¿A qué etiqueta debes prestar atención al enviar correos electrónicos?

Acerca del tema

El tema debe estar delineado y ser directo. Agregar un asunto de correo electrónico es la principal diferencia entre un correo electrónico y una carta. Utilice palabras cortas en la línea de asunto. /p>

Cada palabra resume el contenido de todo el correo electrónico, lo que facilita al destinatario sopesar la prioridad del correo electrónico y manejarlo por separado.

1． Asegúrate de no dejar un título en blanco, es de lo más irrespetuoso.

2． El título debe ser breve y no largo. No permita que Outlook use... para mostrar su título.

3.. Lo mejor es escribir el email de **empresa para que la otra parte pueda verlo de un vistazo y sea fácil de guardar, no es necesario indicar la hora, porque.

El correo electrónico general se generará automáticamente. Escribirlo sería engorroso.

4. El título debe reflejar fielmente el contenido y la importancia del artículo. No utilice títulos con significados poco claros, como "Recopilado por el Sr. Wang".

No utilices temas aleatorios sin contenido real, como: "¡Oye!" o "¡Guárdalo!"

5. Una carta solo debe centrarse en un tema tanto como sea posible y no hablar de varias cosas en una carta para que sea más fácil organizarla más adelante.

6. Es apropiado utilizar letras mayúsculas o caracteres especiales (como "*!", etc.) para resaltar el título y atraer la atención del destinatario, pero debe ser moderado, especialmente no utilizar "urgente" y similares de manera casual. . palabras.

7. Al responder al correo electrónico de la otra parte, debes cambiar el título de acuerdo con el contenido de la respuesta, en lugar de una larga lista de RE RE.

8. El punto más importante es que no debe haber errores tipográficos ni irregularidades en el asunto. No te limites a revisar el texto sino que olvides revisar el asunto antes de enviar. La temática es la primera impresión que das a los demás, por eso debes tener cuidado.

Acerca de saludos y saludos

1. Dirígete al destinatario de forma adecuada y con los estándares adecuados

Asegúrate de dirigirte al destinatario al principio del correo electrónico. Esto es a la vez cortés y le recuerda claramente al destinatario que este correo electrónico es para él

y requiere que dé la respuesta necesaria; en el caso de varios destinatarios, puede llamar a todos, A TODOS.

Si la otra parte tiene un puesto, debe dirigirse a la otra parte respetuosamente según su puesto, como "Nombre del gerente", pero primero aclare el género.

Las personas que no conoces no deben llamarte directamente por tu nombre en inglés, y no debes llamar a personas que son superiores a ti por su nombre en inglés. También es de mala educación llamar a alguien por su nombre completo. No utilices "Estimado xxx" para que todos parezcan familiares.

En cuanto al formato, el título debe escribirse en mayúsculas de la primera línea

2. Lo mejor es tener un saludo al principio y al final del correo electrónico.

La forma más sencilla es escribir "HI" al principio, o "Hola" o "Hola" en chino, y el saludo al el comienzo es un saludo

Escribe una nueva línea con dos espacios en blanco.

Es común escribir Saludos cordiales al final. En chino, basta con escribir "Te deseo buena suerte". Tenga en cuenta que en ocasiones muy formales, se debe utilizar completamente el formato estándar de cartas. "Mis mejores deseos" y "Atentamente" son dos espacios que siguen inmediatamente al final de la línea anterior o al comienzo de una nueva línea, mientras que "Buena suerte". y "Saludo" son dos espacios. Luego escribe en una nueva línea y en formato superior.

Como dice el refrán, "No es extraño ser cortés con muchas personas". Siempre es mejor ser cortés, incluso si hay algo inapropiado en el correo electrónico, la otra parte puede tratarlo con calma.

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Texto

1. El cuerpo del correo electrónico debe ser conciso y fluido

Si la otra parte no te conoce, el primero. Lo que debe indicarse es su identidad y nombre o se debe notificar el nombre de la empresa que representa

para mostrar respeto por la otra parte. El nombre debe ser conciso y conciso, preferiblemente relacionado con este correo electrónico. y la otra parte la función principal es: Que el destinatario pueda comprender sin problemas el propósito del correo electrónico. No seas descuidado y simplemente haz lo tuyo. Los demás no saben quién eres.

Tienes que esperar hasta el final para leer. Pero no debería ser demasiado. Alguna información de contacto y otra información que sea irrelevante para el texto principal debe indicarse en el archivo de firma.

El cuerpo principal del correo electrónico debe explicar las cosas de forma clara y concisa; En realidad, hay mucho contenido específico, el texto principal debe ser solo una introducción.

Luego, escriba un archivo separado como archivo adjunto para describirlo en detalle.

El texto debe estar escrito con fluidez, utilizando palabras sencillas y frases cortas, expresiones precisas y claras, y sin frases

confusas. Es mejor no hacer que la gente se desplace para leer tu correo electrónico y no seas como Tang Seng.

2. Presta atención al tono argumentativo del correo electrónico

Elige el tono adecuado según la familiaridad y relación jerárquica entre el destinatario y tú, ya sea que el correo electrónico sea interno o externo; naturaleza

Explica en un tono apropiado para evitar causar molestias a la otra parte.

Respétense unos a otros y utilicen frases como por favor y gracias con frecuencia. Los correos electrónicos se pueden reenviar fácilmente a otras personas, por lo que los comentarios sobre las opiniones de otras personas deben ser cautelosos y objetivos. ¡"Emailgate" es una lección profunda!

3. Utilice una lista como 1234 en el cuerpo del correo electrónico para que quede claro.

Si el asunto es complicado, lo mejor es enumerar varios párrafos 1, 2, 3 y 4 para explicarlo claramente. Mantenga cada párrafo de su párrafo breve y no largo. Nadie tendrá tiempo de leer su largo discurso sin párrafos.

4. Transmitir información completa en un solo correo electrónico

Lo mejor es expresar toda la información relevante de forma clara y precisa en un solo correo electrónico. No espere dos minutos antes de enviar un correo electrónico de "suplemento" o "corrección". Esto será muy ofensivo.

5. Evita en la medida de lo posible errores ortográficos y tipográficos, y ten cuidado con el corrector ortográfico.

Esto es respeto por los demás y reflejo de tu propia actitud. Si es un correo electrónico en inglés, es mejor activar la función de revisión ortográfica

; si es un correo electrónico en chino, preste atención a los homófonos para caracteres con discapacidad mental que le ofrece el método de entrada Pinyin.

Antes de enviar el correo electrónico, asegúrate de leerlo atentamente y comprobar si la redacción es fluida y si hay errores ortográficos.

6. Recuerde razonablemente información importante

No utilice siempre letras mayúsculas, negrita cursiva, fuentes de color, tamaños de fuente ampliados, etc. para mencionar alguna información

Indicar. Se necesitan indicaciones razonables, pero demasiadas distraerán a las personas de los puntos clave y afectarán la legibilidad.

7. Haga un uso razonable de imágenes, tablas y otros formularios para ayudar en la explicación.

Para muchos correos electrónicos con naturaleza de introducción o discusión técnica, es difícil describirlos claramente solo en forma de texto. Si lo ilustras con un diagrama, el destinatario elogiará tu consideración.

8. No uses caracteres sonrientes como :) todo el tiempo, parece más frívolo en las cartas comerciales.

El correo electrónico comercial no es tu carta de amor, así que :) y similares. son mejores Úselo con precaución. Úselo solo en ciertas situaciones en las que realmente necesita enfatizar

crear una cierta atmósfera relajada, como ahora-:)

Adjunto

1. el correo electrónico contiene Para los archivos adjuntos, se debe solicitar al destinatario que vea el archivo adjunto en el texto

2. El archivo adjunto debe tener un nombre significativo. Es mejor resumir el contenido del archivo adjunto para facilitar la tarea. gestión del destinatario después de la descarga

3. Se debe proporcionar una breve descripción del contenido del archivo adjunto en el texto principal, especialmente cuando hay varios archivos adjuntos.

4. 4. Si hay muchos archivos adjuntos, deben empaquetarse y comprimirse en un solo archivo

5 Si el archivo adjunto es un archivo en un formato especial, explique el método de apertura en el texto para evitar afectar el uso

6. Si el archivo adjunto es demasiado grande (no debe exceder los 2 MB), debe dividirse en varios archivos pequeños. Envíelos por separado,

Selección de idioma y codificación de caracteres chinos

<. p>1. Utilice correos electrónicos en inglés solo cuando sea necesario

Los correos electrónicos en inglés son solo una herramienta de comunicación, no se utilizan para mostrar y practicar sus habilidades en inglés. Si hay extranjeros

entre los destinatarios, deben utilizar correos electrónicos en inglés para comunicarse; si los destinatarios son chinos de otros países y regiones, también deben comunicarse en inglés

porque los hay. Chino Debido a problemas de codificación, sus correos electrónicos chinos pueden aparecer como códigos confusos en otras regiones.

2. Respete los hábitos de la otra parte y no inicie correos electrónicos en inglés.

Si la correspondencia por correo electrónico de la otra parte con usted está en chino, no sea inteligente y envíele un correo electrónico en inglés. ; si

Si te envío un correo electrónico en inglés, no respondas en chino.

3. Para algunos correos electrónicos importantes o ricos en información, se recomienda utilizar chino. Es difícil para usted asegurarse de que existe un problema con su nivel de expresión en inglés o con el nivel de comprensión de inglés de uno de los destinatarios, lo que afectará la solución del problema involucrado en el correo electrónico.

4. Elija un tamaño de fuente y una fuente que sea fácil de leer

Para chino, use fuentes Song o New Song, para inglés, use Verdana o Arial, y use el punto 5 o 10 para el tamaño de fuente.

Eso es todo. Estos son los tamaños de fuente y las fuentes que, según las investigaciones, son mejores para la legibilidad en línea.

No utilice fuentes raras ni cursivas, y es mejor no utilizar papelería de fondo, especialmente para correos electrónicos oficiales.

No establezca el tamaño de fuente demasiado grande para resaltar el contenido, ya que será problemático tirar de la barra de desplazamiento; no establezca el tamaño de fuente demasiado pequeño, ya que será problemático y

te lastima los ojos.

Firma final

Cada correo electrónico debe estar firmado al final para que la otra parte pueda conocer claramente la información del remitente. Si bien tus amigos pueden reconocerte por el remitente, no diseñes un trabajo así para tus amigos.

1. La información de la firma no debe ser demasiada.

Es necesario agregar un archivo de firma al final del mensaje de correo electrónico. El archivo de firma puede incluir nombre, puesto, empresa, número de teléfono, fax, dirección y otra información, pero el número de líneas de información no debe ser demasiada, generalmente no más de 4 líneas. Solo necesita incluir cierta información necesaria

Si la otra parte necesita información más detallada, naturalmente se comunicará con usted.

Está bien citar una frase como parte de tu firma, como tu lema o el eslogan de tu empresa.

Sin embargo, debes distinguir el destinatario y la ocasión, y recordar ser apropiado.

2. No utilices solo un archivo de firma

Para intercambios de correo electrónico con clientes internos, privados, familiares y otros grupos, el archivo de firma debe simplificarse. Firmar documentos demasiado formales

hará que parezca distanciado de la otra parte. Puede configurar varios archivos de firmas en Outlook y llamarlos de manera flexible.

3. El texto del archivo de firma debe seleccionarse para que coincida con el texto del texto, ya sea chino simplificado, chino tradicional o inglés, para evitar caracteres confusos. Generalmente, el tamaño de la fuente debe ser más pequeño que la fuente del texto principal.

Habilidades de respuesta

1. Responder correos electrónicos de manera oportuna

Después de recibir correos electrónicos importantes de otras personas, a menudo es necesario responderlos de inmediato. es el respeto por los demás

El tiempo de respuesta ideal es de 2 horas, especialmente para algunos correos electrónicos urgentes e importantes.

Se necesita mucho tiempo para procesar cada correo electrónico de inmediato. Algunos correos electrónicos de baja prioridad se pueden procesar en un momento específico,

pero generalmente no más de 24 horas.

Si el asunto es complicado y no puedes responder con prontitud y precisión, entonces al menos debes responder con prontitud y decir "Lo recibí, lo estamos procesando

y responderemos a tiempo. una vez que los resultados estén disponibles, y así sucesivamente." No hagas esperar a la otra parte, recuerda: responde con prontitud, aunque sea solo para confirmar el recibo.

Si estás de viaje de negocios o de vacaciones, debes configurar una función de respuesta automática para recordarle al remitente que no afecte tu trabajo.

2. Haga respuestas específicas

Al responder preguntas, es mejor copiar las preguntas relevantes en la respuesta y adjuntar las respuestas. No utilices explicaciones simples, que son demasiado rígidas. Debes brindar las explicaciones necesarias para que la otra parte pueda entenderlas de una vez por todas, para evitar comunicaciones repetidas y desperdicio de recursos.

3. La respuesta no debe tener menos de 10 palabras

Si la otra parte te envía un correo electrónico largo, solo debes responder con "sí", "correcto", "gracias". usted", "Ya lo sé" y otras palabras

son muy descorteses. Pase lo que pase, debes inventar 10 palabras para mostrar tu respeto.

4. No respondas a discusiones sobre el mismo tema varias veces, no construyas edificios altos

Si tanto el remitente como el receptor responden al intercambio sobre el mismo tema. más de 3 veces, esto sólo puede significar que la comunicación no es fluida. No estoy seguro. En este momento

Debe utilizar otros métodos, como la comunicación telefónica, para comunicarse antes de emitir un juicio. A veces el correo electrónico no es la mejor manera de comunicarse.

Para temas más complejos, varios destinatarios frecuentemente responden y expresan sus opiniones, y cuanto mayor sea el RE, mayor será el correo electrónico. Esto hará que

el correo electrónico sea demasiado largo y engorroso. e ilegible. En este momento, debe resumir los resultados de la discusión anterior, eliminarlos, reducirlos y resaltar información útil.

5. Distinga entre Responder y Responder a todos (distinga entre responder individualmente y responder a todos)

Si solo necesita algo que una persona sabe, simplemente responda solo a ella

Si desea hacer una Para concluir y responder a la solicitud hecha por el remitente, debe reproducir todo y dejar que todos lo sepan; no permita que la otra parte lo ayude a completar este asunto.

Si no tienes claro el tema planteado por el remitente, o tienes opiniones diferentes, debes comunicarte solo con el remitente, no delante de todos.

Continúa retrocediendo y adelante, discutiendo con el remitente. Puedes discutirlo antes de contárselo a todos. No envíes correos electrónicos frecuentes a tu jefe sin resultados definitivos.

¡Piénsalo dos veces antes de hacer clic en "Responder a todos"!

6. Controle activamente el flujo de correos electrónicos

Para evitar respuestas innecesarias y desperdicio de recursos, puede especificar algunos destinatarios en el artículo para responder o agregarlos al final del mismo. el artículo

Las siguientes frases: "Todo hecho", "No se requiere ninguna acción", "Solo como referencia, no se requiere respuesta".

Utilice correctamente enviar, CC y copia oculta

Asegúrese de distinguir entre Para, CC y CCO (distinga entre destinatario, copia carbón y copia secreta)

1. La persona To es responsable de aceptar las principales cuestiones involucradas en este correo electrónico y debe responder al correo electrónico.

2． La gente de CC sólo necesita saber sobre esto, y la gente de CC no está obligada a responder el correo electrónico. Por supuesto, si la gente de CC tiene sugerencias, por supuesto pueden responder al correo electrónico.

3. BCC es una entrega secreta, es decir, el destinatario no sabe que se lo enviaste a la persona BCC. Esto puede usarse en situaciones inusuales.

4. La disposición de los destinatarios en TO y CC debe seguir ciertas reglas. Por ejemplo, organícelos por departamento; por nivel de puesto de mayor a menor

o de menor a mayor. ¡Unas reglas adecuadas pueden ayudar a mejorar tu imagen!

5. Envíe correos electrónicos únicamente a quienes necesiten la información y no ocupe los recursos de otras personas

6 Al reenviar correos electrónicos, resalte la información

Antes de reenviar un mensaje, primero asegúrese de que. todos los destinatarios necesitan el mensaje. Además, tenga cuidado al reenviar información sensible o confidencial.

No reenvíe información interna a personas externas o a destinatarios no autorizados.

Si es necesario, también se debe modificar y organizar el contenido del correo electrónico reenviado para resaltar la información. No envíe correos electrónicos que hayan sido reescritos decenas de veces para confundir a la gente.

No envíes spam ni adjuntes enlaces especiales.

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Espero adoptar