Tres niveles de gestión de procesos de negocio
Para las empresas nacionales, la gestión de procesos comerciales debe dividirse en tres niveles según el grado de cambio: establecimiento y estandarización de procesos comerciales, optimización de procesos comerciales y reorganización de procesos comerciales. Estos tres niveles diferentes de cambio son aplicables a empresas en diferentes etapas y bases de gestión.
El primer nivel es el establecimiento y especificación de los procesos de negocio.
En los primeros días de una empresa, especialmente las pequeñas y medianas empresas, debido a la presión de la supervivencia empresarial, los gerentes generalmente se centran en el mercado y las ventas, y no prestan atención a los procesos y sistemas. Las operaciones dependen básicamente de la experiencia de los empleados y de algunos sistemas simples, el éxito de una empresa a menudo depende de la capacidad personal del propietario de la empresa y de algunas oportunidades casuales, como tener los recursos específicos necesarios para tener éxito en la industria. Cuando las empresas de este nivel resuelven sus problemas de supervivencia y comienzan a crecer, se enfrentan a la transición del gobierno del hombre al gobierno de la ley. Lo que se está solucionando en este momento es un problema que surge desde cero. Muchas empresas implementan el sistema ISO9001 u otros sistemas básicos para solucionar este problema. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas nacionales y las empresas de algunas industrias con un bajo grado de comercialización pertenecen a este nivel.
El mayor problema que enfrentan las empresas de primer nivel es el desorden. Generalmente tienen una estructura organizacional imperfecta, organizaciones con posiciones basadas en personas, derechos y responsabilidades poco claros y sin procesos institucionales. Estas empresas generalmente no tienen una estructura organizacional formal, quien sabe qué parte será responsable de ese negocio. Generalmente hay funciones superpuestas. El funcionamiento de la empresa depende básicamente de la experiencia de las personas y a menudo ocurren incidentes de mando. , y al mismo tiempo, muestra un alto grado de centralización.
Desde la perspectiva de la gestión de procesos, lo que las empresas en este período necesitan con urgencia es establecer procesos y especificaciones básicos, como procesos de operación comercial, instrucciones de trabajo, descripciones de puestos, sistemas de gestión de recursos humanos, etc. Las empresas en este período no pueden insistir en el perfeccionamiento de los procesos comerciales. La clave es aclarar los derechos y responsabilidades, identificar y describir los procesos y hacer que el trabajo sea rutinario.
El segundo nivel es la optimización de los procesos comerciales.
A medida que la escala de la empresa se expande, la estructura organizativa se hará cada vez más grande, la división del trabajo se volverá cada vez más detallada y el grado de burocracia corporativa también aumentará. el tiempo es ineficiencia, es decir, eficiencia. Generalmente, este tipo de empresa mostrará las siguientes características:
La estructura organizacional es completa, incluso grande y completa, y existen responsabilidades escritas y procedimientos del sistema, pero no habrá ser una mala cooperación entre departamentos y procesos entre departamentos: la eficiencia del trabajo es baja, la toma de decisiones lleva mucho tiempo, los procesos institucionales existen pero no están refinados, los procesos no se implementan en el lugar, etc. Un número considerable de empresas también han superado la certificación ISO9001 o cuentan con sistemas y procesos completos. Las empresas con esta característica son generalmente algunas empresas privadas y algunas empresas estatales que se han expandido rápidamente a gran escala. Su modelo de negocio es relativamente estable y la empresa suele desarrollarse con relativa rapidez.
En esta etapa, las empresas necesitan resolver el problema de cómo mejorar la eficiencia y la velocidad de respuesta de la empresa. El método comúnmente utilizado es evaluar primero el desempeño del proceso existente, identificar los vínculos clave faltantes y los vínculos que necesitan mejorar, y analizar cada vínculo del proceso desde las siguientes cuatro perspectivas:
- Actividad: si también complejo, existe la posibilidad de simplificación
- Forma de implementación de la actividad: si se pueden utilizar herramientas más eficientes para implementar la actividad
- Relación lógica de la actividad: si la secuencia de cada una el enlace puede ser Realizar ajustes para lograr los objetivos de mejora
- Titular de la actividad: ¿Se puede hacer más eficiente el proceso cambiando el titular de la actividad?
Luego simplifique e integre el proceso existente, aumente, ajuste , etc. para mejorar la eficiencia del proceso. También puede supervisar el desempeño general del proceso aclarando quién es el propietario del proceso, evitando así el problema de las referencias entre departamentos.
Generalmente, al optimizar procesos, la atención se centra en la eficiencia y el costo de procesos de nivel relativamente bajo. Se pueden utilizar algunos métodos y herramientas para mejorar los procesos existentes, al tiempo que se enfatiza la ejecución efectiva de los procesos. No implicará cambios organizativos importantes ni cambios de proceso. En este momento, resolveremos un problema de existente a mejor.
Tomemos como ejemplo el proceso de I+D de una empresa de electrodomésticos. La empresa tiene un proceso y un sistema de I+D completos. Sin embargo, en el funcionamiento real, el ciclo de I+D del nuevo producto es largo y la eficiencia de la I+D es baja. Los cambios de diseño son frecuentes y los moldes son altos. Varios procedimientos de revisión son complejos y a menudo ocurren incidentes de referencia entre I + D y marketing, departamentos de procesos y departamentos de producción, etc. Al diagnosticar y analizar el desempeño del proceso de I + D, cada eslabón del proceso y la operación del proceso, se encuentran los puntos de control clave de cada etapa del proceso, incluida la etapa de concepto, la etapa de planificación, la etapa de desarrollo y la etapa de verificación. , etapa de lanzamiento y etapa del ciclo de vida La operatividad no es sólida y la falta de listas de verificación efectivas hace que la revisión de puntos de revisión importantes esté limitada por la experiencia de los puntos de revisión e incluso se convierta en una interfaz con varios departamentos relevantes; claro, lo que resulta en retrabajos repetidos de diferentes tipos y dificultades `Los proyectos de I+D utilizan el mismo proceso, lo que resulta en una baja eficiencia del proceso, etc. Después de identificar los problemas anteriores y optimizar los procesos anteriores de manera específica, los problemas anteriores se pueden resolver de manera efectiva y se puede mejorar la eficiencia del proceso de I+D.
La optimización de los procesos de negocio se caracteriza por algunos cambios parciales, que tienen un impacto relativamente pequeño en la empresa y son relativamente fáciles de implementar. La desventaja es que son solo algunas mejoras y, a menudo, no pueden resolver los problemas fundamentales. algunas empresas con problemas estructurales.
El tercer nivel es la reingeniería de procesos de negocio.
Este suele ser un período de transformación estratégica para la empresa, que requiere cambios fundamentales en el proceso, una evaluación integral del proceso de negocio y un rediseño y reorganización del proceso de acuerdo con la estrategia para adaptarse a las necesidades. La estrategia y los procesos de la empresa suelen ir acompañados de la implementación de sistemas de TI, importantes cambios organizativos y cambios en los modelos de negocio. Esta etapa suele ser un cambio importante en la gestión.
En este momento, el proceso de la empresa en sí no tiene muchos problemas, pero a menudo no puede adaptarse a la nueva estrategia. Generalmente, con la implementación de sistemas de TI o nuevos ajustes estratégicos, se requiere una evaluación y estrategia integrales. Se requieren el proceso de la empresa. Al mismo tiempo, se requieren una serie de medidas de apoyo a medida que se ajusta el proceso.
Tomemos como ejemplo una conocida empresa de bienes raíces. La nueva estrategia de la compañía requiere una entrega rápida de productos y una rápida rotación de inventario. Sin embargo, al revisar el proceso comercial general de desarrollo inmobiliario, se encontró que. La simple optimización y mejora del proceso comercial existente no puede resolver el problema en todo el proceso de desarrollo, la licitación y la adquisición toman mucho tiempo si solo una optimización parcial del proceso no puede resolver de manera efectiva el problema de la entrega rápida del producto. Pensando en todo el proceso de negocio, se propuso un modelo para estandarizar algunos materiales y proyectos desde una perspectiva de diseño y establecer un sistema de adquisiciones estratégicas en términos de adquisiciones. A través de este diseño de producto estandarizado y adquisiciones estratégicas, se eliminaron algunos procesos laboriosos y que requieren mucha mano de obra. El proceso de licitación de adquisiciones se puede eliminar, lo que acelera enormemente la entrega de productos y mejora la eficiencia. Este cambio implica cambios en todos los procesos de planificación y diseño, adquisiciones y licitaciones e incluso en los procesos de presupuestación de costos.
Dado que la reorganización de los procesos de negocio suele ir acompañada del ajuste de los modelos de negocio, es un cambio de gestión importante e implica mayores riesgos de implementación. Sin embargo, una vez exitoso, a menudo puede traer mejoras significativas al desempeño de la empresa.
Estos tres niveles de gestión de procesos son aplicables a empresas en diferentes etapas. Por supuesto, los límites entre ellos no son estrictos. Al estandarizar los procesos comerciales, es mejor optimizar los procesos. El límite entre la optimización de los procesos comerciales y la reorganización de los procesos comerciales es solo una diferencia de grado. La clave es utilizar métodos y métodos apropiados de acuerdo con la situación de gestión actual al realizar la gestión de procesos. paso.