Cómo redactar actas de reuniones de trabajo
1. El concepto y tipos de actas de reunión
Las actas de reunión son una especie de documento oficial que deja constancia y refleja el estado de la reunión y los asuntos acordados. Es una herramienta importante para implementar el espíritu de la conferencia, guiar el trabajo, resolver problemas e intercambiar experiencias. Es uno de los principales medios para transmitir información de la conferencia. Reflejar de manera integral el espíritu de la reunión registrando la situación básica, los resultados y los puntos acordados de la reunión.
Las actas de las reuniones se pueden redactar en múltiples direcciones. Informar el estado de la reunión a los superiores para obtener orientación de los superiores sobre el trabajo; enviar notificaciones de reuniones a agencias del mismo nivel para obtener apoyo y cooperación de agencias del mismo nivel enviar el espíritu de la reunión a los subordinados para una comprensión e implementación unificadas. Pero, por lo general, las actas de las reuniones sólo se envían a las unidades participantes y se copian a las unidades pertinentes, según corresponda.
Según los diferentes propósitos, las actas de las reuniones se pueden dividir en tres tipos:
1. Las actas de las reuniones de resolución registran y reflejan principalmente las decisiones importantes tomadas en la reunión. Como base importante para transmitir el espíritu de la reunión y desplegar el trabajo, tiene un papel rector directo en el trabajo futuro. A menudo se utiliza en reuniones de oficina de agencias líderes en todos los niveles, como reuniones de la oficina del gobernador provincial, reuniones de la oficina del alcalde, etc.
2. Las actas de las reuniones de acuerdos registran principalmente el contenido relevante de las reuniones bilaterales o multilaterales y los acuerdos alcanzados. Como base básica para la implementación después de la reunión, tiene un cierto efecto vinculante sobre el trabajo futuro de las partes del acuerdo. A menudo se utiliza en reuniones de coordinación multidepartamental organizadas por agencias líderes o reuniones de oficinas conjuntas celebradas por diferentes unidades.
3. Las actas de seminarios registran y reflejan principalmente discusiones en reuniones de intercambio de experiencias, diversas conferencias profesionales o conferencias académicas. Debido a que es una reunión de seminario, naturalmente habrá opiniones diferentes, por lo que siempre que las opiniones de todas las partes estén claramente expresadas, se utiliza principalmente para reuniones profesionales y seminarios académicos realizados por departamentos funcionales o instituciones de investigación académica.
2. Estructura del contenido del acta de reunión
De forma general, el acta de reunión suele constar de tres partes: título, cuerpo y conclusión.
Hay tres formas principales de título para las actas de las reuniones: una es "nombre de la reunión + acta", como "Acta de la Conferencia Nacional de Trabajo Rural". Este título es el más común. El segundo tipo se compone de “título principal + subtítulo”, también llamado título doble. El título principal hace preguntas o revela el tema de la reunión, y los subtítulos son en su mayoría "nombre de la reunión + actas de la reunión". Por ejemplo, fortalecer la educación ideológica y moral de los menores es * * * responsabilidad de las familias, las escuelas y la sociedad - resumen del seminario sobre educación en el distrito XX de la ciudad XX. Este título se ve comúnmente en las actas de reuniones publicadas en los periódicos. El tercer tipo es "nombre de la institución emisora + título + resumen". Por ejemplo, las actas de la reunión del Consejo de Estado sobre el fortalecimiento de la gestión del mercado de tierras. Este tipo de título omite el nombre de la institución emisora y pasa a ser una forma de "título + resumen".
El texto del acta de reunión comprende generalmente tres partes: el inicio, el cuerpo principal y el final. El comienzo se utiliza principalmente para resumir la información básica de la reunión, incluido el nombre, hora, ubicación, anfitrión, participantes, agenda, resultados principales, etc., y luego usa "El espíritu principal de la reunión se resume de la siguiente manera" o "Varios temas discutidos en esta reunión. Las oraciones transitorias como "Resumir de la siguiente manera" se transfieren al siguiente texto, y el texto es en general relativamente conciso. Hay dos métodos de escritura comunes: uno es una lista, es decir, el nombre, la hora, el lugar y otros elementos de la reunión se enumeran en orden, cada uno ocupando una línea, para que las personas puedan verlo de un vistazo. Esta forma de redacción se utiliza principalmente para las actas de reuniones de oficina. El segundo es el resumen, que consiste en utilizar un párrafo para describir brevemente los elementos básicos de la reunión, para que las personas puedan tener una comprensión general de la reunión y el espíritu básico después de leerlo.
La parte principal del acta de la reunión generalmente incluye temas de investigación, opiniones discutidas, decisiones tomadas y medidas propuestas. Es el núcleo de las actas de la reunión y la base básica para que todas las unidades relevantes implementen el espíritu de la reunión. Si esta parte de la expresión es apropiada es la clave para determinar el éxito o el fracaso y la calidad de la redacción de las actas de las reuniones. Existen principalmente las siguientes expresiones:
1. El método de las cláusulas consiste en utilizar cláusulas para describir brevemente los asuntos acordados en la reunión. Marque uno, dos, tres y cuatro respectivamente, y escriba un elemento para cada uno. cláusula. Esta expresión es concisa y va al grano, y es adecuada para reuniones o reuniones de oficina para desplegar trabajo, así como reuniones de coordinación de trabajo.
2. El método resumido consiste en sintetizar los temas discutidos y estudiados anteriormente en varias partes, centrándose cada parte en un aspecto. Este método suele utilizarse en actas de reuniones de trabajo más complejas o reuniones de intercambio de experiencias.
3. Método de clasificación. Algunas reuniones de trabajo cubren una amplia gama de temas y discuten muchos temas. Esto requiere clasificar según la naturaleza de los temas discutidos o las diferentes clasificaciones de los asuntos acordados, y enumerar la serie. números y títulos respectivamente. Y escriba cada título en una sección o artículo de acuerdo con el contenido.
4. El método de toma de notas consiste en registrar los puntos clave del discurso de cada orador según el orden de la reunión, organizarlos en varias preguntas según los diferentes ángulos de las preguntas de cada orador y pegarlos. Nombre del hablante, título y, a veces, subtítulo. Este método es similar al acta de la reunión, pero no es una copia del acta de la reunión porque los discursos de los participantes se cortan para que el tema sea más conciso. Este método se utiliza a menudo en algunas actas de simposios importantes.
Hay muchas maneras de finalizar las actas de la reunión: algunas presentan llamadas o esperanzas a las unidades y al personal relevantes para lograr los objetivos y tareas de la reunión; otras presentan opiniones y sugerencias a los superiores sobre los temas relevantes; acordados en la reunión; algunos presentan requisitos de implementación específicos para las unidades y el personal relevantes; otros evalúan la importancia y los beneficios de la reunión;
Las actas de las reuniones generalmente tienen una cola, que es similar a otros documentos e incluye principalmente la autoridad emisora, la fecha de redacción, la unidad emisora, etc.
3. Puntos clave para redactar actas de reuniones
Primero, deben ser verdaderas y precisas. Las actas de las reuniones, que se centran en los documentos, deben reflejar fiel y fielmente la situación y el espíritu de la reunión. Este es el primer y más básico requisito para redactar las actas de las reuniones. Con este fin, si desea redactar actas de reuniones, debe registrar la reunión cuidadosamente, comprenderla en detalle y hacer bien todo el trabajo básico.
El segundo es un resumen conciso. Las actas de las reuniones son documentos formales que se refinan, resumen y organizan en función de los materiales proporcionados por las actas de la reunión y en función del propósito principal, los elementos acordados y los principales resultados de la reunión. Refleja los puntos clave y la esencia espiritual de la reunión y es muy general. Resumen conciso y detallado son las diferencias más importantes entre actas y actas de reuniones. El lenguaje es conciso, preciso, sin pretensiones y fácil de entender, que es también el significado correcto de resumen conciso.
El tercero es resaltar los puntos clave. Las actas de las reuniones son el contenido central de la reunión y los puntos clave para la discusión y la investigación. Todas las preguntas estrechamente relacionadas deben escribirse de la forma más completa posible; de lo contrario, escriba menos o nada. Destacar los puntos clave también es una forma importante de lograr la concisión.
El cuarto es elegir correctamente. Algunas cuestiones se discutirán en la reunión y, a veces, habrá diferencias de opinión, incluso opiniones diametralmente opuestas. Por lo tanto, la redacción del acta de la reunión debe basarse en el propósito determinado por la reunión, hacer selecciones apropiadas de varios puntos de vista y ser bueno para enfocar correctamente las opiniones discutidas en la reunión. Generalmente se utilizan los siguientes métodos: (1) Todas las opiniones unánimes de la mayoría que cumplan con el propósito de la reunión deben reflejarse en el acta de la reunión, si las opiniones de la minoría son correctas, también deben reflejarse si hay diferencias; Durante la discusión y es difícil lograr unidad, no se deben redactar actas, excepto las actas de seminarios. Preste especial atención a las opiniones discutidas en la reunión, y preste especial atención a las opiniones expresadas por el anfitrión de la reunión, especialmente sus comentarios resumidos y comentarios finales, y reflejelos íntegramente en el acta de la reunión.
En definitiva, la redacción de actas de reuniones requiere de mucho esfuerzo, eliminando lo falso y conservando lo verdadero, quitando lo tosco y extrayendo la esencia, desde fuera hacia dentro, refinando y procesando según unos determinados relaciones lógicas y luego elaborar actas de reuniones que cumplan con los requisitos prescritos.