recomendar al cliente. para ingresar al "Proceso de prueba de desarrollo de nuevos productos"

(2) Si el cliente aún insiste en producir de acuerdo con la fórmula del proceso anterior, la fórmula del proceso deberá confirmarse por escrito.

(3) El estado de reserva de materias primas afecta directamente a la confirmación de la fecha de entrega de los productos terminados. Debe ser confirmado por el departamento técnico antes de realizar el pedido. La confirmación requiere una descripción escrita del mismo. Estado de reserva de materias primas (se requiere confirmación con firma) y confirmación verbal no válida.

7. El personal de atención al cliente confirma con el departamento de producción todos los términos y demás asuntos que deben aprobarse en la carta de confirmación, como la fecha de entrega, fecha de producción, cantidad, etc., y el El departamento de producción escribe instrucciones basadas en las reservas de materia prima del departamento técnico, preestablece previamente la fecha de entrega del producto terminado del pedido del cliente (el tiempo de entrega después de que se completa el rebobinado) y anota la fecha de entrega programada. y la confirmación verbal no es válida.

8. El personal de servicio al cliente ingresará la información confirmada anterior en el ERP para realizar una "Confirmación de pedido del cliente del departamento de ventas", luego verificará el contenido original impreso artículo por artículo y luego lo enviará por fax al cliente para su confirmación y confirmación. La otra parte ha recibido el fax claramente.

(1) La fecha de entrega previa en la "Confirmación de pedido del cliente del departamento de ventas" confirmada con el cliente es la fecha de finalización del producto terminado y no es la misma que la fecha de entrega del departamento de servicio al cliente. Puede determinar la fecha en función de la situación real del cliente (método de pago, urgencia del pedido) y, tras la confirmación del vendedor, ajustar adecuadamente la fecha de entrega anticipada (considere relajar adecuadamente la fecha de entrega).

9. El vendedor (o el agente de atención al cliente encargado por el vendedor) deberá solicitar con paciencia y cuidado la firma o sello de la persona designada por el cliente para realizar la devolución.

Los documentos devueltos deben revisarse cuidadosamente si hay errores, firmas y sellos poco claros, requisitos especiales desconocidos, etc., deben volver a confirmarse pacientemente. Una vez que la recepción sea clara y completa, se formará una orden de producción.

(1) Según el nivel de cliente, consulte los "Estándares de clasificación de nivel de cliente". Si un cliente de tipo A no puede devolver inmediatamente la "Carta de confirmación de pedido del cliente del departamento de ventas", puede hacerlo directamente. emitir una orden de producción y esperar a que se envíe de vuelta más tarde.

(2) Los clientes de las categorías B y C deben emitir el pedido después de recibir la "Confirmación de pedido del cliente del departamento de ventas" confirmada (los clientes que necesitan pagar un depósito deben esperar a que llegue el depósito) Orden de producción.

(3) Si la "Confirmación de pedido del cliente del departamento de ventas" no se recibe el mismo día, la fecha de entrega programada se pospondrá automáticamente a un día después de que se realice el pedido al día siguiente, y así en.

10. El personal de atención al cliente firma y confirma la orden de producción, y la envía al supervisor del departamento de producción, quien nuevamente aclara los términos y cantidades, fecha de entrega, fecha de producción, errores permitidos, requisitos de empaque, y artículos especiales en las regulaciones del pedido, etc., y haga que la persona a cargo firme o selle el formulario de pedido para que quede claro. Y enviar copia al departamento técnico.

(1) En la actualidad, la "Confirmación de pedido del cliente del departamento de ventas" reemplaza la orden de producción. La fecha de entrega confirmada por el departamento de producción se basa en la fecha de entrega programada en las instrucciones escritas anticipadas, no en el cliente. departamento de servicio. Prevalecerá la fecha de entrega que figura en la "Confirmación de pedido del cliente del departamento de ventas".

11. El asistente de servicio al cliente supervisará e inspeccionará el progreso del proceso de producción, la calidad, cantidad y tiempo de producción del producto de acuerdo con las instrucciones de supervisión en la carta de confirmación del cliente, y comunicará e informará los problemas de manera manera oportuna para garantizar la entrega normal de los productos.

(1) Si se producen situaciones anormales de producción, técnicas y de otro tipo durante el proceso de producción, el departamento de producción debe informar inmediatamente al departamento de servicio al cliente de la situación. El personal de servicio al cliente debe aclarar la situación y notificarlo de inmediato. vendedor e informarlo al supervisor de servicio al cliente y al director de marketing. El supervisor de servicio al cliente y el director de marketing deben trabajar junto con el vendedor y el personal de servicio al cliente para elaborar planes de respuesta de emergencia para los clientes en caso de situaciones anormales y tratar de obtener su comprensión.

12. El departamento de atención al cliente se mantendrá al tanto del progreso de la producción y del estado de finalización en función de los datos diarios (u oportunos) del "Informe diario de producción".

(1) El personal de servicio al cliente (de acuerdo con los requisitos de la "Confirmación de pedido del cliente del departamento de ventas") y el Departamento de inspección de calidad de Huitong (de acuerdo con los "Estándares de producto en fábrica") completan la inspección. de los productos terminados (papel terminado), verifique que la cantidad, apariencia, empaque, etiquetado y otros requisitos del producto cumplan con los estándares, y el departamento de inspección de calidad completará la entrega del producto terminado al almacén.

13. Para productos calificados que hayan sido entregados en el almacén, el personal de atención al cliente deberá informar inmediatamente al personal de ventas de la finalización del pedido. El personal de atención al cliente revisará las condiciones de entrega y de pago del cliente. de acuerdo con el "Contrato de venta del cliente" y liquidar los métodos de liquidación y otros elementos se envían al Departamento de Finanzas para verificar el estado del pago. Una vez que el departamento de finanzas aprueba y verifica el pago, se emite una firma o sello para indicar la finalización del pago. el pago.

(1) Los clientes de Categoría A pueden organizar la entrega directamente después de haber sido revisados ​​de acuerdo con los términos del "Contrato de Venta del Cliente".

(2) El personal de servicio al cliente proporciona el "Aviso de cobro de saldo" a los clientes de Categoría B y C según la cantidad de productos terminados, y el vendedor cobra el saldo (pago) del cliente.

14. El personal de servicio al cliente emite una "Notificación (aplicación) de entrega de ventas de productos básicos" (albarán de entrega manual), y el personal de entrega utiliza esto como base para emitir una "Albarán de entrega de ventas" para organizar la entrega. .

(1) Luego de recibir la verificación financiera, el personal de atención al cliente revisará y revisará nuevamente las condiciones de envío y diversos datos del albarán de entrega luego de revisar y confirmar que son correctos (dirección de recepción, persona receptora). , información de contacto, etc.) Solo si los elementos escritos arriba son completamente correctos) se puede notificar al repartidor para que se prepare para la entrega.

(2) El personal de entrega no entregará los productos sin recibir el "Aviso (Solicitud) de entrega de ventas de productos" (albarán de entrega manual). El personal de servicio al cliente no podrá emitir pedidos a tiempo. En caso de emergencia, se debe informar al supervisor de servicio al cliente, quien notificará al repartidor para que entregue la mercancía primero y el pedido manual se completará más tarde.

15. De acuerdo con el contenido y los términos escritos en el albarán de entrega, explíquele al repartidor artículo por artículo. Para los artículos que deben ser completados por el repartidor, explíquele cuidadosamente y pídale que lo haga. repetirlas para mostrar su comprensión. Solicite al repartidor que complete cuidadosamente las partes requeridas del "Aviso de Entrega".

16. Una vez que el repartidor haya entregado la mercancía, debe revisar cuidadosamente la autenticidad del contenido completado y si la hora de llegada específica cumple con las condiciones de la carta de confirmación, y enviar inmediatamente la "Entrega". Notificación" al cliente. El personal de atención al cliente llamó para confirmar que el cliente había recibido el fax claro y agradeció a la empresa y al destinatario. Por este trabajo, le sumamos problemas.

(1) El repartidor entregará la "Factura de Venta" emitida por computadora al personal de atención al cliente del departamento de atención al cliente para su archivo mensual.

17. El personal de servicio al cliente realizará un seguimiento de la llegada de la mercancía de acuerdo con el tiempo de supervisión e inspección en el aviso de entrega para garantizar la hora de llegada exacta, comprender los problemas encontrados durante el transporte de manera oportuna y Realizar un seguimiento de manera oportuna. Comunicarse con los clientes para reducir malentendidos innecesarios. E informar al comercial la fecha de llegada y situación.

18. Comunicarse con el transportista a tiempo y comprender la hora específica de llegada. Luego de solicitar al cliente que firme el "Recibo de llegada", ingrese al proceso de servicio de uso del producto. Los cinco procesos principales de pedidos

se reflejan principalmente en cinco enlaces:

Los usuarios de pedidos realizan pedidos

El enlace donde los usuarios realizan pedidos se refiere a los clientes front-end. , es decir, miembros que navegan por el sitio web del centro comercial seleccionan productos y envían pedidos. El sistema permite a los miembros modificar, cancelar sus propios pedidos y otras operaciones relacionadas con la gestión de pedidos dentro de un cierto rango de tiempo, es decir, durante el período en que el pedido del miembro se envía al administrador de backend y el pedido no ha sido confirmado.

Confirmación del pedido

Después de que el pedido del miembro se envíe al sistema del centro comercial, el administrador del sistema del centro comercial confirmará la información de los datos del pedido comunicándose con el miembro por teléfono. El contenido a confirmar incluye principalmente si la dirección de cosecha ingresada por el miembro es verdadera y válida, y la información relevante sobre la entrega del producto. El sistema permite a los administradores confirmar la validez e invalidez de los pedidos. Los pedidos no válidos pueden ser cancelados directamente por el administrador. Si el pedido de un miembro ha sido confirmado, no se puede modificar.

Orden de asignación de pedidos

Una vez que se confirma que el pedido es válido, el administrador del centro comercial asignará el pedido al departamento o personal de logística y distribución para la preparación y envío del stock. La entrega de pedidos se realiza fuera de línea. El administrador del centro comercial modifica e identifica el estado de entrega de los pedidos en línea en el centro comercial en función de la situación de entrega fuera de línea.

Recogida de pedidos

El proceso de recogida de pedidos se procesa principalmente según dos tipos: contra reembolso y contra reembolso.

La situación de pago generalmente la confirma el personal financiero en el pedido válido confirmado. Si se trata de un pedido contra reembolso, el personal financiero modificará el estado de pago del pedido en función de los comentarios de la entrega. personal Si se trata de un pedido de pago contra reembolso, el personal financiero puede confirmar el estado de pago del pedido a través del estado de envío de la oficina de correos y la llegada del número de cuenta bancaria.

El enlace de recogida de pedidos es un enlace independiente en todo el proceso de procesamiento del pedido. No depende de ningún otro enlace. Siempre que se confirme un pedido válido, el personal financiero puede realizar un seguimiento del estado de su pago. .

Orden de envío del pedido