Notas sobre la etiqueta en la recepción de una conferencia
Cosas a tener en cuenta en la etiqueta de la recepción de una reunión
¿Sabes cuáles son los aspectos a tener en cuenta en la etiqueta de la recepción de una reunión? La etiqueta de la reunión es algo a lo que los participantes deben prestar atención antes, durante y después de la reunión. Comprender la etiqueta de la reunión promoverá en gran medida la implementación del espíritu de la reunión. Ven conmigo y echa un vistazo a los aspectos a tener en cuenta en la etiqueta de la recepción de la reunión
Cosas a tener en cuenta en la etiqueta de la recepción de la reunión 1
Etiqueta de la recepción de la reunión: preparativos para la reunión
1. Determinar las especificaciones de recepción
El tamaño de la reunión lo determina el líder de la unidad anfitriona. En términos generales, las reuniones generales de trabajo dentro de una empresa son eficientes y pueden ser informales. Para las reuniones organizadas por unidades superiores, se invita a participar a representantes de varias empresas, por lo que los requisitos de recepción están relativamente estandarizados. Por lo general, uno de los principales líderes de la empresa se encarga directamente del trabajo de preparación de la reunión y crea un grupo de asuntos de conferencias para estudiar el trabajo relacionado con la organización de la recepción de la conferencia.
2. Distribuir el aviso de la reunión
El aviso de la reunión debe indicar el nombre del convocante o el nombre de la organización o unidad, la hora, el lugar, el tema de la reunión y los participantes de la reunión. , tarifas de la conferencia, Los materiales, información de contacto, etc. que se deben traer. Preste atención a adjuntar un recibo después de la notificación, para determinar si las personas invitadas participarán en la reunión y si quienes planean asistir a la reunión tienen otros requisitos.
Las convocatorias de reuniones generalmente se envían entre 15 y 30 días antes de la reunión, para que la otra parte tenga tiempo suficiente para devolver el recibo de la reunión.
3. Selección del lugar
La selección del lugar debe considerarse de manera integral en función del número de personas que asistirán a la reunión y del contenido de la misma. Lo mejor es cumplir con los siguientes estándares:
Primero: el tamaño debe ser moderado. El lugar es demasiado grande, el número de personas es demasiado pequeño y hay demasiados asientos vacíos, que están sueltos y dispersos, lo que da a los participantes una sensación de depresión. El lugar es demasiado pequeño y el número de personas es demasiado. y están apiñados, como gente del campo yendo al mercado, lo cual no sólo parece tacaño, sino que fue imposible llevar a cabo la reunión con éxito. Por eso, el primer ministro británico Churchill dijo una vez: "No es necesaria una habitación demasiado grande, sino una habitación del tamaño adecuado".
Segundo: la ubicación debe ser razonable. Las reuniones convocadas por la historia se disolverán en una o dos horas. El lugar podrá fijarse en un lugar donde se concentren los participantes. Para reuniones que duren más de un día, el lugar debe estar lo más cerca posible de las residencias de los participantes para evitar que los participantes viajen de un lado a otro.
Tercero: Las instalaciones auxiliares deben estar completas. El personal del congreso deberá comprobar la iluminación, ventilación, saneamiento, servicios, teléfonos, altavoces, grabaciones, etc. del lugar. No pueden suponer precipitadamente que "la última reunión se celebró desde aquí y no hubo problemas". suave esta vez." De lo contrario, pueden ocurrir pérdidas.
Cuarto: Debe haber un estacionamiento. En la sociedad moderna, cuando se convoca una reunión, no son muchas las personas que acuden a la reunión con "un par de sandalias de paja y un paraguas". Los coches y las motos deben disponer de plazas de aparcamiento para circular con éxito.
4. La distribución del recinto
La distribución del recinto incluye la decoración alrededor del recinto y la configuración de los asientos.
Generalmente, para reuniones a gran escala, se cuelgan pancartas en el lugar de celebración de acuerdo con el contenido de la reunión. En la puerta hay carteles de bienvenida y celebración. Se pueden colocar bonsáis relajados y flores en macetas en el lugar; para hacerlo más solemne, se puede colgar la bandera nacional, la bandera del partido o el emblema o emblema nacional en la tribuna. Si es necesario colocar tazas de té y bebidas sobre la mesa, deben limpiarse con un paño y colocarse de manera hermosa y uniforme.
Si la configuración de los asientos es acorde al estilo y ambiente de la reunión, y se presta atención al orden del conserje, existen principalmente los siguientes métodos de configuración:
① Tipo mesa redonda. Si utiliza una mesa redonda o una mesa ovalada. Esta disposición permite a los asistentes sentarse alrededor de la mesa con los líderes, eliminando así cualquier sensación de desigualdad. Además, los participantes pueden ver claramente las caras de otras personas, lo que facilita el intercambio de opiniones. Este formato es adecuado para reuniones de entre 10 y 20 personas. En la disposición de los asientos se debe prestar atención a que los invitados o los líderes superiores estén frente a frente con los líderes empresariales y sus acompañantes. El líder superior del invitado debe sentarse en el centro de la sala, mirando hacia el sur o hacia la puerta. , y el máximo líder de la empresa debe sentarse frente al líder superior. Las diagonales del mismo nivel se encuentran una frente a la otra.
②La forma de la boca. Si utiliza una mesa cuadrada rectangular. Esta forma es más adecuada para reuniones con mayor número de personas que el tipo de mesa redonda.
③Tipo de aula.
Esta es la forma más utilizada. Es adecuada para reuniones con el propósito de transmitir información e instrucciones. En este momento, hay un gran número de participantes y no hay necesidad de discutir o intercambiar opiniones entre los participantes. De esta forma, la tribuna y el auditorio se encuentran uno frente al otro. Los asientos en la tribuna están ordenados según la posición y el estatus social del personal. El asiento del presidente está en el medio de la primera fila y el resto está dispuesto en orden de izquierda a abajo y de derecha a arriba.
Reglas básicas para la disposición de los asientos
Primero la izquierda (práctica del gobierno chino)
Primero la derecha (siguiendo la práctica internacional)
El centro está arriba (el centro es más alto que los dos lados)
La primera fila está arriba (aplicable a todas las ocasiones)
El otro lado está arriba (lejos de la puerta)
Poner la cara primero (la buena visión primero)
5. Preparación de los materiales de la reunión
Las reuniones modernas son inseparables de diversos equipos auxiliares Antes de celebrar una reunión, conviene prepararse. Todo tipo de equipos auxiliares están listos. Estos materiales incluyen mesas y sillas, etiquetas con nombres, té, libros de registro, listas, agendas de reuniones, pizarrones, pizarras blancas, bolígrafos, etc.
6. El personal de recepción deberá llegar con antelación.
El personal de recepción deberá introducir sus respectivos puestos con antelación y entrar en estado de trabajo antes de la llegada de los asistentes. El trabajo general de recepción se divide en tres puestos: check-in, acomodación y recepción.
① Inicia sesión. Configure una mesa de firmas con 1 o 2 miembros del personal. Si se requiere un nivel más alto de recepción, se puede asignar a una señora de etiqueta para que se haga cargo. Signature Taipei viene con un pincel, un bolígrafo y un libro de registro. Al entregar un bolígrafo a un invitado, debe quitar la tapa del bolígrafo, apuntar la punta del bolígrafo hacia usted y entregárselo con ambas manos. Si se trata de un pincel para escribir, conviene mojarlo en tinta antes de entregárselo. El inicio de sesión debería ser más refinado para que se pueda guardar. Si necesita entregar información, debe hacerlo cortésmente con ambas manos. El personal de recepción siempre debe informar los números de asistencia al organizador de la reunión.
②Asiento de introducción. Después de iniciar sesión. El personal de recepción de la conferencia debe presentar cortésmente a los asistentes el lugar y tomar asiento. Los líderes importantes deben ser presentados primero al salón, acompañados personalmente por líderes empresariales, y sentarse en la tribuna unos minutos antes de que comience la reunión.
③Recepción. Después de que los asistentes se sienten, el personal de recepción debe entregar té, toallas o frutas, responder con entusiasmo varias preguntas, cumplir diversos requisitos y brindar el servicio más considerado posible. Notas sobre la etiqueta de recepción de reuniones 2
La etiqueta de reunión incluye:
(1) Vestimenta, apariencia y comportamiento
1. Todos los empleados usan trajes de la empresa como ropa de trabajo. , los hombres deben usar camisas y ropa de trabajo de color azul, y las mujeres deben usar camisas y ropa de trabajo de color blanco. La ropa debe estar en buen estado, sin manchas, y tener todos los botones sin faltar ni mal. Use corbata y zapatos de cuero, mantenga los bolsillos del abrigo vacíos, los bolsillos del pantalón lo menos posible y mantenga los puños y las perneras del pantalón desenrollados.
2. Los empleados deben usar insignias de trabajo durante el empleo. Los líderes de la empresa usan insignias en el lado izquierdo del pecho, y otros empleados de la empresa usan insignias colgadas en el pecho.
3. Barbas de los empleados masculinos deben estar cuidadosamente recortados y su cabello no debe ser lo suficientemente largo como para cubrir la frente, las orejas o tocar el cuello de la espalda. Las empleadas vienen a trabajar con maquillaje ligero, apariencia elegante y acorde a su edad y estatus. No usar maquillaje en público durante el horario laboral. Preste atención a la higiene pública. No debe comer alimentos con olor acre antes de ir a trabajar para evitar el mal aliento.
4. Concentrarse durante la recepción y mostrar un buen estado mental, sin cansancio, depresión o insatisfacción. Párese erguido, levante la cabeza, levante el pecho, contraiga el abdomen y deje que las manos cuelguen hacia abajo de forma natural. El ritmo al caminar es fuerte, la longitud de la zancada es adecuada y el ritmo es apropiado.
5. Evite bostezar, estirarse, estornudar y hurgarse las orejas delante de los clientes.
(2) Disposición de los asientos para reuniones
1. Estilo envolvente. Es decir, no hay tribuna, pero hay sillas, sofás y mesas de café colocadas alrededor del lugar. La jerarquía específica de los asientos no está clara y los participantes pueden sentarse libremente después de ingresar. Esta forma de disponer los asientos es la más acorde con el tema de la fiesta del té y también es la más popular.
2. Estilo de asientos dispersos. Los asientos dispersos son comunes en las fiestas de té que se celebran al aire libre. Sus asientos, sofás y mesas de centro se pueden combinar libremente e incluso pueden ser colocados a voluntad de los asistentes según sus necesidades personales. Esto facilita la creación de un ambiente social relajado y cómodo.
3. Estilo mesa redonda. Los asientos en mesa redonda se refieren a colocar una mesa redonda en el lugar e invitar a los participantes a sentarse libremente alrededor de ella.
Los asientos de mesa redonda se dividen en las dos formas siguientes: una es adecuada para un número reducido de personas. Sólo se coloca una gran mesa de conferencias ovalada en el centro del lugar y se pide a todos los participantes que se sienten alrededor de ella. La segunda es colocar varias mesas redondas en el lugar e invitar a los participantes a combinarlas libremente.
4. Estilo presidente. Este tipo de clasificación significa que el anfitrión, el anfitrión y el invitado de honor están dispuestos conscientemente a sentarse juntos en el lugar.