¿Cuáles son las divisiones del trabajo y los departamentos en la planificación general de eventos?
Una vez aprobado el plan de actividades, éste entra oficialmente en etapa de implementación. Generalmente es necesario convocar a una reunión preparatoria del personal de esta actividad. Ordene los nodos de actividad, asigne varias tareas y determine la persona a cargo de cada tarea. La persona general a cargo de la actividad realizará un seguimiento del estado de finalización de acuerdo con el progreso de la promoción.
En segundo lugar, determine el lugar
Para las actividades fuera de línea, la selección del lugar es particularmente importante. Durante este proceso, se debe considerar el transporte, clasificación de estrellas, horario, número de asientos, ambiente, etc. del lugar, como el largo, ancho, alto, número de asientos, si hay columnas, construcción del escenario y exhibición, tipo de mesa, proyección, micrófono, etc. La ubicación del tablero de registro en la entrada de la sala de conferencias, la ubicación de la pausa para el café, el tipo de sala y equipamiento, si se puede proporcionar un área de comedor independiente, etc. Si no puede elegir un lugar de alta calidad que mejor se adapte al tema del evento con fondos limitados.
3. Producción de la página de actividades
Una vez determinada la redacción, puede encontrar algunos materiales de referencia para comunicarse con los requisitos de diseño y los puntos de tiempo para reducir los costos de comunicación. Y manténgase en contacto con la tecnología para garantizar que la página se complete a tiempo y pase la prueba sin problemas antes de su lanzamiento oficial.
En cuarto lugar, el diseño y producción de vídeos y materiales promocionales.
Se debe prestar atención a la unidad del tema y estilo de todos los materiales, incluidos los patrones y tamaños, y se debe realizar un seguimiento del estado de producción, incluidos los materiales, la diferencia de color, las pruebas, el período de construcción, etc. , para garantizar que se completen la calidad y la cantidad.
Recopilación, estadísticas y notificación de actividades verbales (abreviatura de verbo)
El estado del registro debe recopilarse de manera oportuna. Una vez que se descubre que el número de solicitantes es demasiado pequeño y la brecha entre el número esperado de personas es demasiado grande, los canales y la intensidad de las actividades deben aumentarse de manera oportuna para garantizar el número de actividades. Notifique a los usuarios exitosos antes del evento y confirme la cantidad específica de personas que pueden participar en el evento a tiempo según la información de contacto dejada durante el registro, como llamadas telefónicas o mensajes de texto.
6. Plan de ejecución de la actividad productiva, desglose de tareas e implementación.
Desarrolle un plan de ejecución en el sitio para el evento, combínelo con el proceso de actividad establecido y asigne todo el trabajo, como el check-in, el hospedaje, la fotografía, la utilería, la administración del sitio y la transmisión en vivo, a áreas específicas. individuos. Los planes de ejecución generalmente son precisos al minuto.
Uno o dos días antes de la ejecución fuera de línea, convoque una reunión de movilización para todo el personal de ejecución, distribuya el plan de ejecución, desglose las tareas una por una y asegúrese de que todos sepan lo que deben hacer cuando lleguen. el sitio.
7. Lista de materiales de producción y obsequios
Indique los tipos y cantidades de todos los materiales y obsequios necesarios para la actividad, e indique dónde aparece cada elemento durante la ejecución de la actividad. , dondequiera, déjelo al responsable respectivo. Si se necesitan muchos tipos de útiles y obsequios, lo mejor es hacer otro formulario y entregárselo al responsable de cada artículo.
Ocho. Plan de contingencia para el evento
Al menos antes de que comience el evento, imagina los problemas más probables y piensa en las soluciones correspondientes. En la reunión de movilización se notificará al responsable correspondiente los posibles problemas. Una vez descubiertos problemas durante la actividad, se pondrá en marcha rápidamente un plan de emergencia.
Nueve. Diseño del lugar y ejecución en el sitio
El diseño del lugar generalmente se completa con uno o medio día de anticipación.
Después de que lleguen los ejecutivos, deben ingresar rápidamente a sus respectivos puestos, iniciar sesión para guiar a los usuarios de mantenimiento y moderadores a familiarizarse nuevamente con las palabras en cadena, prepararse con anticipación para enviar la lista de líderes de proyecto a la dirección predeterminada. Ubicación, comuníquese con la cámara con anticipación y explique las necesidades. Qué escenas y personajes se presentan. Llegue 1-2 horas antes de la hora oficial de inicio del evento, prepare materiales y premios, especialmente los estudiantes que son responsables de registrarse, para que los usuarios no sientan que no los recibieron antes.
Establecer con antelación un grupo de ejecución de actividades y notificar con antelación cualquier emergencia. Por ejemplo, si un ejecutivo llega tarde, el gerente general debe hacer arreglos inmediatamente para que otra persona lo reemplace.
X.Proceso de actividad
El diagrama de flujo de actividad depende de la disposición de los enlaces de actividad, y cada trabajo se asigna a un individuo de principio a fin. Si el proceso cambia nuevamente durante el evento, el gerente general notificará rápidamente al anfitrión durante el intermedio para que el anfitrión pueda responder en el momento y notificar a otros ejecutivos.
XI. El usuario se va
Después de que se completan todos los procesos programados, el usuario se va para que todos los administradores puedan relajarse. Todos se toman una foto, cuentan los materiales y obsequios restantes y completan la tarea de limpiar el lugar para que podamos tener un banquete de celebración y premiarnos con tranquilidad.
Doce. Revisión de la actividad e informe de rendimiento de la actividad
Después de la actividad, suele haber una revisión de la actividad. Si tiene prisa por publicar incluso después del evento, el gerente general debe designar a los revisores del evento con anticipación, escribir simultáneamente durante el evento y copiar las fotografías de manera oportuna para que el manuscrito pueda publicarse poco después de que ocurra el evento.
Una vez publicado el manuscrito, se entrega rápidamente a los colegas a cargo de los canales de entrega para organizar la entrega. Si la revisión de la actividad no es urgente, puedes hacerlo otro día y simplemente enviarla antes de la hora acordada.
Después de la actividad, generalmente es necesario presentar un informe de cierre de la actividad. El informe generalmente incluye una descripción general de la actividad, estadísticas del efecto de la actividad y un resumen de los resultados y datos. También es necesario resumir experiencias y lecciones, ordenar toda la actividad de principio a fin y centrarse en dos aspectos:
Proceso de la actividad, qué vínculos no están bien conectados, qué vínculos tienen problemas y pensar. sobre cómo optimizar el proceso en el futuro.
Resuma todos los problemas y sus propias contramedidas, cuáles son buenas, cuáles son deficiencias y cómo mejorar en el futuro. Lo mejor es anotarlos.