¿A qué etiqueta debes prestar atención al enviar correos electrónicos?
Enviar y recibir correos electrónicos también es muy particular. Entonces, ¿cuáles son las etiquetas de correo electrónico en el lugar de trabajo? ¿Cómo enviar correos electrónicos de manera cortés en el lugar de trabajo? emails Espero que te sea útil. ¿Cuáles son las etiquetas a las que debes prestar atención al enviar correos electrónicos? 1
Etiqueta al enviar correos electrónicos
1. Responder a los correos electrónicos en un. de manera oportuna
Recibir correos electrónicos importantes de otras personas. Después de eso, puede responder; la respuesta ideal es dentro de 2 horas (correos electrónicos urgentes e importantes). No todos los correos electrónicos se procesan de inmediato, lleva demasiado tiempo y es posible que se recopilen algunos correos electrónicos de baja prioridad.
Cuando no se puedan responder correos electrónicos complejos de manera oportuna y precisa, no haga esperar a la otra parte y responda de manera oportuna, incluso si es solo para confirmar que se ha recibido y está siendo enviado. procesado.
2. Respuesta dirigida
Al responder al correo electrónico de la lista de preguntas, debe copiar la lista de preguntas y adjuntar las respuestas una por una. Proporcionar las explicaciones necesarias para que la otra parte pueda entenderlas una vez; evitar comunicaciones repetidas y desperdicio de recursos.
3. Tómese la respuesta en serio
Cuando la otra parte envía un correo electrónico largo, la cantidad de palabras en la respuesta no debe ser demasiado pequeña, como "sí", "correcto". ", "ok", " Palabras como "Recibido" y "Gracias" son muy groseras.
4. No construyas edificios altos con el mismo problema.
Si hay demasiados RE, significa que la comunicación no es fluida y la explicación no es clara. En este momento, debes tomar una decisión después de hablar por teléfono.
5. Para temas más complejos, después de que varios destinatarios respondan y expresen sus opiniones con frecuencia, los resultados de la discusión deben resumirse inmediatamente, eliminando, reduciendo y resaltando la información útil.
6. Distinguir entre Responder y Responder a todos
Si solo una persona lo sabe, Responder; si la solicitud realizada por el remitente requiere una conclusión, Responder a todos.
Si no tiene claro el problema planteado por el remitente o tiene opiniones diferentes, no mantenga RE delante de todos. Debe comunicarse con el remitente individualmente e informar a todos después de obtener los resultados. No envíe correos electrónicos frecuentes a su jefe sin resultados definitivos.
7. Controlar activamente los intercambios de correo electrónico.
8. Evite enviar opiniones de discusión detalladas al alto directivo, especialmente detalles comerciales que sean previsibles y que el alto directivo no pueda comprender en profundidad.
Funciones principales del correo electrónico
1. Hacer que todos los participantes comprendan claramente los temas discutidos, los fundamentos fácticos y las conclusiones, así como las conclusiones alcanzadas, y realizar un seguimiento hasta completar el trabajo. .
2. Capaz de registrar de manera precisa y oportuna el avance de los asuntos, el contenido de la discusión y los detalles de las acciones, y servir como un archivo histórico para cada proyecto de trabajo.
3. Servir de prueba cuando existan desacuerdos o disputas. El correo electrónico puede ayudar a las personas a centrarse en los hechos en lugar de en los sentimientos u otras diferencias de personalidad y estilos de trabajo, y a resolver desacuerdos y disputas de manera razonable.
Sobre los principios de preparación y envío de emails.
Principio: respetar el tiempo de los demás.
Para respetar a una persona en las interacciones laborales, primero hay que saber ahorrarle tiempo. En términos de correo electrónico, esto significa: proporcionar información valiosa sólo a quienes la necesitan de la manera más rápida y directa posible.
Acerca de los nombres de correo electrónico
Si no lo usas en el lugar de trabajo o para correspondencia comercial, tu nombre de correo electrónico es Amao, Agou, Tufeiyuan, Wandering Angel, xx-!~ Puedes nómbralo en escritura marciana y demás... ¡puedes llamarlo como quieras, pero para una comunicación comercial formal, no funcionará! Si no tiene una dirección de correo electrónico para toda la empresa y utiliza su propia dirección de correo electrónico gratuita, como QQ o 163, para enviar documentos de trabajo o currículums, le recomiendo configurar el nombre para mostrar del correo electrónico con su propio nombre. Porque cuando envíe documentos comerciales formales, asegúrese de no pedirle al destinatario que adivine quién es usted.
¿A qué etiqueta debes prestar atención al enviar correos electrónicos? Parte 2
En primer lugar, al enviar correos electrónicos, debes tener un asunto claro; de lo contrario, otros los confundirán con spam o correos electrónicos no urgentes y no podrán verificarlos ni responderlos. Con el tiempo, el tema general podría ser algo sobre...
En segundo lugar, debe haber un título y un saludo en el correo electrónico. Generalmente, aquellos que conocen el nombre pueden llamarse gerente general/trabajador/gerente. Aquellos que no saben el nombre pueden llamar directamente al líder. de una determinada unidad.
El contenido del texto debe ser conciso y fácil de entender, para que la gente pueda saber lo que quieres hacer y lo que quieres lo más rápido posible, en lugar de hacer un discurso largo.
Presta atención a describir el contenido en puntos, como 1, 2, 3, etc., en lugar de escribirlo hasta el final en una sola frase. Ten cuidado de no tener errores tipográficos que hagan reír a la gente.
Por último, comprueba y confirma antes de enviar un correo electrónico. Asegúrate de que no haya errores u omisiones. Intenta solucionarlos de inmediato. Además, no envíes el correo electrónico equivocado a otras personas y presta atención. número de destinatario. Si hay archivos adjuntos en el artículo, debe haber palabras que indiquen los archivos adjuntos y prestar atención para verificarlos.
Los correos electrónicos formales, o incluso todos los correos electrónicos, deben tener una línea de asunto. Y el título debe resumir el contenido del correo electrónico. El título es la cara del correo electrónico. Esta cara debe permitirle al destinatario saber de un vistazo cuál es el contenido del correo electrónico y cómo tratarlo.
2. Formato conciso y elegante
El contenido del texto debe ser conciso y elegante. El color de fuente es negro, la fuente es Song Dynasty y el tamaño es moderado. Evite los colores y fuentes llamativos.
3. Un texto claro y lógico.
El primero es el saludo: Estimado XX, ¡hola! O Querido XX, ¡hola! Luego aclara el contenido en párrafos. Cada párrafo no debe contener demasiado contenido ni tonterías innecesarias. Utilice respuestas cortas y evite el uso de palabras complejas (especialmente en correos electrónicos en inglés)
4. Buenos hábitos de respuesta
Lo que se pasa por alto fácilmente es la etiqueta después de recibir correos electrónicos. Responda lo antes posible después de recibir el correo electrónico. ¿A qué etiqueta se debe prestar atención al enviar correos electrónicos? Capítulo 4
Acerca del asunto
El asunto debe estar delineado y resaltado. Agregar el asunto del correo electrónico es la principal diferencia entre los correos electrónicos. y membrete en la columna de asunto Resuma el contenido de todo el correo electrónico en solo unas pocas palabras, lo que facilita al destinatario sopesar la prioridad del correo electrónico y manejarlo por separado.
1. Asegúrate de no dejar un título en blanco, es de lo más irrespetuoso.
2． El título debe ser breve y no largo. No permita que Outlook use... para mostrar su título.
3. Lo mejor es escribir el correo electrónico de xx empresa para que la otra parte pueda verlo de un vistazo y sea fácil de guardar. No es necesario indicar la hora, porque el correo electrónico general se generará automáticamente y se generará. resultar engorroso escribirlo.
4. El título debe reflejar fielmente el contenido y la importancia del artículo. No utilice títulos con significados poco claros, como "El Sr. Wang acepta". No utilices temas aleatorios sin contenido real, como: "¡Oye!" o "¡Guárdalo!". Una carta solo debe centrarse en un tema tanto como sea posible y no hablar de varias cosas en una carta para poder organizarla más tarde
6. Puede utilizar adecuadamente letras mayúsculas o caracteres especiales (como "x!", etc.) para resaltar el título y atraer la atención del destinatario, pero debe ser moderado, especialmente no utilice palabras como "urgente" de manera casual.
7. Al responder al correo electrónico de la otra parte, debes cambiar el título de acuerdo con el contenido de la respuesta, en lugar de una larga lista de RE RE.
8. El punto más importante es que el asunto no debe contener errores tipográficos ni irregularidades. No te limites a revisar el texto sino que olvides revisar el asunto antes de enviarlo. La temática es la primera impresión que das a los demás, por eso debes tener cuidado.
Acerca de saludos y saludos
1. Dirígete al destinatario de forma adecuada y adecuada
Asegúrate de dirigirte al destinatario al principio del correo electrónico.
Esto no sólo es cortés, sino que también le recuerda claramente al destinatario que este correo electrónico es para él y le exige que dé la respuesta necesaria, en el caso de varios destinatarios, puede llamar a todos, A TODOS; Si la otra parte tiene un puesto, debe dirigirse a ella con respeto según su puesto, como por ejemplo "Gerente Las personas que no están familiarizadas con usted no deben llamar a las personas por sus nombres en inglés directamente, y las personas que son más altas que usted no deben llamar a las personas por sus nombres en inglés. También es de mala educación llamar a alguien por su nombre completo. No veas a todos usando "Dear xxx" para parecer familiar.
En cuanto al formato, el título se escribe en el cuadro superior de la primera línea
2. Lo mejor es tener un saludo al principio y al final del correo electrónico.
La forma más sencilla es escribir "HI" al principio, o "Hola" o "Hola" en chino al final. El comienzo es escribir el título con dos espacios en una nueva línea. Es común escribir "Saludos cordiales" al final. En chino, basta con escribir "Te deseo buena suerte". Tenga en cuenta que en ocasiones muy formales, el formato de carta estándar debe usarse en su totalidad. "Mis mejores deseos" y "Atentamente" se escriben con dos espacios en blanco inmediatamente después del final de la línea anterior o al comienzo de una nueva línea, mientras que "Bien". suerte" y "Saludo" están escritos en la parte superior de la nueva línea. Como dice el refrán, "No es extraño ser cortés con muchas personas". Siempre es mejor ser cortés, incluso si hay algo inapropiado en el correo electrónico, la otra parte puede tratarlo con calma.
Texto <. /p>
1. El cuerpo del correo electrónico debe ser conciso y conciso, y la redacción debe ser fluida.
Si la otra parte no te conoce, lo primero que se debe decir es su identidad Su nombre o el nombre de la empresa que representa debe informarse para mostrar su respeto a la otra parte, el nombre debe ser conciso y conciso, preferiblemente relacionado con el correo electrónico y la otra parte. permitir al destinatario comprender sin problemas el propósito del correo electrónico. No seas descuidado y simplemente haz lo tuyo. Si los demás no saben quién eres, tendrás que esperar hasta el final para verlo. Pero no debería ser demasiado. En el archivo de firma se debe indicar alguna información de contacto y otra información que sea irrelevante para el texto principal.
El cuerpo del correo electrónico debe explicar el asunto de forma clara y concisa, si realmente hay mucho contenido específico, el cuerpo del correo electrónico sólo debe ser un resumen, para luego escribir un archivo aparte como archivo adjunto; para describirlo en detalle. El texto principal debe estar escrito con fluidez, utilizando palabras sencillas y frases cortas, expresiones precisas y claras, y sin frases difíciles de entender. Es mejor no hacer que la gente se desplace para leer tu correo electrónico y no seas como Tang Seng.
2. Presta atención al tono del correo electrónico
Elige el tono adecuado según la familiaridad y la relación jerárquica entre el destinatario y tú, ya sea que el correo electrónico sea de naturaleza interna o externa; . Discutir para no causar molestias a la otra parte. Respétense mutuamente y utilicen frases como por favor y gracias con frecuencia. Los correos electrónicos se pueden reenviar fácilmente a otras personas, por lo que los comentarios sobre las opiniones de otras personas deben ser cautelosos y objetivos. ¡"Emailgate" es una lección profunda!
3. Listas como 1234 se suelen utilizar en el cuerpo del correo electrónico para dejarlo claro.
Si el asunto es complicado, lo mejor es enumerar varios párrafos 1, 2, 3 y 4 para explicarlo claramente. Mantenga cada uno de sus párrafos breves y no largos. Nadie tendrá tiempo para leer sus párrafos extensos sin párrafos.
4. Transmite información completa en un solo correo electrónico.
Lo mejor es expresar toda la información relevante de forma clara y precisa en un solo correo electrónico. No espere más de dos minutos antes de enviar un correo electrónico de "adición" o "corrección", ya que esto desanimará a la gente.
5. Evita en la medida de lo posible errores ortográficos y tipográficos, y ten cuidado al utilizar el corrector ortográfico.
Esto es respeto por los demás y reflejo de tu propia actitud. Si es un correo electrónico en inglés, es mejor activar la función de revisión ortográfica; si es un correo electrónico en chino, preste atención al homónimo de los caracteres con discapacidad mental que le proporciona el método de entrada Pinyin. Antes de enviar el correo electrónico, asegúrese de leerlo atentamente y comprobar si la redacción es fluida y si hay errores ortográficos.
6. Solicite información importante de manera adecuada
No utilice siempre letras mayúsculas, negrita, cursiva, fuentes de color, tamaños de fuente ampliados, etc. para solicitar información.
Se necesitan indicaciones razonables, pero demasiadas distraerán a las personas de los puntos clave y afectarán la legibilidad.
7. Haga un uso razonable de imágenes, tablas y otros formularios para ayudar en la explicación.
Para muchos correos electrónicos con una introducción técnica o una discusión, es difícil describirlos claramente solo en forma de texto. . Si lo ilustra con un diagrama, el destinatario elogiará su consideración.
8. No utilices siempre caracteres sonrientes como :), que parecen más frívolos en las cartas comerciales.
El correo electrónico comercial no es tu carta de amor, así que :) y similares son los mejores Úselo con precaución. Úselo sólo en determinadas situaciones en las que realmente necesite enfatizar una cierta atmósfera relajada, como ahora -:)
Adjunto
1. Si el correo electrónico tiene un archivo adjunto, debe ser mencionado en el cuerpo del texto El destinatario ve el archivo adjunto
2. El archivo adjunto debe tener un nombre significativo, preferiblemente para resumir el contenido del archivo adjunto para que el destinatario pueda administrarlo después de descargarlo
3. En el texto se debe dar una breve descripción del contenido del archivo adjunto, especialmente cuando hay varios archivos adjuntos
4. El número de archivos adjuntos no debe exceder 4. Si el número es grande, debe empaquetarse y comprimirse en un solo archivo
5. Si el archivo adjunto es un archivo en un formato especial, el método de apertura se explica en el texto para evitar afectar el uso
6. Si el archivo adjunto es demasiado grande (no debe exceder los 2 MB), debe dividirse en varios archivos pequeños y enviarse por separado
Selección de idioma y codificación de caracteres chinos
1. Utilice correos electrónicos en inglés solo cuando sea necesario
Los correos electrónicos en inglés son solo una herramienta de comunicación, no se utilizan para mostrar y practicar sus habilidades en inglés. Si hay extranjeros entre los destinatarios, deben utilizar correos electrónicos en inglés para comunicarse; si los destinatarios son chinos de otros países y regiones, también deben comunicarse en inglés. Debido al problema de la codificación china, sus correos electrónicos chinos pueden aparecer como un libro confuso. del Cielo.
2. Respete los hábitos de la otra parte y no inicie correos electrónicos en inglés.
Si la correspondencia por correo electrónico de la otra parte con usted está en chino, no sea inteligente y envíele un correo electrónico en inglés. ; si la otra parte envía Si le envío un correo electrónico en inglés, no responda en chino.
3. Para algunos correos electrónicos con información rica o importante, se recomienda utilizar chino.
Es difícil asegurar que existe un problema con su nivel de expresión en inglés o con el nivel de comprensión de inglés de alguien del destinatario, lo que afectará la solución del problema involucrado en el correo electrónico.
4. Elija un tamaño de fuente y una fuente que sea fácil de leer.
Para chino, use fuentes Song o New Song. Para inglés, use fuentes Verdana o Arial. 10. Eso es todo. Estos son los tamaños de fuente y las fuentes que, según las investigaciones, son mejores para la legibilidad en línea. No utilice fuentes raras ni cursivas, y es mejor no utilizar papelería de fondo, especialmente para correos electrónicos comerciales. No establezca el tamaño de fuente demasiado grande para resaltar el contenido, ya que será problemático tirar de la barra de desplazamiento y no establezca el tamaño de fuente demasiado pequeño, ya que requerirá mucho esfuerzo y dañará sus ojos;
Firma final
Cada correo electrónico debe estar firmado al final para que la otra parte pueda conocer claramente la información del remitente. Si bien tus amigos pueden reconocerte por el remitente, no diseñes esto para que funcione para tus amigos.
1. La información de la firma no debe ser demasiada.
Es necesario agregar un archivo de firma al final del mensaje de correo electrónico. El archivo de firma puede incluir nombre, puesto, empresa, número de teléfono, fax, dirección y otra información, pero el número de líneas de información no debe ser demasiada, generalmente no más de 4 líneas. Solo necesita incluir cierta información necesaria y, si la otra parte necesita información más detallada, naturalmente se comunicará con usted. Está bien citar una frase como parte de su firma, como su lema o el eslogan de su empresa. Sin embargo, debes distinguir el destinatario y la ocasión, y recordar ser apropiado.
2. No utilices un solo archivo de firma.
Para intercambios de correo electrónico con clientes internos, privados y familiares, el archivo de firma debe simplificarse. Una firma demasiado formal hará que parezcas alejado de la otra persona.
Puede configurar varios archivos de firmas en Outlook y llamarlos de manera flexible.
3. El texto del archivo de firma debe seleccionarse para que coincida con el texto del texto, ya sea simplificado, tradicional o en inglés, para evitar caracteres confusos.
Generalmente, el tamaño de la fuente debe ser más pequeño que la fuente del texto principal.
Habilidades de respuesta
1. Responder correos electrónicos de manera oportuna
Después de recibir correos electrónicos importantes de otras personas, a menudo es necesario responderlos de inmediato. es el respeto por los demás. El tiempo de respuesta ideal es de 2 horas, especialmente para algunos correos electrónicos urgentes e importantes. Se necesita mucho tiempo para procesar cada correo electrónico de inmediato. Algunos correos electrónicos de baja prioridad se pueden procesar en un momento específico, pero generalmente no más de 24 horas. Si el asunto es complicado y no puede responder con prontitud y precisión, al menos debe responder con prontitud y decir "recibido, lo estamos procesando y responderemos a tiempo una vez que los resultados estén disponibles, etc.". No hagas esperar a la otra persona, recuerda: responde con prontitud, aunque sea solo para confirmar recibo. Si estás en un viaje de negocios o de vacaciones, debes configurar una función de respuesta automática para recordarle al remitente para no afectar tu trabajo.
2. Haga respuestas específicas
Al responder preguntas, es mejor copiar las preguntas relevantes en la respuesta y adjuntar las respuestas. No utilices explicaciones simples, que sean demasiado contundentes. Debes brindar las explicaciones necesarias para que la otra parte pueda entenderlas de una vez por todas, para evitar comunicaciones repetidas y desperdicio de recursos.
3. La respuesta no debe tener menos de 10 palabras
Si la otra parte te envía un correo electrónico largo, solo debes responder con "sí", "correcto", "gracias". usted", Las palabras "ya conocido" son muy groseras. Pase lo que pase, debes inventar 10 palabras para mostrar tu respeto.
4. No respondas a discusiones sobre el mismo tema varias veces, no construyas edificios altos
Si tanto el remitente como el receptor responden al mismo tema más de 3 En ocasiones, esto sólo puede significar que la comunicación no es fluida. No estoy seguro. En este momento, debe utilizar otros métodos, como la comunicación telefónica, para comunicarse antes de emitir un juicio. A veces el correo electrónico no es la mejor manera de comunicarse. Para cuestiones más complejas, varios destinatarios suelen responder y expresar sus opiniones, y cuanto mayor sea el RE, mayor será el correo electrónico. Esto hará que el correo electrónico sea demasiado largo, engorroso e ilegible. En este momento, debe resumir los resultados de la discusión anterior, eliminarlos, reducirlos y resaltar información útil.
5． Distinga entre Responder y Responder a todos (distinga entre responder individualmente y responder a todos)
Si solo necesita algo que una sola persona sepa, simplemente responda solo a ella si llega a una conclusión sobre la solicitud realizada por. el remitente En respuesta, debe reproducir todo para que todos lo sepan; no permita que la otra parte lo ayude a completar este asunto. Si no tiene claro el problema planteado por el remitente o tiene opiniones diferentes, debe comunicarse con el remitente a solas. No lo discuta con el remitente yendo y viniendo delante de todos. Puedes discutirlo antes de contárselo a todos. No envíe correos electrónicos frecuentes a su jefe sin resultados definitivos. ¡Piénselo dos veces antes de hacer clic en "Responder a todos"!
6. Controle activamente el flujo de correos electrónicos
Para evitar respuestas innecesarias y desperdicio de recursos, puede especificar algunos destinatarios para responder en el artículo, o agregar la siguiente oración en al final del artículo: " Todo hecho”, “No se requiere ninguna acción”, “Solo como referencia, no se requiere respuesta”.
Utilizar correctamente envío, copia carbón y copia carbón oculta
Es necesario distinguir Para, CC y CCO (distinguir entre destinatario, persona copia carbón y persona copia carbón secreta)
1. La persona To es responsable de aceptar las principales cuestiones involucradas en este correo electrónico y debe responder al correo electrónico.
2． La gente de CC sólo necesita saber sobre esto. La gente de CC no está obligada a responder el correo electrónico. Por supuesto, si la gente de CC tiene sugerencias, por supuesto pueden responder al correo electrónico.
3. BCC es una entrega secreta, es decir, el destinatario no sabe que se lo enviaste a la persona BCC. Esto puede usarse en situaciones inusuales.
4． La disposición de los destinatarios en TO y CC debe seguir ciertas reglas.
Por ejemplo, se puede ordenar por departamento; por nivel de puesto de mayor a menor o de menor a mayor. ¡Unas reglas adecuadas pueden ayudar a mejorar tu imagen!
5. Envíe correos electrónicos únicamente a quienes necesiten la información y no ocupe los recursos de otras personas
6. Al reenviar correos electrónicos, resalte la información
Antes de reenviar un mensaje, primero asegúrese de que todos los destinatarios necesitan el mensaje. Además, tenga cuidado al reenviar información sensible o confidencial y no reenvíe información interna a personas externas o a destinatarios no autorizados. Si es necesario, el contenido del correo electrónico reenviado debe modificarse y organizarse para resaltar la información. No envíe correos electrónicos que hayan sido reescritos docenas de veces a otras personas, confundiéndolos. No envíe spam ni adjunte enlaces especiales.