La técnica Pomodoro: un método sencillo de gestión del tiempo
La Técnica Pomodoro es un método de gestión del tiempo del que se habla mucho. Fue fundada en 1992 por Francisco Cirillo. Mucha gente quizás sepa que este método consiste en gestionar el tiempo a través de Pomodoro. El temporizador Pomodoro generalmente tiene un ciclo de 25 minutos. Completar un Pomodoro no significa el nivel de eficiencia en el trabajo, ni significa que puedas completar una tarea en estos 25 minutos, pero significa que has concentrado tu energía y trabajado duro durante 25 minutos.
Por supuesto, la Técnica Pomodoro no se trata sólo de establecer un Pomodoro de 25 minutos, también incluye muchos otros elementos y detalles. En pocas palabras, la Técnica Pomodoro consiste en hacer una lista de cosas que hacer ese día, poner una alarma durante 25 minutos y luego empezar desde lo primero. Además, existen revisiones diarias, compromisos diarios, control de interrupciones y esfuerzo estimado.
Parece que este método es bastante complicado, con tantos pasos, pero aprender cualquier habilidad es bastante complicado. Al igual que esquiar, cuando empieces a aprender, definitivamente aprenderás los métodos y técnicas de cada paso, pero solo podrás aprender uno a la vez. Solo cuando domines cada paso podrás olvidar estas habilidades y completar una serie de movimientos suaves. Cuando empieces a aprender, no pienses en engordar de un solo bocado, sino que sigue las reglas paso a paso y explora lentamente tus propios sentimientos. Esta vez no está lejos de "empezar".
Uno, sólo haz una cosa a la vez.
"No puedes saltar dos veces." En otras palabras, sólo puedes hacer una cosa a la vez. Y la "apretada agenda" que alabamos no se trata de rascarse las cejas y la barba, sino de completar una tarea tras otra de manera ordenada. En segundo lugar, hacer cualquier cosa tiene un costo de oportunidad, por lo que a menudo necesitamos filtrar primero las cosas más importantes que debemos hacer. El método dado por el autor en el artículo es: analizar la pregunta real, es decir, "¿Qué resultados quiero lograr?", y luego centrarse en actividades que puedan generar resultados. Al mismo tiempo, después de completar un Pomodoro, ¿sigue siendo más importante repensar la actividad en la que te acabas de concentrar?
2. Las Cinco Etapas de la Técnica Pomodoro
1. Planifica: Extrae las actividades más importantes de la "Lista de Actividades" y completa la "Lista de Tareas del Día". Es un día de autocompromiso.
2. Seguimiento: Después de confirmar las actividades del día, enciende el Pomodoro durante 25 minutos. Preste atención a recopilar métricas de proceso para cada ciclo de Pomodoro, como la cantidad de interrupciones.
3. Registro: Al final del día, archive los datos recopilados ese día y escríbalos en la tabla "Registro".
4. Procesamiento: Extraer información útil de los datos brutos recopilados. Por ejemplo, por cada período de 25 minutos, ¿cuántas interrupciones se producen en promedio?
5. Visualización: Organiza la información de una determinada manera y encuentra ideas para mejorar el proceso.
Estas cinco etapas de la Técnica Pomodoro son un método de gestión del tiempo diseñado en base al proceso típico del ciclo de Deming.
¿Qué es el Ciclo de Deming? El ciclo de Deming, también conocido como ciclo de gestión de la calidad o ciclo PDCA, fue creado por los estadísticos estadounidenses William Edward Deming y Andrew Walter Shewhart. Este es un proceso cíclico de resolución de problemas que puede utilizarse para mejorar otros procesos. Basado en el método científico de “hipótesis-experimento-evaluación”, los cuatro pasos del ciclo de Deming son los siguientes:
1. Planificación: Definir los resultados esperados y el proceso requerido para alcanzar los resultados esperados;
2.Hacer: Implementar el proceso;
3. Verificar: Medir el proceso, comparar los resultados reales con los resultados esperados y encontrar las brechas;
4. Aplicación (Actuar): Analizar las lagunas, Encontrar la raíz del problema para poder mejorarlo.
3. Herramientas necesarias:
1. Pomodoro, muchos software ahora tienen esta función y también existen aplicaciones basadas en la gestión del tiempo de Pomodoro. Tres hojas de papel:
Formulario "Lista de tareas pendientes de hoy": complete la fecha, el nombre y enumere las actividades de hoy; seleccione las tareas más importantes de cada día y preste atención para organizarlas de manera adecuada; cantidad de actividades hoy. Es un compromiso dentro de un límite de tiempo.
Formulario de Lista de actividades: Complete su nombre y enumere las actividades recientes, complete lo que desee. Esta lista de actividades se puede utilizar durante muchos días, añadiendo nuevas actividades y tachando actividades ya completadas. Nota: No cambie el método específico, simplemente escriba el estado una vez completada la actividad; clasifique las actividades en temas para marcar la fecha límite;
Tabla “Record Checklist”: Registra los indicadores del proceso de muestreo con el fin de mejorar el proceso. La misma hoja de registro se puede utilizar durante varios días, lo que le permite comparar el seguimiento diario.
Cuarto, detalles del método
1. Marca la lista actual, que es lo que estás haciendo en este momento, para facilitar la concentración puedes utilizar un resaltador para marcarlo; o pon la lista actual Escribe las actividades en una hoja de papel y colócala frente a ti;
2 Tómate un breve descanso después de cada Pomodoro, de 3 a 5 minutos, lejos de las actividades intelectuales, incluido el pensamiento. sobre las actividades del Pomodoro anterior o siguiente. Beba agua o haga ejercicios de hombros y cuello. Decida si cambiará las actividades actuales después de tomar un descanso.
3.4. Después de 5 Pomodoros, tómate un descanso por etapas, entre 15 y 30 minutos; puedes limpiar tu escritorio o eliminar tu círculo de amigos de Weibo.
4. Deje de trabajar inmediatamente después de que suene la campana del tomate, tome notas taquigráficas y, como máximo, marque sus pensamientos. Un descanso adecuado respeta este método y favorece una alta eficiencia a largo plazo.
5. Después de completar una actividad, táchala de la lista de tareas pendientes de hoy; no cambies de actividad ni te tomes un descanso mientras el Pomodoro esté en progreso.
6. Registre la fecha en la primera fila de la tabla y la hora de Pomodoro en la segunda fila.
7. Durante la etapa de procesamiento, se puede calcular el número promedio de horas Pomodoro dedicadas a cada actividad. Si hay muchas, divídalas tanto como sea posible; puede calcular cuánto tiempo permanece la actividad en la Lista de actividades, es decir, el tiempo desde que se registra la actividad hasta que se procesa.
5. ¿Cómo evitar que Pomodoro sea interrumpido?
Cada interrupción hace que se pierda la información original en el banco de trabajo de nuestro cerebro, y cuando se pierde la atención, recuperarla puede resultar costoso.
1. Si ocurre una interrupción interna, acéptela, dibuje un boceto para representar la interrupción interna antes de la actividad actual, regístrela en el área de emergencia no planificada y luego continúe con el trabajo en cuestión. O regístrelo en la "Lista de actividades", agregue una U a la izquierda para indicar actividades no planificadas y marque una fecha límite.
2. Cuando algunas interrupciones internas no se pueden detener, el reloj Pomodoro actual no es válido porque el reloj Pomodoro es atómico e indivisible. En este momento, sólo podemos iniciar un nuevo reloj Pomodoro.
3. Si hay muchas interrupciones internas, intenta acortar la duración del Pomodoro y luego amplíala lentamente para encontrar un Pomodoro que se adapte a ti. Los pomodoros de diferentes longitudes no son comparables.
4. En caso de interrupción externa, dibuje un signo menos antes de la actividad "Tareas pendientes hoy" y escriba el nombre de la actividad en la lista de actividades o área de emergencia no planificada.
5. Cada vez que completes un Pomodoro, marca una diferencia. Algunas actividades pueden tener varias diferencias después de ellas, lo que indica cuántos Pomodoros se necesitan para completar la actividad.
6. ¿Cómo estimar con precisión el número de horas Pomodoro necesarias para cada actividad?
1. Calcule el número de horas Pomodoro para cada actividad en la lista de actividades y escriba el número estimado delante de la actividad;
2. Si es demasiado grande, divídalo en varias actividades. Cuanto mayor es la actividad, más difícil es predecirla. Si se estima que una actividad requiere menos de 1 Pomodoro, puedes marcar 0 al lado y combinar las actividades marcadas con 0 en una sola.
3. El número total estimado de Pomodoros no puede exceder el número total de Pomodoros que establezcas para el día y, según el número estimado de Pomodoros para cada actividad, dibuja un número considerable de cuadrados pequeños a la derecha; lado Después de completar el Pomodoro Haz una cruz dentro del cuadrado.
Si la primera estimación falla, dibuja el número correspondiente de círculos en la segunda estimación, si la segunda estimación falla, haz la tercera estimación y finalmente haz un triángulo.
4. Registre las estimaciones en una tabla: Agregue una columna para registrar el valor estimado del error, sobreestimando por dos Pomodoros por 2, subestimando por -1 por un Pomodoro, y agregue un número para indicar el error de estimación global. Agregue una segunda columna para registrar el número de reestimaciones, es decir, cuántos círculos y triángulos hay.
7. ¿Cómo ajustar la respuesta del temporizador Pomodoro?
1. Para trabajos transaccionales fijos, puedes personalizar un temporizador Pomodoro de otras duraciones, por ejemplo, si te levantas 40 minutos antes para estudiar, puedes configurar la duración del tiempo Pomodoro por separado.
2. La longitud del Pomodoro también se puede ajustar para encontrar su ritmo óptimo. Pero cuando empiezas a utilizar la Técnica Pomodoro, lo mejor es hacerlo durante 25 minutos, durante dos semanas.
3. La duración del tiempo de descanso también se puede ajustar; si descansas demasiado, perderás el ritmo y, si no descansas, la calidad de tu trabajo disminuirá. Generalmente hay un descanso largo por cada tres descansos cortos.
4. Convierta la "lista de actividades" en una "tarjeta de índice" y registre cada actividad en la tarjeta, incluido el título de la actividad, el boceto, la dirección de red, el número de teléfono y otra información relacionada con la actividad. Al planificar, seleccione tarjetas de actividades en orden de prioridad como una lista de "cosas por hacer hoy".
5. Cambie "Lista de actividades" a "Lista de progreso", escriba la fecha de este mes de derecha a izquierda en la esquina superior izquierda de la lista de progreso y escriba las actividades en el margen izquierdo. Complete la hoja "Tareas pendientes de hoy" seleccionando una actividad a la vez, colocando un círculo en el "Cuadro de progreso" entre la columna de la fecha de hoy y la fila de la actividad seleccionada. Cuando termine la actividad, dibuje una estrella en el círculo. Si hay demasiados círculos vacíos significa que siempre sobreestimas las promesas que puedes cumplir.
6. Utilice el orden de prioridad de actividades "eliminación prioritaria".
7. Principios para limpiar tu bandeja de entrada. Por ejemplo, elimine los correos electrónicos inútiles para evitar verse abrumado por mensajes nuevos e importantes.
8. Haz un "Diario de mapas mentales": el contenido incluye: el tema de hoy, las actividades más superpuestas, palabras clave de actividades, nuevas herramientas y métodos descubiertos, etc. y hacer un resumen de cada día.
A lo largo del libro, podemos ver que el núcleo de la Técnica Pomodoro sigue siendo el proceso PDCA, planificación (lista de actividades, qué hacer hoy) - ejecución (Pomodoro) - evaluación (registro, procesamiento, cada Revisión diaria) -aplicación (iteración de retroalimentación) y finalmente encuentre el método de gestión del tiempo adecuado.