¿Las cosas se están poniendo un poco agitadas? Aprenda a gestionarse y niéguese a ser "prisioneros del trabajo"
Lo que Xie Jun está experimentando es lo que la mayoría de las personas están experimentando o enfrentarán en el lugar de trabajo. Al enfrentarse a tareas de subprocesos múltiples, muchas personas caerán en un estado de confusión, sin saber cuál es el enfoque, sin saber cómo determinar las prioridades y sin saber cómo asignar recursos, lo que resultará en estar ocupadas todo el día.
La razón fundamental es que muchas personas no han aprendido a gestionarse y a ser eficientes en el trabajo. Ante un trabajo complejo, no sólo somos ejecutores, sino también gestores. Sólo reconociendo la naturaleza del trabajo y cuidándose bien a uno mismo podrá el trabajo ser fructífero.
Si su trabajo tiene atributos de "gestión", es posible que haya experimentado estas situaciones embarazosas.
Estoy ocupado todo el día, pero mis compañeros a mi alrededor parecen haber estado ocupados durante más de diez días. Mi colega es originalmente el encargado de la tarea, pero siempre es él quien está; lo miro fijamente; lo mantengo cuidadosamente en el trabajo en equipo. Tus colegas piensan que estás preocupado por la calidad de tu trabajo. Obviamente eres un gerente, pero haces lo que tus subordinados deberían hacer todo el día...
Si este es el caso, es probable que lo subestimen. Después de verse afectado por la ineficiencia, se convirtió en una persona ineficiente atrapada en un cubículo en el lugar de trabajo, un "prisionero del lugar de trabajo" ocupado pero cansado. El fenómeno más común es el siguiente:
Chen Yu es el secretario jefe de una empresa. Posteriormente, debido a que la empresa introdujo líneas de producción extranjeras, fue transferida al departamento técnico para realizar la traducción y la gestión in situ. Poco después, el líder creyó que Chen Yu tenía más potencial en la gestión de producción, por lo que la ascendió a subdirectora del departamento de producción, responsable de la cooperación de la empresa con una reunión de intercambio en la ciudad. Después de este éxito, Chen Yu fue asignado al departamento de ventas y fue responsable de una exposición industrial de la empresa...
Basado en la idea de más contacto y más aprendizaje, Chen Yu poco a poco Descubrió que su eficiencia ya no era tan alta. Incluso tuvo una pelea con su jefe por un acuerdo laboral y ahora gradualmente sintió que había un problema.
Cuando se estableció el nuevo departamento, no había suficiente mano de obra y ella era necesaria. A medida que la organización se vuelve cada vez más completa, se vuelve redundante y marginada una y otra vez. Ahora ha sido trasladada de nuevo a su puesto original. Aunque aprendió muchos conocimientos y habilidades nuevos en su nuevo trabajo, no había un espacio de desarrollo adecuado.
Xie Jun, un experto en gestión empresarial de la empresa, contó una historia tan breve.
La semana pasada consiguió un trabajo para sus subordinados, pero el proceso de ejecución no fue muy sencillo. Las cosas que deberían hacer los subordinados no han podido lograr resultados positivos. Finalmente, no está lejos el momento de informar los resultados a los superiores. Xie Jun sólo puede gestionar cada proyecto por sí mismo. Lo que es aún más molesto es que cuando llegamos al sitio del proyecto, estas tareas parecían haberse convertido en asunto de Xie Jun. En realidad, es el estado del emperador de no tener prisa.
En el lugar de trabajo, muchos directivos pueden caer en el dilema de Xie Jun. Después de convertirse en líder, les resulta difícil controlar su consumo diario de energía y utilizar su tiempo de forma eficaz. Los subordinados trabajan con calma y tranquilidad, como si no fueran los responsables.
Cómo evitar deshacerse de este estado fuera de control y mejorar la eficiencia en el trabajo se ha convertido en un problema urgente a resolver.
Fang Yao es un especialista en operaciones en el centro de operaciones de la empresa y necesita organizar PPT para reuniones de operaciones mensuales para los líderes cada mes. Debido a que es necesario recopilar materiales de informes de empresas en varias ciudades, es inevitable que algunos comentarios no estén organizados según sea necesario, por lo que Fang Yao tiene que verificar, ajustar y modificar repetidamente, y luego informar repetidamente a sus superiores para su confirmación.
Después de múltiples informes, resultó que las instrucciones del líder habían cambiado con respecto a los requisitos anteriores o que el líder no estaba satisfecho con sus arreglos. Como resultado, tuvo que entenderlo y hacerlo de nuevo. Después de muchas idas y vueltas, cada informe se convirtió en un primer borrador, y ella incluso se sintió torturada y quiso darse por vencida.
En este proceso, los subordinados no solo sienten que su eficiencia en el trabajo es baja y propensa al fracaso, sino que incluso el líder siente que este subordinado no es fácil de usar y es difícil organizar una tarea repetidamente.
Aunque los casos anteriores son diferentes, detrás de ellos se encuentran las cuestiones básicas de no entender la gestión. En el lugar de trabajo, las situaciones a las que nos enfrentamos todos los días son complejas. Sólo siendo tu propio manager y haciéndote eficiente podrás escapar del estado prisionero.
El famoso universitario de gestión Peter Drucker propuso en su libro "El directivo eficaz" que "en las organizaciones modernas, si un empleado con conocimientos puede contribuir a la organización en virtud de su posición y conocimientos, él es el directivo. "
En el "Diccionario de chino moderno", "administración" se explica como "responsable de un determinado trabajo y de hacer que se desarrolle sin problemas".
Por tanto, el hecho de que todo el mundo es directivo es obvio. La identidad de un gerente está determinada por la naturaleza de los asuntos de la persona, no por su rol o posición.
Un periódico estadounidense publicó una entrevista a un capitán de infantería en el campo de batalla de Vietnam.
El periodista preguntó: "¿Cómo diriges a tus subordinados cuando el campo de batalla es caótico?" El capitán de infantería respondió: "Yo soy la única persona a cargo allí cuando mis subordinados se encontraron con el enemigo en la jungla". No sabía qué hacer, no podía decirles porque estaba muy lejos. Mi trabajo es simplemente asegurarme de que sepan cómo actuar en esta situación. En cuanto a cómo hacerlo en la práctica, deben juzgar en función de la situación. Si bien la responsabilidad recae en mí, la decisión de actuar recae en todos los que están en el campo de batalla. "
En la vida, todos somos gerentes.
Por ejemplo, el personal de reparto de catering es el más importante en una serie de procesos como recibir pedidos, entregar comidas, emitir pedidos y La distribución de catering es también la más importante. Esta función conecta el centro de valor de compradores y vendedores.
En este proceso, el repartidor no solo necesita comprender el entorno de ubicación del negocio de catering. necesita conocer la ruta de entrega, el destino, etc. El entorno es muy familiar. Estos factores afectan directamente cómo entregar cada pedido más rápido y satisfacer a los consumidores solo si se manejan bien. eficiente en el trabajo.
El Sr. Drucker creía que la eficiencia de una persona tenía poco que ver con su inteligencia, imaginación o conocimiento, porque él era el más ineficaz. No se dan cuenta de que el talento en sí no es un. resultado No saben que el talento de una persona sólo puede producir beneficios a través del trabajo organizado y sistemático.
Entonces, ¿cuál es la razón principal para obtener resultados fructíferos? Gestión del tiempo, generalmente existen tres pasos básicos para una masterización eficaz:
1) Tiempo de grabación
2) Gestión del tiempo
3) Organizar el tiempo de forma unificada
Registrar el tiempo es lo más simple e importante. La disposición unificada del tiempo depende de la situación de cada persona. En términos relativos, gestionar el tiempo es como operar un sistema complejo que no se puede ver ni tocar. p>
Ya existen muchos libros y cursos en línea sobre gestión del tiempo. Creo que la herramienta TR es simple y fácil de entender y operar.
1) T: significa precio unitario de tiempo ><. p>Haga que el tiempo sea valioso mediante la asignación artificial, por ejemplo, 1 minuto equivale a 100 yuanes
2) R: significa registrar el tiempo, también conocido como "método de registro de tiempo"
< p. >El método de registro del tiempo fue creado por Lyubishev, un famoso entomólogo de la antigua Unión Soviética. Su propósito es identificar de manera proactiva los factores que hacen perder el tiempo, mejorando así la eficiencia del trabajo.Entonces, ¿cómo funciona? en tres pasos:
1) Asigne un valor al tiempo, como 100 yuanes por minuto, luego registre su gasto de tiempo, conviértalo en dinero y haga que el tiempo parezca obvio
3) Según el segundo. paso Calcula los resultados y redefine tu tiempo de trabajo y descanso
En nuestro trabajo y vida diaria, a menudo sentimos que no hay suficiente tiempo y, a menudo, somos interrumpidos inesperadamente cuando realizamos un determinado trabajo o hacemos algo. Detente No sólo te marearás por estar ocupado al final del día, sino que también te resultará muy fácil estar inactivo.
Siempre nos enseñan que la forma más efectiva es. evaluar el tiempo de antemano. Solo controlando eficazmente tu tiempo podrás hacer lo correcto en el momento adecuado.
La energía de todos es un recurso limitado y es difícil hacer todo por tu cuenta. cualquier entorno complejo. Sólo encontrando la contradicción principal y la dirección principal de la contradicción podremos encontrar el camino apropiado.
El único secreto de la eficacia es la concentración. Los gerentes eficaces siempre anteponen las cosas importantes y hacen bien una cosa a la vez.
En realidad, todo tiene una prioridad diferente y una prioridad diferente. La prioridad más común es dividir los eventos en cuatro categorías basándose en estas dos dimensiones:
En muchos cursos y libros que enseñan este principio de los cuatro cuadrantes, generalmente se cree que la gente común generalmente concentra su tiempo y energía en En el tercer cuadrante, que es urgente pero no importante, las personas exitosas concentran su tiempo y energía principales en el segundo cuadrante, que es importante pero no urgente.
La prioridad no es fija. De acuerdo con la situación real, esta prioridad a menudo necesita ser reconsiderada y modificada. Se dan cuatro principios importantes para determinar la prioridad:
Cuando la forma de todos los problemas se vuelve similar, no solo se refleja la mejora de la eficiencia humana. El uso de herramientas adecuadas también se refleja en cómo responder eficazmente a entornos cambiantes.
En el libro "El gerente efectivo", el Sr. Drucker propuso cinco elementos para una toma de decisiones efectiva:
Según los cinco elementos anteriores, la toma de decisiones efectiva no se basa en Los hechos se recopilan sobre la causa del problema, pero las soluciones se basan en el futuro.
Xiao Hu es el líder del equipo de PMO de información de la empresa. Recientemente, la empresa lanzó un conjunto de aplicaciones para el sistema financiero. Descubrió que en el proceso de exigir a los puestos financieros de cada proyecto que enviaran información de acuerdo con la plantilla estadística, incluso después de varias reuniones y comunicaciones, todavía estaba lejos de ser ideal, por lo que se desperdiciaba mucho tiempo.
Después de analizar los problemas conocidos, consideró que la razón principal no fue el mecanismo de comunicación, sino la falta de establecimiento a tiempo del sistema de responsabilidad para esta tarea. Debido a que el puesto de financiamiento de proyectos está bajo una gestión de evaluación de doble línea, el líder del proyecto también puede organizar el trabajo al mismo tiempo que la empresa asigna tareas. El funcionario actual no es tan bueno como el funcionario actual, por lo que una vez que las partes enfrentan un dilema, es fácil perder el control.
Más tarde, Xiao Hu vinculó la calidad de finalización de este trabajo con la evaluación del desempeño del líder del proyecto y lo reorganizó en forma de responsabilidad ascendente. Aunque todavía hay algunos pequeños problemas en el proceso, contrasta mucho con la eficiencia anterior.
Después de que el enfoque de Xiao Hu cambió, la efectividad mejoró enormemente. De hecho, siguió una decisión efectiva. En resumen, se trata de los siguientes cinco elementos:
Elemento 1: comprender la naturaleza del problema
Elemento 2: aclarar los límites del problema
Elemento 3: Proponer soluciones
Elemento 4: Tomar decisiones y ejecutar planes.
Elemento 5: Retroalimentación de la gerencia
En el lugar de trabajo, los problemas detrás de muchos problemas son los problemas reales, y descubrir los problemas es solo el primer paso. Sin una toma de decisiones eficaz, es inevitable escapar del ineficiente estado prisionero.
Finalmente, resumamos:
Esta es una era en la que todos son gerentes, y también es una era en la que tú mismo debes ser gerente. Sólo manejándose bien se puede ganar algo y escapar verdaderamente del estado de ser prisionero en el lugar de trabajo.
En pocas palabras, te sugiero partir de tres aspectos simples:
1. En términos de consumo de tiempo diario, verifique su propio consumo de tiempo a través de registros y configure los arreglos de tiempo de manera razonable.
2. Prioriza las cosas importantes. Establezca el nivel de la tarea con anticipación y concéntrese en ella con un apoyo energético limitado.
3. Toma de decisiones efectiva. Aprender a desmantelar, ya sea resolviendo problemas o realizando un trabajo, lo hará más grande o más pequeño. Sólo encontrando los vínculos más influyentes y relevantes podremos ser verdaderamente eficientes.