Beneficios de los sistemas de oficina colaborativos
1. Establecer una plataforma de comunicación interna.
Establecer una plataforma de comunicación interna dentro de la unidad para que la comunicación y el intercambio de información dentro de la unidad sean rápidos y fluidos.
2. Establecer una plataforma para la divulgación de información.
Establecer un lugar eficaz para la divulgación e intercambio de información dentro de la unidad, como anuncios, foros y publicaciones electrónicas, de modo que se puedan comunicar las reglas y regulaciones internas, sesiones informativas, intercambios técnicos, anuncios, etc. entre los empleados dentro de la empresa se difunde ampliamente para que los empleados puedan comprender las tendencias de desarrollo de la empresa.
3. Realizar la automatización del flujo de trabajo.
Se ha modificado la modalidad tradicional de oficina de documentos oficiales en papel de la unidad, el envío y recepción de documentos, presentación de documentos de aprobación, gestión documental, gestión de expedientes, entrega de informes, convocatorias de reuniones, etc. y fuera de la empresa, todos adoptan redacción, circulación, aprobación y refrendación electrónica. Los métodos de circulación electrónica, como la emisión y el archivo, mejoran la eficiencia de la oficina y logran una oficina sin papel. No es necesario recorrer varios departamentos con diversos documentos, solicitudes y recibos, esperando la aprobación, la firma y el sello. En cambio, se utilizan métodos de transmisión de red rápidos y económicos para coordinar la función de intercambio de información de varios departamentos dentro de la unidad. .trabajar y reducir la complejidad del trabajo.
4. Realizar la automatización de la gestión documental.
Permite guardar, compartir y utilizar varios tipos de documentos (incluidos varios archivos, conocimientos e información) según los permisos, y tiene un método de búsqueda conveniente.
5. Trabajos auxiliares de oficina.
Se trata de una gran cantidad de contenidos, como gestión de conferencias, gestión de vehículos, gestión de material de oficina, gestión de bibliotecas y otras oficinas auxiliares que se combinan con nuestro trabajo diario de oficina, realizando las funciones de estas oficinas auxiliares. .
6. Realizar oficina distribuida.
Ha revolucionado el método de trabajo tradicional de la oficina centralizada y ha ampliado el área de oficina. Puede usarse en casa, en varias partes de la ciudad e incluso en todos los rincones del mundo para trabajar en cualquier momento a través de la red. conexión, lo que facilita enormemente el trabajo de los empleados y el intercambio de información mientras viajan.
7. Establecer una plataforma de integración de información.
Los sistemas MIS, sistemas ERP, sistemas financieros, etc. existentes en las empresas modernas almacenan algunos datos de gestión empresarial de la empresa y desempeñan un papel clave en el funcionamiento de la empresa, pero todos son relativamente independientes. Estático, el sistema de oficina OA tiene una función de interfaz de datos, que puede integrar los datos del sistema comercial original de la empresa en el sistema de flujo de trabajo, de modo que los empleados de la empresa puedan obtener y procesar información de manera efectiva y mejorar la velocidad de respuesta general de la empresa.
8. Ahorrar los gastos de oficina de la empresa.
Electronizar el proceso tradicional de llenado de papel, especialmente el coste de las llamadas de larga distancia, faxes, fotocopias, impresiones y papel de oficina, para lograr una oficina realmente sin papel es una señal de modernización de la gestión empresarial.
9. Construir una plataforma de gestión del conocimiento.
Utilizar sistemáticamente los recursos de información y las habilidades expertas acumuladas por la empresa para mejorar las capacidades de innovación de la empresa, las capacidades de respuesta rápida, la eficiencia de la oficina y las habilidades y calidad de los empleados.
10. Mejorar las capacidades de monitoreo del liderazgo
Fortalecer el monitoreo y la gestión del liderazgo, mejorar el control de la gestión sobre la organización y monitorear de manera rápida y efectiva el progreso del trabajo de cada departamento y del personal real individual; -tiempo, controlar de manera integral el estado de procesamiento del trabajo de cada departamento, descubrir rápidamente los problemas y resolverlos rápidamente, reduciendo así los errores y evitando el trabajo ineficiente. Lo anterior es la importancia del software de oficina colaborativo para las empresas.