¿Qué es la gestión del tiempo?
1. Conceptos básicos
La gestión del tiempo se refiere al uso flexible y eficaz del tiempo mediante la planificación anticipada y el uso de determinadas habilidades, métodos y herramientas, con el fin de alcanzar los objetivos establecidos. de individuos u organizaciones, la educación general en gestión empresarial, como EMBA y MBA, incluye la capacidad de gestión del tiempo como un requisito básico para los gerentes de empresas.
2. Historia de la investigación
La investigación sobre la gestión del tiempo tiene una larga historia. Así como la sociedad humana evolucionó de la revolución agrícola a la revolución industrial y luego a la revolución de la información, la teoría de la gestión del tiempo también se puede dividir en cuatro generaciones.
1. La teoría de primera generación se centraba en el uso de notas y memorandos para asignar tiempo y energía en situaciones de mucha actividad.
2. La segunda generación enfatiza los calendarios y horarios, lo que refleja que la gestión del tiempo ha notado la importancia de planificar el futuro.
3. La tercera generación es un concepto que actualmente es popular y enfatiza las prioridades. Es decir, establecer metas a corto, mediano y largo plazo basadas en prioridades, y luego formular planes para alcanzar las metas día a día, asignando tiempo y energía limitados para esforzarse por lograr la mayor eficiencia. Este enfoque tiene sus ventajas. Sin embargo, algunas personas han descubierto que un énfasis excesivo en la eficiencia y el colapso del tiempo tendrá el efecto contrario, haciendo que las personas pierdan oportunidades de mejorar las relaciones, satisfacer necesidades personales y disfrutar de alegrías inesperadas. Como resultado, muchas personas abandonaron este método de gestión del tiempo demasiado rígido y restrictivo y volvieron a las prácticas de las dos generaciones anteriores para mantener la calidad de vida.
4. Aparece otra teoría de cuarta generación. Lo que es completamente diferente al pasado es que niega por completo el término "gestión del tiempo" y defiende que la clave no está en la gestión del tiempo, sino en la gestión personal. En lugar de centrarse en la organización del tiempo y los asuntos, es mejor centrarse en mantener un equilibrio entre producción y capacidad.
3. Elementos de competencia
(1) Definición
Capacidad para equilibrar las demandas de tiempo
(2) Explicación
1. Considere el plan de trabajo en detalle y cuidadosamente: determine los medios y métodos específicos para lograr los objetivos del trabajo y predeterminar el proceso y los pasos de los objetivos.
2. Ser bueno asignando y autorizando algunos trabajos a otros para que los completen, mejorando la eficiencia del trabajo.
3. Desarrollar un plan de trabajo, organizar y clasificar los asuntos, ordenarlos y gestionarlos según su prioridad.
4. Reservar tiempo para la planificación, dominar ciertos métodos y técnicas para afrontar acontecimientos inesperados o interferencias, preparar planes de contingencia;
(3) Ejemplo
1. Reserva un tiempo todos los días para planificar tu agenda y tus prioridades.
2. Capacidad para trabajar con los documentos en mano.
3. Garantizar que la velocidad de trabajo sea coherente con el objetivo o plazo.
4. Mantener el buen humor, incluso ante exigencias inesperadas.
5. Si no es un momento adecuado para recibir a un entrevistador no programado, pida rápida y firmemente al visitante informal que regrese más tarde.
6. Reserva una determinada cantidad de tiempo cada día para las personas que pasan por allí.
(4) Desempeño de personas excelentes
Son capaces de organizarse a sí mismos y a los demás para adaptarse rápidamente a cualquier cambio importante en la carga de trabajo y volver a priorizar el trabajo. Es posible que vean la programación personal como la primera herramienta de su conjunto de herramientas de gestión del tiempo. Es más probable que sean conscientes de la necesidad de tener en cuenta las fluctuaciones en las cargas de trabajo en curso y los plazos para los cambios, y pueden reorganizar el trabajo para lograr los mejores resultados [1].
(5) Desempeño de las personas deficientes
Dedican poco o ningún tiempo a organizar sistemáticamente sus tareas laborales, y tienden a ocuparse de tareas adyacentes que carecen de planificación y previsión. Por lo general, se concentran en asumir ellos mismos las tareas futuras o las tareas que parecen ser las más urgentes, y no son buenos organizando a otros para completarlas.
(6) Métodos de mejora
Las personas inadecuadas necesitan darse cuenta de que para lograr resultados adecuados se deben combinar personas, recursos, objetivos, plazos y tiempo disponible. Las personas con bajo rendimiento necesitan aprovechar sus prioridades personales y darse cuenta de que siempre hay un orden óptimo para abordar una serie de tareas futuras.
1. Oblígate a dedicar al menos unos minutos cada día a utilizar lápiz y papel para anotar las tareas importantes que debes completar durante el día o la semana.
2. Asegúrate de que tus actividades diarias o semanales planificadas y no planificadas estén siempre incluidas en el cronograma y, si es necesario, reprográmalas.
3. Cree un sistema para asegurarse de que pueda descubrir fácilmente lo que necesita hacer. Considere cuidadosamente los objetivos y plazos de su plan.
4. No se comprometa hasta que haya visto la carga de trabajo total y haya calculado hasta qué punto será necesaria la reorganización.
5. Reconoce que tus habilidades son limitadas y es posible que necesites depender de otros para lograr tus objetivos o completar tareas.
4. Habilidades
1. Inicio
¿Sí, esa es la palabra? Lo primero que tenemos que hacer es empezar. dice Wendy Kaufman, directora ejecutiva de Balancing Life Issues en Ossining, Nueva York. Si vas a escribir algo, siéntate y escribe al menos el primer párrafo. Mientras este asunto pueda iniciarse sin problemas, todo lo demás encajará.
2. Establece objetivos claros
Para crear una lista de tareas pendientes, lo mejor es combinarla con un horario y determinar qué es exactamente lo que hay que hacer cada día. .
3. ¿Mantener registros detallados de su trabajo?
. Esto ayuda a analizar su uso de tiempo. Desde el registro de trabajo, puede ver qué trabajo consume más tiempo y qué tarea consume menos. tiempo, si ha logrado sus objetivos laborales y qué puede hacer para hacerlo más eficiente. sugiere Pam O'shea, presidenta de Performance Insights y miembro del Foro de Gestión del Tiempo de la American Management Association.
4. Procesa correos electrónicos y llamadas en lotes
¿Eres como la mayoría de las personas y procesas llamadas y mensajes de correo electrónico de forma aleatoria todos los días? ¿Quieres ser siempre el primero en hacerlo? Si te ocupas de estos asuntos, tu tiempo de trabajo se fragmentará y será difícil hacer las cosas de manera eficiente. El consejo de O`shea para nosotros es: concentrarnos en revisar y responder correos electrónicos y llamadas telefónicas en un período de tiempo determinado. ?Para gestionar estas comunicaciones, por favor haga uso de los sistemas de teléfono y correo electrónico que se le ponen a su disposición. ?
5. Reducir la complejidad a la simplicidad
? Dividir el trabajo complejo en unidades pequeñas y simples para su procesamiento. ?El Dr. Tytel explicó: ?No posponga las cosas debido a la complejidad del asunto, porque las tareas complejas no se pueden completar de una vez. ?
Kaufman utilizó la metáfora de limpiar una habitación. Quizás no tengas tiempo suficiente para limpiar toda la habitación, pero puedes hacer una limpieza selectiva en función del tiempo que tengas disponible. Ella dijo: "Si tienes 20 minutos, puedes limpiar un cajón o un armario". Si tienes 40 minutos, puedes organizar tu armario o armario. Si tuvieras una hora, tal vez podrías ordenar toda la habitación. ?
6. Clasificar el trabajo según la prioridad
El Dr. Tytel dijo: ?Necesitamos comprender la diferencia entre urgencia e importancia. ?Probablemente deberías hacer una lista de las cosas que debes hacer, las cosas que debes hacer y las cosas que quieres hacer en un día, y luego ordenarlas por urgencia e importancia.
7. Reserva una porción de tiempo para no hacer nada
Si estás acostumbrado a tener una agenda llena a lo largo del día, es posible que no tengas tiempo para pensar y prepararte antes de hacer las cosas. , y este proceso puede ser muy valioso, sugiere Kaufman. Si hace todo estrictamente según el cronograma de principio a fin, puede resultar útil reservarse 20 minutos para relajarse, reflexionar y elaborar un plan de preparación con antelación. El Dr. Tytel añadió: Debe haber un plan de tiempo para manejar el trabajo o los proyectos, y estos planes deben seguirse estrictamente. ?
8. No estar sobrecargado en el trabajo
? La gente hoy en día está demasiado cansada, especialmente los estadounidenses. dijo Kaufman. Tytel está de acuerdo con Kaufman y recomienda que si siente que ha bajado a la mitad de su nivel normal, debe comenzar por descansar un poco. Ella dijo: "Programe tiempo para relajarse y recuperarse. Si no podemos cuidarnos a nosotros mismos, es posible que no podamos hacer nada más bien".
9. ¿Sabes cuándo decir que no?
El Dr. Tytel dijo que muchas personas tienen miedo de informar a sus supervisores lo ocupados que están, pero es importante saber si puedes hacerlo. No consigues suficiente. Ven, tienes que defenderte.
10. Sepa cuándo necesita ayuda con la gestión del tiempo y dónde conseguirla.
Podemos encontrar libros relevantes en bibliotecas y librerías. ?O`Shea señaló. Leer cualquiera de estos libros puede ayudarle a resumir y evaluar sus habilidades de gestión del tiempo y luego descubrir dónde se puede mejorar. Kaufman dijo que si descubres que tienes problemas con la gestión del tiempo y no eres bueno en ello, generalmente significa que eres una persona con el lado derecho del cerebro relativamente desarrollado, entonces debes admitir que no tienes las habilidades innatas para gestionar la planificación del tiempo. , para usted puede ser necesaria ayuda externa. Podrías considerar aprender a administrar el tiempo como una habilidad tomando un curso o asistiendo a alguna otra capacitación para mejorar tus habilidades y revisando la información de vez en cuando.