Diez puntos en preparación para la reunión
Diez puntos en el trabajo de preparación de una reunión
A primera vista, el trabajo de preparación de una reunión puede parecer complicado, pero en realidad existen reglas a seguir. Basado en años de práctica, hablo de algunas prácticas y experiencias superficiales para comunicarme con colegas. A continuación se detallan diez puntos claves para la preparación de la conferencia que les traigo, espero que les guste. Una vez que se determina el nombre de la reunión, el nombre de la reunión también es el título de la reunión,
Por ejemplo, Conferencia Nacional de Trabajo de Salud, Conferencia Nacional de Trabajo Piloto de Atención Médica Cooperativa Rural Nueva, etc. El nombre de una reunión estandarizado generalmente consta de tres partes: primero, el alcance de la reunión, segundo, el contenido de la reunión y tercero, la naturaleza de la reunión. La naturaleza de la reunión incluye: reunión presencial, reunión de lanzamiento, reunión de trabajo, simposio, seminario, etc. 2. Pasos preliminares de la reunión: Los pasos de la reunión incluyen la agenda, procedimientos, cronograma, etc. de la reunión. La agenda es el orden de los temas de la reunión y la base de los procedimientos de la reunión.
El procedimiento consiste en organizar diversas actividades de la conferencia, como diversas ceremonias, discursos de liderazgo, discursos de la conferencia, actividades de visita, etc., en orden. La agenda es la organización diaria de las actividades de la reunión y la encarnación del programa. Los pasos de la reunión son la garantía de que la reunión se desarrollará de manera ordenada. Una vez aprobados por el líder, no deben modificarse a voluntad. 3. El borrador del aviso de reunión generalmente incluye el nombre de la reunión, el propósito y contenido principal de la reunión, la fecha de la reunión, el lugar de la reunión y el lugar de alojamiento, los participantes, la fecha y el lugar de registro y los materiales. y cantidades a traer. Y las especificaciones de impresión de los materiales, pago personal, organizador, persona de contacto y número de contacto y otros elementos. Los avisos de reuniones los redactan mejor personas relacionadas con el tema de la reunión, lo que favorece una redacción fluida del aviso. Cuando se presente una reunión para la aprobación de la unidad superior, se deberá adjuntar un borrador de la convocatoria a la presentación de la solicitud de instrucciones. 4. Presupuesto de la conferencia: Las partidas de gastos del presupuesto de la conferencia
generalmente incluyen tarifas de alojamiento y comida para los participantes, tarifas de alquiler del lugar, tarifas de producción del logotipo, tarifas de habitaciones para el equipo y el personal de la conferencia, compra de películas y tarifas de procesamiento de espera. Si es necesario invitar a expertos y académicos para que den conferencias e informes, también se deben presupuestar los honorarios de las conferencias de los expertos, los gastos de transporte, los gastos de manutención y alojamiento, etc. 5. Manejo de aprobaciones de reuniones Las reuniones importantes deben presentarse a los líderes para su aprobación.
La solicitud de instrucciones para la reunión debe indicar claramente el motivo de la reunión, el orden del día de la reunión, la hora y duración de la reunión, el lugar, el número de personas que participarán en la reunión y el nivel de personal, presupuesto y preparación de la reunión, etc. 6. La emisión de convocatorias de reuniones debe ser revisada por los líderes del departamento y firmada por el supervisor.
Una persona designada debe ser responsable de emitir las convocatorias de reuniones para evitar omisiones, malas emisiones y reemisiones. Se deben tener en cuenta dos puntos al emitir avisos de reuniones: primero, los avisos de reuniones deben publicarse de manera oportuna. Si se emite demasiado pronto, los participantes lo olvidarán fácilmente; si se emite demasiado tarde, los participantes no recibirán la notificación de la reunión. Incluso si reciben la notificación, será difícil organizar el trabajo en cuestión, lo que también reducirá. el índice de asistencia a la reunión. El segundo es recopilar comentarios después de enviar el aviso de la reunión. Las reuniones que involucren a varios departamentos y con contenido importante deben ir acompañadas de un aviso de reunión, que incluya el nombre, sexo, nacionalidad, puesto (título), número de contacto, fecha de llegada, número de tren y vuelo, y fecha de regreso de los participantes. número y número de vuelo, etc. Nos comunicaremos con usted nuevamente 1 o 2 días antes de la reunión para garantizar que los participantes puedan asistir a la reunión a tiempo. 7. Prepare los materiales de la reunión Hay tres tipos principales de materiales para la reunión:
Primero, documentos de la reunión, incluidos documentos oficiales emitidos, borradores de documentos para discusión o documentos que solicitan opiniones. materiales de discurso, incluidos materiales de discurso de liderazgo, materiales de comunicación escrita y materiales de discurso de reunión.
El tercero es el discurso del anfitrión de la reunión. Aquí el autor se centra en cómo preparar el discurso del anfitrión de la reunión, que también se denomina borrador del programa, y refleja el procedimiento de la reunión a través del discurso del anfitrión durante la reunión.
Se debe prestar atención a tres puntos a la hora de redactar el discurso del anfitrión:
En primer lugar, esforzarse en que el texto sea coloquial. Debido a que el discurso del anfitrión es solo para el anfitrión y otros participantes no tienen la transcripción del discurso, el texto debe ser fácil de entender y se deben evitar poemas antiguos oscuros o retórica demasiado hermosa.
El segundo es prestar atención a la conexión de los procedimientos de la reunión.
El discurso debe conectar el pasado y el futuro, resumir de manera sucinta los puntos clave del discurso del orador anterior y conducir al siguiente orador de manera lógica. El lenguaje debe ser conciso, evitar repeticiones y verbosidad, y evitar clichés que dificulten la comprensión por parte de las personas.
En tercer lugar, el contenido del discurso que preside debe ser conciso y claro, y no debe ser explicativo y su extensión no debe ser demasiado larga, para no distraer la atención del tema de la reunión. 8. La elección del lugar de la reunión requiere la ayuda de un lugar determinado.
La calidad del lugar y el nivel de comodidad jugarán un papel importante en la psicología de los participantes y afectarán directamente a la eficacia de la reunión. Por tanto, se debe prestar atención a la selección y distribución del lugar.
El tamaño del lugar debe determinarse según el número de participantes, y el equipamiento del lugar también debe considerarse según las necesidades de la reunión, como iluminación, aire acondicionado, audio, grabación, multimedia y otros equipos. El diseño del lugar es una parte importante del trabajo de organizar una conferencia, e incluye principalmente:
Primero, el diseño del logotipo. El logotipo debe ser coherente con el nombre de la conferencia y el número de palabras debe ser breve y preciso, como "Conferencia Nacional de Trabajo en Salud".
El segundo es la colocación de las tarjetas de asiento. El principio de colocación de tarjetas de asiento en la tribuna es: "La izquierda es la más importante, la derecha es la segunda". Es mejor tener un número impar de personas sentadas en la tribuna, con el líder más importante en el medio y las demás tarjetas de asiento colocadas en orden de izquierda a derecha.
El tercero es la colocación del podio. Generalmente hay dos formas: primero, la tribuna es más alta que los asientos debajo del escenario. Es adecuado para reuniones grandes e importantes, como reuniones de informes, reuniones de trabajo, etc. El lugar parece más solemne, serio y formal, en segundo lugar, el podio y otros asientos están en el mismo plano; Es adecuado para reuniones con un número reducido de personas, como simposios, seminarios, etc. El lugar parece más informal y la relación entre los participantes parece equitativa.
El cuarto es la disposición de los asientos. La disposición de los asientos generalmente se basa en la naturaleza de la reunión. Si se trata de un simposio, los asientos están dispuestos en forma de respaldo y se pueden colocar más asientos a ambos lados y en la parte inferior del respaldo si se trata de una sesión informativa. Al reunirse para informar al equipo de inspección o al equipo de inspección, los asientos están dispuestos en forma de carácter chino, pero hay una fila de asientos en la parte superior y dos lados del carácter Hui, y se pueden colocar algunas filas más de asientos. colocado en la parte inferior. Además, se pueden disponer los asientos según el ambiente de la reunión y las condiciones del propio lugar. 9. Clara división del trabajo. El personal de la reunión se puede dividir en tres grupos.
El primero es el grupo de secretaría, que es responsable de redactar los documentos de la reunión, los discursos de los líderes y otros materiales, organizar las actas de la reunión y prepararla. y distribuir sesiones informativas y archivar materiales de reuniones y otras tareas; el segundo es el grupo de materiales, que es responsable de la compra de bolsas de material de la conferencia, el embolsado y la distribución de materiales, y el tercero es el registro de la conferencia; el grupo de recepción, que es responsable de los arreglos de alojamiento de los participantes, el diseño del lugar y la disposición del personal, como el personal de etiqueta, el personal de servicio y los fotógrafos, etc. Además, el presupuesto y las cuentas finales de los gastos de la conferencia deben. hacerse bien. Inspección exhaustiva antes de la décima reunión Una inspección exhaustiva antes de la reunión es un vínculo importante para seguir implementando los preparativos de la reunión.
Las inspecciones previas a la reunión generalmente se dividen en tres pasos: el primero es escuchar los informes orales de todo el personal preparatorio de la reunión; el segundo es ir al sitio para realizar una inspección in situ. la preparación de los materiales de la reunión y la distribución del lugar de celebración; el tercero es centrarse en los problemas que puedan surgir y que se puedan tomar medidas correctivas adicionales. Las inspecciones previas a las reuniones generalmente requieren que se invite a los líderes relevantes al sitio para brindar orientación.