Cómo escribir una carta de recordatorio personal eficaz
Una carta recordatorio es un documento que insta al pago de dinero. Es un aviso utilizado por la unidad de pago o individuo cuando el pago excede el plazo establecido y no paga el dinero a tiempo.
1. La forma de carta recordatoria.
1. Carta informal: escrita en forma de carta.
2. Formato del formulario: un formulario fijo que las personas han acordado en función de la práctica a largo plazo. Puede completarlo directamente al usarlo.
2. El papel de la carta recordatoria
1. Consulta: la carta recordatoria puede comprender rápidamente los motivos del incumplimiento de pago de la otra unidad y comunicar información para que se adopten las contramedidas y medidas correspondientes. se puede tomar.
2. Cobro: A través de las cartas de cobro se pueden recuperar los atrasos y evitar o reducir al máximo las pérdidas económicas.
3. Comprobante: Si el incumplimiento en el pago causa pérdidas económicas reales al acreedor, la carta recordatorio puede servir como comprobante de registro, es decir, cuando la parte recordatorio solicita a las partes pertinentes que retengan el dinero de la otra parte. Responsabilidad financiera, una carta recordatoria puede usarse como evidencia poderosa.
3. El contenido específico de la carta recordatoria.
La carta recordatoria incluye principalmente los siguientes contenidos:
1. Como el nombre del deudor, el responsable de la unidad, el nombre y cargo del representante legal, el nombre de la persona jurídica o el nombre de la organización.
2. Los hechos y motivos de la reclamación o cobro de deudas. Como la situación básica o la base jurídica de la relación acreedor-deuda, y la base fáctica del incumplimiento del deudor al incumplir la deuda y negarse a cumplir sus obligaciones.
3. Motivos legales de los acreedores para cobrar las deudas. Como facturas y números de contratos de reclamaciones y deudas relacionadas, etc.
4. Requisitos específicos. Por ejemplo, el momento, el plazo y el método para que el deudor cumpla con sus obligaciones, el pago específico y el monto que el deudor debe pagar (incluido el monto del pago, la indemnización por daños y perjuicios o los intereses bancarios, etc.) y el plazo para que el deudor para responder a la carta de demanda.
5. Información relevante de las unidades acreedoras. Como el banco de apertura de la cuenta de la unidad, el número de cuenta, el nombre de apertura de la cuenta, la firma del responsable, la fecha de emisión de la carta, la firma y el sello de la unidad, etc.
El formato específico de la carta recordatoria es el siguiente:
Aviso de reclamación
Departamento de Finanzas de XXX Factory:
Su unidad está en XXXX año Ordene XXX en nuestra fábrica el día X, cantidad xx piezas, precio unitario XXX yuanes, monto total de pago XXX yuanes, número de factura es XXX. Según el contrato de suministro, el pago debe liquidarse el X, mes, XXXX, pero no se ha pagado a nuestra fábrica antes del X, mes, XXX, lo que afecta la rotación de capital de nuestra fábrica. Después de recibir este aviso, liquide el pago inmediatamente. Si el pago está vencido, se cobrará una multa del X% de acuerdo con las regulaciones bancarias. Si existen circunstancias especiales, comuníquese con el Departamento de Finanzas XXX de nuestra fábrica a tiempo.
Dirección de nuestra fábrica:
Número de teléfono:
Cuenta bancaria:
Nombre de cuenta:
Número de cuenta :
XXX Departamento de Finanzas de Fábrica (sellado)
XXXX año, mes, día Una carta de recordatorio es solo una carta, pero está relacionada con si su pago se puede recuperar con éxito. Si se utiliza incorrectamente, no sólo no logrará el propósito de cobrar el pago, sino que también puede afectar la recuperación fluida de los atrasos e incluso las interacciones normales con los clientes. Por tanto, escribir una carta de cobro es un arte. Para que una carta recordatorio le ayude efectivamente a lograr el propósito de cobrar el pago, debe cumplir con los siguientes principios al escribir:
01
Escriba el nombre de contacto y la dirección del destinatario en detalle. El nombre de la calle, el número de la casa y el nombre completo de la unidad del destinatario deben ser precisos y específicos. El destinatario de la carta debe ser específico de la persona y escribir su puesto y nombre completo. Los títulos como Gerente Wang, Director Li, etc. no son buenos. Aunque muestran respeto, a veces le dan al deudor una oportunidad. A menudo dicen: "Soy el Gerente Wang, pero no recibí su mensaje". "Hay varios gerentes aquí y es posible que la carta haya sido enviada a otros gerentes". Por lo tanto, el nombre del destinatario debe ser "Gerente Wang Chenggong", "Director Li Ziqiang", etc.
02
Aclarar los derechos y deudas del acreedor. Los derechos y deudas del acreedor de ambas partes, su base legal y las razones legales para que el beneficiario cobre el pago deben indicarse claramente en la carta. para cumplir la obligación también debe ser claro. El monto de la deuda que se debe pagar debe escribirse en un lugar destacado de la carta, y la declaración debe ser clara.
03
El lenguaje debe ser conciso y directo, y utilizar la menor cantidad de palabras amables posible. Es mejor ir directamente al tema desde el principio y hacer las preguntas directamente al grano. Usar oraciones más concisas en la carta y anotar cuando se encuentre. términos de la industria. Preste atención al uso de oraciones cortas y párrafos concisos a lo largo de la carta, para que sea fácil de leer y comprender sin perder el tema.
04
Las cartas de reclamación deben redactarse de forma civilizada y prudente. Al escribir una carta, el cobrador de deudas debe utilizar un lenguaje civilizado y educado, sin utilizar malas palabras, jerga ni ataques personales al deudor. Necesitamos considerar las cosas desde la perspectiva de la cooperación a largo plazo, usar las palabras con cuidado y hablar de las cosas tal como suceden, en lugar de hacer generalizaciones.
05
El tono de la carta recordatorio debe ser firme. La redacción de la carta debe ser firme y el propósito de la carta debe indicarse claramente para que la otra parte sepa que será responsable si no paga a tiempo. En este momento, trate de utilizar términos estandarizados y no utilice palabras amenazantes para obligar al deudor. Por lo general, la primera carta de demanda debe indicar la fecha de la llamada y la promesa de pago del cliente, así como los pasos que tomará la empresa si el cliente no paga en una fecha determinada. Si aún no hay respuesta a la primera carta, la segunda carta debe ser más urgente que la primera para que el cliente sienta la gravedad del pago retrasado. Si todavía no hay novedades, la tercera carta de la empresa debería lanzar un ultimátum, quizás en un tono más severo.
06
Realizar solicitudes específicas. El recordatorio debe indicar en la carta el plazo para que el deudor responda, el monto específico que debe reembolsar el deudor, incluidos los daños y perjuicios, los intereses bancarios, etc., el método y el plazo para el pago de la deuda, el método de pago de la deuda. obligaciones y el plazo de espera. Por supuesto, el contenido de la carta recordatoria se puede agregar o eliminar según las circunstancias específicas. Por ejemplo, cuando un cobrador de deudas envía una carta recordatorio a una parte que intencionalmente incumple una deuda, puede agregar que el deudor tiene una deuda vencida y debe soportar las consecuencias legales correspondientes o que el cobrador de deudas tomará medidas legales para recuperar la deuda. deuda, etc. Para fortalecer la fuerza de la carta recordatoria.
5. Cuestiones a las que los acreedores deben prestar atención al utilizar cartas recordatorias
Para garantizar que las cartas recordatorias puedan desempeñar el papel correspondiente, los acreedores también deben prestar atención a las siguientes cuestiones. al utilizar cartas recordatorias:
1
Para deudas que son más difíciles de liquidar, el acreedor puede contratar a un abogado para que envíe una carta de abogado directamente al deudor, o agregar un abogado contratado o asesor legal al final de la carta oficial de cobro de deudas enviada por el nombre del acreedor para mostrar la seriedad de la carta de demanda y la determinación del acreedor de liquidar la deuda y la posibilidad de acciones legales adicionales.
2
Al escribir una carta de demanda, los acreedores deben contratar a un abogado para asegurarse de que la redacción de la carta oficial sea más rigurosa y precisa. Cuando los abogados participan en la redacción de cartas de cobro de deudas, utilizarán más términos legales, aumentando así la "disuasión" de la carta de cobro de deudas.
3
El acreedor debe conservar adecuadamente el original o la copia de la carta recordatoria para futuras inspecciones y litigios. Una carta recordatorio enviada con el propósito de interrumpir el plazo de prescripción debe enviarse mediante entrega registrada, notariada o urgente para conservar pruebas y tener un registro para la investigación en caso de una disputa sobre el plazo de prescripción.
4
Antes de emitir una carta de recordatorio, se debe formular un plan de implementación del recordatorio. Si la carta no es efectiva, el acreedor debe presentar inmediatamente una demanda ante el tribunal para garantizar que. se realice de manera oportuna y efectiva.
6. Ventajas y uso de las cartas recordatorio para solicitar el pago
1
Ventajas de las cartas recordatorio para exigir el pago
01
Económico y práctico, favorece la mejora de la eficiencia de la recogida. En primer lugar, las cartas recordatorias son fáciles de entender y operar para los acreedores, y también son convenientes para que las utilicen localmente y en las cercanías; en segundo lugar, las cartas recordatorias pueden reducir la carga del acreedor sobre la mano de obra y los recursos materiales, especialmente cuando los deudores están relativamente dispersos y; Las cartas de reclamación a largas distancias no sólo pueden reducir el desperdicio de mano de obra, recursos materiales y financieros del acreedor, sino también mejorar la eficiencia del cobro de deudas, logrando el propósito de "pagar deudas lejanas y cercanas a usted".
02
No perjudique la armonía y mejore la relación entre ambas partes. En términos generales, una carta recordatoria es un método más general de contacto o contacto. Aunque una carta recordatoria se utiliza para cobrar deudas, en comparación, una carta recordatoria no es tan "agresiva" como un acreedor que viene a cobrar deudas. La posibilidad de solicitar el pago mediante una carta recordatorio es de fácil aceptación por parte del deudor. Además, las cartas de cobro evitan el contacto directo entre acreedores y deudores, creando así condiciones para reducir fricciones y conflictos frontales, aliviar conflictos y resolver disputas.
03
Como medida de urgencia, es conveniente interrumpir en el tiempo la prescripción.
En la práctica de liquidación de reclamaciones y deudas, a menudo nos encontramos con las siguientes situaciones:
En primer lugar, los acreedores no comprenden las disposiciones legales pertinentes sobre el plazo de prescripción y carecen de un sentido de urgencia, por lo que sus derechos efectivos que debería estar protegido por la ley El plazo de prescripción está a punto de expirar.
En segundo lugar, aunque el acreedor conoce el plazo de prescripción, por errores de trabajo o negligencia en el cobro de las cuentas por cobrar, el plazo para que el acreedor recurra al tribunal popular para proteger sus derechos está a punto de expirar. expirar.
Las dos situaciones anteriores harán que el acreedor pierda la oportunidad de solicitar al Tribunal Popular que proteja sus derechos e intereses. Para evitar que el acreedor pierda el "derecho a ganar", el uso de un. Una carta recordatoria para exigir el pago puede tener el efecto de obtener el doble de resultado con la mitad de esfuerzo. Por ejemplo, cuando el plazo de prescripción está a punto de expirar, el acreedor puede enviar rápidamente una carta de demanda de deuda al deudor, interrumpiendo así el plazo de prescripción y ganando tiempo para una mayor implementación del plan de cobro.
04
Fácil para los acreedores recopilar y preservar pruebas. El acreedor puede instar al deudor a responder una carta o devolver la llamada mediante un recordatorio, y luego el acreedor presentará la carta de respuesta del deudor prometiendo o aceptando pagar la deuda como prueba escrita para más recordatorios o presentación de demandas. el acreedor carece de pruebas de sus derechos, recordatorios Solicitar el pago por carta es más eficaz.