No entiendo la gestión de proyectos, pero me atrevo a dar mi opinión sobre el lugar de trabajo después de leerlo.
"Dula La" del director de proyectos - Comenta sobre "Atrévete a hacerlo en el lugar de trabajo incluso si no entiendes la gestión de proyectos"
Leí la novela sobre el lugar de trabajo de Li Ke "Dula La serie "Promoción" de hace unos años, me siento bastante bien. Más tarde, descubrí que había muchos trabajos posteriores, que describían ciegamente a las empresas extranjeras como lugares que anhelaban los estudiantes que nunca habían puesto un pie aquí, y luego añadían la ambigüedad en el lugar de trabajo, la política de oficina y las conversaciones con unas pocas frases en inglés para mostrar su propia altura Rápidamente perdí el interés.
Este libro "Si no comprende la gestión de proyectos, atrévase a luchar en el lugar de trabajo" es la primera novela sobre el lugar de trabajo de cuello blanco que leí en los últimos años. Es una novela autobiográfica escrita por Li Zhi, autor del libro más vendido "No me digas que sabes PPT". La historia es muy simple: una niña china que se graduó con una maestría en los Estados Unidos solicitó trabajar en PepsiCo Tailandia y luego compartió la historia de cómo recibió una tarea de proyecto a gran escala allí y movilizó recursos para finalmente completarlo. No hay ambigüedades ni intrigas en la oficina, y no hay novelas en el lugar de trabajo que involucren clasificaciones salariales y de superioridad de empresas extranjeras. Sólo un ejemplo concreto de educación mundana y gestión de proyectos. Pero este tipo de intercambio de experiencias de crecimiento y la introducción de conceptos simples de gestión de proyectos también me enseñaron mucho.
Primero, crea un cronograma para comenzar con el gran proyecto.
Conocía los diagramas de Gantt y los componentes de Office, dos famosos software de gestión de proyectos, desde hacía mucho tiempo, pero siempre sentí que eran demasiado profundos y me resultaban incomprensibles. Por los ejemplos de proyectos específicos de este libro, sé que la gestión de proyectos es solo una técnica de gestión para completar el proyecto, asignar diversos recursos, profundizar la descomposición, dividir el trabajo en el lugar y finalmente lograr los objetivos establecidos.
El libro menciona un concepto de EDT, que en realidad es la descomposición de tres palabras: trabajo, descomposición y estructura. En concreto, el desglose de los proyectos se mide mediante estándares WBS:
1 Se puede cuantificar el estado y la finalización de cada tarea.
El inicio y el final de cada tarea están claramente definidos.
Cada tarea tiene entregables.
4 El plazo de construcción es fácil de estimar y dentro de un plazo de construcción aceptable.
Estimar costes es fácil.
6Cada tarea es independiente.
Se pueden describir 7 tareas.
Paso a paso refinado, específico para la persona, en el lugar y con cronograma claro. Esta herramienta no sólo es adecuada para la descomposición de grandes proyectos de ingeniería en grandes empresas, sino también para proyectos importantes de cualquier organización o individuo.
2. Cómo lidiar con la situación de poco tiempo y tareas pesadas
Cuando el tiempo es escaso y las tareas son pesadas, solo hay dos maneras de completarlas a tiempo:
El primero es Aumentar recursos. Los recursos aquí incluyen horas adicionales o recursos humanos adicionales. Pero la desventaja es que el costo definitivamente aumentará, porque ya sea pagando horas extras o agregando nuevos empleados, hay costos laborales. Además, agregar tiempo no necesariamente garantiza eficiencia. Agregar nuevas personas requiere familiaridad y calidad.
El segundo es acelerar el proceso. (www.aiyangedu.com) El llamado proceso acelerado aquí es, por un lado, mejorar la eficiencia del trabajo y acelerar el progreso del trabajo, pero por otro lado, es más importante rediseñar el proceso, ajustar y optimizar el combinación, para lograr el propósito de acelerar la finalización.
Para los proyectos multiproceso más complejos, el efecto y el costo de aumentar los recursos es menor que acelerar el proceso. Por supuesto, la combinación de ambos es muy necesaria. Cómo afrontar situaciones en las que el tiempo es escaso y las tareas pesadas, una forma más eficaz es estimar el tiempo de forma más razonable. Existen muchos métodos de estimación del tiempo y el libro presenta principalmente dos tipos:
Uno es el método de estimación de tres puntos: el método de planificación del tiempo basado en tecnología de revisión de planes. La fórmula es: tiempo esperado = (tiempo más pesimista + 4 * tiempo más probable + tiempo más optimista) / 6.
El segundo es el método de estimación optimista: la fórmula es tiempo estimado = tiempo más optimista * 1,5. Afronta todo tipo de sorpresas.
En nuestro trabajo real, conozcamos o no el concepto de WBS, cuando nos encontramos con tareas importantes, siempre utilizamos algunas herramientas o técnicas de gestión de proyectos de forma espontánea o pasiva. Lo que aprendemos de este libro son conceptos y marcos más claros que facilitan el uso consciente de esta herramienta para aumentar la eficiencia.
En tercer lugar, una división razonable del trabajo y que cada uno asuma sus propias responsabilidades
Cuando solía trabajar, especialmente cuando varios departamentos cooperaban para completar el negocio, siempre encontraba algunos problemas, como la división del trabajo. Recuerdo que hace 10 años me encontré con una tarea de investigación a gran escala, que involucraba a más de una docena de unidades en cuatro o cinco ciudades de dos provincias y los datos sobre miles de personas no estaban lo suficientemente detallados y las responsabilidades no estaban claras. suficiente. Los líderes de los tres departamentos y los dos líderes principales dijeron cada uno sus propias palabras, dejando a la gente de abajo perdida, y luego quitaron el trabajo capa por capa. Al final, casi todo el trabajo recayó en mí, un chico tonto que acababa de graduarse de la universidad y no tenía experiencia. Apenas sobreviví durante una semana entera y sólo yo conozco el sabor. Por eso, no sorprende ver que el libro incluye una introducción a la matriz RACI que define específicamente las responsabilidades del equipo y subdivide las tareas laborales.
La matriz RACI (o RASCI) es un cuadro que define las responsabilidades y autoridades del personal durante el proyecto. Su significado específico se abrevia como RASCI en inglés.
Quién es el responsable (R = Responsable), es decir, el rol responsable de realizar las tareas. Es el responsable específico de controlar el proyecto y resolver los problemas.
Quien aprueba (A = Responsable), es decir, el rol que tiene la responsabilidad general de la tarea, y el proyecto sólo puede proceder con su aprobación o firma.
Quién apoyó (S = apoyó), es decir, la persona que proporciona recursos de información para ayudar en la tarea.
A quién consultar (C = consultado), la persona que tiene la información o capacidad para completar el proyecto.
A quién se le debe notificar (I = notificar), es decir, a la persona a quien se le debe notificar los resultados en el momento oportuno, pero no es necesario pedirle consejo.
Los pasos específicos son los siguientes:
1. Enumere todas las tareas y nodos de proceso de todo el proyecto en el lado izquierdo de la tabla RACI.
2. Identifique todos los roles a lo largo del proyecto en la parte superior de la tabla RACI.
3. Distinguir el rol de RACI para cada tarea en la unidad (quién es responsable de esa tarea, quién la aprueba, quién la apoya, quién la consulta, quién la informa).
4. En principio, cada línea tiene solo una función “R” (tarea específica) (promover la rendición de cuentas y reducir la transferencia de culpas).
5. Si hay dos roles de R en un flujo de tareas, descomponga el flujo de tareas nuevamente hasta que solo aparezca un R.
6. Si el rol "R" no se puede encontrar en un proceso de tarea, el gerente general volverá a seleccionar y nombrará a una persona como "R".
El autor dijo que la matriz RACI es una matriz para que N monjes lleven agua y coman. Puede aclarar responsabilidades y equilibrar la carga de trabajo.
En cuarto lugar, el poder del análisis de riesgos
Hay un proverbio japonés que dice que "ganar el examen" significa "perder el examen". Significa "No te preocupes por ganar, preocúpate por perder primero". La traducción al chino puede ser "prepárate para un día lluvioso", que es más apropiada. En la gestión de proyectos existe un análisis de riesgos que es sinónimo de ella. La gestión de riesgos se divide principalmente en cuatro partes: identificación de riesgos, estimación de riesgos, plan de respuesta a riesgos y control de riesgos. Al aceptar un encargo, es muy necesario tener en cuenta el importe del anticipo.
5. El rápido crecimiento de las reuniones
Siempre he creído que las reuniones son el producto más ineficiente y burocrático. A veces incluso pienso que la única función de las reuniones es quedarse dormido. Sin embargo, la reunión escrita por el autor es tan eficiente:
Preparación antes de la reunión:
1.
2. Haga todo lo posible para instar a la reunión a tomar decisiones y aplicarlas con precisión.
3. El seguimiento después de la reunión no es promoción, sino cooperación.
Agenda de la reunión:
La agenda de la reunión debe incluir la hora, el lugar, los participantes requeridos, la bienvenida a los participantes, el nombre de la reunión, etc.
Tabúes de las reuniones eficientes
1. Evite alcanzar resoluciones u objetivos grandes y vacíos.
2. Evite no implementarlo en el futuro.
El autor habla sobre la redacción de actas de reuniones en el libro y proporciona una plantilla relativamente buena para las actas de reuniones internas. El propósito de la reunión es desarrollar un plan de acción para lograr * * *. El acta de la reunión debe indicar el aprobador, notificante, principales avances y problemas urgentes. El llamado aprobador se refiere al líder o equipo que aprueba el contenido a aprobar en la reunión. El llamado informante es la persona que debe entregar el trabajo una vez finalizado, es decir, la siguiente persona en el testigo.
5. La madurez es más importante que el éxito
Aunque aprendí mucho de este libro, para ser justos, este no es un libro de texto de gestión de proyectos particularmente bueno. Después de todo, esto es una novela, no una guía práctica. Por lo tanto, si miras este libro desde la perspectiva de simplemente aprender a gestionar proyectos, todavía hay muchas deficiencias. Sin embargo, desde otra perspectiva, desde la perspectiva de cultivar un profesionalismo de alta eficiencia, este es un libro introductorio muy simple y fácil de entender. Utilice su propia experiencia para inculcar continuamente dos puntos de vista en los lectores:
Madurez. vs. El éxito es más importante
El aprendizaje es más importante que la promoción.
Si realmente entiendes estas dos frases, el valor de este libro es suficiente.