Una mirada a la estandarización del papeleo desde la perspectiva del trabajo de archivos de la agencia
El trabajo administrativo y el trabajo de archivo son producto de dos etapas de una misma cosa. Los archivos se transforman a partir de documentos, sin el papeleo, el trabajo de archivo sería imposible. Por tanto, la estandarización del papeleo es un factor importante para garantizar la alta calidad y eficiencia del trabajo de archivo. Sin embargo, desde la perspectiva del archivo y utilización de documentos, todavía existen problemas en la estandarización del papeleo que no se pueden ignorar. Los líderes de todos los niveles y el personal de secretaría deben prestarles atención y tomar medidas para resolverlos seriamente.
1. Escritura irregular.
El problema de la escritura irregular no sólo es causado por la falta de atención de los encargados de los documentos, sino también de muchos camaradas dirigentes. Reflejado principalmente en:
Primero, el formato del archivo está incompleto, falta la fecha, falta el autor y el título no refleja el contenido del archivo. La mayoría de estas preguntas se refieren a los discursos de algunos camaradas dirigentes, que no están marcados con fechas. Algunos de ellos no pueden identificarse en cuanto a dónde o en qué ocasión fueron pronunciados. Algunos artículos importantes se desconocen en qué periódico o revista fueron publicados. . Los documentos no reflejan el contenido. La mayoría de ellos son avisos de unidades ×× sobre publicidad, estudio e implementación de documentos con tamaño de fuente ××. Algunas unidades simplemente no escriben el contenido y solo escriben un "aviso". También hay títulos de materia inexactos. La razón principal es que algunas unidades solo miran los títulos en el título del documento. De esta manera, los títulos de materia marcados no pueden reflejar todo el contenido del documento, lo que dificulta su acceso y uso.
La segunda es escribir las palabras en el lado izquierdo al comentar o modificar el documento, sin dejar línea vinculante. Algunos incluso "aprovechan los huecos". Una hoja de papel se llena de escritura de arriba a abajo, de izquierda a derecha, de delante y de atrás, sin dejar siquiera espacio para los números de página.
El tercero es utilizar lápices y bolígrafos para agregar y modificar; utilizar impresión matricial y de inyección de tinta para archivar.
El cuarto es utilizar papel carbón y papel térmico, y los tamaños de papel son diferentes. De acuerdo con los requisitos del "Reglamento sobre el procesamiento de documentos oficiales de los órganos del Partido Comunista de China", el formato de papel para los documentos oficiales debe ser de 16 pulgadas (260 mm de largo y 184 mm de ancho), o el estándar internacional. Tipo A4 (297 mm de largo y 210 mm de ancho), pero los documentos impresos en papel más pequeño o más grande que este estándar se pueden encontrar en todas partes.
La escritura irregular resulta en una pérdida de tiempo, mano de obra y recursos materiales. el documento no tiene tiempo y necesita ser verificado; la escritura no es duradera, el aceite se filtra o desaparece y necesita ser rescatado; el tamaño del papel es diferente y necesita ser procesado; no hay título o la palabra clave del asunto no es precisa; y es necesario volver a redactarlo o etiquetarlo. Hicimos algunos cálculos y descubrimos que el hecho de que el papel del documento no estuviera estandarizado y no quedara papel de encuadernación generaba muchos problemas en el trabajo de archivo de documentos. Para el papel que no cumple con las especificaciones, se deben doblar los ribetes pequeños y grandes. Para evitar el moho, se debe preparar una pasta sin glucosa especialmente para cortar el papel ribeteado. Algunas unidades solo dedican mano de obra a este aspecto. Se necesita que una persona trabaje más de un mes al año. No solo eso, debido a que los documentos están adjuntos entre sí, el grosor del expediente aumenta. Por ejemplo, una unidad agrega dos expedientes al año (de hecho, algunas unidades tienen más, imagínese cuántos expedientes se agregarán a nivel nacional). al año, y ¿cuántas personas se agregarán? ¿Cuánto espacio para esconder se agregará? Además, dado que el papel se procesa en papel, no se puede estandarizar tanto, por lo que el archivo quedará desordenado y antiestético.
2. Presentación incompleta.
Una unidad relativamente grande generalmente tiene archivos administrativos, archivos contables, archivos de personal, así como archivos de infraestructura y equipos, audio, fotografías y otros archivos. Con la realización de la modernización de la oficina, también hay CD y discos. , etc. La gente tiende a prestar atención al personal, los documentos y los archivos contables. A juzgar por trabajos anteriores, se encontró en los archivos que faltaban materiales de los líderes del partido y del estado y de los líderes de los departamentos superiores para el trabajo de inspección de base, también había materiales de la investigación de base y del trabajo de investigación e inspección bajo el liderazgo; de la unidad, y materiales redactados por los propios líderes o artículos importantes publicados en nombre personal del líder, etc. También hay algunos materiales internos, como un pequeño número de líderes que realizan pequeñas reuniones para estudiar y decidir temas importantes, pero sin ninguna base escrita, también hay solo palabras y no audio, video, fotos, etc., como inspecciones de liderazgo; y las investigaciones e investigaciones, incluidas fotografías, grabaciones, etc., y las fotografías a menudo se entregan a los líderes después de imprimirlas y se olvidan de archivarlas en los expedientes de infraestructura, faltan procedimientos de aprobación, dibujos, etc.
Debido a la presentación incompleta, es difícil proporcionar utilización. A veces los usuarios no pueden encontrar los archivos que necesitan, por lo que tienen que acudir a las partes interesadas y buscar una y otra vez, gastando mucho dinero y esfuerzo, pero aún así no pueden resolver el problema. Algunas agencias tienen archivos de equipos de infraestructura incompletos, como la falta de planos de tuberías, por lo que tienen que excavar a ciegas durante el mantenimiento de la infraestructura, lo que puede incluso causar un accidente o incluso causar un accidente.
En cuanto a la cuestión de la estandarización del papeleo tras la implementación de la ofimática, muchas agencias y unidades no la han incluido en la agenda. Desde la perspectiva de la gestión de archivos, actualmente se constata que existen problemas de calidad. con discos compactos y discos, como cambios de moho y hongos, productos falsificados, etc. También hay problemas con el contenido de los archivos almacenados en CD y discos. Los títulos de los archivos no están marcados, lo que provoca que los archivos no se puedan recuperar más adelante. La propia gestión de los equipos modernos también es insuficiente. Algunas unidades no tienen registro de cuándo compraron computadoras, cuándo las mantuvieron y repararon, los motivos de las reparaciones y qué procedimientos utilizaron. Esto dificulta el trabajo futuro en red y crea nuevos problemas. También tiene un nuevo impacto negativo en la estandarización del papeleo.
3. Los documentos y materiales no se archivan oportunamente.
El "Reglamento sobre el procesamiento de documentos oficiales de los órganos del Partido Comunista de China" estipula que el archivo de documentos y materiales se llevará a cabo de acuerdo con las disposiciones del "Reglamento sobre el trabajo de archivos de órganos". es decir: "El departamento administrativo de la agencia generalmente debe informar al departamento de archivos en la primera mitad del segundo año. "Transferir archivos". A juzgar por la implementación, a menudo hay casos en los que no se siguen las regulaciones. El personal administrativo de algunas unidades los departamentos entregan documentos y materiales importantes dispersos que han pasado por varios años; debido a que no se archivaron a tiempo, los camaradas en la oficina de archivos tienen que reelaborar y descomprimir archivos, reorganizar y modificar archivos de casos y directorios de archivos dentro de los archivos, lo que desperdicia mano de obra. y recursos materiales y afecta al uso de los ficheros.
Las principales razones de los problemas anteriores:
Primero, los líderes no prestan suficiente atención. Por un lado, el líder responsable del papeleo es al mismo tiempo un líder y un miembro del personal. El propio líder produce algunos documentos. Si el líder no sigue las regulaciones, es inconveniente para el personal de abajo exigirle. Por otro lado, los líderes tienen la responsabilidad de supervisar e inspeccionar los temas de estandarización de documentos, pero no desempeñan sus funciones con seriedad.
La segunda es que el personal administrativo de la agencia no sabe lo suficiente sobre el trabajo de archivos. Los camaradas que se dedican al trabajo administrativo se toman en serio el estudio del "Reglamento sobre el procesamiento de documentos oficiales de los órganos del Partido Comunista de China", pero en su implementación se centran en la especificación del texto y el contenido, ignorando los requisitos del trabajo de archivo para archivado de documentos. Por ejemplo: Algunos camaradas creen que documentos muy importantes, como las actas de las reuniones del comité permanente del comité del partido, sólo deben conservarse durante dos o tres años. Esto se debe a una falta de comprensión del alcance de la presentación y el período de retención de documentos y materiales. Además, algunos camaradas que manejan documentos creen que el trabajo de archivar documentos es una cuestión del departamento de archivos y no de su propio ámbito de responsabilidades, lo que viola el "Reglamento sobre el procesamiento de documentos oficiales de los órganos del Partido Comunista de China" que insiste sobre el archivo de documentos por parte del departamento de procesamiento de documentos, por lo que algunos compañeros solo quieren usarlo para uso personal y conservar los documentos y materiales que manejan y que deben ser archivados, sin considerar que hacerlo agregará muchos problemas a los archivos. trabajar.
En tercer lugar, el departamento de archivos proporciona una orientación deficiente. El "Reglamento sobre el trabajo de archivos de la agencia" estipula que el departamento de archivos de la agencia debe guiar y supervisar el trabajo de archivo de documentos y materiales del departamento administrativo o comercial de la agencia. Los departamentos de archivos de algunas unidades enfatizan que el departamento de procesamiento de documentos establece archivos, abandona la orientación y no proporciona comentarios y correcciones oportunas cuando descubre irregularidades en los archivos. Sumado al frecuente reemplazo del personal de archivo de documentos y la falta de familiaridad con el negocio, el problema del papeleo irregular siempre ha afectado el buen progreso del trabajo de archivo.
A partir del trabajo de archivo, encontramos que efectivamente existe un problema de estandarización insuficiente en el papeleo. Creemos que debemos partir de los siguientes cuatro aspectos:
1. Fortalecer el liderazgo. No se puede realizar ningún trabajo sin el apoyo de los líderes. Esto es especialmente cierto en el caso de la estandarización del papeleo. El primero son los documentos y materiales importantes formados por los líderes que asisten a reuniones, manejan asuntos y resuelven diversos problemas. Estos documentos y materiales reflejan las funciones principales de una unidad y también son el foco del trabajo de archivos de una unidad. Necesitan camaradas líderes para tomar la iniciativa. liderar la estandarización. Se ha estandarizado esta parte de los materiales documentales. Se puede decir que se ha solucionado el punto clave de estandarizar el papeleo de esta unidad. En segundo lugar, los líderes deben fortalecer la supervisión y la inspección, resumir las experiencias de manera oportuna, promover las avanzadas y corregir los problemas existentes de manera oportuna. Para garantizar la integridad de los materiales archivados, los líderes deben organizar el trabajo de archivo de documentos y materiales (incluidos audio, video y fotografías) mientras organizan el trabajo de diseño. Por ejemplo, cuando se celebra una reunión importante y se deciden asuntos importantes, el líder debe pedir al personal administrativo que haga registros y actas. Si hay irregularidades, deben señalarse y corregirse al presentarlas al líder para su aprobación. En tercer lugar, los líderes deberían preocuparse por mejorar la calidad del personal administrativo. Es necesario crear condiciones, brindar oportunidades de aprendizaje, mejorar el nivel de trabajo del personal administrativo y, fundamentalmente, resolver el problema de la estandarización del trabajo administrativo.
2. Cumplir con el sistema de implementación. Para estandarizar el papeleo, uno debe "tener reglas, comprenderlas y respetarlas".
Creemos que ahora el Partido y el Estado han formulado muchas regulaciones sobre el papeleo y el trabajo de archivos. La Oficina General del Comité Central ha formulado y publicado las "Reglamentos sobre el procesamiento de documentos oficiales del Partido Comunista de China" y el ". Reglamento sobre el trabajo de los órganos en los archivos", y el Estado ha promulgado la "Ley de Archivos de la República Popular China y la Administración de Archivos del Estado también han formulado las "Normas de construcción empresarial para el trabajo de los archivos de las agencias". Las regulaciones muestran que la estandarización del papeleo tiene reglas a seguir, y la clave es la implementación, es decir, no solo debemos tener reglas, sino que también debemos comprenderlas y cumplirlas, superar el hábito de hacer lo que queramos y desarrollar. un estilo de trabajo riguroso.
3. Realizar competiciones. La realización de concursos es una forma eficaz de promover el trabajo. Para estandarizar los trámites es muy necesario realizar adecuados trabajos de inspección y evaluación. Los departamentos administrativos de agencias y unidades gubernamentales pueden, de acuerdo con las regulaciones pertinentes y en conjunto con las condiciones reales, formular un plan de competencia para trabajos administrativos o de archivo de documentos, formular estándares de puntuación basados en ciertas reglas y aprobar inspecciones, concursos y evaluaciones. . Los que sobresalgan serán juzgados y elogiados, y se les otorgarán las recompensas materiales apropiadas. La ventaja de utilizar la inspección y la evaluación es que pueden comunicarse entre sí, intercambiar experiencias, descubrir deficiencias, alentar a los avanzados, promover a los atrasados y lograr el propósito de promover la estandarización del papeleo.
4. Organizar la formación y el aprendizaje. La calidad del trabajo y la eficiencia del departamento de secretaría dependen de la calidad de su personal. La cantidad y profundidad de la educación que tiene un trabajador de secretaría tiene un impacto directo en su nivel profesional. Especialmente después de que las oficinas se dieron cuenta de la automatización de oficinas, los medios, los métodos de trabajo y los métodos de trabajo administrativo han cambiado en consecuencia. Para adaptarse a este cambio, el personal administrativo debe aprender constantemente nuevos conocimientos y nuevas tecnologías. Creemos que los departamentos de secretaría de las agencias y unidades gubernamentales deben diferenciar entre diferentes situaciones y organizar el aprendizaje en función de su situación real y la calidad de su personal administrativo. Pueden realizar capacitación a corto plazo con o sin capacitación y estudio fuera del trabajo. sistemáticamente, lo que favorece una mejora integral de la calidad del personal de secretaría. También puede realizar seminarios de negocios, aprender haciendo, aprender haciendo y mejorar el nivel del personal de secretaría en la práctica. Para la mayoría del personal de secretaría, es principalmente autodidacta. En resumen, deberían adoptarse diversas formas de aprendizaje empresarial para resolver fundamentalmente el problema de la estandarización del papeleo, promoviendo así el desarrollo del trabajo de archivos.