Medidas de gestión de archivos contables
Artículo 1 Para fortalecer la gestión de archivos contables y proteger y utilizar eficazmente los archivos contables, estas Medidas se formulan de conformidad con la "Ley de Contabilidad de la República Popular China", la "Ley de Archivos de la República Popular China" y otras leyes y reglamentos administrativos pertinentes.
Artículo 2: Las presentes Medidas se aplican a la gestión de archivos contables de organismos estatales, grupos sociales, empresas, instituciones y otras organizaciones (en adelante unidades).
Artículo 3 El término “archivos contables” tal como se menciona en estas Medidas se refiere a los textos, cuadros y otros formularios que son recibidos o formados por una unidad durante el proceso contable y registran y reflejan los asuntos económicos y comerciales. de la unidad y tienen valor de preservación de la información contable, incluidos los archivos contables electrónicos formados, transmitidos y almacenados utilizando equipos electrónicos como computadoras.
Artículo 4 El Ministerio de Finanzas y la Administración de Archivos del Estado estarán a cargo del trabajo de los archivos contables nacionales, formularán conjuntamente un sistema de trabajo de archivos contables nacionales unificados y supervisarán y orientarán el trabajo de los archivos contables nacionales.
Los departamentos financieros y los departamentos administrativos de archivos de los gobiernos populares locales a nivel de condado o superior gestionan el trabajo de los archivos contables dentro de sus respectivas regiones administrativas, y supervisan y guían el trabajo de los archivos contables dentro de sus respectivas regiones administrativas.
Artículo 5 Las unidades fortalecerán la gestión de archivos contables, establecerán y mejorarán sistemas de gestión para la recopilación, disposición, custodia, utilización, identificación y destrucción de archivos contables, y adoptarán tecnologías y medidas confiables de protección de seguridad para garantizar la autenticidad de los expedientes contables, completos, eficaces y seguros.
La organización de archivos de la unidad o la organización a la que pertenece el archivero (en adelante, la organización de gestión de archivos de la unidad) es responsable de la gestión de los archivos contables de la unidad. La unidad también puede confiar a una institución las condiciones de gestión de expedientes para que gestione los expedientes contables en su nombre.
Artículo 6 Se deberán archivar los siguientes materiales contables:
(1) Comprobantes contables, incluidos los comprobantes originales y comprobantes contables;
(2) Libros de contabilidad, Incluyendo el libro mayor general, el libro mayor detallado, el diario, la tarjeta de activos fijos y otros libros de cuentas auxiliares;
(3) Informes de contabilidad financiera, incluidos informes de contabilidad financiera mensuales, trimestrales, semestrales y anuales;
(4) Otra información contable, incluidos extractos bancarios, extractos bancarios, declaraciones de impuestos, lista de transferencia de archivos contables, lista de almacenamiento de archivos contables, lista de destrucción de archivos contables, opiniones de tasación de archivos contables y otra información contable con valor de preservación.
Artículo 7: Las Unidades podrán utilizar computadoras, redes de comunicaciones y otras tecnologías de la información para administrar archivos contables.
Artículo 8 Si se cumplen las siguientes condiciones al mismo tiempo, los datos contables electrónicos generados dentro de la unidad dentro del alcance del archivo solo podrán guardarse en formato electrónico para formar archivos contables electrónicos:
(1) Formado La fuente de datos contables electrónicos es auténtica y efectiva, y se forma y transmite a través de computadoras y otros equipos electrónicos;
(2) El sistema contable utilizado puede recibir y leer datos contables electrónicos con precisión , de forma completa y eficaz, y puede generar de conformidad con las normas nacionales comprobantes contables, libros contables, estados contables financieros y otros datos contables en formatos de archivo estándar, y se establecen los procedimientos necesarios de procesamiento, revisión y aprobación;
(3) El sistema de gestión de archivos electrónicos utilizado puede recibir, gestionar y utilizar eficazmente archivos contables electrónicos para cumplir con los requisitos de conservación a largo plazo de los archivos electrónicos y establecer una relación de recuperación entre los archivos contables electrónicos y otros archivos contables en papel relacionados;
(4) Tomar medidas efectivas para evitar que los archivos contables electrónicos sean manipulados;
(5) Establecer un sistema de respaldo de archivos contables electrónicos puede prevenir eficazmente el impacto de desastres naturales, accidentes y daños causados por el hombre. sabotaje realizado;
(6) Los datos contables electrónicos no tienen valor de conservación permanente ni otros archivos contables importantes que conserven valor.
Artículo 9 Si se cumplen las condiciones especificadas en el artículo 8 de estas Medidas, y los datos contables electrónicos recibidos por la unidad desde el exterior van acompañados de una firma electrónica que cumpla con lo dispuesto en la "Firma Electrónica Ley de la República Popular China”, podrá archivarse únicamente en formato electrónico. Guardar y formar archivos contables electrónicos.
Artículo 10 La agencia contable de la unidad o la agencia a la que pertenecen los contadores (en adelante, la agencia de gestión contable de la unidad) será responsable de clasificar y archivar periódicamente los materiales contables que deban archivarse y preparar un inventario. de los expedientes contables de acuerdo con el alcance y los requisitos de presentación.
Artículo 11 Los archivos contables formados durante el año en curso pueden ser conservados temporalmente por la agencia de gestión contable de la unidad durante un año después del final del año contable, y luego transferidos a la agencia de gestión de archivos de la unidad para su custodia. Si realmente fuera necesario posponer el traslado por necesidades laborales, deberá ser aprobado por la agencia de gestión de archivos de la unidad.
El período de conservación temporal de los expedientes contables por parte del organismo de gestión contable unitaria no podrá exceder de tres años. Durante el período de almacenamiento temporal de los archivos contables, el almacenamiento debe cumplir con las disposiciones pertinentes de la gestión de archivos nacionales, y los cajeros no pueden hacerse cargo de los archivos contables.
Artículo 12 Al tramitar la transferencia de archivos contables, el organismo de gestión contable de la unidad preparará una lista de transferencia de archivos contables y gestionará los procedimientos de transferencia de acuerdo con las disposiciones pertinentes de la gestión de archivos nacionales.
Los expedientes contables en papel deberán conservarse en su embalaje original en el momento de su entrega. Los archivos contables electrónicos deben transferirse junto con sus metadatos cuando se transfieran, y el formato del archivo debe cumplir con las normas pertinentes sobre gestión de archivos nacionales. Los expedientes contables electrónicos en formatos especiales deberán entregarse junto con sus plataformas de lectura.
Cuando la agencia de gestión de archivos de la unidad reciba ficheros contables electrónicos, comprobará la exactitud, integridad, usabilidad y seguridad de los ficheros contables electrónicos, y sólo podrán aceptarse aquellos que cumplan los requisitos.
Artículo 13 Las unidades deben utilizar archivos contables en estricta conformidad con los sistemas pertinentes. Se deben realizar procedimientos de registro al acceder, copiar y tomar prestados archivos contables, y la manipulación y el daño están estrictamente prohibidos.
Por lo general, no se permite el préstamo de los archivos contables que lleva la unidad. Si realmente es necesario pedir prestado el préstamo debido a necesidades laborales de acuerdo con las regulaciones nacionales pertinentes, los procedimientos pertinentes deben manejarse estrictamente de acuerdo con las regulaciones.
La unidad de préstamo de archivos contables mantendrá y utilizará adecuadamente los archivos contables prestados, garantizará la seguridad e integridad de los archivos contables prestados y los devolverá dentro del tiempo prescrito.
Artículo 14 El plazo de conservación de los expedientes contables se divide en dos tipos: permanente y fijo. Los plazos de los depósitos a plazo generalmente se dividen en 10 años y 30 años.
El plazo de conservación de los ficheros contables se computa a partir del primer día posterior a la finalización del ejercicio fiscal.
Artículo 15: En principio, todos los tipos de archivos contables deben conservarse de acuerdo con el cronograma de estas Medidas. El período de almacenamiento de los archivos contables especificado en estas Medidas es el período mínimo de almacenamiento.
Si el nombre específico de los archivos contables de la unidad no coincide con los nombres de los archivos enumerados en el apéndice de estas Medidas, se manejará el período de almacenamiento de archivos similares.
Artículo 16 Cada unidad evaluará periódicamente los expedientes contables que hayan alcanzado el período de retención y formará opiniones de valoración de expedientes contables. Después de la identificación, los archivos contables que aún deben conservarse deben reclasificarse; los archivos contables que hayan caducado y no tengan valor de conservación pueden destruirse.
Artículo 17 El trabajo de evaluación de archivos contables será dirigido por la agencia de gestión de archivos de la unidad y organizado conjuntamente por las agencias o personal de contabilidad, auditoría, inspección disciplinaria y supervisión de la unidad.
Artículo 18 Los archivos contables que puedan destruirse después de la identificación se destruirán de acuerdo con los siguientes procedimientos:
(1) La agencia de gestión de archivos de la unidad preparará un inventario de destrucción de los archivos contables. y enumere los elementos a destruir. El nombre, número de volumen, número de volumen, año inicial y final, número de archivo, período de almacenamiento, período de almacenamiento y hora de destrucción del archivo contable.
(2) El responsable de la unidad, el responsable de la agencia de gestión de archivos, el responsable de la agencia de gestión contable, el responsable de la agencia de gestión de archivos, la persona Los responsables del organismo de gestión contable deberán firmar sus dictámenes en la lista de destrucción de archivos contables.
(3) La agencia de gestión de archivos de la unidad es responsable de organizar la destrucción de los archivos contables y, junto con la agencia de gestión contable, envía personal para supervisar la destrucción. Antes de que se destruyan los archivos contables, el cliente deberá verificar el contenido que figura en la lista de destrucción de archivos contables; después de que se destruyan los archivos contables, el cliente deberá firmar o sellar la lista de destrucción de archivos contables.
La destrucción de archivos contables electrónicos también debe cumplir con las regulaciones nacionales sobre archivos electrónicos. La agencia de gestión de archivos, la agencia de gestión contable y la agencia de gestión de sistemas de información de la unidad deben enviar personal para supervisar la destrucción.
Artículo 19 No se destruirán los comprobantes contables de créditos y deudas vencidos y no liquidados ni los comprobantes contables de otras materias pendientes. Los archivos contables en papel deben sacarse y archivarse por separado, y los archivos contables electrónicos deben entregarse y conservarse por separado hasta que se resuelvan los asuntos pendientes.
Los expedientes contables que hayan sido archivados separadamente o transferidos deberán constar en el dictamen de tasación de expedientes contables, en el inventario de destrucción de expedientes contables y en el inventario de almacenamiento de expedientes contables.
Artículo 20 Si una unidad se extingue por cancelación, disolución, quiebra u otras causas, los archivos contables formados antes de la terminación o cancelación de los procedimientos de registro se manejarán de acuerdo con las disposiciones pertinentes de la gestión de archivos nacionales.
Artículo 21 Después de la escisión de la unidad original, sus archivos contables serán conservados por la parte que sobreviva a la escisión. Otras partes podrán verificar y copiar los archivos contables relacionados con su negocio.
Si la unidad original se disuelve después de la división, sus archivos contables serán administrados por una de las partes después de consultar o manejados de acuerdo con las disposiciones pertinentes de la gestión de archivos nacionales. Todas las partes pueden revisar y copiar los archivos contables relacionados. a su negocio.
Los comprobantes contables que involucren asuntos contables pendientes en la división de unidades serán emitidos y conservados por separado por las partes comerciales relevantes, y los procedimientos de entrega se completarán de acuerdo con las regulaciones.
Los archivos contables involucrados en el negocio transferido a otras unidades serán conservados por la unidad original, y la unidad de negocios que realiza el negocio puede verificar y copiar los archivos contables relacionados con su negocio. Los comprobantes contables relacionados con asuntos contables pendientes deben sacarse por separado, conservarse en la unidad de negocio responsable y los procedimientos de entrega deben completarse de acuerdo con las normas.
Artículo 22 Después de la fusión de unidades, si la unidad original se disuelve o una de las partes continúa existiendo mientras la otra se disuelve, los archivos contables de la unidad original serán conservados por la unidad fusionada. Si la unidad original todavía existe después de la fusión, sus archivos contables seguirán siendo conservados por la unidad original.
Artículo 23 Si los archivos contables generados por la unidad de construcción durante el proceso de construcción del proyecto deben entregarse a la unidad de aceptación del proyecto de construcción, deberán entregarse de manera oportuna después de la finalización de la evaluación financiera. liquidación, y los procedimientos de transferencia se realizarán de conformidad con la reglamentación.
Artículo 24 Cuando se transfieran archivos contables entre unidades, ambas partes deberán seguir los procedimientos de transferencia de archivos contables.
La unidad que transfiere archivos contables deberá preparar un inventario de transferencia de archivos contables. El inventario contendrá el nombre, número de volumen, número de volumen, año inicial y final, número de archivo, período de almacenamiento y período de almacenamiento de los mismos. archivos contables que deben ser transferidos.
Al entregar los archivos contables, ambas partes entregarán los archivos contables elemento por elemento de acuerdo con el contenido enumerado en la lista de entrega de archivos contables, y las personas a cargo de ambas partes serán responsables de la supervisión. . Luego de la entrega, los gerentes y supervisores de ambas partes deberán firmar o sellar la lista de entrega del expediente contable.
Los archivos contables electrónicos deben transferirse junto con sus metadatos, y los archivos contables electrónicos en formatos especiales deben transferirse junto con sus plataformas de lectura. La unidad receptora de archivos inspeccionará el soporte y el entorno técnico para almacenar archivos contables electrónicos para garantizar la exactitud, integridad, disponibilidad y seguridad de los archivos contables electrónicos recibidos.
Artículo 25 Si los archivos contables de la unidad y sus copias necesitan ser llevados, enviados o transmitidos al extranjero, se implementarán de acuerdo con las normas nacionales pertinentes.
Artículo 26 Si una unidad encomienda a un organismo intermediario la contabilidad, deberá especificar los requisitos de gestión y las responsabilidades correspondientes de los archivos contables en el contrato de encomienda escrito firmado.
Artículo 27 Las unidades y las personas que violen las disposiciones de estas Medidas serán procesadas por los departamentos financieros y los departamentos administrativos de archivos de los gobiernos populares a nivel de condado o superior de conformidad con la Ley de Contabilidad de la República Popular. de China y la Ley de Archivos de la República Popular China y otras leyes y reglamentos para imponer sanciones.
Artículo 28: Los presupuestos, planos, sistemas y demás documentos y materiales estarán sujetos a las normas de gestión documental y de archivos y no estarán sujetos a las presentes Medidas.
Artículo 29: Las unidades y hogares individuales industriales y comerciales que no tengan las condiciones para constituir instituciones de archivos o personal de archivos se remitirán a estas Medidas para la recolección, disposición, almacenamiento, utilización, identificación y destrucción de archivos contables.
Artículo 30: Los departamentos financieros y departamentos administrativos de archivos de los gobiernos populares de todas las provincias, regiones autónomas, municipios directamente dependientes del Gobierno Central y ciudades bajo planificación estatal separada, la Oficina de Finanzas y la Oficina de Archivos de Xinjiang. Cuerpo de Producción y Construcción, todos los departamentos competentes del Consejo de Estado y el Departamento de Logística General del Ejército Popular de Liberación de China. El Ministerio podrá formular medidas de implementación específicas basadas en estas Medidas.
Artículo 31 El Ministerio de Hacienda y la Administración de Archivos del Estado son responsables de la interpretación de estas Medidas, que se implementarán a partir de enero de 2016. 1998 El 21 de agosto, se abolieron al mismo tiempo las "Medidas de gestión de archivos contables" (Cai Kuai Zi [1998] Nº 32) emitidas por el Ministerio de Finanzas y la Oficina de Archivos del Estado.
Calendario:
1. Plazo de conservación de los archivos contables de empresas y otras organizaciones.
2. Presupuesto financiero general, unidades administrativas, instituciones públicas y archivos contables tributarios. Calendario del periodo de almacenamiento.