Sistema de gestión de archivos de proyectos
Sistema de gestión de archivos
Para realizar un buen trabajo en la gestión de archivos de proyectos y equipos, consulte los requisitos pertinentes de las "Especificaciones de archivo de documentos del proyecto de construcción" y otros documentos. , combinado con la situación real de la empresa y los líderes de la empresa han formulado especialmente este sistema de gestión de archivos en función de los requisitos relevantes para la gestión de archivos.
1. Alcance del archivo
Principalmente archivos de proyectos y equipos:
1. Los archivos de proyectos se refieren a varios tipos de documentos de aprobación (para varios departamentos administrativos gubernamentales) Varios. documentos de aprobación, documentos de aprobación de respuesta, documentos emitidos a partes externas, documentos recibidos externamente), varios tipos de contratos (todos los contratos de cooperación, contratos de suministro, contratos de ingeniería y anexos a cada contrato, contratos complementarios, calificaciones de cotización de las unidades de proveedores (servicios) Información , información comercial de cotizaciones y documentos explicativos de la tabla resumen de cotizaciones, informes de investigación e inspección de comparación de precios, imágenes de inspección e investigación y materiales fotográficos), información y dibujos de diseño, cambios de diseño e información de negociación de proyectos, documentos de supervisión, registros de construcción, actas de reuniones, conclusiones de auditoría Y diversos certificados de aceptación, informes de pruebas, certificados e instrucciones de materiales y equipos, planos de construcción, procedimientos de transferencia de propiedad y otros documentos que deben archivarse.
2. Los archivos de equipos son datos científicos para identificar y evaluar el estado técnico de (instrumentos) y son una base importante para garantizar que los equipos (de instrumentos) funcionen normalmente y estén en buenas condiciones. Los archiveros reciben y archivan diversos datos de equipos de la empresa. Incluye principalmente formularios de solicitud de compra de instrumentos y equipos, acuerdos, contratos, correspondencia importante y telegramas en las etapas de planificación y compra, formularios de aceptación de desembalaje, certificados de fábrica, hojas de inspección de precisión de fábrica, dibujos y tecnología en el desembalaje y aceptación; Etapa Manuales, manuales de operación y mantenimiento, manuales de instrucciones, estándares de calibración, catálogos aleatorios de repuestos, documentación de software y hardware, registros de inspección de desembalaje, registros de pruebas, hojas de aceptación de instalación, problemas existentes y opiniones de manejo durante la etapa de instalación y depuración; operación y la lista de accesorios y herramientas aleatorias para los equipos e instrumentos entregados al departamento usuario en la etapa de mantenimiento y reparación, mantenimiento de equipos e instrumentos y procedimientos operativos técnicos de seguridad, registros de uso de equipos e instrumentos, registros de mantenimiento de equipos e instrumentos, equipos y registros de inspección de instrumentos y registros de reparación; etapas de transformación y actualización. Sugerencias racionales y resultados de procesamiento, transformación, modificación de equipos e instrumentos, informes y aprobaciones actualizados, planos formados durante el proceso de mejora y modificación, documentos técnicos, certificados de evaluación técnica de desguace de equipos e instrumentos. Solicitud de instrucciones y documentos de aprobación, valoración técnica y premios de declaración de logros, etc. Expediente de clase.
2. Sistema de confidencialidad de los archivos
1. El personal de los archivos debe establecer un alto grado de confidencialidad y cumplir con los diversos sistemas de confidencialidad de la empresa.
2. Cualquier secreto de la empresa y otros archivos que no sean adecuados para su divulgación deben mantenerse en secreto y el alcance del acceso debe controlarse estrictamente. Si el personal de la empresa necesita acceder a ellos, debe obtener la aprobación del personal de la empresa. supervisor.
3. Todos los archivos confidenciales y administrados internamente deben estar sujetos a estrictos procedimientos de inspección y aprobación. La fotografía y copia no autorizadas están estrictamente prohibidas. Los usuarios deben cumplir estrictamente las normas de confidencialidad y no deben revelar secretos de la empresa.
4. Para los proyectos de construcción y archivos de equipos que ya no son valiosos para conservar, se elaborará una lista de destrucción después de la aprobación del líder a cargo, el destructor y la persona supervisora los destruirán y los firmarán para su cancelación.
3. Responsabilidades laborales del personal de archivos
1. Amar la carrera de archivos, ser leal a sus deberes, respetar las disciplinas y las leyes, estudiar con diligencia y tener conocimientos profesionales de archivos.
2. Responsable de la recopilación, clasificación, archivo y archivo de datos y datos de equipos generados durante los proyectos de construcción de la empresa, y proporcionar activamente su utilización para realizar diversas tareas.
3. Transfiera los archivos que deben ser admitidos a los archivos locales según sea necesario.
4. Informar proactivamente del estado del trabajo de los archivos a las autoridades superiores y aceptar su supervisión, inspección y orientación.
5. Manejar otras tareas comerciales de archivos asignadas por los líderes.
IV.Sistema de Gestión de Archivos
1. El personal ajeno a la gestión de archivos no puede revisar los archivos en el archivador sin autorización, debiendo ser aprobado por. supervisor de la empresa antes de que puedan comprobarlo.
2. Los archivos del archivador deben ordenarse y almacenarse sistemáticamente, y no se permite apilar elementos no relacionados con los archivos, para que estén completos, seguros, ordenados y fáciles de encontrar. /p>
3. Mantenga bien las "seis defensas" (antirrobo, a prueba de fuego, a prueba de polvo, a prueba de luz solar, a prueba de humedad, a prueba de roedores y a prueba de insectos) en los archivadores. Se deben realizar inspecciones y limpiezas frecuentes con regularidad para mantener los archivadores limpios, ordenados y seguros.
4. Se deben realizar inspecciones periódicas de los archivos almacenados en archivadores y se deben tomar medidas eficaces con prontitud cuando se encuentren problemas.
5. Si el conjunto completo de documentos técnicos aleatorios de los instrumentos y equipos dentro del alcance del archivo, instrucciones de instrumentos y equipos, muestras, dibujos, procedimientos técnicos de operación, certificados, instalación y puesta en servicio y otros materiales son por duplicado deberán conservarse. Se archivará una sola copia, se archivará el original y se utilizará la copia al azar.
6. El archivero es responsable de la recopilación, disposición, almacenamiento, utilización y estadística de los equipos y archivos de equipos. Los documentos y materiales en los archivos de instrumentos y equipos deben estar ordenados cronológicamente y los números de página deben escribirse con lápiz. Todas las páginas con texto deben estar numeradas en el frente y en la esquina superior derecha. se escribirá en la esquina superior izquierda. Luego complete el índice del volumen.
5. Sistema de Seguridad de Archivos
1. Implementar estrictamente el sistema de inspecciones periódicas e inventario de archivos entrantes y salientes. Una persona dedicada debe ser responsable de los archivadores. Si se pierde alguno, se debe informar a tiempo y tomar medidas. Como medida, el personal no administrativo no puede explorar los archivos en el archivador a voluntad.
2. Antes de cada larga vacación, los archivos deben inspeccionarse exhaustivamente y los archivadores deben sellarse para eliminar eficazmente los riesgos de seguridad.
VI.Sistema de acceso y utilización de datos de archivo
1. El personal que toma prestado archivos y materiales de la unidad debe registrarse. Si no se completan los procedimientos de registro, el personal de gestión de archivos no los proporcionará. archivos y materiales. El período de préstamo de materiales de archivo no excederá de medio mes. Si realmente necesita continuar con el préstamo, deberá realizar los trámites de renovación. Para las partes clave y de uso frecuente de los archivos, se deben utilizar copias en lugar de originales, que normalmente son copiados por el usuario.
2. Los archivos y materiales originales generalmente no se prestan al personal de otras unidades. Cuando se requiere préstamo en circunstancias especiales, el préstamo debe ser aprobado por el líder a cargo, los procedimientos de préstamo deben estar completos y. devuelto dentro de un plazo. Las copias originales de los materiales de archivo prestados deben ser conservadas adecuadamente por el prestatario y no deben dañarse ni perderse. Deben devolverse a tiempo. Si hay algún daño o pérdida, el prestatario será responsable. Cuando personal ajeno a la unidad necesite copiar la información del archivador, deberá obtener el consentimiento del supervisor.
3. Cuando existan expedientes e información en el archivador que deban ser entregados a otras unidades, se deberá cumplimentar un formulario de entrega antes de la entrega.
4. Al revisar archivos, está estrictamente prohibido fumar. Está estrictamente prohibido subrayar, marcar, marcar o doblar las esquinas de los documentos. Está estrictamente prohibido alterar o romper los archivos. causar daño a los archivos será perseguido de conformidad con la ley. Las responsabilidades administrativas y legales de las partes.
5. Quienes consultan los archivos están obligados a informar los resultados de la utilización al personal de gestión de archivos, a fin de facilitar la exploración y el resumen de las reglas de funcionamiento de la utilización de los archivos y servir mejor a las diversas tareas.
7. Recolección de archivos
1. El personal de gestión de archivos debe registrarse oportunamente al recibir información del personal interno de la empresa o del personal de las unidades relevantes.
2. Los archivos de ingeniería se recopilan según los proyectos. Los archivos deben almacenarse en cajas de almacenamiento unificadas según la clasificación del sistema, etiquetarse y convertirse en catálogos electrónicos para su futura recuperación.
3. Los archivos de equipos se clasifican y organizan por nombre, y se combinan en una unidad de almacenamiento un grupo de materiales con conexiones orgánicas. Los documentos del volumen están organizados de acuerdo con el proceso de formación natural de los materiales del equipo y se convierten en un catálogo electrónico para facilitar su futura recuperación.
4. Todo tipo de archivos e información deben conservarse adecuadamente. Si se encuentra alguna información de propósito desconocido, debe enviarse al ingeniero jefe para su revisión y determinación.
5. Cuando las unidades de estudio, diseño, construcción, supervisión y otras entregan archivos a la empresa, ambas partes deben preparar, firmar y sellar una lista de transferencia antes de la entrega.
6. La firma del contrato del proyecto debe estipular claramente el alcance de la responsabilidad, el contenido, el número de conjuntos, los estándares de calidad de los archivos y los requisitos de tiempo para la preparación de los archivos del proyecto y la información del equipo. Si la unidad de construcción no presenta a tiempo los planos de construcción calificados, la tarea de construcción no se completará.
7. El conjunto completo de información aleatoria sobre los equipos e instrumentos adquiridos por la empresa será recopilado por el responsable del desembalaje, entregado al archivero de manera oportuna, acumulado y almacenado de forma centralizada. .