[Profesor Xiaolan] Almacenamiento de archivos científicos y tecnológicos
1. Métodos y requisitos para la conservación de los archivos científicos y tecnológicos
1. La custodia de los archivos científicos y tecnológicos
La custodia de los archivos científicos y tecnológicos está en la gestión diaria de los archivos científicos y tecnológicos Crear condiciones y ambientes adecuados para el almacenamiento de archivos científicos y tecnológicos, proteger adecuadamente los archivos científicos y tecnológicos y establecer y mantener un buen orden de almacenamiento de archivos científicos y tecnológicos.
2. Contenido del almacenamiento de archivos científicos y tecnológicos
3. Condiciones de almacenamiento y medidas de protección de los archivos científicos y tecnológicos
4. Métodos y requisitos de almacenamiento de los archivos científicos y tecnológicos y archivos tecnológicos
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① Almacenamiento de archivos de mapas base
El mapa base tiene la función de copia. Utiliza materias primas y medidas de proceso especiales, lo cual no es propicio. Debido a la durabilidad del mapa base, el plegado está estrictamente prohibido en los requisitos de almacenamiento del mapa base, elija un gabinete de mapas base especialmente diseñado para su almacenamiento.
Método de almacenamiento:
Uno es colocarlo plano, es decir, colocar los dibujos de la base de manera plana en un gabinete de dibujo de la base con varios cajones en orden, que es un mejor método de almacenamiento.
El segundo método es enrollar, es decir, el mapa base se enrolla en una funda o se enrolla en un tubo y se coloca en un gabinete de mapas base. El enrollado es incómodo de tomar y colocar, y aumentará el desgaste. y desgarro del mapa base. Para imágenes base de formato extragrande y largo, es mejor desplegarlas.
En definitiva, se debe garantizar que la imagen base no se rasgue, doble o apriete y se minimice el desgaste.
② Almacenamiento de planos y dibujos copiados
Los planos y otros dibujos copiados están hechos de materiales con buena resistencia mecánica, especialmente planos de diferentes tamaños, por lo que conviene doblarlos y ensamblarlos en volúmenes. Método de guardar.
El plano está doblado en estilo "acordeón" en el tamaño de un dibujo A4. Cuando está plegado, el título en la esquina inferior derecha debe mostrarse para facilitar la referencia. Si se requiere encuadernación, la línea de encuadernación. debe dejarse vacío a la izquierda. Doblar y guardar en una caja de archivo.
③ Almacenamiento de materiales fotosensibles
Los materiales fotosensibles en los archivos científicos y tecnológicos incluyen principalmente negativos (películas) y fotografías. Entre ellos, la conservación de los negativos es más importante porque los negativos son. la película maestra. Si está dañada, no puedes tomar una foto.
Métodos específicos:
1. Conservar en un recipiente sellado y colocarlo en un recipiente hermético con aislamiento térmico.
2. El plano de la película debe ser perpendicular al plano horizontal.
3. Los negativos deben almacenarse en categorías, como películas originales y copias, almacenamiento permanente y no permanente.
4. Las inspecciones deben realizarse cada uno o dos años y cualquier anomalía encontrada debe abordarse con prontitud.
5. Condiciones de almacenamiento: temperatura 13 ~ 15 ℃, temperatura 35% -45%, el color debe ser inferior a 2 ℃.
④ Almacenamiento de materiales magnéticos
Los materiales magnéticos se refieren principalmente a cintas de vídeo, cintas de audio y documentos legibles por máquina.
Los principales métodos de almacenamiento son:
1. Antimagnético, colocar la cinta en un gabinete metálico y mantenerla alejada de campos magnéticos. No debe haber equipos eléctricos como transformadores. , motores y televisores alrededor. ?
2. Las cintas deben colocarse planas y no deben apilarse demasiado.
3. Inspecciones periódicas. Las cintas deben rebobinarse cada 6-12 meses. Si se encuentran problemas, se deben transcribir de manera oportuna. Los archivos legibles por máquina deben copiarse cada 3-5. años.
4. Las cintas que no se hayan utilizado durante mucho tiempo deben enrollarse con materiales de aislamiento magnético para evitar que las cintas se magneticen entre sí.
⑤ Gestión de Almacén de Archivos de Ciencia y Tecnología
El almacén es un lugar donde se guardan los archivos de ciencia y tecnología con el fin de hacer un uso razonable del área del almacén, facilitar el almacenamiento y la búsqueda. de archivos de ciencia y tecnología, y mejorar la eficiencia del trabajo de los archivos de ciencia y tecnología, se debe fortalecer la gestión de almacenes.
Gestión de la ubicación de almacenamiento:
La ubicación del espacio para almacenar archivos científicos y tecnológicos se denomina ubicación de almacenamiento. La tarea de la gestión de la ubicación de almacenamiento es planificar el área de uso y la cantidad de gabinetes. el almacén, y organizar racionalmente la distribución del almacén para implementar la gestión de posicionamiento de los archivos científicos y tecnológicos.
Disposición de bastidores de gabinetes:
Los bastidores de gabinetes son equipos para almacenar archivos en el almacén. Se deben cumplir los siguientes requisitos:
1. Se deben clasificar y concentrar varios bastidores de gabinetes.
2. Los estantes del gabinete deben disponerse perpendiculares a las ventanas y mantenerse a cierta distancia de las paredes para evitar la luz solar directa y evitar el impacto directo de la temperatura y humedad externa sobre los archivos.
3. El ancho de paso entre estantes de los armarios debe mantenerse entre 0,9 metros y 1,2 metros, lo que facilita la gestión y el paso y aprovecha al máximo la zona del almacén. ?
4. Los tabiques o cajones de cada estante del gabinete deben estar marcados con la categoría y número de expediente de los expedientes científicos y tecnológicos.
5. Cuando se utilizan equipos de estanterías compactos, se debe considerar plenamente la capacidad de carga del edificio del almacén.
Estanterías de archivos:
Según el método de estantería predeterminado, los archivos científicos y tecnológicos se colocan en las estanterías y se organizan para la gestión de su posicionamiento.
Los métodos de trasiego son:
① El método de trasiego de agua corriente se divide en dos tipos: trasiego de agua corriente grande y trasiego de agua corriente pequeño (categorías y categorías clasificadas). se mezclan y organizan en orden de almacenamiento. Las estanterías de flujo pequeñas (estanterías de flujo categorizadas) se implementan en estanterías de flujo en categorías y categorías. Por ejemplo, primero se dividen en archivos de productos, archivos de equipos, archivos de investigación científica, archivos de infraestructura, etc., y luego se organizan en el orden de recepción. , o separados por año, y luego implementar el programa de flujo anual.
② El método de clasificación y ordenación se basa en la clasificación física de los archivos científicos y tecnológicos, y luego se ordenan según las categorías, proyectos y archivos dentro del proyecto.
Según el método de estantería predeterminado, los archivos científicos y tecnológicos se colocan en las estanterías y se organizan para su gestión de posicionamiento.
Requisitos de disposición de los estantes:
① Disponga de abajo hacia abajo y de izquierda a derecha para facilitar la gestión. ?
② Mantener una saturación adecuada. El hacinamiento aumenta la fricción de los archivos y la estructura afecta la utilización del espacio de almacenamiento.
Gestión de entrada y salida:
Los archivos científicos y tecnológicos del inventario siempre están en un estado de flujo y cambio. Se debe realizar un seguimiento del estado del inventario de los archivos científicos y tecnológicos en cualquier momento. , como la cantidad prestada, la cantidad prestada, la cantidad trasladada, la cantidad a sellar, la cantidad a destruir, etc.
2. Sistema de Custodia de Archivos de Ciencia y Tecnología
El Sistema de Custodia de Archivos de Ciencia y Tecnología es la base y método de control para completar las tareas de custodia de los archivos de ciencia y tecnología, y es parte integral del sistema de gestión de archivos. Incluye principalmente: