Contenidos estipulados en el antiguo sistema de registro de préstamo de libros

Sistema de gestión de archivos de la empresa

Artículo 1 Departamento de gestión

1 Una vez cerrado el documento, el manuscrito original será archivado por el departamento de gestión de archivos y conservado. por el departamento de manipulación según las necesidades reales. Los manuscritos que el departamento de gestión deba conservar debido al procesamiento comercial deben conservarse adecuadamente con el consentimiento de la persona a cargo del departamento de gestión de archivos, y el departamento de gestión de archivos debe archivarlos en forma de copias.

2. El directorio de clasificación y principio de numeración de los archivos de cada sucursal son formulados por la gerencia de cada empresa o la gerencia del departamento comercial, se resumen y se resumen los archivos de cada departamento y centro de la Gerencia. reportado a la Gerencia Integral por cada departamento.

Artículo 2 Recogida de Documentos

Cuando el expediente sea cerrado y trasladado al archivo, deberá recogerse de acuerdo con los siguientes principios:

1. Compruebe si el texto principal y los archivos adjuntos del documento están completos. Cualquier escasez debe rastrearse y clasificarse inmediatamente.

2. Si se comprueba que el documento es correcto, deberá estar firmado por el responsable del departamento de gestión.

3. El programa de procesamiento de archivos debe estar completo. Si falta algo, debe devolverse inmediatamente al departamento de manipulación para su sustitución.

4. Los documentos que sean irrelevantes para el caso o los documentos que no deban archivarse con el caso deben devolverse al departamento de manejo de casos inmediatamente.

5. Los valores u otros objetos de valor deben devolverse al departamento de manipulación, que luego los enviará al departamento de almacenamiento designado para su firma y archivo.

Documentos del artículo 3

Después de recibir los documentos, deben clasificarse de la siguiente manera:

1. Para los documentos chinos de escritura directa, el principio es vincularlos. en el lado derecho, para escritura horizontal china o documentos en idiomas extranjeros, el principio es vinculante a la izquierda.

2. Los documentos de encuadernación derecha y sus archivos adjuntos deben estar alineados con la esquina superior derecha, y los documentos de encuadernación izquierda deben estar alineados con la esquina superior izquierda y grapados cuidadosamente.

3. Si el documento está arrugado, dañado o desigual, primero se debe recortar, cortar y doblar para que quede uniforme.

Artículo 4 Clasificación de archivos

1. La clasificación de archivos debe dividirse en tres niveles: departamentos, categorías y subcategorías en función de factores como el contenido del caso, la organización del departamento y los proyectos comerciales. . Primero divídalo en departamentos, luego divídalo en varias categorías según la naturaleza del caso y luego divídalo en varias subcategorías bajo la misma categoría.

2. La clasificación de archivos debe ser práctica. Si hay muchas situaciones y la clasificación de tres niveles no es suficiente, se debe agregar una "subdivisión" de cuarto nivel después del tercer nivel. Si no hay muchos casos, sólo se pueden utilizar dos niveles: "departamento" y "categoría mayor" o "categoría pequeña".

3. Los casos de la misma "subcategoría" (o subcategoría) deben vincularse en un solo archivo. Si hay muchas situaciones,

cuando una carpeta no es suficiente, se puede dividir en dos o más archivos y agregar el número de "volumen" después de la subcategoría (o subcategoría).

4. La primera página de la portada de cada carpeta debe ir acompañada de un índice, y los casos deben numerarse y registrarse secuencialmente al momento de su presentación

Según el principio de uno. Número de "tabla de contenido" para cada cuadro.

5. La expresión del número de expediente es la siguiente

A A——B B B C C D——E E

Entre ellos, A A es el código del departamento de manejo, y B B es el número de categoría, C C es el número de subclase, D es el número de expediente del caso, E E es el directorio del expediente del caso.

Artículo 5 Nombres y Números de Expedientes

1. La clasificación de los expedientes en todos los niveles deberá tener una denominación unificada, la cual deberá ser concisa y concisa. Al expresar la naturaleza del contenido del archivo, debe haber una determinada categoría que no puede ser vaga.

2. Los números de clasificación, números de volumen y números de catálogo en todos los niveles se representan mediante números arábigos decimales; el número de dígitos utilizados depende del número de casos y del crecimiento.

3. Después de determinar los nombres de clasificación de archivos en todos los niveles, se debe compilar una "tabla de números de clasificación de archivos" para organizar los nombres de clasificación y sus números representativos en cada nivel en un orden determinado para facilitar la referencia.

4. Se debe reservar una cierta cantidad de espacios en blanco para la clasificación de archivos en todos los niveles, de modo que puedan complementarse en cualquier momento cuando la organización se expanda o el negocio aumente en el futuro.

5. Una vez determinados los nombres de las clasificaciones de archivos en todos los niveles y sus representantes, no se pueden modificar a voluntad. Si hay alguna modificación, se debe revisar y discutir con anticipación si es necesario, y se debe elaborar una tabla comparativa de números de clasificación de archivos antiguos y nuevos para evitar confusiones.

Artículo 6 Preparación de números de archivos

1. Para archivos nuevos, la categoría, el número de volumen y la secuencia de contenido del archivo deben determinarse de acuerdo con la "Tabla de números de clasificación de archivos". y para ello elaborar número de expediente.

2. ¿Cómo pertenece el expediente al expediente anterior? Se debe buscar el número de expediente del expediente anterior y numerarlo con el mismo número.

3. El número de expediente se basa en un caso. Cuando un caso involucra múltiples asuntos o un caso se divide en múltiples categorías, primero se debe determinar la categoría principal y luego se debe asignar el número de expediente.

4. Los números de los expedientes deben numerarse de izquierda a derecha. Los expedientes encuadernados a la derecha deben completarse en la esquina superior izquierda de la primera página de las carpetas izquierdas; esquina superior derecha.

Artículo 7 Presentación

1. Los documentos archivados deben encuadernarse en hojas sueltas en carpetas de categorías relevantes en el orden de los números de catálogo y deben marcarse con "ver documento". según las necesidades reales”. marcado para facilitar la lectura.

2. El lomo de la carpeta de archivos debe estar marcado con el número de clasificación y el nombre del caso contenido en la carpeta de archivos como referencia.

Artículo 8 Período de almacenamiento

A menos que las leyes gubernamentales pertinentes u otras regulaciones de la empresa dispongan lo contrario, el período de almacenamiento de los documentos se regirá por las siguientes disposiciones:

1 .Preservación a largo plazo: (1) Estatutos Sociales; (2) Registro de accionistas; (3) Reglas organizativas y de trabajo

(4) Registros de la junta directiva y accionistas; ' reuniones; (5) Estados financieros; (6) Documentos de aprobación de agencias gubernamentales; (7) Certificados de propiedad de bienes inmuebles y otros derechos de acreedor; (8) Planos de diseño de ingeniería (9) Otros proyectos aprobados deben conservarse permanentemente.

Instrumentos musicales.

Conservación de 2,10 años: (1) Presupuesto y cuentas finales; (2) Comprobantes contables; (3) Información del plan de negocios;

(4) Otros documentos aprobados por 10 años.

Conservación de 3,5 años: (1) Contratos vencidos o rescindidos (2) Otros documentos aprobados por 5 años.

Almacenamiento de 4,1 años: No se requiere almacenamiento a largo plazo una vez cerrado el estuche.

5. Varias reglas y regulaciones son preservadas permanentemente por el departamento de gestión de reglas y regulaciones, y los departamentos usuarios deben preservarlas mientras sean válidas.

Artículo 9 Limpieza de los volúmenes de archivos

1. Los archiveros deben limpiar los estantes de archivos en cualquier momento para mantenerlos limpios y evitar que sean comidos por insectos y se pudran. Al sustituirse cada año, se deben limpiar según normativa, y destruir aquellos que hayan llegado al periodo de almacenamiento. Antes de la destrucción, se debe presentar un libro al director general para su aprobación y se debe anotar la fecha de destrucción en la columna de observaciones del catálogo.

2. Si se verifica que algunos documentos cuyo período de retención ha expirado aún tienen valor de referencia para la conservación, el personal de gestión de archivos debe marcar la quinta copia de la "Notificación de recibo (envío)" en los documentos que conservan. E indicar la fecha de destrucción parcial en la quinta página.

Artículo 10 Procedimiento de Ajuste de Papel

1. Cuando los responsables de cada departamento necesiten consultar archivos por necesidades del negocio, deberán cumplimentar el "Formulario de Ajuste de Volumen" e informarlo a su director. departamento.

Previa aprobación por el responsable del departamento, será leído en voz alta por el personal de gestión de archivos.

2. El personal de gestión de archivos recibe el "Formulario de registro", saca el archivo después de la verificación, completa la fecha de préstamo en el "Formulario de registro" y lo entrega al personal de recuperación de registros. Las órdenes de ajuste de volumen se clasifican por fecha de devolución para prepararse para los recordatorios.

3. Si tomas prestados libros en el archivo, no es necesario que rellenes el "Formulario de transferencia de libros".

4. Una vez devueltos los documentos, serán verificados por el archivero y colocados en la carpeta. El administrador del archivo conserva el "recibo de entrega" para referencia futura.

Artículo 11 Gestión de Ajuste de Volumen

1. El principio de "orden de ajuste" es de caso único y el tiempo máximo de préstamo está limitado a una semana. Si es necesario ampliar el período de revisión en circunstancias especiales, se debe seguir nuevamente el procedimiento de revisión.

2. Para los ficheros transferidos, el administrador del fichero no modificará ni aumentará las pérdidas si fuera necesario, explicará los motivos y solicitará al personal gestor del fichero que se ocupe de ello.

3. El personal de traslado deberá devolver los expedientes en el plazo indicado. Cuando otro personal revisa el mismo archivo, debe cambiar el registro del archivo y no se le permite enviarlo ni recibirlo de forma privada.

4. El acceso a los expedientes se limita a la gestión empresarial. El acceso a los casos no relacionados con la gestión empresarial debe ser aprobado por el responsable del departamento de gestión documental.

Sistema de gestión de archivos

1 Para estandarizar la gestión de archivos de la empresa y mejorar la practicidad y eficacia de los archivos de la empresa, este sistema está especialmente formulado.

2. Ámbito de presentación

Los planes de la empresa, planes anuales, datos estadísticos, auditorías financieras, archivos contables, salarios laborales, condiciones de operación, archivos de personal, actas de reuniones, decisiones y poderes, convenios, contratos, planos de proyectos, avisos y otros documentos con valor referencial.

Tres. El archivero de la sala de archivos de la oficina del director general es responsable de la gestión de los archivos de la empresa.

Cuatro. Responsabilidades del archivero: Garantizar que los datos y documentos originales de la empresa y de los distintos departamentos estén completos, sean seguros, confidenciales y fáciles de usar.

Recopilación y organización de datos verbales (abreviatura de verbo)

1. Los materiales de archivo de la empresa implementan los sistemas de “archivo trimestral” y “archivo anual”, es decir, en abril y Julio de cada año Mes, octubre y enero y febrero del año siguiente son los plazos de presentación de los expedientes empresariales.

2. Durante el período de archivo, el archivero recoge los materiales originales que deben ser archivados de los departamentos competentes. Los gerentes de cada departamento deben cooperar y apoyar activamente.

3. Todos los materiales que deban archivarse oportunamente deberán ser archivados oportunamente por el archivero.

4. Los documentos enviados y recibidos específicamente para cada departamento deberán archivarse según clasificación documental. Todos los documentos con un mayor nivel de confidencialidad deben colocarse en los archivos originales.

5. El archivero deberá archivar según el sistema de gestión de archivo documental de la empresa.

VI.Clasificación y archivo de datos

1. La clasificación de los ficheros empresariales se realizará de acuerdo con las disposiciones pertinentes del "Sistema de Gestión de Documentos Archivados".

2. Presentar los expedientes de la empresa una vez al año, excepto los que se presenten de forma periódica.

7. Préstamo de archivos

1. El director general, el director general adjunto, el director de la oficina del director general y el director pueden tomar prestado archivos no confidenciales directamente a través del administrador de archivos.

2. Cuando otro personal de la empresa necesite tomar prestados documentos no confidenciales debido a necesidades laborales, el gerente del departamento deberá solicitar el "Formulario de Solicitud de Préstamo de Documentos" y presentarlo al director de la oficina del gerente general para aprobación.

3. Los archivos de la empresa se dividen en tres niveles: ultrasecreto, confidencial y secreto. Está prohibida la lectura de archivos ultrasecretos. Los archivos confidenciales solo se pueden leer en la sala de archivos y no se permite tomar prestados los archivos secretos después de la aprobación, pero el tiempo de préstamo no debe exceder las 4 horas.

El préstamo de documentos confidenciales debe ser aprobado por el director general o el subdirector general responsable. Cuando el gerente general se encuentre ausente por asuntos oficiales, podrá encomendar la aprobación al subdirector general o al director de la oficina del gerente general, la cual se instrumentará de conformidad con el contenido del poder.

4. Los prestatarios de archivos deben hacer lo siguiente:

(1) Mantener los archivos limpios y ordenados, y no se permite ninguna alteración.

(2) Preste atención a la seguridad Está estrictamente prohibido reimprimir, copiar, prestar o perder.

Ocho. Destruir archivos

1. Ningún individuo o departamento de la empresa puede destruir archivos de la empresa sin permiso.

2. Cuando algunos archivos alcancen la fecha límite de destrucción, el archivero debe completar el "Formulario de aprobación de destrucción de archivos de la empresa" y enviarlo al director de la oficina del gerente general para su aprobación antes de la implementación.

3. Todos los archivos confidenciales deben ser destruidos con la aprobación del gerente general; los archivos generales sólo pueden destruirse con la aprobación del director de la oficina del gerente general.

4. El archivero debe inspeccionar cuidadosamente los archivos de la empresa aprobados para su destrucción, y registrar y archivar el "Formulario de aprobación de destrucción de datos de archivos de la empresa" aprobado y los archivos que se van a destruir. El formulario de registro se conserva permanentemente.

5. Cuando se destruyan archivos de la empresa, el director general o el subdirector general encargado o el director de la dirección general deberán designar una persona dedicada a supervisar la destrucción.