¿A qué revisión y aprobación deben someterse los documentos controlados antes de su publicación?

Después de revisar el alcance de la distribución, el empleado de datos anotará el número y el nombre del archivo en el "Formulario de registro de distribución de archivos", pedirá al destinatario que firme y anotará la fecha de recopilación.

Por supuesto, se debe realizar una copia de seguridad de los documentos importantes. Por ejemplo, los originales deben conservarse en los archivos. Una vez que se pierden las copias, se pueden reemplazar inmediatamente. Si el documento es confidencial, sólo se podrá acceder a una parte a la vez. Además, para fortalecer el sistema de responsabilidad, una de las dos personas debe hacerse responsable o devolverlo después de su uso todos los días. De hecho, si nadie lo toma, ¿cómo se puede perder?

Uso:

Después de que se pierden documentos o datos controlados, generalmente es necesario rellenar el "Formulario de solicitud de emisión y archivo de documentos", explicar los motivos e informar al departamento correspondiente. para aprobación para archivar. Cuando el centro de control de documentos reemite documentos, debe cancelar el número controlado del documento perdido en el "Formulario de solicitud de emisión y archivo de documentos", preparar un nuevo número controlado y notificar a los departamentos pertinentes para que lo declaren inválido para evitar su uso indebido.

Generalmente, los documentos controlados no se pueden sacar del lugar de trabajo (o del lugar designado). Además, todos los documentos controlados deben conservarse de forma segura. La pérdida de documentos controlados es una violación de las normas y reglamentos de su empresa y usted debe ser sancionado de acuerdo con las normas internas pertinentes. En cuanto al nivel de castigo, depende del sistema de gestión pertinente de la empresa.