¿Qué son las palabras clave? Necesito una explicación autorizada.
(1) Encabezamientos de materia. Las palabras sujetas, también llamadas descriptores, son palabras y frases que se basan en conceptos, están estandarizadas, tienen expresiones de colocación y pueden expresar la relación semántica entre palabras.
Los encabezamientos de materia se dividen en encabezamientos de materia formales y encabezamientos de materia informales.
Los encabezamientos de materia formales se utilizan para indexar y recuperar documentos, mientras que los encabezamientos de materia informales son palabras guía para encontrar encabezamientos de materia formales.
(2) Léxico. Tesauro, también conocido como tesauro, se refiere a un diccionario dinámico estandarizado seleccionado del lenguaje natural, ordenado alfabéticamente y compuesto por sustantivos y términos relacionados semántica y étnicamente.
(3) Tesauro de documentos oficiales. El Tesauro de documentos oficiales es un tesauro que se utiliza para la indexación y recuperación de documentos oficiales. Es una herramienta de control terminológico para indexar y recuperar documentos oficiales de agencias gubernamentales y del partido para satisfacer las necesidades de la automatización de oficinas, especialmente el procesamiento de datos informáticos.
(4) Idioma de búsqueda. El lenguaje de búsqueda es un lenguaje artificial creado de acuerdo con las necesidades del trabajo de búsqueda de las personas. Es la misma base para almacenar y buscar documentos y también se le conoce como lenguaje de indexación.
El idioma de búsqueda se divide en idioma de clasificación e idioma de tema.
El concepto de lenguaje de clasificación. Se refiere a un lenguaje de recuperación que utiliza una mezcla de números arábigos o letras y números latinos como símbolos de categoría, utiliza categorías básicas como vocabulario y expresa conceptos complejos con afiliaciones de categorías.
El concepto de lenguaje temático. Es un lenguaje de recuperación basado en cosas y objetos discutidos directamente, utilizando el lenguaje natural como vocabulario básico y la relación lógica entre conceptos como método de formación de palabras.
2. ¿Por qué deberíamos indexar las palabras clave de los documentos oficiales?
(1) La indexación de palabras clave en documentos oficiales favorece el establecimiento de un sistema avanzado de recuperación de documentos oficiales y ayuda a los líderes en la toma de decisiones.
Con el aumento de información y datos, los métodos simples de recuperación de clasificación ya no pueden satisfacer los requisitos de las personas para la recuperación de documentos de múltiples temas.
El método de búsqueda por temas compensa las deficiencias del método de búsqueda por clasificación, haciendo que la búsqueda sea más libre y el alcance de la búsqueda sea más amplio.
(2) La indexación de encabezamientos de materia de documentos oficiales es el requisito previo para establecer un sistema de recuperación ofimático.
El sistema ofimático incorpora los documentos al sistema de recuperación a través de las palabras de asunto marcadas en los documentos.
En los sistemas ofimáticos, los autores utilizan encabezados de materia para buscar documentos relacionados con el tema.
(3) La indexación de encabezamientos de materia es la base para realizar la modernización de la gestión de documentos oficiales.
Los trabajadores de archivos pueden compilar herramientas de búsqueda manual, como archivos, índices de materias de documentos o catálogos de materias y catálogos de materias basados en palabras de materia de documentos oficiales.
Los escritores pueden utilizar directamente el sistema informático de recuperación de catalogación de archivos establecido en base a los encabezamientos de materias de los documentos oficiales para buscar archivos.
(4) Desempeña un papel importante en la mejora de la calidad profesional del personal de secretaría.
En tercer lugar, la estructura del sistema del tesauro de documentos oficiales
El tesauro de documentos oficiales consta de tres partes: la tabla de categorías, la tabla de secuencia de palabras y el apéndice.
1. Tabla de categorías. La tabla de categorías, también conocida como tabla de clasificación, se divide en varias categorías según el contenido principal de los documentos oficiales y la división del trabajo de los departamentos funcionales. Los elementos enumerados en el alfabeto se clasifican en categorías relevantes según su significado. las necesidades de búsqueda de palabras por categoría y origen étnico.
Hay dos categorías en la tabla de categorías. La primera categoría es 19, que se identifica con una letra pinyin china. Hay 70 clasificaciones secundarias, identificadas por dos letras pinyin.
2. Las palabras están en la tabla. La tabla alfabética consta de cuatro partes: títulos de materia formales y títulos de materia informales (unidades de palabras), pinyin chino del título de materia, número de categoría y relación de cita de palabras. Algunas palabras tienen anotaciones.
Por ejemplo, página 121:
Política fiscal
El pinyin chino de la palabra de entrada → Libro de Cai Zhengzheng
①Pinyin chino. Tenga en cuenta que el pinyin chino se utiliza principalmente para facilitar la clasificación fonética y la búsqueda de palabras fonéticas.
②Palabra del proyecto. Las unidades de palabras de entrada están organizadas en homófonos y homógrafos según las letras pinyin chinas, que desempeñan la función de disposición y búsqueda.
③Número de categoría. El número de categoría es el número de categoría al que pertenece cada artículo. Este es el canal que conecta la lista alfabética y la lista de categorías. A través del número de categoría, puede encontrar palabras clave relacionadas que pertenecen a la misma categoría en la lista de categorías.
④ Relación de referencia. Hay tres tipos de relaciones de referencia: equivalencia, subordinación y asociación.
La equivalencia se refiere a la relación entre dos o más palabras clave con conceptos iguales o similares, también llamada relación de sustitución. "Y" se utiliza para palabras clave formales y "D" para palabras clave informales;
La relación de afiliación se refiere a la relación entre las palabras del sujeto y la afiliación del concepto. Los encabezamientos de materia con diferentes afiliaciones están representados por "F", "S", "etc.", ".." y "Z". "F" es la palabra indicadora de la palabra subordinada. El sujeto detrás de esta palabra es la palabra subordinada. Utilice "." El número de puntos negros indica el nivel de la palabra y cuantos más puntos negros indican, más específica es la palabra. "s" es la palabra demostrativa del hiperónimo; "Z" es el líder del prefijo familiar, marcado con "*".
La correlación se refiere a la referencia cruzada, oposición, contradicción y correspondencia entre palabras sujetas, representada por c.
3. Horario. Hay tres apéndices, cuyo contenido es: una lista de nombres de instituciones; una lista de regiones chinas y una lista de países y regiones del mundo; Los encabezamientos de materia en la lista tienen el mismo efecto que los encabezamientos de materia en orden alfabético.
4. Cómo indexar palabras clave en documentos oficiales
(1) Análisis temático del documento.
1. Leer la documentación para entender el tema. Puntos clave en la lectura de la literatura.
2. Analizar el tipo de tema y determinar el concepto del tema.
Los tipos de temas se dividen en temas únicos y temas múltiples.
Tema único significa que un documento sólo estudia y analiza un objeto o tema. Temas múltiples se refiere a que un documento tiene no solo un tema para estudiar y discutir, sino dos o más, y todos son temas independientes paralelos.
3. Analizar la estructura del tema y determinar los factores del tema. Los factores temáticos se dividen en cinco partes: factores de materia, factores generales, factores de ubicación, factores de tiempo y factores de tipo literario.
Los factores temáticos se refieren a los conceptos clave del tema del documento y son los componentes principales del tema del documento. Otros factores temáticos están subordinados a este factor temático. Los factores comunes son algunos conceptos comunes que constituyen el tema y explican; los principales factores. Dinámica y tendencias. Los conceptos generales no tienen valor de búsqueda específico e independiente y no deben usarse solos. El factor de ubicación indica la ubicación y alcance del factor principal, y el documento estipula las áreas, ubicaciones y objetos aplicables. Los factores de ubicación incluyen nombres de países, nombres de regiones y nombres de organizaciones. Los factores de tiempo limitan los factores de sujeto al tiempo y colocan a los sujetos y objetos dentro de un rango de tiempo específico. Los factores de tiempo incluyen año, era, dinastía, fecha límite, etc. Los factores de tipo de documento incluyen tipo de documento, tipo de documento, título del documento, etc.
(2) Consulta la tabla para seleccionar palabras y cambiar el concepto del tema.
Al buscar en el tesauro la conversión de conceptos de tema, se deben utilizar las palabras de tema estandarizadas en el tesauro. Hay dos formas principales de transformación de conceptos temáticos: una es la transformación directa. La segunda es la transformación indirecta.
(3) Encabezamientos de materia indexados.
La combinación es una forma de expresar un concepto específico utilizando dos o más palabras sujetas para formar una combinación lógica. Se basa en las relaciones gramaticales y lógicas entre palabras. Sólo se pueden combinar palabras conceptuales con relaciones compatibles. Y lo que lo determina no es una combinación literal, sino una relación lógica. La indexación de combinaciones incluye combinaciones cruzadas de conceptos, combinaciones limitadas de conceptos, combinaciones de hiperónimos o hipónimos. Se debe dar prioridad al emparejamiento cruzado y limitado.
Coincidencia significa que existe una relación cruzada entre dos conceptos combinados, y las denotaciones de los dos conceptos se superponen.
La combinación finita se basa en la definición de conceptos y es la transición de conceptos subordinados a conceptos de especie.
(4) Indexación de palabras e indexación de palabras directamente superiores.
La indexación de hiperónimos requiere una relación de subordinación entre dos conceptos. La indexación basada en palabras requiere que dos conceptos estén en la misma categoría y tengan el mismo atributo. Independientemente de si está indexado directamente con palabras de nivel superior o indexado con palabras, es imposible realizar una indexación entre niveles.
(5) Indexación de palabras gratuita.
La indexación de palabras gratuita utiliza un lenguaje natural no estandarizado para expresar el concepto temático del documento oficial y sirve como marca de búsqueda para expresar el concepto temático del documento oficial.
El alcance de la indexación libre de palabras: en primer lugar, algunos conceptos temáticos se pueden indexar con palabras compuestas o hiperónimos, pero se utilizan con frecuencia, en segundo lugar, conceptos temáticos emergentes, incluidas nuevas tecnologías, nuevas políticas, nuevas teorías, nueva terminología, etc. El tercero es el título de la persona, tiempo y edad; el cuarto es el nombre de la región y organización.
Las reglas que se deben seguir en la indexación gratuita de palabras son: En primer lugar, buscar cuidadosamente el vocabulario. La indexación gratuita de palabras sólo se puede llevar a cabo cuando no hay palabras temáticas adecuadas para una referencia especial. En segundo lugar, se pueden seleccionar vocabulario y palabras adicionales de referencias autorizadas y libros de referencia.
En tercer lugar, la selección de palabras debe tener fuertes funciones de recuperación y colocación, y ser práctica, recuperable y colocacional. Cuarto, la forma de la palabra debe ser lo más simple posible y el concepto debe ser claro. Quinto, marque las palabras de tema de nivel superior (o palabras de categoría) mientras marca las palabras libres. En sexto lugar, marque el símbolo "△" después de las palabras libres y registre las nuevas palabras en el plan de cuentas de manera oportuna. Al seleccionar sustantivos especiales como nombres de lugares (nombres de instituciones), hora, nombres de personas y nombres de documentos. No los marque con "△", excepto los diccionarios de sinónimos utilizados como índices de palabras libres.
5. Algunas cuestiones específicas en el trabajo de indexación
(1) Disposición de las palabras temáticas.
Las palabras clave que reflejan el contenido general (resumen) del documento están al frente, y las palabras clave que reflejan el contenido de las partes del documento (detalles) están al final.
En los documentos oficiales de un solo tema, las palabras clave que reflejan el contenido central se clasifican en primer lugar, y las palabras clave que reflejan otros aspectos se clasifican en último lugar en los documentos oficiales de varios temas, las palabras clave que reflejan el contenido general (abstracto); del documento ocupan el primer lugar. En la parte superior, las palabras clave que reflejan otros contenidos del documento están ordenadas en orden de aparición.
Como índice gratuito de palabras, nombre del lugar (nombre de la organización), hora, nombre, etc. Debe colocarse después del encabezamiento de materia que indica el contenido del documento oficial y antes del encabezamiento de materia que indica la forma del documento oficial. Cuando aparecen en el mismo documento al mismo tiempo, se ordenan por orden de nombre del lugar (nombre de la institución), hora y nombre.
(2) Índice de idiomas.
El género, como encabezamiento de materia formal, está marcado en la parte inferior de todos los encabezamientos de materia. En las notificaciones de reenvío (impresión), el género del documento oficial reenviado (impresión) no se utilizará como índice de materias. Sin embargo, si el documento oficial transferido (impreso) es de carácter reglamentario, la denominación será reglamento, reglamento, medidas, etc. , debe utilizarse como índice de materias.
(3) Indexación de signos de puntuación.
Los títulos de materia de los documentos oficiales no pueden tener signos de puntuación.
Deben conservarse los encabezamientos de materia de los documentos oficiales con signos de puntuación en el tesauro del documento oficial. Debido a que estos signos de puntuación tienen funciones especiales, pueden causar ambigüedad fácilmente después de eliminarlos.
Las palabras libres generalmente no están indexadas con signos de puntuación.